電子政務環(huán)境下的職校檔案工作

于 杰，趙秋紅

（黑龍江省伊春衛(wèi)生學校 黑龍江伊春 153000）

近幾年來，隨著國家實施的“政府信息化先行”戰(zhàn)略的不斷深入，電子政務已在各級政府、機關和職校逐步推行。檔案作為文件運行的最后歸宿，在保證各級政府機關和職校黨政部門工作正常運轉(zhuǎn)中起著承上啟下的作用。電子政務的實施對職校檔案管理產(chǎn)生重要影響，主要體現(xiàn)在三個方面：一是電子政務中產(chǎn)生的電子文件，其歸檔內(nèi)容、方法、技術、手段等與紙質(zhì)文件歸檔相比，有重大差別。二是檔案部門作為各級政府、機關的職能部門必須適應電子政務實施帶來的工作方式的變化，檔案工作不能游離于電子政務之外，要按照電子政務的總體要求轉(zhuǎn)變檔案部門的工作方式；三是電子政務的實施使檔案工作不僅負責文件運行的歸宿工作，還負責文件形成的前端控制，使文檔工作一體化，在政府、機關和職校黨政部門的工作中發(fā)揮積極作用。建設數(shù)字檔案館是我國迅速發(fā)展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求，是電子政務和辦公自動化的一個必需的組成部分，是信息社會中檔案管理新模式的集中體現(xiàn)，代表著新世紀檔案工作的發(fā)展方向。2002年，國家檔案局發(fā)布了《全國檔案情息化建設實施綱要》之后，信息化帶動策略引導全國各級檔案部門快速地向信息數(shù)字化方向發(fā)展，迅速出臺和準備出臺多項法規(guī)、標準，如《中國檔案機讀目錄格式》、《電子文件名詞術語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔細則》、《電子郵件類公文歸檔程序與規(guī)則》、《網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《檔案網(wǎng)站管理辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《縮微影像數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《錄音檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《錄像檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《電子簽章條例》；《電子檔案管理辦法》《歸檔電子文件真實性鑒定規(guī)程)等也即將出臺。據(jù)2002年統(tǒng)計，全國已有15個省級檔案館與當?shù)卣k公網(wǎng)絡系統(tǒng)聯(lián)通，北京、上海、深圳等24個省級和計劃單列市檔案館開通了面向社會的檔案網(wǎng)站，全國各市、縣、區(qū)檔案局館建檔案網(wǎng)站三百二十多個；多個大學開通了面向社會的檔案網(wǎng)站，各級檔案館已建立機讀檔案目錄兩干多萬條。

我國電子政務的基本構(gòu)架是“三網(wǎng)一庫”。由于歷史的原因。職校檔案部門的局域網(wǎng)建設相對滯后，而電子政務的實施，要求職校檔案部門做好前期工作，使電子文件能夠長期保存，有效利用。從當前檔案信息化建設的情況看，檔案信息化建設的主要目標：一是應用信息技術加快檔案資源信息化進程，提高檔案信息化管理和利用水平，實現(xiàn)檔案資源信息共享；二是應對信息技術對檔案工作的影響，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作。收集、整理、保管、利用電子文件，局域網(wǎng)將成為基本的工作條件。因此，盡快建設檔案工作局域網(wǎng)，已經(jīng)成為職校亟待解決的緊要問題。在電子政務網(wǎng)絡中，職校檔案工作的首要任務是收集、整理、保管電子文件，其次是以電子檔案和電子信息資源庫的方式提供利用，同時也向社會公眾提供信息服務，這也是電子政務建設的目的之一。學校檔案工作在電子政務環(huán)境下的當前要務，是要及時做好電子公文的歸檔留存，提供利用，總結(jié)起來就是三項任務：一把電子文件完整、安全、規(guī)范地收進來；二把檔案文獻信息庫建起來；三把數(shù)字的公開檔案信息在網(wǎng)絡上發(fā)布。電子公文歸檔管理作為學校電子政務建設重要環(huán)節(jié)已經(jīng)納入學校信息化功能總體設計框架中，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺整合檔案情息資源、最大限度地實現(xiàn)資源共享的有效途徑。職校檔案主管部門應不失時機地把逐步實現(xiàn)公文管理和檔案管理的規(guī)范化和一體化作為業(yè)務應用系統(tǒng)建設抓緊抓好，盡快開始進行電子文件歸檔與管理的具體工作。

職校檔案工作在信息化浪潮的推動下已經(jīng)順勢融入信息化建設時代，建立與電子政務相聯(lián)接的檔案信息管理網(wǎng)絡是必然要求。如南京大學檔案館率先研制開發(fā)多媒體檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對全校公務紙質(zhì)文件和文本文件、圖像文件、圖形文件、音頻文件、祝顛文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫文件和其它各類電子文件的全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索；檔案信息統(tǒng)計和檔案借閱利用的網(wǎng)絡化管理。它的前提是公文辦理和檔案管理的規(guī)范化、一體化。現(xiàn)已有三十多所學校的檔案館使用，也被教育部推選使用。面對大量不期而至的電子文件，習慣了與紙質(zhì)等有形物質(zhì)打交道的人們，對這些看不見、摸不著的物質(zhì)載體還有些無所適從。而電子文件的大量產(chǎn)生、應用和消失，迫切要求迅速建立相對完善的電子檔案管理方案及基礎設施，建立電子文檔管理的相關制度。隨著職校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善文件已成為職校新產(chǎn)生文件的主體，也是職校政務優(yōu)良化的主體，應及時采集歸檔。很多職校的信息化建設起步早，大量電子文件沒有歸檔，也沒有條件歸檔，至今還沒有步入電子文件歸檔的正常軌道，辦公自動化與檔案工作脫節(jié)，導致部門、個人形成的電子文件處于自生自滅的狀態(tài)，應采取措施及時挽救。

根據(jù)2004年全國檔案工作的主要任務要求，深化己公開現(xiàn)行文件提供利用工作，將其納入信息公開工作體系，發(fā)揮檔案部門的作用。職?？煽紤]以此作為切入點，利用現(xiàn)有條件，啟動檔案信息化建設工作。隨后，主要抓好四項工作：一是法制建設，建章立制，規(guī)范統(tǒng)一，依法治檔不動搖；二是館舍建設，檔案館室應該具有四位一體的功能，即檔案安全保管的基地、利用檔案開展愛國主義教育的基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心、檔案信息服務中心、檔案館舍是確保四位一體功能實現(xiàn)的基礎條件；三是館蘸建設，建立內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的館藏體系；四是信息化建設，認真落實《電子公文歸擋管理暫行辦法)，加強電子政務中形成的電子公文的歸檔與管理工作，逐步實現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化，公開現(xiàn)行文件，實現(xiàn)網(wǎng)上查閱．提高檔案利用效率。

全國檔案信息化建設實施綱要特別指出：“十五”期間，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程；“十五”期間，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化；推進機關檔案管理與辦公自動化同步發(fā)展；各機關和企業(yè)、事業(yè)單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。為此，職校檔案工作應該有所作為。

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