ERP環(huán)境下企業(yè)財務管理的常見風險及應對措施

摘要：市場經(jīng)濟背景下，企業(yè)財務管理中遭遇風險在所難免，即使采取ERP系統(tǒng)軟件的幫助，同樣會遇到這樣那樣的問題，尤其在管理理念、軟件選型、技術(shù)人員、內(nèi)部控制等方面。風險控制即人們識別、分析、監(jiān)控、解決風險的過程，現(xiàn)代企業(yè)應積極尋求規(guī)避風險的方法，以有效規(guī)避并應對ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)財務管理中出現(xiàn)的風險。

關鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)財務管理；風險；對策

一、ERP環(huán)境下企業(yè)財務管理中的常見風險

1.管理理念風險

雖然ERP管理信息系統(tǒng)基于先進的管理理念，但它的引進和運用必須結(jié)合我國國情和企業(yè)具體特點，從現(xiàn)階段我國企業(yè)讓處于構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)制度過渡時期的客觀現(xiàn)實，完全依賴于ERP系統(tǒng)，并對企業(yè)管理基礎、信息化程度不管不顧的做法是不科學、不可取的，特別是當前我國企業(yè)管理水平、管理方法仍與國際上成熟的管理模型差距較大，單純依靠ERP軟件提倡的新思想或新概念難以真正改變企業(yè)經(jīng)營管理落后局面。再加上ERP管理系統(tǒng)提及的信息源不僅來自企業(yè)內(nèi)部，還來源于企業(yè)上下游的外部信息，則ERP系統(tǒng)實施過程中，企業(yè)領導者管理思想的錯位將帶來兩大風險，一則領導層在ERP項目中放棄應有的領導權(quán)，致使其深陷被動的從屬地位，二則經(jīng)營管理者僅僅把ERP項目定位為一般性計算機項目。前者會造成企業(yè)難以充分發(fā)揮領導、組織、調(diào)度、指揮作用，后者則會給企業(yè)產(chǎn)生誤導，使得企業(yè)無法站在宏觀、競爭、戰(zhàn)略的高度，把握ERP項目實踐中的機遇，出現(xiàn)的問題也較難及時解決。

2.軟件選型風險

購買國產(chǎn)軟件抑或選擇國外進口軟件，對任何一家選購ERP系統(tǒng)軟件的企業(yè)來講，這都是一個麻煩的問題。從現(xiàn)在市面上ERP軟件種類看，即使系統(tǒng)相同，其內(nèi)容、針對的問題都會因?qū)嶋H情況而不同。特別是國內(nèi)軟件企業(yè)研發(fā)的ERP系統(tǒng)，由于其在功能性、專業(yè)性方面尚不完善，企業(yè)組織管理很難完全對此種軟件系統(tǒng)產(chǎn)生信任和認同，即使ERP系統(tǒng)在企業(yè)計算管理功能上做得較為出色，其在組織管理功能上也極易顯得不足，比如一些國產(chǎn)ERP軟件系統(tǒng)的財務管理、財務會計功能未能融為一體，且獨立的功能和國外軟件差距甚大。此外，模塊安裝順序問題也是ERP系統(tǒng)選型時常見的難題，其主要在于ERP系統(tǒng)包含了銷售管理、庫存管理、采購管理、生產(chǎn)管理、財務管理、設備管理、人力資源管理等多個子系統(tǒng)，在軟件使用過程中，無論哪個子系統(tǒng)出現(xiàn)問題，企業(yè)都無法正常地、良性地向前發(fā)展，如果子系統(tǒng)之間不能按照合理的順序工作，則企業(yè)業(yè)務流程更易陷入混亂狀態(tài)，企業(yè)正常工作也隨之難以保證。

3.內(nèi)部控制風險

ERP系統(tǒng)軟件以流程式管理思想為基礎，其在技術(shù)上強調(diào)軟件功能集成性及數(shù)據(jù)一致性，這意味著ERP系統(tǒng)既能促進企業(yè)不斷提升管理效率，同時也會增加企業(yè)運營管理的不確定性。針對傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)中客戶端／服務器的結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代企業(yè)極易由于此種分布式技術(shù)架構(gòu)的存在，而遭遇更多有意或無意的系統(tǒng)攻擊風險，則／服務器結(jié)構(gòu)系統(tǒng)應支持異地登錄和訪問權(quán)限。如此一來，ERP系統(tǒng)又改變了企業(yè)內(nèi)部員工的職權(quán)，在這一角色轉(zhuǎn)變和適應中，員工對新的系統(tǒng)所具備的特點需要一段時間的消化和理解，但ERP系統(tǒng)只對數(shù)據(jù)捕捉進行一次性完成，而不會長期等待，導致企業(yè)相關管理部門在信息質(zhì)量控制難度上增加，管理人員所獲取信息也會出現(xiàn)偏頗，企業(yè)內(nèi)部控制無法保障效果，企業(yè)業(yè)務決策自然難以實現(xiàn)科學化。

