淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理職能的實(shí)施

摘要：本文作者主要觀點(diǎn)是從會(huì)計(jì)電算化環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)職能的影響入手，提出了會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理職能定位與實(shí)施要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理職能；實(shí)施

會(huì)計(jì)電算化是指將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理工作中的現(xiàn)代化管理模式。具體地說(shuō)，就是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬，應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，由電子計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印、輸出會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的過(guò)程。會(huì)計(jì)電算化與會(huì)計(jì)檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系，一方面，會(huì)計(jì)電算化工作拓寬了會(huì)計(jì)檔案的職能范圍、提高了會(huì)計(jì)檔案管理的效率，另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理也對(duì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作提出了新要求，并為會(huì)計(jì)控制提供了重要的理論依據(jù)。

一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)職能的影響

會(huì)計(jì)工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展起來(lái)的一種實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)職能的手段，是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會(huì)計(jì)工作的結(jié)果。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，一方面，會(huì)計(jì)人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高。傳統(tǒng)的人工記賬時(shí)期，會(huì)計(jì)工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，其中大量重復(fù)的勞動(dòng)是填制憑證、登記各種賬簿與編制會(huì)計(jì)報(bào)表；在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)核算的過(guò)程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機(jī)交互方式外，人工記賬時(shí)代大量重復(fù)進(jìn)行的登記賬簿與編制報(bào)表工作主要由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，會(huì)計(jì)人員所進(jìn)行的主要是審核與監(jiān)督工作。另一方面，會(huì)計(jì)職能作用形式產(chǎn)生了變化，會(huì)計(jì)職能的重心由人工記賬時(shí)期的會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)向會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)監(jiān)督。由于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的預(yù)算控制不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的“時(shí)時(shí)監(jiān)控”，而且還可以打破時(shí)間的跨度，完成對(duì)歷史會(huì)計(jì)信息的處理與未來(lái)信息的分析等工作，較好地協(xié)助會(huì)計(jì)人員進(jìn)行事前預(yù)測(cè)、事中控制與事后考核等對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過(guò)程的控制工作，從而大大地拓寬了會(huì)計(jì)監(jiān)督職能的空間。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案職能的定位

會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作的結(jié)果(會(huì)計(jì)檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴性與數(shù)據(jù)易改性等特點(diǎn)，會(huì)計(jì)電算化雖然有助于簡(jiǎn)化核算過(guò)程與拓寬會(huì)計(jì)監(jiān)督的職能，但在會(huì)計(jì)工作質(zhì)量控制與會(huì)計(jì)信息安全利用等方面存在較多的問(wèn)題，給會(huì)計(jì)工作提出了新的任務(wù)與要求。要解決這一問(wèn)題，使會(huì)計(jì)職能適應(yīng)會(huì)計(jì)環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求，就應(yīng)從調(diào)整會(huì)計(jì)職能人手，將會(huì)計(jì)職能的行使設(shè)置為兩個(gè)層次，一是由前臺(tái)工作人員行使對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核算與監(jiān)督職能，完成對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理工作，二是由后臺(tái)工作人員行使對(duì)會(huì)計(jì)工作的再監(jiān)督職能，完成對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量控制與信息利用工作。會(huì)計(jì)檔案作為記錄會(huì)計(jì)工作過(guò)程與反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況的證據(jù)，既是聯(lián)系會(huì)計(jì)工作前臺(tái)與后臺(tái)的紐帶，也是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)質(zhì)量控制與會(huì)計(jì)信息利用的主要途徑。因此，同傳統(tǒng)手工記賬時(shí)代的檔案管理職能相比較，會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能。

