歷史文化名城旅游檔案的管理

□薛 梅

揚州是國務院公布的全國首批24座歷史文化名城之一，有著豐富的旅游文化資源和內涵?；谶@樣一個雄厚的基礎條件，2004年，揚州市委、市政府提出了把揚州建設成為“旅游名市”的戰(zhàn)略目標，將開發(fā)旅游業(yè)推到了揚州經(jīng)濟和社會發(fā)展的最前沿。作為記錄和保存揚州旅游業(yè)發(fā)展的重要載體——旅游檔案，便自然而然地擺在了檔案工作者的面前，開辟旅游檔案新領域成為了揚州檔案人需要思考的新課題。

2004年10月，揚州市檔案局、揚州市旅游局等部門聯(lián)合制定了《揚州市旅游檔案管理暫行辦法》，對旅行社、旅游飯店、旅游景點、旅游交通部門的檔案工作，從規(guī)范管理的角度提出了具體要求。《辦法》的頒布，不僅填補了揚州市檔案工作的一項空白，而且成為江蘇省旅游檔案工作的首創(chuàng)。

為了確?！掇k法》能夠有效地實施、順利地推行，2005年，揚州市在“全國四大園林”之一的——揚州個園開展了建檔試點工作，并召開現(xiàn)場會向全市進行推介。2008年，全國重點文物保護單位、國家AAAA級旅游景區(qū)——揚州何園也實現(xiàn)了檔案規(guī)范化管理，成為全市旅游檔案規(guī)范化管理示范單位。

幾年來，我市在旅游檔案的實踐中，雖然作了一些嘗試和探索，工作初見成效，但就全市大部分旅游單位的管理現(xiàn)狀而言，檔案的基礎工作還很薄弱，影響了旅游經(jīng)濟的持續(xù)、協(xié)調、健康發(fā)展。針對當前旅游檔案資源缺失嚴重，檔案管理環(huán)節(jié)存在的共性問題,筆者認為，有必要作一些思考和探討。

一、旅游檔案管理工作中存在的主要問題

（一）領導檔案意識淡薄，管理體系不健全

一些旅游單位缺乏對檔案工作重要性的認識，檔案意識薄弱。既沒有建立檔案室，也沒有指定專人負責檔案工作，基本建檔的“四有”（有制度、有檔案、有柜櫥、有人管）條件均不具備。在管理上，沒有崗位責任制，也沒有檔案管理網(wǎng)絡。對于他們來說，檔案管理的概念，往往只從個人主觀出發(fā)，將自認為有用的文件資料留在身邊，方便利用即可。無須配備專兼職檔案員，更沒必要花費一定數(shù)量的經(jīng)費，興師動眾地開展這項工作。因此，檔案工作基本形同虛設，更談不上規(guī)范化管理。

（二）檔案收集工作欠缺，缺乏規(guī)范化管理

從當前旅游部門檔案管理實際情況來看，由于旅游檔案內容較廣、涉及面較寬，各種類別的旅游檔案數(shù)量不一、形式多樣，大多處于相對零散的狀態(tài)。加之管理體系不完善，管理制度不健全，導致大量有價值的材料分散在內設部門和個人手中。有的對檔案資料熟視無睹或缺乏認識，造成了檔案資料的四分五裂、雜亂無章，形成了檔案資料隨意堆放、無人問津的局面。檔案資料的丟失、遺棄、散失、殘缺和損毀現(xiàn)象比較嚴重，給檔案收集工作帶來了諸多障礙。

（三）管理措施不到位，檔案資源有待開發(fā)

檔案管理制度是管好檔案和用好檔案的抓手，沒有檔案的查（借）閱、保管、鑒定、保密等一系列制度的建立，沒有一整套的檔案管理臺帳，檔案利用工作就很難入正軌。如果缺少先進的檔案管理手段，沒有歸檔電子目錄，檔案的利用效率也會受到制約和影響。有相當一部分單位，基本沒有檔案查借閱登記，也沒有檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案的多少在檔案員的腦子里只是個模糊的印象、虛擬的數(shù)字而已。檔案編研工作基本處于“空白”狀態(tài)，檔案自身價值的體現(xiàn)沒有得到應有的發(fā)揮，旅游信息資源存在著很大的浪費。

