論電子郵件證據(jù)的保全公證

歐延實(shí)(安徽省巢湖市正義公證處 安徽巢湖 238000)■文

論電子郵件證據(jù)的保全公證

On the No tarization of Preserved Evidence in E-m ails

歐延實(shí)(安徽省巢湖市正義公證處 安徽巢湖 238000)■文

近年來,隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,申請辦理電子郵件證據(jù)保全公證的當(dāng)事人越來越多。2008年11月中國公證協(xié)會修訂通過的《辦理保全證據(jù)公證的指導(dǎo)意見》(以下簡稱《指導(dǎo)意見》)對電子郵件證據(jù)保全公證作出一定的規(guī)范指導(dǎo)?！吨笇?dǎo)意見》對電子郵件證據(jù)的保全公證無疑有著重要的規(guī)范指導(dǎo)作用;但是,這樣的規(guī)范指導(dǎo)畢竟只是原則性的,電子郵件證據(jù)保全公證需要在實(shí)踐中不斷完善發(fā)展其程序和內(nèi)容。

一、電子郵件的證據(jù)特性

依據(jù)我國三大訴訟法,電子郵件不屬于法定證據(jù)中的任何一種。1999年3月15日通過的《合同法》第11條規(guī)定:合同的書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)所在內(nèi)容的形式。這在法律上確定了包括電子郵件在內(nèi)的數(shù)據(jù)電文的書面形式地位。審判實(shí)踐中也逐步開始依據(jù)電子郵件來認(rèn)定有關(guān)的事實(shí)。然而,電子郵件作為一種證據(jù)形式必須明確其特性與歸類,以便進(jìn)一步明確和規(guī)范該類證據(jù)的采集、保全和運(yùn)用。

為明確電子郵件的特性與歸類,可將電子郵件與視聽資料、書證進(jìn)行對比分析。視聽資料的特點(diǎn)在于,視聽資料的存在方式通常為錄音帶、錄音片、電話錄音、錄像帶、電影膠卷、電視錄像、微型膠卷、電子計算機(jī)儲存的數(shù)據(jù)和資料等。視聽資料是以其儲存并再現(xiàn)的原始聲音和圖像來證明案件事實(shí)情況的。而書證的本質(zhì)屬性在于以文字、符號或圖畫所表達(dá)的思想內(nèi)容來證明案件事實(shí)。最常見的是使用文字來表達(dá)人的思想內(nèi)容,但又不局限于文字。視聽資料與書證的區(qū)別在于前者主要以聲音或圖像而非文字內(nèi)容來證明案件事實(shí)。電子郵件在發(fā)揮其證據(jù)作用時雖然也可能利用了其記載的圖片,但更多的是利用其記載的文字內(nèi)容,這一特征與書證的本質(zhì)屬性更為接近,故應(yīng)將其定位于書證一類的證據(jù)形式。

將電子郵件作為書證使用存在著自身的特殊性。首先,書證由于容易被偽造和被變造,所以,訴訟法上均要求書證應(yīng)為原件。對于電子郵件,可否也要確立相應(yīng)的原件要求?筆者認(rèn)為,電子郵件既然是以其記載的內(nèi)容來證明案件事實(shí)的,所以保存在電子計算機(jī)中的相應(yīng)信息應(yīng)被視為電子郵件的原件,而不論其有無書面原稿與否。如確有原稿存在,原稿應(yīng)被視為與電子郵件相同效力的其他書證①孫玉;《電子郵件的證據(jù)地位及證據(jù)效力》,《上海市政法管理干部學(xué)院學(xué)報》2001年第6期,第87～89頁。。其次,與一般的書證相比,電子郵件同樣存在著被偽造和被變造的可能,只是在偽造、變造的方法以及識別、鑒定方面具有很大的特殊性。電子郵件本身是由一系列的數(shù)字代碼組成的。因此,只要掌握了足夠的技術(shù)并且具備相應(yīng)的條件,就可以偽造、修改電子郵件,甚至可以偽造出一份帶有有效電子簽名的電子郵件。而且,電子郵件偽造、修改不易留下痕跡。當(dāng)然,對于普通人來說,直接在互聯(lián)網(wǎng)郵件的收件箱中偽造、修改純電子郵件信件并非易事。因?yàn)槭占渲械碾娮余]件是只讀文件,拒絕修改。從外觀上看,純電子郵件信件的信頭上均帶有收發(fā)件人、收發(fā)件人的網(wǎng)址、收發(fā)件時間等詳細(xì)資料,這些信息也是很難偽造、修改的?？赡艿膫卧?、修改一般是隨電子郵件以"插入"、"附件"方式發(fā)送的文件,如W o rd、Excel、gif、mpg文件乃至聲音、影像等多媒體文件,因?yàn)樵擃愇募拇蜷_是在相應(yīng)的編輯軟件下進(jìn)行,所以可以修改。但是,即便如此,這樣的偽造、修改也并非是對原始附件的偽造、修改②李海霞:《電子郵件的證據(jù)效力和保全問題》,《江蘇警官學(xué)院學(xué)報》2002年第2期,第136～140頁。。再次,電子郵件不能獨(dú)立存在,必須依附于一定的載體。電子郵件的存儲需要借助于電腦軟盤、硬盤、光碟、閃存、內(nèi)存等等。同樣,人們?yōu)榱苏J(rèn)知電子郵件需要借助于輸出設(shè)備,如顯示器、打印機(jī)等③忻芙蓉:《論電子郵件證據(jù)》,《法制與社會》2009年6月(下),第333～334頁。。電子郵件的上述證據(jù)特性將直接影響、決定著電子郵件保全公證的內(nèi)容、方式和效果。

