淺談職校教學(xué)檔案管理

代園園

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

1.職校教學(xué)檔案的地位

職校教學(xué)檔案是在學(xué)校教學(xué)與教學(xué)建設(shè)工作的實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄材料，包括文字、圖表、聲像、計算機(jī)軟件載體等。教學(xué)檔案是教學(xué)職能部門和教學(xué)院（部）在教學(xué)活動中積累形成的文件集合體。教學(xué)檔案的建設(shè)是衡量職業(yè)學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)之一，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)內(nèi)容。職校教學(xué)檔案記錄著教學(xué)工作活動的全部過程，是對教學(xué)與教學(xué)建設(shè)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源?？梢?，職校教學(xué)檔案在教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)評價和教學(xué)考核等各項(xiàng)工作中占有相當(dāng)重要的地位。

2.職校教學(xué)檔案在學(xué)校教學(xué)工作中的作用

2.1 職校教學(xué)檔案是教學(xué)管理活動的參考依據(jù)

教學(xué)管理是職校管理活動的中心，它根據(jù)一定的目標(biāo)、原則、程序和方法來對教學(xué)活動進(jìn)行決策、計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。職校在教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)中形成的檔案是職校教學(xué)檔案的重要組成部分，是職校師生員工在教學(xué)活動中積累的寶貴財富，它可以為教學(xué)管理提供重要的參考依據(jù)。例如黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院在進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量跟蹤調(diào)查和分析使，通過對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整套檔案（招生、成績、學(xué)籍管理、畢業(yè)分配）進(jìn)行分析研究，在對教學(xué)工作進(jìn)行總結(jié)評估的時候就會通過歷年的數(shù)據(jù)分析得出結(jié)論。

2.2 職校教學(xué)檔案是科學(xué)研究不可缺少的必要條件

人們對自然界的認(rèn)識要經(jīng)過由表及里、由此及彼、逐步深化的過程。當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，是借鑒過去的點(diǎn)滴經(jīng)驗(yàn)，在原有的基礎(chǔ)上一步步發(fā)展起來的。因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)本身具有很強(qiáng)的連續(xù)性和繼承性，今天的成就離不開昨天的成果。職校是傳授知識、培養(yǎng)人才的場所，是教育中心，有條件的職校還有科研中心。為此，檔案室就專門的人文研究基地劃分了歸檔范圍，讓其檔案歸屬到教學(xué)里的一類科學(xué)研究。另外，學(xué)院的專家教授進(jìn)行科學(xué)研究的時候都必須參考過去的經(jīng)驗(yàn)材料，檔案的作用就完全發(fā)揮出來了。

2.3 職校教學(xué)檔案是編史修志的原始材料

自古以來編史修志都離不開檔案。歷史的實(shí)踐證明，必須以大量的可靠資料為依據(jù)，才能準(zhǔn)確地闡明歷史事件，科學(xué)地總結(jié)歷史發(fā)展的規(guī)律。職校教學(xué)檔案歷史的原始記錄，是寶貴史料，是職校編史修志的原始材料。黑龍江生物科技學(xué)院每年都要進(jìn)行校史的撰寫，都是以本校的檔案作為參考的，里面提供了大量的數(shù)據(jù)，豐富的素材。

3.教學(xué)檔案工作的基本原則

3.1 教學(xué)檔案應(yīng)實(shí)行“三納入”，即教學(xué)納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，教學(xué)檔案納入教學(xué)管理制度；教學(xué)檔案納入各級管理人員崗位責(zé)任，并作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。

3.2 教學(xué)檔案應(yīng)做到“四同步”，即下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門材料同步。

3.3 教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)專（兼）職檔案干部，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向?qū)W校檔案部門辦理移交。努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變；從分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變；從手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息的咨詢部門之一。逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。

4.職校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

4.1 職校教學(xué)檔案內(nèi)容的廣泛性

在歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動過程中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會、當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。歸檔的教學(xué)檔案必須能夠反映教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動的全過程。為了保證教學(xué)檔案具有完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性特點(diǎn)，包括具有保存價值的文字、圖表、實(shí)物、影像等資料，上至國家關(guān)于教學(xué)方面的方針政策，下至每個系上和教學(xué)單位所形成的材料都是我們收集的范圍。

4.2 職校教學(xué)檔案來源的分散性

教學(xué)檔案的來源有很多，如關(guān)于學(xué)科的建設(shè)，專業(yè)的設(shè)置，各重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)建設(shè)材料、統(tǒng)計表等；招生辦每年關(guān)于招生方面的規(guī)定文件等，上級下達(dá)的招生計劃、生源計劃等；實(shí)際招生的情況匯報、統(tǒng)計表等；學(xué)生處關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍材料，從新生登記表到獎勵、處分材料，畢業(yè)生分配的材料等。還有就是科研處和各種研究機(jī)構(gòu)，關(guān)于科研成果的材料，如論文、專著和成果獎勵等；各種課題研究、項(xiàng)目申報材料等。