4.技術(shù)人員風險

現(xiàn)代企業(yè)以人為本，包括企業(yè)外部軟件供應商及內(nèi)部系統(tǒng)操作人員在內(nèi)的系統(tǒng)實施技術(shù)人員，都是現(xiàn)代企業(yè)在運用ERP系統(tǒng)中所必須同時給與充分重視的人員。如果不能深入了解ERP系統(tǒng)功能、系統(tǒng)操作人員不具備相應的實施經(jīng)驗、供應商不熟悉企業(yè)業(yè)務流程，而單純依賴企業(yè)內(nèi)部技術(shù)人員，或者完全依靠系統(tǒng)供應商，這都會對企業(yè)經(jīng)營管理帶來極大的負面影響。但當前多數(shù)財務管理人員對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與信息都持被動使用狀態(tài)，系統(tǒng)設計、建立及維護過程也都主要倚重計算機人員，這使得財務監(jiān)控系統(tǒng)在其功能擴展及維護中，缺乏相關計算機專業(yè)人員的有效介入，現(xiàn)有財務管理人員很難熟練操作網(wǎng)絡財務系統(tǒng)，進而不會把ERP當做支持企業(yè)財務決策、財務控制、戰(zhàn)略管理的系統(tǒng)。與之相對的是，企業(yè)內(nèi)部信息技術(shù)人員往往只依照既定的需求，對ERP系統(tǒng)進行設計、建立和維護，對不斷變化的動態(tài)及財務管理則投入較少的關注和服務，有些信息化程度相對較高的企業(yè)也只是由計算機人員具體實施系統(tǒng)開發(fā)、擴展、維護工作。總體來講，財務管理人員不參與ERP系統(tǒng)的擴展與維護，ERP系統(tǒng)將注定難以發(fā)揮財務控制與支持管理決策的功能，企業(yè)也將隨之遭遇技術(shù)人員風險。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)風險控制的主要措施

1.革新企業(yè)管理

在運用ERP系統(tǒng)過程中，管理者往往對其基本思想、根本含義無法深入理解，且不考慮本行業(yè)、企業(yè)以及我國國情，而盲目照搬其他企業(yè)模式，這是ERP項目實施不成功的主要原因?，F(xiàn)代企業(yè)使用ERP系統(tǒng)，須首先觸及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營一線，在切實調(diào)查研究基礎上，實事求是、更新觀念，將ERP系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部一把手工程開展業(yè)務活動，比如成立ERP系統(tǒng)工程建設項目領導小組，由企業(yè)主要管理者任組長，具體業(yè)務由專門的組員負責。同時還要利用最新的信息技術(shù)成果，合理規(guī)劃、籌劃、整合企業(yè)內(nèi)部人、財、物等方面信息，比如網(wǎng)絡技術(shù)決策、經(jīng)營業(yè)績審核、網(wǎng)上支付風險評估，風險管理及安全控制程序決策等，合理控制實施中的風險，加強風險管理，進一步完善風險控制措施。

2.重視ERP系統(tǒng)軟件選型

市面上ERP系統(tǒng)種類繁多，不同的軟硬件供應商、科研研所、軟件開發(fā)單位等在技術(shù)上依托于不同單位，如何選取良好的依托單位，并與之構(gòu)建長期戰(zhàn)略合作關系，這是現(xiàn)代企業(yè)在獲取ERP系統(tǒng)軟件外部條件時應著重考慮的問題。實施ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)必須認真調(diào)查研究，對合作方專業(yè)技術(shù)實力、產(chǎn)品性能價值比、合作意向、技術(shù)支持服務能力等方面，進行最詳盡的了解，以選取最適合的合作單位。