二、電子郵件證據(jù)保全的對象

在中國公證網(wǎng)上有這樣一個咨詢案例:當(dāng)事人向某公證處申請辦理電子郵件保全證據(jù)公證,因該公證處電腦進(jìn)入該郵箱服務(wù)器后,疑因網(wǎng)速等問題無法加載收件箱的郵件。后當(dāng)事人提議在該公證處電腦的outlook exp ress上添加當(dāng)事人的郵箱為賬戶,并在ou tlook exp ress上接收郵件(經(jīng)償試確實(shí)可以接收)。問題在于,該郵箱在公證處電腦的outlook exp ress上接收的電子郵件能否進(jìn)行保全證據(jù)公證?公證網(wǎng)咨詢中心對此答復(fù)稱,就此類電子郵件保全而言,基于其"取證及取證的結(jié)果"具強(qiáng)烈的技術(shù)性,公證人不是萬能的專家,公證機(jī)構(gòu)不是專業(yè)的電腦、網(wǎng)絡(luò)鑒定機(jī)構(gòu),公證機(jī)構(gòu)的電腦、軟件、硬件、操作環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在法律上根本無法確保絕對的"真實(shí)"。因此,實(shí)踐中可以如下操作,以規(guī)避公證風(fēng)險。將保全對象"電子郵件"轉(zhuǎn)換為"申請人操作電腦的行為",在前者,公證證明對象是技術(shù)性很強(qiáng)的客觀的物理上的物-"電子郵件",對此,公證人實(shí)無法確保絕對的"真實(shí)"。在后者,是公證人可直接掌控、攝像機(jī)可全面反映的"人的取證行為"。現(xiàn)場工作記錄以"申請人操作的行為"為中心記錄,保存到磁盤、打印出來的頁面只不過是"行為的結(jié)果"。對于該結(jié)果,當(dāng)然由行為人自行承擔(dān)法律風(fēng)險;而操作過程如前述已由攝像全程客觀記錄。從而達(dá)到了《公證法》第三條規(guī)定的"客觀、公正"原則。本案"公證處電腦的outlook exp ress上添加當(dāng)事人的郵箱為賬戶,并在outlook exp ress上接收郵件"只是一種操作方式,至于以此操作得到的"郵件"只不過是該"操作行為"的結(jié)果,由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)其法律風(fēng)險,公證只證明該"操作行為過程"即可④中國公證網(wǎng)咨詢中心http://www.chinanotary.org:8081/view thread.php?tid=1113。