4.3 職校教學(xué)檔案形式的多樣性

現(xiàn)在的教學(xué)檔案呈現(xiàn)出各種形式，有傳統(tǒng)的紙張，有電子文檔，有舉辦各類學(xué)術(shù)交流活動的照片、錄音、錄像材料，還有各種獲獎證書，獎杯獎狀等實(shí)物材料。

4.4 職校教學(xué)檔案體系的層次性

教學(xué)檔案的歸檔既有綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等，又有重點(diǎn)反映學(xué)校教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個環(huán)節(jié)活動中形成的不同載體的文件材料。

4.5 職校教學(xué)檔案的周期性和成套性

職校的教育本身就是以學(xué)年進(jìn)行，所以檔案的收集也呈現(xiàn)周期性的特點(diǎn)。如每年9月的新生入校和到第二年7月的畢業(yè)生材料。由于每年都會有固定的工作，因此檔案也有成套性的特點(diǎn)。

5.職校教學(xué)檔案建設(shè)與教學(xué)評估

5.1 職校教學(xué)檔案是教學(xué)評估的客觀依據(jù)

職校教學(xué)檔案材料是教學(xué)評估工作的最基本、最主要和最可靠的信息載體和依據(jù)。對于任何一種類型的教學(xué)評估，無論其評估程序、組織機(jī)構(gòu)、指標(biāo)體系如何確定，最有說服力的依據(jù)是職校教學(xué)檔案材料，評估者只有依靠這些材料，再通過各種方式進(jìn)行考查、驗(yàn)證與分析，才能對被評對象進(jìn)行客觀、公正、全面的評價。

5.2 教學(xué)評估推動職校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理

由于職校檔案在教學(xué)評估中的作用，使職校教學(xué)檔案建設(shè)與管理工作也就越來越引起職校的高度重視，各職校在教學(xué)的工作評估的評建工作中，把職校教學(xué)檔案的建設(shè)作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作來抓，形成了一個“齊抓共管”的教學(xué)檔案建設(shè)工作的良好局面。一方面，對多年的職校教學(xué)工作中規(guī)范和加強(qiáng)職校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理工作，從而推進(jìn)了教學(xué)檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的建設(shè)與管理。

6.如何做好職校教學(xué)檔案的利用工作

6.1 樹立職校教學(xué)檔案工作強(qiáng)烈的服務(wù)意識

職校教學(xué)檔案工作在職校的作用是體現(xiàn)在利用價值上，所謂“養(yǎng)兵千日，用兵一時”，檔案保管要達(dá)到利用的目的。樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識就是要把利用放在最重要的環(huán)節(jié)，收集、整理、鑒定、保管等環(huán)節(jié)都是為了利用。檔案人員也應(yīng)該把自己從管理者重新定位到服務(wù)者，我們是以服務(wù)來為職校的建設(shè)做出貢獻(xiàn)。以黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院為例，其檔案室的規(guī)章制度就明確指出檔案要為大家服務(wù)，每年要為各單位、部門、個人提供500多卷、次的檔案。其中作為私人用途的，如出國辦理公證、學(xué)歷證明等，而且長期和各省、市的學(xué)歷1認(rèn)證中心保持良好的合作關(guān)系，隨時為他們提供準(zhǔn)確優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教學(xué)檔案的查證工作很好地維護(hù)了學(xué)校的聲譽(yù)。

6.2 樹立好檔案利用工作的開放觀念

作為職校的檔案人員要有檔案利用工作的開放觀念，正確認(rèn)識和處理好職校教學(xué)檔案利用和保密的關(guān)系。職校是一個集教學(xué)、科研、文化為一體的機(jī)構(gòu)，其產(chǎn)生的檔案也是涉及各個方面，對全社會都具有重大價值。傳統(tǒng)的那種自我封閉的觀念已經(jīng)不適合現(xiàn)代的發(fā)展，必須適度地開放檔案，即對全院師生開放，也對社會開放。

[1]梅軍,繆小勇.做好教學(xué)檔案工作[J].第一軍醫(yī)大學(xué)分校學(xué)報,2002,(02).

[2]丁艷芳,崔巧玲.利用好教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2003,(02).

[3]倪建英.對教學(xué)秘書職能和素質(zhì)要求的探討[J].浙江科技學(xué)院學(xué)報,2002,(04).