1.會(huì)計(jì)質(zhì)量控制關(guān)口的職能

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)質(zhì)量控制的重點(diǎn)是建立一種內(nèi)部制約機(jī)制，及時(shí)預(yù)防“差錯(cuò)”與“舞弊”行為的發(fā)生，會(huì)計(jì)檔案管理的主要職責(zé)是要留下包括“差錯(cuò)”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄與會(huì)計(jì)工作痕跡，并通過(guò)相應(yīng)的事后監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并中止上述行為。因此，在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理首要職能是實(shí)現(xiàn)檔案歸集關(guān)口的前移，確保會(huì)計(jì)檔案資料的真實(shí)性，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)工作的本來(lái)面貌；其次，要將內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度與實(shí)施結(jié)果納入檔案管理的范疇，把事后監(jiān)督信息定期反饋到會(huì)計(jì)工作前臺(tái)，同時(shí)真實(shí)記錄信息反饋與信息處理的過(guò)程。

2.會(huì)計(jì)信息利用窗口的職能

由于計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)文件是動(dòng)態(tài)的，時(shí)刻都在發(fā)生變化，因此，會(huì)計(jì)檔案利用的首要任務(wù)是要根據(jù)會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)，在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并定期將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有檔案要素復(fù)制到磁介質(zhì)上，與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎(chǔ)。其次，要運(yùn)用相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析方法，根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分類，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行加工整理，并通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的編研，以財(cái)務(wù)年鑒等方式形成有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息，防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會(huì)計(jì)信息丟失。

三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案職能的實(shí)施

要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)職能，必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手，才能確保會(huì)計(jì)檔案職能的實(shí)施。

1.更新檔案管理理念

首先，要克服傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中的一些錯(cuò)誤觀念，糾正會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中的一些錯(cuò)誤做法。比如：重憑證、賬簿管理，輕輔證材料管理；重紙質(zhì)實(shí)物檔案管理，輕磁性介質(zhì)檔案管理，重檔案移交后續(xù)管理，輕前臺(tái)會(huì)計(jì)工作的檔案管理，重一般檔案的統(tǒng)一管理，輕專門檔案的專門管理。其次，要將先進(jìn)的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應(yīng)用于會(huì)計(jì)檔案的管理實(shí)踐，樹(shù)立會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)效性意識(shí)、完整性意識(shí)、過(guò)程控制意識(shí)、質(zhì)量保證意識(shí)、妥善保管意識(shí)與有效利用意識(shí)。

2.完善檔案管理制度

會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)從嚴(yán)密、有序與規(guī)范的要求出發(fā)，充分重視制度建設(shè)，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》與會(huì)計(jì)電算化環(huán)境檔案管理的要求，積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化與現(xiàn)代化工作。要建立會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)前的審查制度，加強(qiáng)前臺(tái)會(huì)計(jì)工作的會(huì)計(jì)檔案管理，確保入庫(kù)會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量；要建立會(huì)計(jì)檔案查詢、對(duì)外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，要加強(qiáng)對(duì)有保存價(jià)值與利用價(jià)值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的管理，防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效，確保會(huì)計(jì)檔案的完整。

3.強(qiáng)化檔案管理手段

隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了許多新型的檔案載體，新型載體與傳統(tǒng)檔案載體在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求。以新型檔案載體為對(duì)象的會(huì)計(jì)檔案，將是電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的重要形式，它不僅要求有效地保護(hù)檔案載體，還要確保檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性，這就給會(huì)計(jì)檔案的管理手段與管理環(huán)境提出了更高的要求。會(huì)計(jì)檔案管理部門只有將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段與技術(shù)成果引入檔案管理實(shí)踐中，才能滿足新型檔案載體管理的要求。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)

由于會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點(diǎn)，不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而應(yīng)該按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理。要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用各種管理軟件。而現(xiàn)在大部分檔案管理人員只具備會(huì)計(jì)或檔案管理單方面的知識(shí)，難以勝任現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理工作的需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批既掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)和技能、了解檔案管理知識(shí)，又精通會(huì)計(jì)工作業(yè)務(wù)，專門從事會(huì)計(jì)檔案管理的工作人員，才能適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案管理的要求，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。