健全高校檔案館網(wǎng)站服務(wù)功能之我見

吳 堅

摘要:本文闡明了高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)凸顯服務(wù)功能,論述了檔案館網(wǎng)站的工作重點(diǎn):展示有特色的檔案信息;提供個性化的服務(wù)手段。

關(guān)鍵詞:高校 檔案館 網(wǎng)站 健全 服務(wù)

高校檔案館是高校信息資源的保管基地和利用中心,蘊(yùn)涵了大量豐富的、有價值的檔案信息資源。建立檔案館網(wǎng)站,目的就是要把檔案工作和網(wǎng)絡(luò)有機(jī)地結(jié)合起來,提高檔案工作的效率,讓檔案更多、更及時地服務(wù)于廣大利用者。因此,高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)要凸顯服務(wù)這一最重要功能,如果缺乏這一功能,網(wǎng)站的建設(shè)只是流于形式。如何健全高校檔案館網(wǎng)站的服務(wù)功能,筆者結(jié)合實(shí)際工作,提出如下見解:

一、 綜合分析各種因素,全面考慮網(wǎng)站定位

高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè),首先要找到自己的定位。從外部因素來講,我們要考慮到社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等因素,中央和上級主管部門的政治原則和政策導(dǎo)向,檔案館履行職能的現(xiàn)狀與社會評價,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所能發(fā)揮的作用等。內(nèi)部因素要考慮到本館揭示館藏、建設(shè)網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫的能力,館藏資源的現(xiàn)狀,網(wǎng)站要達(dá)到的目標(biāo)等。

在眾多需要考慮的因素里,最需要我們花精力去做的就是分析檔案館網(wǎng)站的服務(wù)對象及服務(wù)范圍。分析檔案網(wǎng)站的服務(wù)對象,可以掌握不同類型用戶的需求特點(diǎn)及其心里特征,有的放矢地設(shè)計制作網(wǎng)站的欄目,針對不同類型的服務(wù)對象添加其所需的內(nèi)容,以吸引更多的用戶。要想獲取網(wǎng)站服務(wù)對象準(zhǔn)確而詳細(xì)的信息,還必須調(diào)查用戶對檔案實(shí)體的利用狀況和傾向性。對服務(wù)對象的分析研究要全面周到,以便在建立網(wǎng)站時不至于盲目行動[1]。

通常來講,檔案館網(wǎng)站的用戶是具備一定上網(wǎng)技能的群體,他們可以分為兩大類:沒有特定利用需求的瀏覽者和有特定利用需求的用戶。沒有特定利用需求的瀏覽者只是由于隨便看看而點(diǎn)擊進(jìn)入網(wǎng)站的。他們大致需要了解檔案館一些基本內(nèi)容,如檔案館的概況、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、館藏分布、檔案館工作動態(tài)報道等。如果網(wǎng)站設(shè)計新穎、內(nèi)容豐富、檢索方便,就會使其中的一部分成為網(wǎng)站的潛在用戶,甚至?xí)蔀楣潭ㄓ脩?。而那些有特定利用需求的用戶進(jìn)入網(wǎng)站的目的就是為了檢索到自己所需要的檔案信息。對高校檔案館網(wǎng)站而言,這些用戶主要是教師、學(xué)生、校友、用人單位等。對于這些用戶我們就應(yīng)提供良好的館藏檔案信息檢索服務(wù),還可以根據(jù)本館特色建立專題數(shù)據(jù)庫,提供給網(wǎng)上用戶查詢。另外也可以設(shè)立一些專欄提供信息服務(wù),如校園變遷、名人檔案、院士長廊、校友捐贈、網(wǎng)上巡展等。

明確了檔案館網(wǎng)站的服務(wù)對象,我們就能找到高校檔案館網(wǎng)站的定位:以服務(wù)為理念建設(shè)檔案館網(wǎng)站。因?yàn)榉?wù)是高校檔案館網(wǎng)站最重要的功能,也是體現(xiàn)并檢查網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量和效果的最佳途徑。由于我們以往對檔案館網(wǎng)站的服務(wù)功能的關(guān)注度不夠,網(wǎng)站的建設(shè)往往以“管理型”為主。網(wǎng)站的建設(shè)如果缺乏服務(wù)導(dǎo)向,網(wǎng)站的生命力就難以真正體現(xiàn)出來,網(wǎng)站也難以發(fā)揮其價值。要使高校檔案館網(wǎng)站從“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變,重點(diǎn)應(yīng)抓好以下兩項(xiàng)工作:展示有特色的檔案信息;提供個性化的服務(wù)手段。

