對(duì)高校會(huì)計(jì)電算化中存在問題的分析

摘要:本文結(jié)合高校會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)際情況，分析高校實(shí)施會(huì)計(jì)電算化管理中存在的一些問題，在會(huì)計(jì)電算化軟件、往來款管理、固定資產(chǎn)管理、數(shù)據(jù)和信息的共享、內(nèi)部控制制度等方面提出了意見和建議。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;國庫集中支付系統(tǒng);賬務(wù)處理系統(tǒng);內(nèi)部控制

中圖分類號(hào):G642 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)19—0274—03

會(huì)計(jì)電算化是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作領(lǐng)域，用財(cái)務(wù)軟件指揮計(jì)算機(jī)替代手工難于完成或無法完成的會(huì)計(jì)工作過程。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)非常普遍，會(huì)計(jì)電算化代替手工記賬后財(cái)務(wù)人員只需要進(jìn)行記賬憑證的錄入，明細(xì)賬、總賬、報(bào)表等一系列的工作都可以由財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)生成，不再需要繁瑣的進(jìn)行手工登賬及手工計(jì)算報(bào)表。使用會(huì)計(jì)電算化后可以減輕會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度，將其從繁重的報(bào)賬、做賬工作中解脫出來，把主要精力放在財(cái)務(wù)管理方面。隨著高等教育體制改革的不斷深化，高校經(jīng)費(fèi)來源已從全部由國家統(tǒng)一撥款，到多種渠道籌集資金，高校的辦學(xué)形式也從單一學(xué)科到綜合性及實(shí)行多校區(qū)管理。為了達(dá)到收支平衡、減少資金缺口，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)需要單獨(dú)設(shè)立某一項(xiàng)目所發(fā)生的所有收入和支出明細(xì)賬務(wù)，這就是會(huì)計(jì)電算化的項(xiàng)目輔助核算功能。為了對(duì)各部門管理績效進(jìn)行考核和分析，許多高校還需要實(shí)行部門核算，因此會(huì)同時(shí)使用賬務(wù)處理系統(tǒng)的部門輔助核算功能。如果一所高校有學(xué)院和各機(jī)關(guān)處室等20個(gè)部門，并且這所高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)費(fèi)分成辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)、交通費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)這5個(gè)明細(xì)項(xiàng)目來進(jìn)行管理，則這所高校使用手工記賬時(shí)在日常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)費(fèi)下就必須設(shè)置100個(gè)明細(xì)科目。這種核算方式在手工記賬情況下工作量是非常大的，但在會(huì)計(jì)電算化中只要初始化設(shè)置時(shí)，將需要進(jìn)行項(xiàng)目和部門管理的科目勾選上相對(duì)應(yīng)的輔助功能，就可以輕而易舉地完成上述的工作。使用賬務(wù)處理系統(tǒng)中的輔助核算不但能簡化會(huì)計(jì)科目結(jié)構(gòu)、減少會(huì)計(jì)科目數(shù)量，最重要的是能對(duì)會(huì)計(jì)科目、部門、項(xiàng)目等進(jìn)行橫向或縱向統(tǒng)計(jì)、分析，而這些功能并不需要會(huì)計(jì)人員額外或重復(fù)錄入數(shù)據(jù)。使用輔助核算可以將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)變?yōu)橛杏玫臅?huì)計(jì)信息，例如:各渠道籌集來的資金使用情況，教學(xué)、科研、行政各方面資金使用效率，高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)缺口大小等。在強(qiáng)化會(huì)計(jì)管理和控制功能的同時(shí)，還能為高校的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)規(guī)劃、綜合發(fā)展提供決策信息和依據(jù)，使高校的財(cái)務(wù)工作重點(diǎn)由會(huì)計(jì)核算向財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)移。所以會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理的必由之路。

