ERP系統(tǒng)與實時會計控制

林范強

隨著計算機的廣泛應用及現(xiàn)代信息技術的迅速發(fā)展，ERP系統(tǒng)也為各行各業(yè)所重視，當前企業(yè)管理已經(jīng)步入了信息化管理時代。ERP的實施從根本上改變了人們獲取會計信息的方式，并擴展了其獲取信息的廣度與深度。這種變革使得會計實時控制觀受到企業(yè)空前的關注，從而推動著會計控制理論和實踐向縱深發(fā)展。

一、實時會計控制觀與傳統(tǒng)會計控制觀的區(qū)別

1.控制目標不同

企業(yè)會計控制目標從“確保資產(chǎn)的安全完整的會計控制目標或單一利潤最大化的會計控制目標”逐漸發(fā)展成為“提高企業(yè)經(jīng)營效率和效益從而實現(xiàn)價值增值這一會計控制目標”。

2.控制內(nèi)容不同

傳統(tǒng)會計控制觀下，其會計控制內(nèi)容主要是對資金或資本會計要素的單項變動進行控制，在實時會計控制觀下，控制內(nèi)容已經(jīng)擴展到價值鏈、價值鏈系統(tǒng)、價值鏈網(wǎng)絡和數(shù)字價值鏈等的多維控制。

3.控制方式不同

在控制方式上，實時會計控制觀主要強調實時控制，在經(jīng)營活動的過程中進行控制，或者說是在各項作業(yè)進行中所進行的控制，即從“適時控制”向“實時控制”轉變，實時性是其最重要的特點。

4.控制屬性發(fā)生變化

在控制屬性上，實時會計控制強調多元屬性，即會計實時控制具有過程屬性或事中屬性。過程屬性強調把會計控制從會計局部控制擴展到經(jīng)營活動全過程，即在IT環(huán)境下，利用實時信息對企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)、采購、倉儲、生產(chǎn)、銷售、服務等經(jīng)營活動全過程的全部活動進行實時控制，其中包括制造商、供應商、銷售商乃至最終用戶的相關活動。這種控制是在經(jīng)營活動過程中進行的，因此，過程屬性也稱事中屬性。

二、ERP環(huán)境下實現(xiàn)實時會計控制的可能性

ERP系統(tǒng)并不單純是一個管理軟件，而是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務流程、基礎數(shù)據(jù)、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)，是將管理方法、思想、規(guī)則融入到了軟件之中的信息化的方法，它是對于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)管理制度、企業(yè)流程與組織的一種全方位的融入過程。

ERP系統(tǒng)除了提供必需的財務報表外，還能提供多種管理性報表和按需查詢功能。ERP系統(tǒng)對大量的規(guī)范的業(yè)務的計量都可以在初始化中加以設置，自動生成相應的憑證，記錄工作可由系統(tǒng)自動完成，計算和報告中的大部分工作也能通過系統(tǒng)設置而自動完成。另外，ERP系統(tǒng)的集成保證了會計信息的相關性、可靠性，保障了財務管理所需信息的質量。系統(tǒng)的實時性又保證了會計信息的及時性。會計信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)做到了有機融合，信息可以得到及時處理與反饋。因此，ERP環(huán)境下能督促實時會計控制系統(tǒng)的構建，從而為決策者提供更高層次的決策方案和決策信息。

ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)，實現(xiàn)了物流、資金流和信息流的實時反映，為企業(yè)的會計信息系統(tǒng)提供了大量的實時會計信息，相關單據(jù)的實時傳遞、相關數(shù)據(jù)的實時處理從而使得相關信息的實時披露成為可能。這也為會計信息系統(tǒng)的實時控制提供了前提，在此基礎上對ERP環(huán)境下的會計實時控制方法進行分析研究，指出會計實時控制觀是企業(yè)管理從傳統(tǒng)管理向信息化管理變革過程中一種新的會計控制觀，它不是空中樓閣，而是與IT環(huán)境、會計流程再造、會計實時控制方法等要素緊密相聯(lián)。只有認真研究這些要素以及它們之間相互作用的關系，才能真正發(fā)揮會計實時控制的作用，使其共同支持會計控制目標的實現(xiàn)。

在ERP系統(tǒng)中，會計控制系統(tǒng)不僅反映貨幣計量信息，還反映非貨幣信息，并強調信息的相關性和及時性，來滿足信息使用者的多樣化信息需求，同時根據(jù)實時信息進行實時控制，以達到提高企業(yè)經(jīng)營效率的目的，它是會計控制的發(fā)展趨勢。