二、積極提供有特色的檔案信息,最大程度滿足用戶需求

目前高校檔案館網(wǎng)站的主要內(nèi)容有:1、本館簡介:歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、館舍全貌、規(guī)章制度、館藏介紹、本館新聞等。2、檢索系統(tǒng):包括本館全宗目錄信息檢索,特色資源信息檢索等。3、網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航:包括搜索引擎、國內(nèi)外著名檔案館、院校檔案館、檔案類報刊、熱門網(wǎng)站等。

本人認(rèn)為高校檔案館網(wǎng)站在做好大眾服務(wù)的同時,一定要凸顯特色信息與服務(wù)。網(wǎng)站是否具有特色的專題數(shù)據(jù)庫信息是其能否吸引用戶的關(guān)鍵,也是其能否迅速發(fā)展的決定性因素。所以,高校檔案館網(wǎng)站可以結(jié)合本校教學(xué)、科研、行政工作,開發(fā)具有自身特色的信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容可包括:優(yōu)秀本科、碩士、博士論文題錄信息,提供作者、導(dǎo)師的姓名、論文題目、論文摘要及完成時間;歷年學(xué)生的學(xué)籍檔案,如學(xué)號、姓名、籍貫、所在院系、專業(yè)、在校時間、畢業(yè)證號及學(xué)位等信息;教材出版物的信息,包括書名、作者、出版年度;科研專利的信息,包括專利作者、專利名稱及專利號;科研獲獎成果信息,包括榮獲省部級、國家級獎勵的科研成果,授獎時間、成果名稱、內(nèi)容簡介、獲獎等級、獲獎人及所在單位;基建檔案,如項(xiàng)目名稱、竣工時間及負(fù)責(zé)人;教師業(yè)務(wù)檔案,如教師的基本信息、研究方向及有代表性的教學(xué)、科研成果等等[2]。

提供特色檔案信息可實(shí)行目錄、原文及編研成果齊頭并進(jìn)的方式,分別建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和事實(shí)數(shù)據(jù)庫,以滿足不同用戶不同層次的利用需求。目錄不僅對用戶起著指示和導(dǎo)航的作用,而且它本身所含的信息就是對館藏內(nèi)容和效用的揭示;沒有經(jīng)過加工的檔案原文通過數(shù)字化后以全文形式直接上網(wǎng),適合研究型、憑證型等要求嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠脩粜枰?信息編研使經(jīng)過加工和整理的檔案信息以各種專題發(fā)布,具有原文發(fā)布不可替代的優(yōu)點(diǎn)。它能根據(jù)用戶的不同需求提供經(jīng)過整合的信息,更全面、更方便、更有針對性,是一種智能型的信息發(fā)布方式,能滿足用戶集成性、綜合性、休閑性的利用特點(diǎn),在很大程度上實(shí)現(xiàn)了信息共享,能較好地解決公開與保密的矛盾:當(dāng)原件尚未解密,全文利用受限制,但其中一部分信息可以公開時,可以經(jīng)過加工,提取能夠公布的一部分信息,或以摘要形式揭示其內(nèi)容,在確保安全的前提下,實(shí)現(xiàn)信息共享[3]。

隨著現(xiàn)代信息交流的不斷發(fā)展,用戶在使用網(wǎng)絡(luò)資源時,趨向于利用豐富多彩的多媒體資源。而現(xiàn)代信息載體的更新,配套網(wǎng)絡(luò)信息載體技術(shù)的發(fā)展、帶寬的不斷擴(kuò)大,使網(wǎng)絡(luò)已發(fā)展成為“一切媒體的媒體”,能提供音頻、視頻、多媒體等多種類型信息,滿足用戶的多元需求。高校檔案館網(wǎng)站可利用文本、靜態(tài)圖像、動態(tài)圖像、音頻、視頻、多媒體等多種信息類型,提供紙質(zhì)、聲像、圖紙、多媒體等多種檔案信息以滿足用戶的需求。

三、努力提供個性化的服務(wù)手段,不斷提高服務(wù)質(zhì)量

高校檔案館網(wǎng)站的建立以服務(wù)為理念,就應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢,提供更多的個性化服務(wù)手段,切實(shí)解決檔案工作中遇到的困難,不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

1、加強(qiáng)高校檔案館網(wǎng)站的查詢功能

隨著高校檔案工作的不斷發(fā)展,許多檔案館都采用了B/S結(jié)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)。各立卷部門遠(yuǎn)程登錄,錄入應(yīng)歸檔的內(nèi)容,數(shù)據(jù)直接傳到檔案館的數(shù)據(jù)庫里。檔案館工作人員就可以直接查詢利用,速度快捷且方便。檔案館網(wǎng)站可與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合,在確保數(shù)據(jù)安全的前提下,開展網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢檔案。先期可以在校園網(wǎng)內(nèi)開放公開檔案的查詢。啟用校園網(wǎng)認(rèn)證系統(tǒng)的高校,可考慮開放部分有密級的檔案目錄的查詢,并在適當(dāng)?shù)臅r候向校園網(wǎng)以外的用戶開放公開檔案查詢。