當(dāng)前，大多數(shù)高校實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，但局限在會(huì)計(jì)核算、工資核算、學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、報(bào)表的自動(dòng)生成等方面，實(shí)質(zhì)上只實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)代替原來的手工操作。這樣的會(huì)計(jì)電算化僅僅是把計(jì)算機(jī)當(dāng)作高速運(yùn)算的工具，模擬、復(fù)制手工會(huì)計(jì)模式去完成原有的工作，財(cái)務(wù)軟件功能沒有全面開發(fā)、利用，可以收集的會(huì)計(jì)信息沒有得到充分合理的使用。至今很多高校的會(huì)計(jì)電算化工作仍然停留在賬務(wù)處理階段，沒有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)高校會(huì)計(jì)工作的作用，以下制約會(huì)計(jì)電算化從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的一系列問題亟待解決。

一、針對(duì)高校開發(fā)的會(huì)計(jì)電算化軟件滯后

政府辦高校屬于事業(yè)單位，收入是有計(jì)劃性的，所以能夠按照具體收入制定詳盡的支出預(yù)算，也就可以將有限的資金盡可能使用在重要項(xiàng)目上，盡量控制浪費(fèi)或不必要支出。企業(yè)收入的不確定性太強(qiáng)，所以要求企業(yè)財(cái)務(wù)支出完全按照預(yù)算執(zhí)行不太切實(shí)際。高校是非盈利性單位，如果支出不嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，就會(huì)有嚴(yán)重的資金缺口。而且綜合性大學(xué)部門多、學(xué)院多、經(jīng)費(fèi)來源多，同一個(gè)部門管理的經(jīng)費(fèi)有政府預(yù)撥款、政府經(jīng)常性撥款、政府一次性項(xiàng)目撥款、政府支出確認(rèn)撥款、專戶管理的收費(fèi)、外單位撥入專款、附屬單位繳款、經(jīng)營收入、捐款、其他收入等，同一筆撥款會(huì)由不同的部門使用，同一業(yè)務(wù)也許要同時(shí)使用不同性質(zhì)的撥款才能完成。支付類型也分為國庫直接支付、國庫授權(quán)支付、高校自有資金支付。這樣縱橫交錯(cuò)的資金使用鏈，要準(zhǔn)確、及時(shí)的獲得符合高校管理需要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)財(cái)務(wù)軟件的要求比較高，但在實(shí)際操作過程中卻不盡人意。市場(chǎng)上的財(cái)務(wù)軟件多數(shù)是以服務(wù)企業(yè)為主，很少有專門為事業(yè)單位甚至是高校設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)軟件，這是造成高校的會(huì)計(jì)電算化工作仍停留在賬務(wù)處理階段的原因之一，以下就結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)市場(chǎng)占有率較高的三類財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行比較分析:

第一類軟件:執(zhí)行國庫集中支付高校使用由財(cái)政部門專門設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)軟件。

該軟件的優(yōu)點(diǎn)是:(1)可以對(duì)高校各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。在2009年國庫集中支付系統(tǒng)中增加了用項(xiàng)目額度實(shí)時(shí)控制各部門項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的功能，只要前臺(tái)會(huì)計(jì)人員通過國庫集中支付系統(tǒng)辦理付款業(yè)務(wù)就可以控制。(2)通過國庫集中支付系統(tǒng)付款的業(yè)務(wù)還可以自動(dòng)生成記賬憑證，報(bào)賬員或出納員在國庫集中支付系統(tǒng)進(jìn)行支付申請(qǐng)后，會(huì)計(jì)人員進(jìn)行憑證審核，最后由銀行確認(rèn)付款就可以在賬務(wù)處理系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證。高校實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)人員大量的工作就是將記賬憑證錄入電腦，使用該軟件可以大大減少工作量，既可以避免重復(fù)工作又可以保證報(bào)賬過程中有兩道程序把關(guān)，真正設(shè)立一種相互監(jiān)督的制度來防止舞弊和差錯(cuò)。(3)年終基本可以自動(dòng)生成結(jié)算報(bào)表，該財(cái)務(wù)軟件與財(cái)政結(jié)算軟件有接口，可以將數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入生成結(jié)算報(bào)表。

雖然在2009年國庫集中支付系統(tǒng)中增加了用項(xiàng)目額度實(shí)時(shí)控制各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的功能，但是新功能存在很多不足之處:

1.由于國庫集中支付系統(tǒng)和賬務(wù)處理系統(tǒng)是兩個(gè)不同的操作系統(tǒng)，所以賬務(wù)處理系統(tǒng)已經(jīng)錄入并審核的收入不能在國庫集中支付系統(tǒng)反映，并且不能將收入的數(shù)據(jù)成批量導(dǎo)入生成項(xiàng)目額度控制數(shù)，造成必須重復(fù)在國庫集中支付系統(tǒng)中錄入并審核項(xiàng)目額度控制數(shù)。綜合性大學(xué)部門多，各部門分管的經(jīng)費(fèi)多，申請(qǐng)的科研課題也多，高校整體的預(yù)算項(xiàng)目達(dá)到幾千甚至是上萬個(gè)，長期進(jìn)行這樣大的重復(fù)工作就使會(huì)計(jì)電算化失去了高效率的功能。

2.由于該軟件通過國庫集中支付系統(tǒng)付款的業(yè)務(wù)可以自動(dòng)生成記賬憑證，所以要求賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)置的預(yù)算項(xiàng)目與國庫集中支付系統(tǒng)中的計(jì)劃指標(biāo)名稱必須完全相同。這樣就造成為了自動(dòng)生成記賬憑證，賬務(wù)處理系統(tǒng)無法核算已經(jīng)進(jìn)行二次分配的預(yù)算項(xiàng)目。因?yàn)榻?jīng)過二次分配后預(yù)算項(xiàng)目會(huì)被分解成多級(jí)或多個(gè)，這樣賬務(wù)處理系統(tǒng)中的預(yù)算項(xiàng)目與國庫集中支付系統(tǒng)中的計(jì)劃指標(biāo)名稱就無法完全相同。因此賬務(wù)處理系統(tǒng)中的事業(yè)支出—基本支出—財(cái)政撥款基本支出科目不能進(jìn)行預(yù)算項(xiàng)目輔助賬核算，而必須要進(jìn)行預(yù)算項(xiàng)目輔助賬核算的事業(yè)支出—項(xiàng)目支出科目則無法在賬務(wù)處理系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)算項(xiàng)目二次分配的核算。

3.上述提到的賬務(wù)處理系統(tǒng)中預(yù)算項(xiàng)目輔助核算所受到的種種限制，造成沒有預(yù)算項(xiàng)目輔助賬核算的科目進(jìn)行查詢時(shí)不能使用賬務(wù)處理系統(tǒng)這一強(qiáng)大的查詢功能，只能通過國庫集中支付系統(tǒng)中新增加的項(xiàng)目額度功能來查詢。在國庫集中支付系統(tǒng)中只能用項(xiàng)目額度這一要素來查詢，并且查詢項(xiàng)目額度時(shí)不能進(jìn)行上下級(jí)別自動(dòng)匯總。遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及賬務(wù)管理系統(tǒng)中可以按會(huì)計(jì)科目、支出經(jīng)濟(jì)分類、預(yù)算項(xiàng)目、資金來源、往來、機(jī)構(gòu)、資金分類、支出功能分類等十幾個(gè)要素單一或相互鉤稽關(guān)系來查詢，也就是國庫集中支付系統(tǒng)中查詢到的某一預(yù)算項(xiàng)目數(shù)據(jù)無法按實(shí)際支出科目或者是使用機(jī)構(gòu)等分類匯總，只能查詢到這一預(yù)算項(xiàng)目的支出流水賬，如果想進(jìn)一步了解該項(xiàng)目具體開支情況，還需要人為的進(jìn)行分類、計(jì)算、匯總工作。

4.在國庫集中支付系統(tǒng)中查詢到的數(shù)據(jù)沒有具體的記賬憑證號(hào)，如果需要查看原始憑證還必須借助賬務(wù)處理系統(tǒng)，這無形之中增加了不必要的工作環(huán)節(jié)，降低了工作效率和工作質(zhì)量。

