小議會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中的記賬憑證修改

摘要：記賬憑證是賬務(wù)處理系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源點(diǎn)，記賬憑證的錯(cuò)誤必然影響系統(tǒng)核算的結(jié)果。多數(shù)會(huì)計(jì)軟件提供了修改記賬憑證的強(qiáng)大功能，在會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中。應(yīng)分主次、有選擇地介紹這些功能，使學(xué)生正確掌握“無(wú)痕跡”修改和“有痕跡”修改的方法，慎用“反記賬、反結(jié)賬”功能。

關(guān)鍵詞：記賬憑證；會(huì)計(jì)電算化；無(wú)痕跡修改；有痕跡修改

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在電算化方式下，是賬務(wù)處理系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源點(diǎn)。記賬憑證的錯(cuò)誤必然影響系統(tǒng)核算的結(jié)果，比如會(huì)直接導(dǎo)致賬簿錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)報(bào)表出錯(cuò)。因此必須保證記賬憑證的輸入要準(zhǔn)確完整。盡管在輸入記賬憑證時(shí)，賬務(wù)處理系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的措施，但錯(cuò)誤是難免的，為此，系統(tǒng)必須具備對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改的功能。記賬憑證修改這部分內(nèi)容比較靈活，是會(huì)計(jì)電算化教學(xué)的重點(diǎn)之一。如無(wú)特殊說(shuō)明，本文所述憑證均指記賬憑證。

目前，許多財(cái)務(wù)軟件都具有“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，這三項(xiàng)功能的使用實(shí)現(xiàn)了錯(cuò)誤記賬憑證的“無(wú)痕跡”修改。所謂“無(wú)痕跡”，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。以用友總賬系統(tǒng)(賬務(wù)系統(tǒng))U8.50為例，對(duì)不同類型的錯(cuò)誤憑證一般可采用以下方法進(jìn)行修改。

第一種情況是已輸入憑證，但尚未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^(guò)時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。這種情況下可由制單人員利用憑證編輯功能直接在“填制憑證”窗口對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改并保存。

第二種情況是已輸入憑證并已審核，但尚未記賬時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。這種情況下不能直接在記賬憑證上進(jìn)行修改，首先應(yīng)由審核人員在“總賬系統(tǒng)”／“憑證”／“審核憑證”窗口中，單擊“取消”按鈕取消審核，然后由制單人員進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“填制憑證”窗口中，調(diào)出該張錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改并保存退出；最后由審核人員再次進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“憑證”／“審核憑證”窗口中，重新對(duì)該張已修改過(guò)的憑證進(jìn)行“審核”操作。

第三種情況是發(fā)現(xiàn)已記賬但未結(jié)賬的憑證有錯(cuò)。對(duì)于此情況，欲實(shí)現(xiàn)無(wú)痕跡修改，可利用系統(tǒng)的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“期末”／“對(duì)賬”菜單項(xiàng)，打開“對(duì)賬”操作窗口，此時(shí)按下快捷鍵“Ctrl+H”鍵，即可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能。然后退出“對(duì)賬”窗口；單擊“憑證”／“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單項(xiàng)(此功能平時(shí)不顯示，待退出“總賬系統(tǒng)”后將隱蔽而不顯示出來(lái))，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”操作窗口，在“恢復(fù)方式”中選擇“月初狀態(tài)”項(xiàng)，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將恢復(fù)為記賬前狀態(tài)-最后，按照上述第二種情況的方法，取消審核，調(diào)出錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改并保存，再進(jìn)行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。

第四種情況是結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)憑證有錯(cuò)。對(duì)于這種情況，欲實(shí)現(xiàn)無(wú)痕跡修改，可通過(guò)系統(tǒng)提供的。反結(jié)賬、反記賬、反審核”功能，即取消“結(jié)賬”、“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，在“結(jié)賬”向?qū)У倪x擇月份窗口中，首先單擊要取消結(jié)賬的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)口令”窗口，讓擁有結(jié)轉(zhuǎn)權(quán)限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。最后按上述第三種情況的方法，進(jìn)行反記賬、反審核，調(diào)出錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改并保存，再進(jìn)行“審核憑證”、“記賬”和“結(jié)賬”功能的操作。