網(wǎng)站的搜索功能也應(yīng)做到簡單、快捷?？蓪⑸暇W(wǎng)欄目按類別分類,建立庫表,用戶就可通過關(guān)鍵詞、責(zé)任者、類目等任意一種條件查詢,也可以按任意條件組合查詢,每一個條件都能模糊匹配,力求做到極高的準(zhǔn)確性,節(jié)省查詢時間。

2、提高高校檔案館網(wǎng)站的指導(dǎo)功能

業(yè)務(wù)指導(dǎo)是高校檔案館工作的重要組成部分。近年來,很多高校大都由幾所院校合并而成。校園面積大,校區(qū)之間距離遠(yuǎn),如果每個部門都上門親手教,檔案人員來回奔波,既辛苦又浪費(fèi)時間。況且兼職檔案員的流動性比較大,這就給檔案館的培訓(xùn)工作增添不少麻煩。如果我們通過檔案館網(wǎng)頁把各部門需要?dú)w檔的范圍、立卷標(biāo)準(zhǔn)等做成網(wǎng)頁,掛到檔案館網(wǎng)站上,兼職檔案員只要打開網(wǎng)站,點(diǎn)擊業(yè)務(wù)指導(dǎo)窗口,就可一目了然。如有不清楚的地方可打電話咨詢或請指導(dǎo)人員前去指導(dǎo)。這樣既減輕了檔案館的工作負(fù)荷,也可節(jié)省彼此的時間[4]。

另外,還可建立一些檔案利用指南的網(wǎng)頁,把利用檔案實(shí)體時應(yīng)注意的事項(xiàng),各類事務(wù)的辦理流程等公布到網(wǎng)站上,使利用者有備而來,防止利用者因?yàn)槭掷m(xù)不全而來回奔波。

3、密切高校檔案館網(wǎng)站與用戶之間的聯(lián)系

高校檔案館網(wǎng)站普遍設(shè)有電子信箱作為聯(lián)系方式,但是這種方式不具有完全開放性,不能把用戶的意見和建議顯示出來給大家看。因此,高校檔案館網(wǎng)站還應(yīng)設(shè)留言板或論壇等,讓用戶在專門的地方提意見和問題。同時,要對所提的意見或問題作及時的回復(fù)或公開的討論,這樣使檔案工作更加貼近社會,貼近每一位普通的利用者,提升檔案館自身形象;另一方,根據(jù)用戶的建議,我們能及時發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)工作中存在的問題,為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案館網(wǎng)站還應(yīng)設(shè)立網(wǎng)站導(dǎo)航、網(wǎng)站地圖等類似的欄目。列出網(wǎng)站所有的欄目及其子欄目。用戶可以迅速熟悉網(wǎng)站的欄目概況,并能直接點(diǎn)擊進(jìn)入,方便、快捷,而且加強(qiáng)了網(wǎng)站的整體性和統(tǒng)一性。

除此之外,擴(kuò)大檔案館網(wǎng)站的友情鏈接,可以使廣大用戶不受地區(qū)、單位的限制。通過網(wǎng)絡(luò),用戶足不出戶就能在自己的查閱權(quán)限范圍內(nèi)快速獲取信息。同時,檔案館通過友情鏈接,間接地宣傳了自身的工作,擴(kuò)大了用戶群。各高校的檔案工作也能及時交流,提升了網(wǎng)站的服務(wù)功能。

在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天,高校檔案館網(wǎng)站將對學(xué)校的各項(xiàng)工作發(fā)揮出越來越重要的作用。因此,檔案館應(yīng)該以展示有特色的檔案信息為重點(diǎn),以提供個性化的服務(wù)手段為依托,制作出優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)站,更好地為利用者服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1] 趙 莉. 檔案館網(wǎng)站的策劃[J]. 檔案管理, 2003(2)28-29

[2] 高 穎、賈 玲. 論高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)[J]. 淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2003, (2) 67.

[3] 梁廣寒. 檔案館網(wǎng)站信息資源的組織模式[J]. 武漢大學(xué)學(xué)報(人文科學(xué)版)2004, (2)217-218

[4] 李 娜. 淺談高校檔案館網(wǎng)頁的設(shè)計與制作[J] .蘭臺世界 2007(3)工作版 10

吳堅(同濟(jì)大學(xué)檔案館 上海 200092)