按照上述建議辦理電子郵件證據(jù)保全,公證處的確可以極大地規(guī)避法律風(fēng)險和責(zé)任。但是,這樣的證據(jù)保全公證是當(dāng)事人所希望和需求的嗎?進(jìn)行這樣保全公證的電子郵件在訴訟中又有何價值和作用?這實(shí)際上涉及到了一個根本性的問題,即電子郵件證據(jù)保全的對象應(yīng)當(dāng)如何確定,從而一方面合理地降低公證處的責(zé)任風(fēng)險,另一方面充分發(fā)揮電子郵件證據(jù)保全的功能和價值?！吨笇?dǎo)意見》第三條,保全證據(jù)公證的種類:(一)對書證的保全;(二)對物證的保全; (三)對視聽資料的保全;(四)對證人證言、當(dāng)事人陳述的保全;(五)對行為過程和事實(shí)的保全。表面看來,對"操作行為過程"的公證是一種對"對行為過程和事實(shí)的保全",然而,所保全的"操作行為過程"基本上沒有法律意義或價值。"操作行為過程"本身并不能用來證實(shí)訴訟中的待證事實(shí)等。這顯然不同于各種"搖號開獎"行為的現(xiàn)場公證,因?yàn)檫@些行為經(jīng)過公證確認(rèn)后便可產(chǎn)生相應(yīng)的法律效果。從當(dāng)事人的角度看,之所以要提起電子郵件證據(jù)保全公證,就是要確證相關(guān)電子郵件的存在及其內(nèi)容。從公證處的角度看,之所以開展電子郵件證據(jù)保全業(yè)務(wù),就是要運(yùn)用其客觀中立的制度功能和公信力,通過公證處合理的審核見證使相關(guān)電子郵件的存在及其內(nèi)容獲得確認(rèn),因此,電子郵件證據(jù)保全公證的對象或客體應(yīng)當(dāng)是一種特殊的書證"電子郵件"。

將"電子郵件"本身作為證據(jù)保全公證的對象或客體也是有著客觀基礎(chǔ)的。首先,正如前面所分析的,"電子郵件"與"書證"有著共同的證據(jù)法上的本質(zhì)屬性,即均以文字、符號或圖畫所表達(dá)的思想內(nèi)容來證明案件事實(shí)。其次,"電子郵件"的存在形式雖然特殊,但仍然具有穩(wěn)定性。對于一般人而言,修改、偽造"電子郵件"實(shí)際上要比修改、偽造書證困難。因此,經(jīng)過公證保全后的"電子郵件"應(yīng)當(dāng)依法獲得證據(jù)效力。當(dāng)然,與其他的公證證據(jù)的效力認(rèn)定一樣,經(jīng)過公證保全后的"電子郵件"最終需要經(jīng)過法庭確認(rèn)。在案件審理過程中,當(dāng)事人可以對經(jīng)過公證保全后的"電子郵件"的真實(shí)性等提出異議,但當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)對其異議主張承擔(dān)舉證責(zé)任,即提出證據(jù)證明當(dāng)事人有修改電子郵件的能力和事實(shí),否則,公證后的電子郵件仍具有證明效力⑤王藝:《進(jìn)一步加強(qiáng)公證在電子郵件中的作用》,《科教文匯》2007年7月(上旬刊),第143～144頁。。這就表明,經(jīng)過公證保全后的"電子郵件"的證據(jù)效力并不是絕對和最終的。公證處在履行職能中只要已經(jīng)盡到了合理的審核注意義務(wù),即便在日后的訴訟中公證保全的"電子郵件"遭到否定,公證機(jī)構(gòu)也應(yīng)免于責(zé)任追究。正因?yàn)槿绱?公證處應(yīng)充分利用告知書、談話記錄來規(guī)避辦證風(fēng)險。辦理此類公證前應(yīng)告知當(dāng)事人,經(jīng)過公證證明的法律行為、法律事實(shí)和文書,法院應(yīng)當(dāng)作為認(rèn)定事實(shí)的根據(jù),但這并不是絕對的。在這類公證事項(xiàng)中,公證處的工作主要是盡可能客觀、準(zhǔn)確反映證據(jù)情況,而不是對證據(jù)在訴訟中證據(jù)效力的最終確認(rèn)。所以,保全證據(jù)公證書要獲得訴訟中的證據(jù)效力,尚需通過法庭的質(zhì)證程序確定其證據(jù)效力。

此外,為避免日后不必要的爭議,對于極其重要的電子郵件往來,應(yīng)建議當(dāng)事人使用事前公證方式。從使用電子郵件的原本目的來看,如果每一次發(fā)送電子郵件都要進(jìn)行公證,無疑將浪費(fèi)相當(dāng)多的時間,失去了電子郵件所具有的方便快捷的特點(diǎn)。因此,事前對電子郵件進(jìn)行公證既并不多見也無必要。不過,對于相當(dāng)重要的合同來講,如果當(dāng)事人能夠在糾紛產(chǎn)生之前及時針對電子郵件發(fā)送的內(nèi)容、時間等進(jìn)行公證,則可使公證人員能夠更加客觀有效地對電子郵件的真實(shí)性進(jìn)行鑒別和認(rèn)證,進(jìn)而可以極大地避免事后當(dāng)事人對電子郵件真實(shí)性的質(zhì)疑,有效快捷的解決糾紛⑥王藝:《進(jìn)一步加強(qiáng)公證在電子郵件中的作用》,《科教文匯》2007年7月(上旬刊),第143～144頁。。

