高校院(系)資料室建設(shè)和發(fā)展的新思路

馮忠紅

(運(yùn)城學(xué)院圖書館 山西 運(yùn)城 044000)

近年來，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校圖書館自動(dòng)化水平、人員整體素質(zhì)也在不斷提高。校園網(wǎng)的建設(shè)，更使高校圖書館在學(xué)校教學(xué)和科研中占據(jù)越來越重要的地位。但目前還有相當(dāng)一部分高校院(系)資料室受傳統(tǒng)服務(wù)的影響，自成系統(tǒng)，各自為政，發(fā)展相對滯后。這種現(xiàn)狀不僅使校內(nèi)文獻(xiàn)資源得不到合理利用，還嚴(yán)重影響資源的共建共享。為此，改變各院(系)資料室的管理方式，加強(qiáng)資料室的建設(shè)和發(fā)展，最大限度發(fā)揮資料室文獻(xiàn)資源的使用價(jià)值，是我們值得重視的問題。

1 高校院(系)資料室存在的主要問題

1.1 資料室未得到應(yīng)有的重視

首先，由于學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)緊張，多年來對資料室的投入也有限。多數(shù)學(xué)校資料室的專業(yè)圖書藏書量普遍不能滿足需求；其次，資料室的位置受院、系條件的制約，環(huán)境差、設(shè)施簡陋；再次，多數(shù)學(xué)校的資料室由院(系)教學(xué)秘書監(jiān)管，導(dǎo)致資料室開放時(shí)間不能保證，讀者借閱不方便，即使有配備計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的也不能得到合理利用。

1.2 重復(fù)訂購造成資金浪費(fèi)

由于圖書館與系資料室各自為政，不能做到互通有無，資源共享。大多數(shù)學(xué)校院(系)資料室的文獻(xiàn)資料基本上以自購、自訂為主，圖書館只給少量的調(diào)撥。由于沒有全校的統(tǒng)一規(guī)劃，相近或交叉學(xué)科之間出現(xiàn)多頭重復(fù)購置，造成了資金和資源的極大浪費(fèi)。

1.3 管理不當(dāng)造成資源流失

有些系資料室因管理不規(guī)范，再加上讀者都是本系熟人，有的讀者沒有時(shí)間觀念，看完書不及時(shí)歸還，或?qū)⒆约盒枰膱D書據(jù)為己用，這種無政府狀況，不僅影響他人使用，還造成了文獻(xiàn)資源的分散與流失，嚴(yán)重影響了資源的使用價(jià)值，也給學(xué)校資源造成了極大損失。

1.4 不能共享文獻(xiàn)資源

當(dāng)今世界科學(xué)發(fā)展、知識(shí)劇增，單個(gè)院系資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶的信息需求，迫切需要資源共享。然而，由于高校圖書館和資料室分設(shè)，各資料室的服務(wù)僅限本系教學(xué)科研人員及畢業(yè)生，其他師生隨近在咫尺，卻互不往來、概不開放，這種封閉狀態(tài)不僅不利于高校專業(yè)人才的培養(yǎng)和學(xué)生身心的發(fā)展，而且導(dǎo)致了圖書資料難以實(shí)現(xiàn)資源共享，嚴(yán)重阻礙了教學(xué)與科研的發(fā)展。

1.5 資料員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

院(系)資料員大多身兼數(shù)職，沒有充足的時(shí)間和精力，也很少或完全沒有經(jīng)過圖書館專業(yè)方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，普遍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。具體表現(xiàn)在:不懂圖書排架規(guī)則、不會(huì)使用圖書借還操作系統(tǒng)、不能熟練掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息檢索和利用等方面。

2 高校院(系)資料室建設(shè)和發(fā)展的新思路

當(dāng)今的高校圖書館事業(yè)蒸蒸日上，院(系)資料室的發(fā)展卻令人擔(dān)憂。為了加快資料室的建設(shè)，使它更好地服務(wù)于教學(xué)和科研工作需要，筆者認(rèn)為資料室納入圖書館管理體系是最佳選擇，具體操作應(yīng)從以下幾方面著手考慮:

2.1 理順管理體制

各院(系)資料室應(yīng)統(tǒng)一納入圖書館管理體系，統(tǒng)一歸屬圖書館，由部主任負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作。圖書館應(yīng)把各資料室的工作置于與圖書館工作同等重要的位置，在整個(gè)體系的業(yè)務(wù)建設(shè)上通盤考慮、統(tǒng)一部署，制定出全校文獻(xiàn)信息資源的發(fā)展規(guī)劃，確定中長期目標(biāo)及具體實(shí)施計(jì)劃等。并且充分發(fā)揮圖書館在業(yè)務(wù)和技術(shù)上的優(yōu)勢，有計(jì)劃、有步驟地把各資料室的業(yè)務(wù)建設(shè)統(tǒng)一到與圖書館一致的規(guī)范上來；各院系領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)服從大局，積極支持資料室的業(yè)務(wù)建設(shè)，改變過去各自為政、自我發(fā)展的觀念，與圖書館共同努力，完成校內(nèi)文獻(xiàn)信息體系的建設(shè)。[1]

