文書(shū)檔案以件歸檔管理措施探討

黃澤珊

摘 要：傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方法由于工作效率低，從而影響著檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)施。在實(shí)踐當(dāng)中，文書(shū)檔案以件歸檔將克服傳統(tǒng)以卷歸檔的弊端，更加符合單位的發(fā)展需求與方向。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；以件歸檔；措施

文書(shū)檔案作為檔案管理的重要組成部分，它記載著單位的所有發(fā)展過(guò)程，在任何有關(guān)單位的事情處理過(guò)程、成果進(jìn)行詳細(xì)記錄。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理人員在不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案的管理策略，以往的以卷歸檔已被淘汰，而以件歸檔開(kāi)啟了文書(shū)檔案的新篇章。

1 文書(shū)檔案以件歸檔的優(yōu)點(diǎn)

（1）跟基本原則更契合，有利于檢索

單位整理文書(shū)檔案的基本原則是：必須遵循文書(shū)的自然形成規(guī)律，確保文件之間的有機(jī)聯(lián)系不被破壞。以件歸檔是客觀標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵循了文書(shū)的自然形成規(guī)律，減少整理過(guò)程中的隨意性。同時(shí)，以件歸檔按照年度、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類(lèi)，并按照時(shí)間及成套性進(jìn)行排列，促使文件之間的有機(jī)聯(lián)系完好無(wú)損。另外，以件歸檔的方法不僅加強(qiáng)了對(duì)單位文書(shū)檔案的整理、歸檔，還加強(qiáng)了對(duì)檔案信息的組織，通過(guò)提示相關(guān)文件、編制專(zhuān)題目錄等方法加強(qiáng)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)文書(shū)檔案信息的檢索更有利。

（2）以件歸檔更簡(jiǎn)便易行，確定性更高

傳統(tǒng)以卷歸檔的文書(shū)檔案整理方法要求檔案人員以個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)進(jìn)行主觀判斷，通常會(huì)使人產(chǎn)生難以掌握標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)力感，導(dǎo)致整理工作繁雜、難度較大。而以件歸檔的方法按照年度、機(jī)構(gòu)及保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，不僅簡(jiǎn)化了文書(shū)檔案的整理程序，還降低了工作難度，促使文書(shū)檔案工作更加簡(jiǎn)便易行。同時(shí)，傳統(tǒng)的整理方法是以檔案人員的主觀判斷為依據(jù)的，于是不同的檔案人員整理就會(huì)出現(xiàn)多種不同的結(jié)果，導(dǎo)致文書(shū)檔案歸類(lèi)交叉，組卷很不合理，在擬寫(xiě)案卷標(biāo)題時(shí)通常會(huì)出現(xiàn)偏差等。而以件歸檔的整理方法使用的是客觀的標(biāo)準(zhǔn)，消除檔案人員的主觀臆斷，即便整理文書(shū)檔案的人員不同，整理的結(jié)果也是一致的，且不需要進(jìn)行案卷標(biāo)題的歸納、擬寫(xiě)，促使單位整理文書(shū)檔案的確定性更高。

（3）便于單位鑒定、開(kāi)放及利用檔案

不管是使用以卷歸檔的傳統(tǒng)整理方法，還是使用以件歸檔的新方法，單位對(duì)于文書(shū)檔案的鑒定單位都是“件”。首先，在文件鑒定方面，如果單位使用傳統(tǒng)的整理方法，當(dāng)不同價(jià)值的文件出現(xiàn)在同一裝訂案卷中時(shí)，就需要拆卷，重新分類(lèi)整理后再裝訂，否則案卷里的一些已經(jīng)超過(guò)保管期限的無(wú)價(jià)值文書(shū)檔案就會(huì)繼續(xù)存在，這樣不僅會(huì)增加單位文件鑒定工作人員的勞動(dòng)量，還無(wú)法取得較好的鑒定效果。以件歸檔的文書(shū)檔案整理方法能很好地克服這一弊端，因?yàn)橐约w檔的方法不需要立卷裝訂，各個(gè)文件之間存在相對(duì)的獨(dú)立性，當(dāng)鑒定單一的文件時(shí)，不會(huì)對(duì)其他文件鑒定造成影響，也不會(huì)出現(xiàn)價(jià)值不同的文件排放在一起的問(wèn)題。其次，在開(kāi)放利用文書(shū)檔案方面，以卷歸檔的方法把數(shù)份文件裝訂成一卷，嚴(yán)重影響了單位對(duì)單件文件的開(kāi)放及利用。以件歸檔的方法促使單位在利用文書(shū)檔案時(shí)針對(duì)性更強(qiáng)，單件文件可以獨(dú)立開(kāi)放，將有效避免文件閱讀范圍的擴(kuò)大。同時(shí)，在單位辦公自動(dòng)化軟件的支持下，單份文件可以充分開(kāi)放，利用率被大大提高。