5.不可以對(duì)往來進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，由于國庫集中支付系統(tǒng)中控制數(shù)的項(xiàng)目名稱只能來源于賬務(wù)處理系統(tǒng)中的預(yù)算項(xiàng)目，不能在賬務(wù)處理系統(tǒng)的往來名稱中取數(shù)。如果往來和必須進(jìn)行二級(jí)核算的項(xiàng)目一定要通過國庫集中支付系統(tǒng)來控制，就只能在賬務(wù)處理系統(tǒng)的預(yù)算項(xiàng)目中另外輸入往來和必須進(jìn)行二級(jí)核算的項(xiàng)目名稱。也就是分設(shè)兩套預(yù)算項(xiàng)目，一套是國庫集中支付系統(tǒng)使用，另外一套則是賬務(wù)處理系統(tǒng)使用。這又無形之中增加了不必要的工作量，同時(shí)造成賬務(wù)處理系統(tǒng)中的預(yù)算項(xiàng)目多而亂。

第二類軟件:可以在賬務(wù)處理系統(tǒng)中對(duì)高校各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制的某財(cái)務(wù)軟件。

該軟件的優(yōu)點(diǎn)是:(1)最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以在賬務(wù)處理系統(tǒng)中對(duì)高校各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。該軟件在錄入記賬憑證的同時(shí)就可以了解各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的實(shí)時(shí)余額，對(duì)余額不夠支付的報(bào)銷業(yè)務(wù)有報(bào)警功能，保證不會(huì)有經(jīng)費(fèi)超支的現(xiàn)象發(fā)生。(2)該軟件不能自動(dòng)生成記賬憑證，所以能夠?qū)㈩A(yù)算項(xiàng)目二次分配成多級(jí)或多個(gè)，并在登記收入記賬憑證后預(yù)算項(xiàng)目輔助賬自動(dòng)生成，也就是項(xiàng)目額度控制數(shù)不需要另行錄入，減少了大量的重復(fù)工作。 (3)可以對(duì)往來進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。由于要對(duì)各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)在賬務(wù)處理系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，所以要求除現(xiàn)金和銀行存款等貨幣性資金科目外其他所有科目都必須進(jìn)行預(yù)算項(xiàng)目輔助賬核算，也就是除了沒有進(jìn)行預(yù)算項(xiàng)目輔助賬核算的科目外，所有的科目都可以進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。(4)由于完全通過賬務(wù)處理系統(tǒng)來進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，所以強(qiáng)大的賬務(wù)查詢功能為獲取各種會(huì)計(jì)信息提供了方便。

該軟件的缺點(diǎn)是:(1)由于要對(duì)高校各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，所以必須每日進(jìn)行對(duì)賬、結(jié)賬工作，無法同時(shí)處理幾天或幾個(gè)月的記賬憑證。綜合大學(xué)的報(bào)賬業(yè)務(wù)比較繁多，特別是跨月時(shí)還要進(jìn)行銀行日記賬等對(duì)賬工作，大量的工作無法在當(dāng)天完成。雖然可以先月結(jié)后對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)的再調(diào)整賬務(wù)，但是這樣就會(huì)造成每個(gè)月的銀行賬和對(duì)賬單不符。(2)必須在完成報(bào)賬程序的同時(shí)進(jìn)行記賬憑證的錄入工作，否則無法獲得準(zhǔn)確的各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)實(shí)時(shí)余額。特別是通過國庫集中支付后本可以自動(dòng)生成的憑證，由于使用不同的賬務(wù)處理系統(tǒng)還需要手工錄入憑證，增加了大量的不必要工作，也增加了不必要的報(bào)賬環(huán)節(jié)和時(shí)間。 (3)年終無法自動(dòng)生成結(jié)算報(bào)表，該財(cái)務(wù)軟件與財(cái)政結(jié)算軟件沒有接口，無法將數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入生成結(jié)算報(bào)表。

第三類軟件:市場(chǎng)上占有率比較高，主要為企業(yè)服務(wù)的某財(cái)務(wù)軟件。

該軟件的優(yōu)點(diǎn)是:(1)可以通過預(yù)算管理系統(tǒng)來對(duì)高校各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。(2)賬務(wù)處理系統(tǒng)查詢功能強(qiáng)大、方便。(3)開發(fā)時(shí)間久、經(jīng)驗(yàn)豐富，軟件操作界面比較簡便。

