用Excel實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化管理

中圖分類號(hào) F2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1673-9671-(2009)111-0112-01

從微軟的Excel問(wèn)世以來(lái)，至今已有將近20年的歷史了。電子數(shù)據(jù)表模型已經(jīng)成為企業(yè)界中管理專業(yè)人士運(yùn)用其管理知識(shí)的主要工具。利用Excel給財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、決策、控制、計(jì)劃及分析等財(cái)務(wù)管理的工作提供基礎(chǔ)，促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理的信息化和科學(xué)化。

1什么是財(cái)務(wù)信息化管理

財(cái)務(wù)管理信息化是近年建立在大財(cái)務(wù)觀的基礎(chǔ)上的一個(gè)新提法。指企業(yè)以業(yè)務(wù)流程重組為基礎(chǔ)，在一定的深度和廣度上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，控制和集成化管理企業(yè)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中的所有信息，提供經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)、決策、控制和分析手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部財(cái)務(wù)管理信息的共享和有效利用。以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。它有比會(huì)計(jì)電算化和會(huì)計(jì)信息化更廣闊的范圍，將會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)工作均統(tǒng)一規(guī)劃。

2企業(yè)財(cái)務(wù)信息化選型的遇到的問(wèn)題

企業(yè)應(yīng)該如何選擇一款適合自己的財(cái)務(wù)軟件是企業(yè)的老板們常常思考的問(wèn)題，目前企業(yè)財(cái)務(wù)信息化選型的遇到的問(wèn)題如下:

(1)財(cái)務(wù)軟件多的眼花繚亂，哪一個(gè)適合本企業(yè);

(2)企業(yè)處于不斷變化著，哪款軟件能夠適應(yīng)我的變化;

(3)資金短缺，如何分配;

(4)從哪幾個(gè)方面去評(píng)估企業(yè);

(5)軟件如何能滿足企業(yè)當(dāng)前和未來(lái)的變化;

面對(duì)這種種選型遇到的問(wèn)題，制定一個(gè)科學(xué)合理的選型流程和策略十分必要。

3 Excel簡(jiǎn)介

Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個(gè)組件，確切地說(shuō)，它是一個(gè)電子表格軟件，可以用來(lái)制作電子表格、完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測(cè)并且具有強(qiáng)大的制作圖表的功能，并兼有數(shù)據(jù)庫(kù)功能。其特點(diǎn)如下:

3.1 圖形用戶界面

Excel的圖形用戶界面是標(biāo)準(zhǔn)的Windows的窗口形式，有控制菜單、最大化、最小化按鈕、標(biāo)題欄、菜單欄等內(nèi)容，其中的菜單欄和工具欄使用尤為方便。為了方便用戶使用工作表和建立公式，Excel的圖形用戶界面還有編輯欄和工作表標(biāo)簽。

3.2 表格處理

Excel的另一個(gè)突出的特點(diǎn)是采用表格方式管理數(shù)據(jù)，所有的數(shù)據(jù)、信息都以二維表格形式(工作表)管理，單元格中數(shù)據(jù)間的相互關(guān)系一目了然。從而使數(shù)據(jù)的處理和管理更直觀、更方便、更易于理解。Excel還提供了數(shù)據(jù)和公式的自動(dòng)填充，表格格式的自動(dòng)套用，自動(dòng)求和，自動(dòng)計(jì)算，記憶式輸入，選擇列表，自動(dòng)更正，拼寫檢查，審核，排序和篩選等眾多功能，可以幫助用戶快速高效地建立、編輯、編排和管理各種表格。

3.3 數(shù)據(jù)分析

除了能夠方便地進(jìn)行各種表格處理以外，Excel具有一般電子表格軟件所不具備的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析功能。它提供了包括財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本、邏輯和信息等九大類幾百個(gè)內(nèi)置函數(shù)，可以滿足許多領(lǐng)域的數(shù)據(jù)處理與分析的要求。如果內(nèi)置函數(shù)不能滿足需要，還可以使用Excel內(nèi)置的Visual Basic for Appication(也稱作VBA)建立自定義函數(shù)。

3.4 圖表制作

Excel具有很強(qiáng)的圖表處理功能，可以方便地將工作表中的有關(guān)數(shù)據(jù)制作成專業(yè)化的圖表。Excel提供的圖表類型有條形圖、柱形圖、折線圖、散點(diǎn)圖、股價(jià)圖以及多種復(fù)合圖表和三維圖表，且對(duì)每一種圖表類型還提供了幾種不同的自動(dòng)套用圖表格式，用戶可以根據(jù)需要選擇最有效的圖表來(lái)展現(xiàn)數(shù)據(jù)。