總體上講，旅游部門的檔案工作現(xiàn)狀，不利于其適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，不利于其增強競爭力，嚴重地阻礙了我市旅游業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

二、加強旅游檔案管理工作的有效措施

（一）加強領導 統(tǒng)籌規(guī)劃

旅游行政管理部門和旅游單位的領導要加強對檔案重要性的認識，增強檔案管理意識，重視和支持旅游檔案工作，并按照檔案法規(guī)和國家旅游部門的有關要求，開展好這項工作。各旅游單位要將檔案工作納入了年度工作目標，統(tǒng)一計劃，明確分管領導，把旅游檔案工作作為了一項重要的常態(tài)性業(yè)務工作，納入到領導的議事日程，抓好落實。

（二）建立機構 強化指導

旅游單位要設立相應的檔案室，要有一個專門、統(tǒng)一的集中管理機構，要明確專門的檔案工作人員，建立檔案工作網(wǎng)絡，負責旅游檔案資料的收集、整理和移交。業(yè)務上，要經(jīng)常性地同旅游行政管理部門和地方檔案行政管理部門保持聯(lián)系，有問題及時進行咨詢，主動接受檔案業(yè)務部門的指導、監(jiān)督和檢查。

（三）制訂制度 明確要求

旅游檔案是一項專門的業(yè)務檔案，旅游單位必須制訂統(tǒng)一的檔案工作規(guī)章，以推進旅游檔案工作。如《文件材料歸檔范圍和保管期限表》《檔案鑒定工作制度》《立卷歸檔制度》《檔案保管利用制度》和《檔案保密制度》等，形成了一套科學的檔案管理方法，使檔案人員有章可循，以保證旅游檔案得以完整、安全、規(guī)范、有序地管理。

（四）注重收集 確保完整

檔案資料的收集是一項經(jīng)常性的工作，不能單純依靠突擊來完成。旅游部門要把檔案收集工作納入日常工作計劃和目標管理之中，納入有關人員的考核范圍，實行獎懲掛鉤，把檔案工作同旅游資源開發(fā)有機結合起來，實現(xiàn)互相促進，同步發(fā)展。

要做好發(fā)展旅游的基礎設施建設項目、景區(qū)及景點建設的檔案工作，做到有領導分管、有專人負責,保證各門類和載體的檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全,并積極主動地提供檔案的利用服務。

（五）規(guī)范整理 集中保管

為了使旅游檔案便于保管和利用，必須使整理工作標準化、規(guī)范化。要制定和完善《檔案分類方案》和《文件材料歸檔范圍及保管期限表》；要把整理旅游檔案材料作為一項常態(tài)性的工作；要進行分門別類的系統(tǒng)整理,使之達到完整成套，方便保管和利用的要求。

堅持檔案的集中統(tǒng)一管理。旅游檔案要按照國家的有關法規(guī)，嚴格執(zhí)行集中統(tǒng)一管理的原則，對已分散在各部門和有關人員手中的材料，應及時進行收集和歸檔工作。同時，檔案部門要切實加強對旅游檔案工作的領導和業(yè)務指導,組織業(yè)務骨干,深入到相關單位和旅游景區(qū)、景點,幫助、指導建立旅游檔案。

（六）科學管理 開發(fā)利用

要利用先進的檔案管理手段，編制檔案檢索工具，包括建立檔案電子目錄。要加強對檔案資料的編研和開發(fā)，充分挖掘和開發(fā)檔案信息資源，體現(xiàn)檔案資料的歷史價值。要拓展檔案的服務范圍，通過利用檔案信息制作的旅游宣傳廣告，在傳媒的推介下收到很好地效果，使檔案素材開發(fā)的衍生產(chǎn)品成為游人最喜愛的暢銷品，從而滿足日益增長的旅游休閑需要。

旅游檔案工作是衡量一個地區(qū)旅游發(fā)展及旅游管理水平的重要標志。各旅游部門必須重視和加強領導，增強檔案意識，注重科學管理，切實保護和開發(fā)好旅游檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮其價值作用，以促進歷史文化名城旅游經(jīng)濟的持續(xù)、協(xié)調、健康地發(fā)展。

①蘇北春：《淺論旅游檔案的管理》，《蘭臺檔案》2006年第6期。

②江正榮：《建立旅游檔案的思考》，《四川檔案》2005年第5期。