雖然會(huì)計(jì)軟件所提供的“反結(jié)賬、反記賬、反審核”功能為修改記賬憑證提供了很大方便，并且實(shí)現(xiàn)了無(wú)痕跡修改，但是筆者認(rèn)為，在會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中，“反記賬、反結(jié)賬”功能不應(yīng)做為記賬憑證修改的主要方法來(lái)進(jìn)行講解。其原因有以下幾點(diǎn)：

1.與現(xiàn)行會(huì)計(jì)(會(huì)計(jì)電算化)法規(guī)相違背

《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十六條規(guī)定會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證進(jìn)行修改的功能；第十七條規(guī)定會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過(guò)后即不能再提供對(duì)機(jī)內(nèi)憑證的修改。會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對(duì)審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限控制，第十八條規(guī)定發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用“一”號(hào)或者其它標(biāo)記表示。由此可見(jiàn)，上述四種修改方法中只有第一種是完全合法的。

2.“反記賬、反結(jié)賬”為做假賬、提供虛假會(huì)計(jì)信息等經(jīng)濟(jì)違法犯罪行為提供了技術(shù)支持

由于“反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得會(huì)計(jì)電算化人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會(huì)計(jì)報(bào)表變得輕而易舉，為他們利用電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作弊提供了極為方便的手段。由于實(shí)現(xiàn)了無(wú)痕跡修改，大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件對(duì)更改的會(huì)計(jì)事項(xiàng)沒(méi)有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，這樣就給會(huì)計(jì)、審計(jì)監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度。

3.“反記賬、反結(jié)賬”可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，賬務(wù)混亂

在使用“反記賬、反結(jié)賬”功能時(shí)，由于會(huì)計(jì)電算化人員業(yè)務(wù)水平及對(duì)軟件功能理解的偏差，特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時(shí)，不同年份會(huì)計(jì)科目體系可能發(fā)生了變化，如果操作有誤，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、財(cái)務(wù)混亂，甚至導(dǎo)致整個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。

4.從財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)者的角度而言，開發(fā)“反記賬、反結(jié)賬”功能的目的并非用于記賬憑證的修改

例如，在用友U8.50的總賬系統(tǒng)幫助中明確指出，在實(shí)際記賬過(guò)程中出現(xiàn)以下情況的，需要“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”：

(1)記賬過(guò)程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后您再重新記賬。

(2)在記賬過(guò)程中，不得中斷退出。

(3)在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。

(4)所選范圍內(nèi)的憑證如有不平衡憑證，系統(tǒng)將列出錯(cuò)誤憑證，并重選記賬范圍。

由此可見(jiàn)，反記賬功能主要是用于意外情況發(fā)生而導(dǎo)致無(wú)法正常完成全部記賬過(guò)程時(shí)使用的，并不是用于日常工作中修改錯(cuò)誤記賬憑證的。并且只有賬套主管才具有反記賬、反結(jié)賬的權(quán)限，一般制單、審核人員無(wú)此權(quán)限，不能隨意用其修改記賬憑證。

通過(guò)以上分析，第二種情況下錯(cuò)誤憑證進(jìn)行無(wú)痕跡修改，雖然不完全符合相關(guān)法規(guī)的具體規(guī)定，但從數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)角度看，“取消審核”完全是在一個(gè)憑證數(shù)據(jù)庫(kù)中操作，即將庫(kù)中“審核”字段的值清空，再對(duì)該庫(kù)其他相關(guān)字段的值進(jìn)行修改。這和“反記賬、反結(jié)賬”操作有本質(zhì)區(qū)別，“反記賬、反結(jié)賬”操作往往涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，在這個(gè)過(guò)程中容易導(dǎo)致賬務(wù)數(shù)據(jù)的混亂或系統(tǒng)的崩潰。所以筆者認(rèn)為，在會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中，前述第二種情況下錯(cuò)誤憑證采用無(wú)痕跡修改方式方法是可行的，而第三、四種情況下錯(cuò)誤憑證不能利用賬務(wù)系統(tǒng)提供的“反記賬、反結(jié)賬”功能，而應(yīng)采用有痕跡修改的方法。

基于以上原因，筆者認(rèn)為在會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中應(yīng)采取以下方式進(jìn)行記賬憑證修改的講解。

首先啟發(fā)學(xué)生總結(jié)上機(jī)過(guò)程中都是在哪些環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，指導(dǎo)其按照發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤的環(huán)節(jié)分類，具體可分為以下幾種類型：