3.5 宏功能

為了更好地發(fā)揮Excel的強(qiáng)大功能，提高使用Excel的工作效率，Excel還提供了宏的功能以及內(nèi)置的VBA。對(duì)于更高水平的用戶，還可以利用Excel提供的VBA，在Excel的基礎(chǔ)上開發(fā)完整的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

4 用Excel實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化

財(cái)務(wù)管理的環(huán)境是復(fù)雜多變的，用相對(duì)比較固定的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的。Excel電子表格的技術(shù)和功能日漸成熟和強(qiáng)大。為解決現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理問(wèn)題提供了非常簡(jiǎn)便易行的工具，有效地提高了財(cái)務(wù)管理水平。

4.1 Excel適用于財(cái)務(wù)管理

計(jì)算機(jī)環(huán)境下財(cái)務(wù)管理主要利用軟件工具建立模型，解決分析、預(yù)測(cè)、決策等問(wèn)題。同時(shí)。在很大程度上需要運(yùn)用管理會(huì)計(jì)來(lái)體現(xiàn)。不同于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的嚴(yán)格規(guī)范性。管理會(huì)計(jì)是具有多樣性和靈活性的。它通過(guò)各種不斷改進(jìn)的數(shù)學(xué)模型和處理方法實(shí)現(xiàn)它的功能，不受會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的限制。分析功能靈活和強(qiáng)大的Excel電子表格軟件正好滿足了這方面的需要。Excel通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的有效控制使財(cái)務(wù)管理和分析工作更方便、更科學(xué)化。它通過(guò)公式和函數(shù)在數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間建立邏輯關(guān)系，利用這些關(guān)系將許多理論模型計(jì)算機(jī)化。然后將原始數(shù)據(jù)和理論模型相結(jié)合，把原始數(shù)據(jù)加工成對(duì)決策有用的信息。

4.2 開發(fā)周期短、開發(fā)費(fèi)用少

隨著Excel對(duì)表格處理功能的不斷加強(qiáng)和完善。利用Excel開發(fā)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)周期縮短，開發(fā)費(fèi)用減少，加之維護(hù)簡(jiǎn)單方便，利用Excel進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理將會(huì)越來(lái)越多，有效地推進(jìn)了財(cái)務(wù)管理信息化的進(jìn)程。

4.3 提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平

在日常財(cái)務(wù)工作中，雖然Excel得到了廣泛的應(yīng)用，但在好多單位它只是被用來(lái)制作一些簡(jiǎn)單的表格或者用于加減乘除類的匯總，Excel強(qiáng)大的函數(shù)匯總功能卻很少涉及。這就需要進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平，使其發(fā)展成為具有財(cái)務(wù)管理能力和信息化管理能力的復(fù)合人才，充分發(fā)揮Excel在財(cái)務(wù)管理方面的強(qiáng)大功能。

5 用Excel實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化的可行性

隨著會(huì)計(jì)電算化和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的興起。企業(yè)內(nèi)部和外部都產(chǎn)生了大量的財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)為財(cái)務(wù)管理工作提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為財(cái)務(wù)管理信息化提供了可行性。

Excel電子表格的技術(shù)和功能日漸成熟和強(qiáng)大。利用它與財(cái)務(wù)管理理論相結(jié)合，可以使許多財(cái)務(wù)管理模型得到實(shí)施及發(fā)揮作用，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理科學(xué)化。有助于解決我國(guó)企業(yè)現(xiàn)時(shí)在財(cái)務(wù)管理上的疏忽或較多只憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行流動(dòng)資金的管理、投資決策隨意性大以及籌資時(shí)較少考慮資本結(jié)構(gòu)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題。

財(cái)務(wù)管理作為管理企業(yè)資金流的重要一步，其變化往往會(huì)涉及到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集與處理、業(yè)務(wù)流程、企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、管理制度與模式、投資決策和運(yùn)行維護(hù)等方方面面。用Excel實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)決不僅僅是簡(jiǎn)單的應(yīng)用就可以的。我們?cè)谙到y(tǒng)建設(shè)中，要按照從易到難、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，逐步完善的循序漸進(jìn)過(guò)程推進(jìn)。具體而言，學(xué)會(huì)使用 Excel 的各種自定義功能，充分挖掘 Excel 的潛能，實(shí)現(xiàn)各種操作目標(biāo)和個(gè)性化管理。學(xué)會(huì)綜合運(yùn)用各種 Excel公式、函數(shù)解決復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題和用Excel 處理及分析不同來(lái)源、不同類型的各種數(shù)據(jù)，以及靈活運(yùn)用Excel的各種功能進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析和管理，真正讓EXCEL成為您工作得心應(yīng)手的工具。

參考文獻(xiàn)

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