該軟件的缺點(diǎn)是:(1)用賬務(wù)處理系統(tǒng)之外另一個(gè)獨(dú)立的預(yù)算管理系統(tǒng)來實(shí)時(shí)控制各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，也就是和第一類財(cái)務(wù)軟件一樣，賬務(wù)處理系統(tǒng)已經(jīng)錄入并審核的收入不能在預(yù)算管理系統(tǒng)反映，并且不能將收入的數(shù)據(jù)成批量導(dǎo)入生成預(yù)算管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目控制數(shù)，造成必須重復(fù)在預(yù)算管理系統(tǒng)中錄入并審核。長期的大量重復(fù)工作也使該軟件的會(huì)計(jì)電算化失去了高效率的功能。(2)第二類財(cái)務(wù)軟件中的控制公式是已經(jīng)設(shè)計(jì)好的，也是非常簡單的，即某項(xiàng)目的所有科目貸方金額減借方金額后的余額。由于要考慮各種不同企業(yè)，特別是跨國的集團(tuán)性大型企業(yè)特殊需要，預(yù)算管理系統(tǒng)的功能做得非常強(qiáng)大、非常復(fù)雜，也就無法簡單的設(shè)定一個(gè)控制數(shù)的公式，使用單位必須自行根據(jù)需要一個(gè)一個(gè)項(xiàng)目的輸入。(3)由于預(yù)算管理系統(tǒng)和賬務(wù)處理系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的操作系統(tǒng)，同時(shí)這個(gè)預(yù)算管理系統(tǒng)是為各種各樣的企業(yè)服務(wù)的，所以該系統(tǒng)里的預(yù)算項(xiàng)目概念定義很廣，和賬務(wù)處理系統(tǒng)里的預(yù)算項(xiàng)目根本是兩個(gè)不同的概念。所以與第一類軟件不同，該軟件預(yù)算管理系統(tǒng)的預(yù)算項(xiàng)目名稱不能在賬務(wù)處理系統(tǒng)中取得，也不可以將賬務(wù)處理系統(tǒng)里的預(yù)算項(xiàng)目名稱導(dǎo)入其中。這樣不僅要重復(fù)輸入高校幾千甚至是上萬個(gè)預(yù)算項(xiàng)目的控制數(shù)，還要先重復(fù)輸入這些預(yù)算項(xiàng)目的名稱。(4)不能自動(dòng)生成記賬憑證，所以和第二類軟件一樣必須在完成報(bào)賬程序的同時(shí)進(jìn)行記賬憑證的錄入工作，否則無法獲得準(zhǔn)確的各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)實(shí)時(shí)余額。

二、會(huì)計(jì)電算化專業(yè)程度和深入程度不夠

1.需要加強(qiáng)往來款管理，提高資金周轉(zhuǎn)和使用效益。高校往來款管理往往只重視責(zé)任到人，也就是將借款人作為個(gè)人往來進(jìn)行輔助核算而已，一般不對(duì)往來進(jìn)行項(xiàng)目輔助核算，更很少應(yīng)用獨(dú)立的往來管理系統(tǒng)對(duì)往來款進(jìn)行管理。往來款在賬務(wù)處理系統(tǒng)中不與項(xiàng)目勾稽，就無法了解借款是從哪些經(jīng)費(fèi)支付，并且在確定某預(yù)算項(xiàng)目余額后無法獲得實(shí)際支出數(shù)和掛賬數(shù)。編制往來記賬憑證時(shí)應(yīng)該通過往來管理系統(tǒng)錄入科目、部門、項(xiàng)目、債權(quán)債務(wù)人或單位、債權(quán)債務(wù)發(fā)生時(shí)間、部門責(zé)任人等相關(guān)業(yè)務(wù)信息。為做好賬齡分析和及時(shí)向債務(wù)人進(jìn)行催收、核對(duì)，為往來款管理按部門(項(xiàng)目)進(jìn)行責(zé)任考核提供準(zhǔn)確信息。避免產(chǎn)生呆賬、壞賬，促進(jìn)資金使用效率的提高。

