哈佛大學(xué)圖書館信息資源編目

俞德鳳

（南京大學(xué)圖書館 江蘇 南京 210093）

哈佛大學(xué)圖書館（以下簡稱哈佛館）由1638年約翰·哈佛捐給哈佛大學(xué)的約400冊圖書發(fā)展起來，現(xiàn)已成為世界上藏書最多、規(guī)模最大的學(xué)術(shù)性圖書館。哈佛館現(xiàn)有70多個(gè)分館，1 600萬冊藏書及海量的電子數(shù)字資源，其資源幾乎涉及所有學(xué)科領(lǐng)域，語種達(dá)400余種[1]。哈佛館由于具有館藏龐大、歷史久遠(yuǎn)、文獻(xiàn)類型多樣、組織結(jié)構(gòu)分散和管理獨(dú)特等特點(diǎn)而享譽(yù)世界，其采用科學(xué)、合理的方法組織信息資源，為讀者提供了優(yōu)質(zhì)的目錄服務(wù)。

1 利用MARC 進(jìn)行信息資源編目

MARC（Machine Readable Catalogue，機(jī)器可讀目錄）是一種描述能力很強(qiáng)的元數(shù)據(jù)格式。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，MARC技術(shù)已較成熟，被世界各國圖書館界普遍采用。哈佛館主要利用MARC進(jìn)行信息資源編目，其計(jì)算機(jī)目錄數(shù)據(jù)庫已有900萬種記錄，包括圖書、期刊、縮微制品、手稿、政府出版物、樂譜、地圖、照片、視聽產(chǎn)品、數(shù)據(jù)文檔等各類資源[2]。

1.1 書刊資源編目

哈佛館是較早利用MARC進(jìn)行計(jì)算機(jī)編目的圖書館之一，主要采用MARC21著錄格式和美國國會分類法對文獻(xiàn)進(jìn)行著錄標(biāo)引。作為OCLC（Online Computer Library Center，聯(lián)機(jī)圖書館中心）的成員館，哈佛館承擔(dān)了數(shù)據(jù)上傳、規(guī)范控制和目錄維護(hù)等工作。哈佛館在對新到書刊編目的同時(shí)，對所有早期的書刊進(jìn)行整理和回溯編目，目前其所有紙質(zhì)資源編目數(shù)據(jù)均已錄入數(shù)據(jù)庫并利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。由于哈佛館文獻(xiàn)情況復(fù)雜，早期部分文獻(xiàn)采用簡編級著錄（Minimal Level Catalog，簡稱MLC），現(xiàn)階段為了滿足讀者需求，正在對這些簡單記錄進(jìn)行目錄維護(hù)、更新升級處理工作，其中大量書刊需從30英里外的哈佛大學(xué)存儲書庫（Harvard Depository，簡稱HD）調(diào)撥回館進(jìn)行數(shù)據(jù)完全級編目，同時(shí)根據(jù)書刊進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化描述，增加了索書號和主題等檢索點(diǎn)，以便于讀者查詢。另外，哈佛館也很注重目錄維護(hù)工作以及集中著錄和分散著錄的處理、記錄更新等。

1.2 非書刊實(shí)體資源編目

哈佛館豐富的館藏呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，除書刊實(shí)體資源外，還有縮微平片、縮微膠片、樂譜、地圖和視聽產(chǎn)品（如錄音磁帶、 電影膠片、CD、VCD、DVD等）等形式。哈佛館各分館根據(jù)各種類型資源的MARC21著錄格式對其進(jìn)行詳細(xì)編目，并在著錄新到資源的同時(shí)對早期的非書刊實(shí)體資源進(jìn)行回溯編目?，F(xiàn)在哈佛館幾乎所有非書刊實(shí)體資源都可在OPAC（Online Public Access Catalog，聯(lián)機(jī)公共檢索目錄）中根據(jù)索書號、主題、題名、責(zé)任者等檢索項(xiàng)進(jìn)行查詢。目前哈佛館根據(jù)讀者需要提供縮微閱讀器供讀者閱讀縮微制品，通過計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)直接發(fā)送或打印讀者所需文件，提供各種專用儀器供讀者使用、觀看視聽資料。