(1)已輸入憑證，但尚未審核時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

(2)已輸入憑證并已審核，但尚未記賬時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

(3)記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤。

然后針對(duì)不同的錯(cuò)誤類型詳細(xì)講解憑證修改的方法。對(duì)前兩種類型的錯(cuò)誤，應(yīng)采用“無(wú)痕跡”的修改方法，前文已詳細(xì)敘述。對(duì)第三種類型的錯(cuò)誤憑證，不論其是否“結(jié)賬”均應(yīng)采用“有痕跡”的方法進(jìn)行修改?！坝泻圹E”修改是指留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，通過(guò)保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改的痕跡。

具體可采用紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法。

①發(fā)現(xiàn)已記賬憑證的會(huì)計(jì)科目名稱寫錯(cuò)或應(yīng)借、應(yīng)貸方向記錯(cuò)或所記載的金額大于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際金額，需采用紅字沖銷法。首先增加一張與錯(cuò)誤憑證完全相同的“紅字”憑證將其全額沖銷，再編制一張正確的“藍(lán)字”憑證。如：用友總賬系統(tǒng)在“填制憑證”操作窗口中，單擊“制單”／“沖銷憑證”命令，系統(tǒng)打開“沖銷憑證”操作窗口，輸入相關(guān)信息，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)制作一張紅字沖銷憑證l再填制一張正確的記賬憑證。其次由審核人員進(jìn)行“審核憑證”操作；然后由記賬人員進(jìn)行“記賬”操作，才能達(dá)到對(duì)該張錯(cuò)誤憑證進(jìn)行沖銷和更正。

②發(fā)現(xiàn)已記賬憑證的會(huì)計(jì)科目、應(yīng)借、應(yīng)貸方向沒(méi)有錯(cuò)誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額，可采用補(bǔ)充登記法，即按照少記的金額，填寫一張與原記賬憑證會(huì)計(jì)科目、應(yīng)借、應(yīng)貸方向完全相同的記賬憑證。然后由審核人員進(jìn)行“審核憑證”操作，由記賬人員進(jìn)行“記賬”操作。

③可以啟發(fā)學(xué)生比較手工方式與電算化方式下對(duì)憑證修改和錯(cuò)賬更正的不同處理，做好基礎(chǔ)會(huì)計(jì)與會(huì)計(jì)電算化兩門課程的銜接。使學(xué)生理解憑證修改和錯(cuò)賬更正實(shí)質(zhì)上是兩種會(huì)計(jì)處理方式從不同起點(diǎn)入手要解決的同一問(wèn)題，即保證會(huì)計(jì)賬簿能夠準(zhǔn)確、完整、連續(xù)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。手工方式下強(qiáng)調(diào)錯(cuò)賬更正，發(fā)現(xiàn)賬簿錯(cuò)誤，追溯錯(cuò)誤原因，錯(cuò)賬的主要原因是由錯(cuò)誤記賬憑證引起的，這就轉(zhuǎn)化為憑證修改的問(wèn)題，電算化方式下強(qiáng)調(diào)憑證修改，因?yàn)橛涃~憑證是賬務(wù)處理系統(tǒng)的惟一數(shù)據(jù)源點(diǎn)，錯(cuò)誤的記賬憑證必然導(dǎo)致賬簿的錯(cuò)誤，憑證修改必然涉及到錯(cuò)賬更正?！坝泻圹E”修改方法實(shí)際上就是《基礎(chǔ)會(huì)計(jì)》中學(xué)過(guò)的“紅字沖銷法”和“補(bǔ)充登記法”在電算化方式下的具體應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上簡(jiǎn)單介紹會(huì)計(jì)軟件的“反記賬、反結(jié)賬”功能，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能的了解，同時(shí)要讓學(xué)生理解“反記賬、反結(jié)賬”功能不能做為憑證修改的主要方法。

綜上所述，多數(shù)會(huì)計(jì)軟件提供了修改記賬憑證的強(qiáng)大功能，為會(huì)計(jì)工作提供了極大的方便，但是在教學(xué)過(guò)程中，對(duì)這些功能要分主次、有選擇地介紹給學(xué)生，使之能夠正確使用“無(wú)痕跡”修改和“有痕跡”修改的方法，慎用“反記賬、反結(jié)賬”功能。