3.變革再造業(yè)務流程

企業(yè)業(yè)務流程應隨著ERP系統(tǒng)實施需求的轉(zhuǎn)變而發(fā)生變化，并且還要和ERP系統(tǒng)具體的實施工作保持緊密聯(lián)系，對于當前國際上ERP標準應用軟件所凝聚的先進化管理思想和最優(yōu)經(jīng)驗，企業(yè)可參考一套行之有效的推進企業(yè)流程再造的方法。其具體表現(xiàn)在：據(jù)企業(yè)所處競爭環(huán)境及其原有流程特點，對流程重組的必要性和可靠性加以分析，同時選定必須變革的關鍵業(yè)務及需要重組的關鍵流程，適時進行流程重組，做好ERP系統(tǒng)實施前的宣傳準備工作，合理化編制重組計劃和目標；對現(xiàn)有運作系統(tǒng)業(yè)務流程了解前提下，發(fā)現(xiàn)其優(yōu)缺點，改進缺點，分析研究流程間信息和數(shù)據(jù)交流情況；設計新的業(yè)務流程，選定能支持新流程的平臺；流程重組；評估新流程成效及ERP系統(tǒng)應用效果等。

4.培養(yǎng)復合型人才

對會計人員提出更高要求，比如一定的計算機操作能力，促進財會人員在日后工作中能夠適應收集和整理會計與財務資料的工作，具備財務管理流程化的管理能力，掌握會計核算原理和ERP系統(tǒng)整合知識。在實施ERP系統(tǒng)中，應營造學習型企業(yè)氛圍，自企業(yè)管理者到普通員工，都應在日常崗位工作中堅持學習和后續(xù)培訓，重點要培訓ERP理論、ERP系統(tǒng)軟件使用、計算機網(wǎng)絡技術(shù)等內(nèi)容，使會計人員能從傳統(tǒng)繁雜的記賬、算賬、報賬中得以解放，并提高其在經(jīng)濟管理、企業(yè)決策方面的重要性，重視會計人員在分析價值、提供咨詢方面的作用。

5.構(gòu)建內(nèi)控制度

ERP系統(tǒng)實施優(yōu)點在于將企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)一化，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)共享和在線管理，這決定了該系統(tǒng)運行操作中應強化數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié)的控制管理。輸入正確、可靠的數(shù)據(jù)，確保ERP數(shù)據(jù)準確，這需要保證輸入的數(shù)據(jù)有對應的授權(quán)，經(jīng)相關部門及人員審查后方可通過；數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)存儲要相互隔離，數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復功能使用合理化；任何一項數(shù)據(jù)的輸出都要先通過核對，確保數(shù)據(jù)經(jīng)處理后沒發(fā)生丟失、重復現(xiàn)象，人工和機器同時審核輸出的數(shù)據(jù)，輸出的磁性介質(zhì)資料及打印資料須經(jīng)主管人員審批，且由專人保管，并對日期、名稱、份數(shù)、送達部門等信息進行登記。使ERP環(huán)境下的各種數(shù)據(jù)信息和資料都得到很好的掌握，以最優(yōu)的措施，建立健全內(nèi)部控制制度。

三、結(jié)語

作為—個面向供應鏈管理的管理信息系統(tǒng)集成，ERP系統(tǒng)在規(guī)劃管理企業(yè)多種資源方而扮演著信息系統(tǒng)及操作平臺的雙重角色，其立足于財務管理，借助于計算機和網(wǎng)絡通信的最新技術(shù)，將企業(yè)物流、信息流、資金流成功集合為一體，促進企業(yè)人財物和產(chǎn)供銷等資源的合理調(diào)配與平衡，使企業(yè)內(nèi)部達到數(shù)據(jù)來源唯一、實時共享、多路徑查詢的狀態(tài)，為現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化，以及企業(yè)決策、計劃、控制、經(jīng)營等環(huán)節(jié)帶來各種系統(tǒng)化服務和全面性變化。

ERP系統(tǒng)的實施，在提高企業(yè)核心競爭力、提升企業(yè)管理水平及經(jīng)濟效益的同時，也使現(xiàn)代企業(yè)面臨著更多不確定性，從國內(nèi)引入ERP系統(tǒng)以來的經(jīng)驗分析，ERP環(huán)境下企業(yè)遇到了內(nèi)外兩個方面的風險，外部風險如軟件公司作為企業(yè)合作方存在不確定性導致的風險，內(nèi)部風險如企業(yè)管理模式、管理水平、人員態(tài)度、信息化基礎等因素造成的風險等。因此，身處ERP環(huán)境下的現(xiàn)代企業(yè)應該立足于自身特點，結(jié)合我國國情，借鑒國際上先進的管理理念和方法，投入更多的人力、物力、財力在企業(yè)ERP系統(tǒng)建設中，著重企業(yè)風險的應對、控制和規(guī)避，提高現(xiàn)代企業(yè)財務管理水平和社會及經(jīng)濟效益。