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

2.2.1 館舍布局

在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的幫助和支持下，給資料室爭取與所服務(wù)的院(系)就近辦公的良好條件，擴(kuò)大房間面積配置新書刊架、閱覽桌椅，使讀者能在舒適、寬敞、明亮的環(huán)境中瀏覽、查閱資料。同時(shí)也便于學(xué)科館員深入教學(xué)、科研第一線，了解師生們的文獻(xiàn)需求。

2.2.2 設(shè)備配置

為各資料室配備專用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并通過校園網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接，使院(系)資料室和圖書館使用相同的軟件管理、統(tǒng)一的界面對外服務(wù)，建立起以圖書館為中心，覆蓋各院(系)資料室，面向全校開放的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)體制。以此改善資料室的辦公條件，提升服務(wù)功能。[2]

2.3 統(tǒng)一管理與安排工作人員

圖書館可根據(jù)圖書館、資料室的專業(yè)情況，對所有資料員統(tǒng)一安排，根據(jù)工作人員的所修專業(yè)、學(xué)識(shí)水平、工作能力、年齡性別、愛好特長等進(jìn)行妥善、科學(xué)的安排，使工作人員到更適合發(fā)揮作用的崗位上去。對一般的標(biāo)準(zhǔn)化、(事務(wù)化的工作，配備一般的管理人員；對于熱心圖書情報(bào)工作、具備圖書情報(bào)專業(yè)特長、富有圖書資料工作經(jīng)驗(yàn)的人員應(yīng)接收他們到圖書館工作；對既熟悉信息技術(shù)、又有良好英語基礎(chǔ)及專業(yè)背景的信息人員，則要求他們以更高的層次、更直接的方式、更關(guān)鍵的活動(dòng)和更全面的過程為師生提供信息服務(wù)。要做到分工協(xié)作、人盡其才。要有計(jì)劃地分期分批地派遣工作人員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)。統(tǒng)一管理與安排工作人員，不僅可以調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，更重要的是，可使管理人員從以文獻(xiàn)為中心走向以讀者為中心的管理。[3]

2.4 統(tǒng)一管理經(jīng)費(fèi)

圖書館應(yīng)根據(jù)院(系)各專業(yè)的要求以及讀者服務(wù)工作整體的實(shí)際情況，做到集中控制、調(diào)拔全校資料室的文獻(xiàn)資料、設(shè)備等經(jīng)費(fèi)。并保證訂購文獻(xiàn)資源及設(shè)備的質(zhì)量，杜絕重復(fù)訂購的浪費(fèi)現(xiàn)象。使整個(gè)學(xué)校的文獻(xiàn)布局更加完美，資金的使用更加科學(xué)化、合理化。

2.5 文獻(xiàn)資源規(guī)范管理

院(系)資料室收歸圖書館后，自購的文獻(xiàn)資料要全部納入圖書館館藏書目數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一管理調(diào)配。圖書館應(yīng)組織采編部工作人員，集中時(shí)間和精力，將原系資料室文獻(xiàn)按圖書館藏書的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采、編、典及加工，使資料室藏書規(guī)范化，便于聯(lián)機(jī)檢索和資源共享，使各院系文獻(xiàn)資源管理規(guī)范化。

2.6 改變運(yùn)作模式，建立文獻(xiàn)通用制度

為了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的發(fā)展，院(系)資料室必須改革原有的封閉運(yùn)作模式，構(gòu)建開放式、互動(dòng)式、網(wǎng)絡(luò)式的扁平結(jié)構(gòu)，使其在開放狀態(tài)下運(yùn)行，打破院(系)資料室與圖書館及其他院(系)資料室之間的“內(nèi)封閉狀態(tài)”，使校圖書館和各資料室形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)和資源共享的新聯(lián)合體，構(gòu)成一個(gè)以校圖書館為中心、各資料室相互協(xié)助、相互開放的多功能、多層次服務(wù)的文獻(xiàn)情報(bào)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而大大提高全校信息資源的利用率。同時(shí)，為了更好地實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享，應(yīng)建立校內(nèi)文獻(xiàn)通用借閱制度，實(shí)行圖書館和各資料室文獻(xiàn)互借、互閱。圖書館應(yīng)積極協(xié)調(diào)和各資料室建立一個(gè)互借互閱的保障體系，并制定出與之相配套的規(guī)章制度。由圖書館統(tǒng)一發(fā)放通用借書證，制定統(tǒng)一的借閱制度，規(guī)定統(tǒng)一的借閱范圍、方式、時(shí)間和借閱期限，將圖書館和各資料室構(gòu)成一個(gè)科學(xué)、開放、綜合性的文獻(xiàn)信息保障體系，真正意義上實(shí)現(xiàn)校內(nèi)資源共享，推進(jìn)院系資料室建設(shè)和發(fā)展[1]。

[1]趙曼娟.高校圖書館與院系資料室協(xié)調(diào)發(fā)展之我見.http://www.chnlib.com/Zylwj/6496.html

[2]田斌.論我國高校學(xué)科資料室納入圖書館體系的合理性[J].情報(bào)資料工作,2005

[3]張秀丹.校圖書館與系資料室文獻(xiàn)資源的一體化建設(shè).http://www.chnlib.com/Zylwj/7213.html