1.3 電子資源編目

隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字圖書館的發(fā)展，哈佛館購買了大量的電子資源，如電子書、電子期刊和電子數(shù)據(jù)庫等。讀者可根據(jù)題名、責(zé)任者等檢索項(xiàng)檢索，也可通過字母順序?yàn)g覽這些電子資源。哈佛館采用同種文獻(xiàn)的不同載體、不同形式只做一條記錄的編目規(guī)則也對電子資源進(jìn)行編目，即一種書刊的影印版、掃描影像版或電子版在目錄數(shù)據(jù)庫里只做一條記錄。電子資源編目前編目員須先查重，若電子版和原印刷版內(nèi)容相同，則將二者著錄在同一條記錄里，并在印刷版記錄的530字段加上電子版的可獲性注釋，同時(shí)添加856字段標(biāo)出電子版的地址，在館藏記錄中添加電子版的館藏信息；若目錄數(shù)據(jù)庫沒有印刷版記錄或電子版增加了印刷版沒有的重要內(nèi)容，則要另做記錄；若某出版物的印刷版停版或被縮微制品、電子版取代，則也要做一條新記錄[3]。編目員按照MARC21的電子資源著錄格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化著錄[3]。

1.4 檔案資料的組織與編目

哈佛大學(xué)歷史悠久，哈佛大學(xué)檔案館及各圖書館藏有大量的歷史資料、名人手稿、機(jī)構(gòu)檔案等。檔案資料由于具有特殊性，所以需要進(jìn)行特殊的處理。

1.4.1 檔案資料的整理、排序

檔案資料大多文件數(shù)量龐大，有的一宗檔案達(dá)幾十箱、上百盒文件。哈佛館在對其編目前一般先進(jìn)行檔案整理、排序，檔案人員需要了解整份檔案文件，并依照全宗（fonds，單個(gè)行政單位、公司或家族的全部資料即一個(gè)全宗）來源進(jìn)行整理，將各文檔按一定的順序排列。例如，哈佛商學(xué)院Baker圖書館的Forbes家族資料眾多，檔案專業(yè)人員按“家庭樹”的方式對其整序；此外，該館還藏有不少Forbes家族公司的發(fā)展史料，檔案專業(yè)人員則依年代順序排列，擬定案卷標(biāo)題，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。

1.4.2 檔案資料著錄和標(biāo)引

檔案資料的編目一般依檔案全宗及項(xiàng)目層次進(jìn)行描述，主要揭示檔案資料的實(shí)體特征、內(nèi)容及文獻(xiàn)來源等。編目員通過對檔案資料本身的分析，推斷得到相關(guān)信息（如主題、其他檢索點(diǎn)和相關(guān)信息），再進(jìn)行描述、分類標(biāo)引和主題標(biāo)引；然后，在哈佛館的Aleph編目系統(tǒng)中對檔案資料作概括性描述，并在245字段提供概括性題名、6字段提供分析主題標(biāo)引、3字段提供檔案數(shù)量及簡單名稱標(biāo)目等檢索點(diǎn)。由于大宗檔案的信息量很大，MARC不可能也不適宜對其過長的載體數(shù)量明細(xì)、內(nèi)容、摘要、注釋等進(jìn)行詳細(xì)描述，所以哈佛館有專門的檔案著錄系統(tǒng)“尋找助手”（finding aids）對收藏的檔案和手稿等進(jìn)行詳細(xì)著錄。該軟件能夠揭示詳細(xì)的載體數(shù)量、內(nèi)容目錄、實(shí)體特征、文獻(xiàn)摘要和注釋、背景資料等信息[4]。哈佛館在其館藏目錄的856字段中提供了相應(yīng)文本資料描述的鏈接。

2 利用MARC進(jìn)行信息資源編目的優(yōu)勢

2.1 編目工作以讀者為中心

哈佛館堅(jiān)持以讀者為本的服務(wù)理念，將書刊按分類號進(jìn)行混排，以便讀者按學(xué)科主題查找文獻(xiàn)。為了給讀者提供更多的檢索點(diǎn)，編目員增加了深層次的分析主題標(biāo)引，以揭示文獻(xiàn)的不同層面。部分文獻(xiàn)還采用深層次著錄和分析著錄方法，給讀者提供全面的信息。例如，需要重點(diǎn)揭示的文獻(xiàn)在書目記錄中加上二級子目錄和標(biāo)題信息；有些叢書或合訂本（合訂成冊但單篇內(nèi)容獨(dú)立的文獻(xiàn)）采用分析著錄。一般書刊等資源從采購到編目再到上架需要經(jīng)歷一段時(shí)間，但在哈佛館，只要讀者從采購記錄中看到需要借閱的圖書，編目員立即找出編目，經(jīng)快速處理后交給讀者?？梢?，其所有的工作都是以更好地服務(wù)讀者為中心的。