三、ERP環(huán)境下實時會計控制的保障措施

實時會計控制代表了未來會計控制的發(fā)展方向。若要有效地實施實時會計控制，則需要會計人員與ERP軟件的密切配合，保障ERP中會計模塊的順利運行，并在此基礎上充分、科學地利用ERP的種種特性，提高會計控制的效果與效率。在實時會計控制系統(tǒng)的具體實踐與運行中，會計人員需要注意以下方面：

1.做好ERP系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)準備

數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運行的基礎。會計人員需要輸入初始會計數(shù)據(jù)，定義數(shù)據(jù)的格式，建立數(shù)據(jù)的采集、整理、審核、修改、錄入和維護制度。必須確?；A數(shù)據(jù)的準確性、時效性和可靠性，為科學管理和決策提供參考依據(jù)，為成功實施奠定基礎。現(xiàn)實中很多企業(yè)會計人員對數(shù)據(jù)準備工作的重要性及難度認識有所不足，造成基礎數(shù)據(jù)準確度低，影響到系統(tǒng)實施的進度和效果。

2.研究確定嵌入ERP系統(tǒng)的會計控制規(guī)則

ERP系統(tǒng)自帶了部分通用的控制規(guī)則，但是對應于企業(yè)具體的控制要求，會計人員尚需要研究確定需要嵌入ERP系統(tǒng)的控制規(guī)則。這些規(guī)則主要有兩部分，一部分是對于數(shù)據(jù)處理及呈報的規(guī)則，另一部分是系統(tǒng)自動控制（例如業(yè)務批準）的規(guī)則。現(xiàn)實中企業(yè)的控制規(guī)則大多是非書面化、制度化的，更多是以經(jīng)驗的形式存在，會計人員需要研究確定這些規(guī)則并將其書面化、標準化，并將其嵌入ERP系統(tǒng)中。

3.制定符合ERP系統(tǒng)特點的會計控制制度與方法

ERP系統(tǒng)具有集成和實時的特點，會計人員需要利用這些特點，制定符合ERP系統(tǒng)特點的控制制度與方法。預算控制、標準成本控制、責任成本控制以及其他成本控制方法都有可能與ERP結合，在實時多維信息的基礎上發(fā)揮巨大的作用。

4.實行嚴格的預算管理

（1）縮短預算編制周期。由于系統(tǒng)提供的自動計算、自動匯總、自動分解等功能，使得過去通過手工操作來完成的工作全部自動化，因而公司預算管理工作成果顯著。

（2）預算編制過程透明化。通過系統(tǒng)提供的預算狀態(tài)查詢，可以對每個預算編制單位當前預算編制的狀態(tài)一目了然，編制的數(shù)據(jù)在權限的許可前提下清晰可見，因而大大加強了上下級單位之間以及同級單位之間的協(xié)作與配合。

（3）提高預算數(shù)據(jù)的準確程度，在編制預算時，可以參考歷史數(shù)據(jù)、上級批復的數(shù)據(jù)、同級協(xié)作單位的預算數(shù)據(jù)等各種參考數(shù)據(jù)，并通過預測和模擬來看在不同的預算假設前提下會得到什么結果，因而也提高了預算數(shù)據(jù)的準確程度。

5.及時回應系統(tǒng)的各種控制要求

會計人員每日可以通過查詢物料進、銷、調、存的各種單據(jù)、變價單，以及貨款的結算單，仔細審核這些單據(jù)，看有無違背企業(yè)管理，同時對購進、銷售、結算環(huán)節(jié)統(tǒng)一監(jiān)控、全程控制，及時回應系統(tǒng)呈報的各種控制請求，把握好整個業(yè)務流程，起到事中會計控制的作用。

6.建立多層次控制結果分析制度

控制結果需要進行及時分析總結。建立控制執(zhí)行信息反饋系統(tǒng)，定期召開情況分析會，對具體控制執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)控，分析節(jié)約或超支的原因并總結經(jīng)驗落實改進措施，不斷調整執(zhí)行偏差，確?？刂颇繕说膶崿F(xiàn)。這是會計實時控制對于ERP系統(tǒng)的重要配套措施，核心要點在于及時分析、多重分析、多角度分析。