2.完善固定資產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)控制。高校一般是財(cái)務(wù)部門對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行價(jià)值管理，資產(chǎn)管理部門和使用部門對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物管理。但上述部門所使用的固定資產(chǎn)管理軟件往往無法統(tǒng)一，也就是財(cái)務(wù)部門在賬務(wù)處理系統(tǒng)編制記賬憑證批量錄入固定資產(chǎn)金額后，還需要在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記詳細(xì)的卡片信息，而資產(chǎn)管理部門在另外一套軟件登記固定資產(chǎn)卡片。由于使用不同的軟件一個(gè)高校有了兩套固定資產(chǎn)卡片信息，造成在提供財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)使用財(cái)務(wù)部門的信息，在實(shí)物檢查時(shí)使用資產(chǎn)管理部門的信息。使用不同的軟件造成賬實(shí)核對(duì)、賬卡核對(duì)難度加大，這樣的資產(chǎn)管理模式獲得的信息不準(zhǔn)確，學(xué)校對(duì)總資產(chǎn)即家底不清楚。為提高工作效率，財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)部門、使用部門應(yīng)該利用校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，統(tǒng)一使用管理軟件，在同一平臺(tái)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享。固定資產(chǎn)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)先由使用部門在終端錄入資產(chǎn)相關(guān)信息即固定資產(chǎn)卡片，形成資產(chǎn)部門待驗(yàn)收數(shù)據(jù)，資產(chǎn)部門進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收后審核通過已登記數(shù)據(jù)，形成財(cái)務(wù)部門待入賬數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)無誤付款并進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，該固定資產(chǎn)卡片登記入賬并記錄相對(duì)應(yīng)的記賬憑證號(hào)，形成固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬。通過建立這樣的資產(chǎn)管理體系，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)和信息的真正共享，部門之間避免了重復(fù)工作，對(duì)資產(chǎn)實(shí)行從形成、使用到處置全過程的實(shí)時(shí)管理和動(dòng)態(tài)控制。

3.進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)部門數(shù)據(jù)和信息的共享。高校應(yīng)對(duì)各部門使用管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，避免不同的管理軟件造成數(shù)據(jù)接口混亂。要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)相對(duì)開放、實(shí)時(shí)、快捷、方便的信息交流系統(tǒng)，將往來款、工資、住房公積金、部門創(chuàng)收、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支情況、學(xué)生交(欠)費(fèi)等信息歸集上網(wǎng)，設(shè)置網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，使會(huì)計(jì)電算化和網(wǎng)絡(luò)化為各部門之間信息交流提供便利，避免部門之間因信息傳遞造成矛盾沖突，減少會(huì)計(jì)人員重復(fù)處理數(shù)據(jù)和傳遞信息的工作量，提高工作效率，從廣度和深度上提高會(huì)計(jì)信息收集和利用效率。

4.缺少會(huì)計(jì)電算化復(fù)合型人才。再先進(jìn)的設(shè)備和軟件歸根到底是要靠人來使用和操作的，因此高校要培養(yǎng)一批復(fù)合型人才，既要掌握會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要熟練軟件操作，這樣才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的最大優(yōu)勢(shì)。

三、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度亟待建立健全

在傳統(tǒng)的手工記賬環(huán)境下，內(nèi)部控制是通過總賬與明細(xì)賬之間、賬表之間等關(guān)系加以核對(duì)和控制的，而會(huì)計(jì)電算化后，記賬、結(jié)賬、對(duì)賬等都是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行，所以傳統(tǒng)手工記賬環(huán)境下的內(nèi)部控制已經(jīng)不適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的要求，現(xiàn)在財(cái)務(wù)軟件的安全維護(hù)、病毒的防治、憑證審核以及財(cái)務(wù)人員的分工成了內(nèi)部控制的重點(diǎn)。

1.遵守會(huì)計(jì)職務(wù)相分離原則，設(shè)立相互稽核、相互制約的機(jī)制，完善崗位分工責(zé)任制。

2.規(guī)范會(huì)計(jì)電算化操作流程，明確上機(jī)操作人員的工作內(nèi)容和權(quán)限。

3.采取措施保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，做好數(shù)據(jù)備份和病毒防治工作。

4.記錄計(jì)算機(jī)操作日志，防止非操作人員接觸電腦及人為篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

5.落實(shí)會(huì)計(jì)電算化紙質(zhì)檔案和其他介質(zhì)檔案的管理，建立完善的檔案調(diào)閱審批程序。

參考文獻(xiàn):

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(責(zé)任編輯/王建國)