2.2 編目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

哈佛館的分館數(shù)量多、組織結(jié)構(gòu)分散，所以其編目工作按照哈佛大學(xué)圖書館編目技術(shù)委員會編制的一些編目細(xì)則有序進(jìn)行。這些編目細(xì)則有利于指導(dǎo)編目員在文獻(xiàn)編目中保持一致性，從而使得目錄數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。此外，哈佛館重視規(guī)范控制工作，編目員要通過規(guī)范標(biāo)目數(shù)據(jù)庫檢查標(biāo)目的正確性、刪除無效標(biāo)目、修改標(biāo)目，在做原編時(shí)要進(jìn)行查重，通過聯(lián)機(jī)規(guī)范控制系統(tǒng)提供主題、名稱、叢書、統(tǒng)一題名的規(guī)范檔形式，并將規(guī)范文檔與書目文檔進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范數(shù)據(jù)的共建共享。名稱或主題的規(guī)范控制工作由經(jīng)過培訓(xùn)的專業(yè)人員進(jìn)行，從而保證了編目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

2.3 增加856字段的使用率

為了實(shí)現(xiàn)讀者從目錄直接檢索、利用文獻(xiàn)資源以及電子資源與傳統(tǒng)資源的集成，哈佛館充分使用856字段，在書目中提供電子期刊、電子書、網(wǎng)絡(luò)資源的URL（Uniform Resource Locator，統(tǒng)一資源定位符）地址。這種無縫鏈接使讀者可獲得即時(shí)的信息。另外，哈佛館正有計(jì)劃地將其館藏?cái)?shù)字化。為使現(xiàn)有館藏能夠以另一種形式保存下來，編目員在印刷型書目記錄的856字段加上其數(shù)字版的URN（Uniform Resource Name，統(tǒng)一資源名稱）地址。讀者通過856字段，可鏈接到其他數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了一體化檢索模式。哈佛館為了讓讀者更好地利用文獻(xiàn)，還有選擇地掃描書刊目次，并在書刊書目中添加856字段，以鏈接到數(shù)字化目次信息。另外，編目員為了更好地描述某些書刊信息，添加了內(nèi)容附注、章節(jié)信息、摘要、一般附注等信息。由于MARC著錄有長度限制，所以為了便于讀者的查閱，哈佛館采用856字段鏈接這些信息。總之，哈佛館應(yīng)用新技術(shù)、新方法進(jìn)行856字段的著錄，提供URL或URN鏈接甚至多重鏈接[5]，有利于對文獻(xiàn)資源進(jìn)行深層次的揭示，使在線書目成為擴(kuò)展信息資源的門戶，提升了在線書目質(zhì)量，提高了文獻(xiàn)的利用率和圖書館的服務(wù)效率。

3 利用non-MARC元數(shù)據(jù)編目信息資源

3.1 視覺資料編目

哈佛館利用non-MARC元數(shù)據(jù)（非機(jī)器可讀目錄元數(shù)據(jù)）對古籍、照片、圖片、拓片、實(shí)物及數(shù)字化影像等視覺資料進(jìn)行著錄，而其他的影像資料（如DVD、VCD）則被當(dāng)作書刊一樣進(jìn)行編目。

3.1.1 利用OLIVIA視覺資料系統(tǒng)進(jìn)行著錄

OLIVIA是專門對視覺資料進(jìn)行著錄的編目系統(tǒng)，是一種客戶端/服務(wù)器的服務(wù)應(yīng)用程序，客戶端程序安裝在編目員計(jì)算機(jī)上并連接儲存數(shù)據(jù)的中央服務(wù)器。OLIVIA數(shù)據(jù)元素大致根據(jù)DC（Dublin Core，都柏林核心）元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行設(shè)定，其特點(diǎn)是設(shè)計(jì)靈活、簡單，可供不同類型的視覺資源編目，各類型資源可以選擇合適的數(shù)據(jù)項(xiàng)著錄。哈佛館主要利用它對視覺資料進(jìn)行著錄，由哈佛大學(xué)信息系統(tǒng)中心（Office for Information Systems，簡稱OIS）提供技術(shù)支持。編目員經(jīng)過培訓(xùn)，按格式要求根據(jù)不同的資源類型著錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如作品名、資料類型、載體大小、主題、注釋、材質(zhì)等項(xiàng)著錄時(shí)必須在一些控制詞表和數(shù)據(jù)處理方式上保持一致，然后將數(shù)據(jù)提供給VIA（Visual Information Access，可視資源數(shù)據(jù)庫）①。OLIVIA影像處理需要安裝QuickTime（多媒體數(shù)字處理技術(shù)）軟件，用于儲存記錄、顯示OLIVIA影像、輸出數(shù)字影像鏈接給VIA[6]。同時(shí)，OLIVIA也提供一些基礎(chǔ)的館藏管理工具。