三、電子郵件證據(jù)保全的場所與設(shè)備要求

電子郵件證據(jù)保全公證往往涉及到訴訟,公證書將受到法官和律師的嚴(yán)格質(zhì)詢,公證員一定要謹(jǐn)慎對待,親自接待和詢問當(dāng)事人,以充分了解公證事項(xiàng),并且選擇適當(dāng)?shù)谋Ｈ珗鏊驮O(shè)備?！吨笇?dǎo)意見》第七條規(guī)定,辦理保全互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)時數(shù)據(jù)證據(jù)的公證,應(yīng)當(dāng)使用公證機(jī)構(gòu)的計算機(jī)或者無利害關(guān)系的第三人的計算機(jī)進(jìn)行。而中國公證網(wǎng)咨詢中心建議,如果為節(jié)省時間或當(dāng)事人出于某種"相信公證"的目的,一定要用公證處的電腦,則筆錄上處理成申請人主動要求要用公證處電腦,公證處并應(yīng)告知本處電腦并不必然保證絕對的軟硬件、網(wǎng)絡(luò)安全。而不宜在未經(jīng)告知風(fēng)險的情況下"熱情服務(wù)、強(qiáng)烈推薦"使用公證處電腦,否則一旦出現(xiàn)失誤則公證處將承擔(dān)全部責(zé)任⑦中國公證網(wǎng)咨詢中心http://www.chinano tary.org:8081/view th read.php?tid=1113;顯然,這種處理方式主要是為了盡量規(guī)避公證處的責(zé)任風(fēng)險,但是,這樣的處理并不恰當(dāng),實(shí)際上已經(jīng)偏離了公證處在電子郵件證據(jù)保全公證中應(yīng)有的作用。

為盡量避免計算機(jī)在進(jìn)行公證之前為公證申請人所控制,原則上,應(yīng)使用公證處的計算機(jī)設(shè)備辦理電子郵件證據(jù)保全公證。而如果在申請人的處所進(jìn)行公證,則就存在著為公證申請人所控制可能。以常用的w indow系統(tǒng)為例,現(xiàn)在的計算機(jī)都可以被虛擬成為一個服務(wù)器,在硬盤的某處存在著一個名為"host"的文件(c:/w indow s/system<32>/d rivers/etc/hosts)。通過修改該文件可使特定域名與特定IP地址進(jìn)行聯(lián)系,如指令www.sina.com.cn指向100.100。100.1的內(nèi)部IP地址,從而使公證員使用瀏覽器訪問www.sina.com.cn網(wǎng)站的時候,導(dǎo)致計算機(jī)去訪問公司內(nèi)部的某臺計算機(jī),如果在該臺內(nèi)部計算機(jī)上預(yù)存特定電子郵件的頁面,就非常容易使公證人員產(chǎn)生誤解,從而無法確保公證的客觀性⑧王藝:《進(jìn)一步加強(qiáng)公證在電子郵件中的作用》,《科教文匯》2007年7月(上旬刊),第143～144頁。。

辦理電子郵件證據(jù)保全公證應(yīng)使用公證處電腦在公證處內(nèi)進(jìn)行,不得在申請人的辦公處所進(jìn)行。有條件的話,應(yīng)當(dāng)在公證處配置一臺專門用于電子郵件證據(jù)保全公證的電腦,并采取必要的措施保障該設(shè)備的安全、穩(wěn)定性。如特殊原因在公證處以外的處所進(jìn)行的,不得使用申請人提供的電腦,而應(yīng)使用公證處自帶的專用電腦,以防止申請人利用技術(shù)手段進(jìn)行欺騙。同時,公證員應(yīng)全面詳實(shí)的記載工作記錄。包括上網(wǎng)地點(diǎn)、上網(wǎng)方式,電腦型號、保全開始時間、保全結(jié)束時間、光盤刻錄時間、光盤刻錄份數(shù)。另外在辦理過程如遇到停電、網(wǎng)絡(luò)信號中斷、下載過程中斷等情況,也應(yīng)如實(shí)在工作記錄中記載。