2 加強(qiáng)文書(shū)檔案以件歸檔管理的策略

（1）提高文書(shū)檔案以件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化程度

當(dāng)單位的文書(shū)檔案被收集、入室之后，文書(shū)檔案人員必須第一時(shí)間按照單位既定的保管期限、歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)完成文書(shū)檔案以件歸檔的整理工作。首先，單位文書(shū)檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)進(jìn)一步明晰，檔案人員在整理時(shí)不僅要重視各個(gè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，還要將存在必然邏輯聯(lián)系的文書(shū)檔案放在一起，防止檔案的價(jià)值被孤立劃分；不僅要鑒定文書(shū)檔案的實(shí)際內(nèi)容，還要研究其作用，避免片面地看待檔案價(jià)值。其次，檔案人員在整理文書(shū)檔案時(shí)，并不是每一份文件材料都需要以件歸檔，而應(yīng)仔細(xì)分析、區(qū)別對(duì)待，掌握好文化檔案以件歸檔的范圍要求，不僅要防止有文必歸及重份文件現(xiàn)象的出現(xiàn)，還要避免發(fā)生有檔不歸的現(xiàn)象，確保在單位歸檔范圍內(nèi)的、有價(jià)值的每一份文書(shū)檔案都以件歸檔。例如，單位重要的文書(shū)檔案底稿應(yīng)包括其歷次修改稿，并將這些修改稿視作重要文件一起歸檔。不在單位歸檔范圍內(nèi)的文書(shū)檔案可由相應(yīng)部門(mén)自行保管一定的期限，之后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。例如，單位各部門(mén)辦公室經(jīng)辦的介紹信、出門(mén)條及去倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用物品時(shí)產(chǎn)生的領(lǐng)料單等文書(shū)檔案就不在單位的歸檔范圍里，不需要以件歸檔。因此，檔案人員在以件歸檔整理單位的文書(shū)檔案時(shí)應(yīng)充分掌握標(biāo)準(zhǔn)化程度，以提高單位文書(shū)檔案管理水平。

（2）提高單位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

雖然以件歸檔的方法大大簡(jiǎn)化了單位檔案人員的文書(shū)檔案整理工作，但以件歸檔并不是隨意整理或取消整理，而應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序進(jìn)行整理，減少出錯(cuò)，甚至可以避免出錯(cuò)，以使歸檔文件有序。造成單位文書(shū)檔案以件歸檔出錯(cuò)的主要原因是檔案人員自身：其一，客觀原因。單位每一年都會(huì)招聘一些新的檔案人員，他們不熟悉檔案業(yè)務(wù)，對(duì)以件歸檔整理方法的掌握不夠。其二，主觀原因。單位一部分檔案人員受到傳統(tǒng)觀念的影響，很難接受以件歸檔的新理念、新方法等。因此，單位文書(shū)檔案人員應(yīng)努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保以件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

首先，單位新進(jìn)的檔案人員要盡快進(jìn)入崗位角色。其一，新進(jìn)人員在思想上應(yīng)正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作，認(rèn)真對(duì)待以件歸檔，認(rèn)識(shí)到以件歸檔是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的文化檔案管理工作。單位的文書(shū)檔案工作是重點(diǎn)，怎么收集文書(shū)檔案、怎么以件歸檔等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新進(jìn)人員應(yīng)主動(dòng)參與各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，不僅要掌握整理單位文書(shū)檔案必要的理論知識(shí)，還要重點(diǎn)掌握單位文書(shū)檔案的操作性、應(yīng)用性等知識(shí)，如以件歸檔應(yīng)如何進(jìn)行、整理步驟是怎樣的等，確保將單位以件歸檔整理文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)吃透，以便在實(shí)踐工作中熟練運(yùn)用。其次，在單位從事較長(zhǎng)時(shí)間檔案工作的人員也應(yīng)及時(shí)更新知識(shí)，自覺(jué)執(zhí)行新的以件歸檔標(biāo)準(zhǔn)。這部分檔案人員是單位文書(shū)檔案戰(zhàn)線上的中堅(jiān)力量，他們更應(yīng)緊跟檔案工作的發(fā)展步伐，主動(dòng)接受繼續(xù)教育，不斷更新自身業(yè)務(wù)知識(shí)體系，熟悉并嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家新出臺(tái)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，不能一味固守傳統(tǒng)的以卷歸檔理念、做法。在以件歸檔過(guò)程中，檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)收集文書(shū)檔案、材料，并嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在提高自身業(yè)務(wù)水平的同時(shí)避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案工作的責(zé)任心。

3 結(jié)語(yǔ)

以件歸檔的方法確實(shí)為單位檔案人員帶來(lái)方便，但它同時(shí)也對(duì)檔案人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要充分認(rèn)識(shí)到以件歸檔的優(yōu)勢(shì)，還要重視提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷改進(jìn)文書(shū)檔案工作，確保單位文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，從而為單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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