3.1.2 利用其他non-MARC元數(shù)據(jù)系統(tǒng)著錄

哈佛館主要利用OLIVIA對視覺資料進(jìn)行著錄，但由于其系統(tǒng)格式還沒有如MARC一般形成一種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此個(gè)別分館同時(shí)采用其他元數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)，如哈佛燕京圖書館、臺灣中央研究院傅斯年圖書館、美國國會圖書館與普林斯頓大學(xué)圖書館之間采用遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)聯(lián)合方式，利用臺灣傅斯年圖書館的元數(shù)據(jù)系統(tǒng)對數(shù)字化古籍善本進(jìn)行non-MARC元數(shù)據(jù)著錄。這種共建共享機(jī)制節(jié)約了成本，提高了圖書館資源利用效率。

3.2 地理空間資源編目

為了滿足讀者對地理空間信息和地圖檢索利用的需求，哈佛館編目技術(shù)服務(wù)部于2003年成立了地理空間信息編目小組。該小組由4人組成，1人負(fù)責(zé)編目地圖， 2人負(fù)責(zé)編目地理空間圖，1人負(fù)責(zé)管理審校。同時(shí)，哈佛館的地理空間資源編目由哈佛地理圖書館（Harvard Geospatial Library，簡稱HGL）委員會決定館藏政策和相關(guān)事宜，委員會成員由不同學(xué)科館員和地理信息系統(tǒng)（Geographical Information System，簡稱GIS）專家組成，現(xiàn)已著錄了6 814個(gè)世界和地區(qū)的地理信息數(shù)據(jù)、大量的地圖（含歷史地圖）[7]。

地理空間資源編目數(shù)據(jù)按照美國地理數(shù)據(jù)委員會的地理空間元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（ISO/TC211）錄入。地理空間元數(shù)據(jù)是關(guān)于地理數(shù)據(jù)和信息資源的描述性信息，主要記錄了地理數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量、條件和其他特征。編目員需根據(jù)ISO/TC211標(biāo)準(zhǔn)對各數(shù)據(jù)項(xiàng)，如題名、主題、制作者及地理范圍（如比例尺、坐標(biāo)）等進(jìn)行著錄。HGL元數(shù)據(jù)由元數(shù)據(jù)編輯器ArcCatalog提供支持[7]，因?yàn)锳rcCatalog能夠連接到特定地理空間數(shù)據(jù)庫并能夠自動獲得所需的元數(shù)據(jù)項(xiàng)，可以幫助用戶快速定位地理空間數(shù)據(jù)。

4 結(jié) 語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館的編目環(huán)境、編目對象和編目工作范圍發(fā)生了根本變化，編目工作作為圖書館服務(wù)工作的中間環(huán)節(jié)更加重要。圖書館要不斷探索新理論、研究新方法，堅(jiān)持以讀者為中心的服務(wù)理念，做好多元化資源的編目工作，從而推動編目事業(yè)的發(fā)展。

注 釋：

①VIA是哈佛館基于Web的可視資源在線聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫。

[1]About HUL[EB/OL].[2010-02-01]. http://hul.harvard.edu/about.html.

[2]About HOLLIS Classic[EB/OL]. [2010-02-01]. http://lms01.harvard.edu.

[3]Aleph/HOLLIS Classic[EB/OL]. [2010-02-08].http://hul.harvard.edu/ois/systems/aleph.

[4]Oasis: Online Archival Search Information System [EB/OL]. [2010-02-15]. http://oasis.lib.harvard.edu.

[5]Marcum D B. The Library of Congress and Cataloging Future[J].Cataloging & Classification Quarterly, 2008(3).

[6]OLIVIA Information[EB/OL]. [2010-02-18]. http://hul.harvard.edu/ois.

[7]Harvard Geospatial Library [EB/OL]. [2010-02-24]. http://hul.harvard.edu/ois/systems/hgl.