四、電子郵件證據(jù)保全的上機(jī)操作主體

《指導(dǎo)意見》第十五條規(guī)定,公證人員或者當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照當(dāng)事人提供的書面操作程序進(jìn)行操作。公證人員應(yīng)當(dāng)按照操作順序記錄登錄網(wǎng)絡(luò)、進(jìn)入相關(guān)網(wǎng)址(網(wǎng)頁)、下載、打印(或者刻錄光盤)等整個過程和所使用的操作軟件的名稱與版本,并要注意審核下載的內(nèi)容是否與網(wǎng)頁內(nèi)容相符,必要時可以對保全過程進(jìn)行錄像?？梢?對于電子郵件證據(jù)保全的上機(jī)操作主體,《指導(dǎo)意見》認(rèn)可了公證人員和當(dāng)事人兩種主體。有一種意見認(rèn)為,辦理電子郵件證據(jù)保全公證一般采用實(shí)時打印的方式,打印的內(nèi)容作為公證書的附件?，F(xiàn)實(shí)中,有些當(dāng)事人僅僅只會收發(fā)郵件,而對如何進(jìn)行截屏打印、下載文件等操作并不熟悉。遇有此種情況,有的公證員會應(yīng)當(dāng)事人的要求或主動幫助當(dāng)事人進(jìn)行操作,實(shí)屬不妥。公證員應(yīng)提前了解當(dāng)事人對電腦操作的掌握情況,遇有上述所說的情況,應(yīng)預(yù)先將保全流程為當(dāng)事人演示一次,待當(dāng)事人將操作方法完全掌握后再按照保全的流程操作。整個過程應(yīng)由當(dāng)事人自行完成,公證員僅對當(dāng)事人的操作過程及內(nèi)容進(jìn)行證明。否則會嚴(yán)重的影響公證書的效力,甚至?xí)o公證員帶來風(fēng)險。顯然,這種處理方式是以"對當(dāng)事人的操作過程"進(jìn)行公證為基礎(chǔ)的,這明顯不符合以"電子郵件"為公證對象的客觀要求。

由于電子郵件證據(jù)保全公證的對象或客體是一種特殊的書證"電子郵件",而非單純的"當(dāng)事人的操作過程"。這一點(diǎn)也可以從《指導(dǎo)意見》的具體要求上得到說明,《指導(dǎo)意見》第十五條規(guī)定,公證人員應(yīng)注意審核下載的內(nèi)容是否與網(wǎng)頁內(nèi)容相符,必要時可以對保全過程進(jìn)行錄像。所以,辦理電子郵件證據(jù)保全公證,公證員必須親自取證。在這里的親自取證,是指由公證員或公證員協(xié)同公證處聘請的專業(yè)技術(shù)人員取證,不能讓公證當(dāng)事人或利害關(guān)系人自行操作計算機(jī)進(jìn)行保全。因?yàn)楣C當(dāng)事人或利害關(guān)系人與需要保全的電子郵件證據(jù)具有法律上的利害關(guān)系,有可能導(dǎo)致證據(jù)證明力受到影響,尤其是電子郵件數(shù)據(jù)易于修改而不容易留下任何痕跡,而且修改可在轉(zhuǎn)瞬之間就可完成。因而,如果公證員不能面面俱到加以監(jiān)督修正,則證據(jù)的客觀狀況難以保證,并進(jìn)而導(dǎo)致證據(jù)的效力問題⑨王藝:《進(jìn)一步加強(qiáng)公證在電子郵件中的作用》,《科教文匯》2007年7月(上旬刊),第143～144頁。。根據(jù)《公證程序規(guī)則》第二條規(guī)定,公證員應(yīng)依據(jù)事實(shí)和法律獨(dú)立辦理公證業(yè)務(wù)。第四條規(guī)定,公證員應(yīng)當(dāng)親自辦理公證事務(wù)。第二十二條規(guī)定,公證人員應(yīng)認(rèn)真收集證據(jù)。當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)誠實(shí)陳述與公證事項(xiàng)有關(guān)的事實(shí),并提供相應(yīng)的材料?？梢?調(diào)查取證的主體的權(quán)責(zé)都在于公證員。綜合上述理由,公證員在辦理電子郵件證據(jù)保全公證時,應(yīng)當(dāng)掌握計算機(jī)相關(guān)知識,由公證人員或公證處聘請的專業(yè)技術(shù)人員操作計算機(jī)進(jìn)行保全證據(jù),不應(yīng)由公證當(dāng)事人操作計算機(jī),以確保公證的證據(jù)的公信力,確保公證的證據(jù)具有優(yōu)勢地位⑩孫力:《保全電子郵件證據(jù)公證的探討》,《中國司法》2005年第2期,第49～52頁。。同時,只有在公證人員操作計算機(jī)進(jìn)行保全證據(jù)的情形下,公證人員才能更加全面仔細(xì)地審核鑒別電子郵件的內(nèi)容以及電子郵件之間的相關(guān)性。

(責(zé)任編輯 趙海鷗)

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