淺談合同管理中變更索賠的若干原則

張　平

摘要:本文筆者從承包人的角度,以誠(chéng)實(shí)信用、公平履約、合作共贏的基本精神,就合同管理中的變更索賠進(jìn)行了論述,并提出了若干有關(guān)合同變更索賠的報(bào)價(jià)、談判原則。

關(guān)鍵詞:合同管理 變更 索賠 原則

目前建筑業(yè)市場(chǎng)中,承包人對(duì)工程變更與索賠在合同管理中的重要性的認(rèn)識(shí)有了很大程度的提高,但在變更索賠能力的拓展上仍基本停留于個(gè)案的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上,缺乏較為系統(tǒng)的、原則性的歸納。筆者本著誠(chéng)實(shí)信用、公平履約、合作共贏的基本精神,就合同管理中變更索賠工作作些粗淺論述。

1.筆者認(rèn)為,合同管理中變更、索賠工作開(kāi)展的效果如何,主要取決其組織、策劃

為此,有必要合同變更索賠工作的組織、策劃設(shè)定一些指導(dǎo)原則。

從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,在合同管理中往往在有變更事實(shí)的情況下,忽略了證據(jù)的收集。而隨著業(yè)主管理程序化、規(guī)范化、制度化不斷加強(qiáng),很多有事實(shí)而缺乏證據(jù)的變更索賠往往被否決。一份不違背現(xiàn)行法律制度的合同文件是約束發(fā)包人、承包人履約行為的根本大法,履約過(guò)程中形成的會(huì)議紀(jì)要、業(yè)主監(jiān)理的工作指令規(guī)章制度等文件只有在不違背合同文件的前提下才能產(chǎn)生效力。所以,深入研究掌握合同是變更索賠工作的核心所在。承包人的合同管理人員應(yīng)充分重視對(duì)合同條件的研究、運(yùn)用,重視變更索賠證據(jù)的收集、傳遞、分析,形成“只有能被證據(jù)證明的事實(shí)才是有效的事實(shí)”的觀(guān)念,使每一項(xiàng)具體的變更索賠工作有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.1 有利、有理原則

有利,即任何一項(xiàng)變更索賠的提出必須實(shí)現(xiàn)直接或間接的效益;有理,即任何一項(xiàng)變更索賠必須有相對(duì)較大的合理性。在實(shí)踐中往往沒(méi)有遵循這一原則,或者在有利與有理的結(jié)合上顧此失彼,給變更索賠工作帶來(lái)被動(dòng)甚至是損失。例如,在某道路塌方后的搶險(xiǎn)項(xiàng)目報(bào)價(jià)中為了取得有利的價(jià)位,增加所謂的難度系數(shù);在制訂某邊坡浮渣清理施工方案時(shí),不把挖裝設(shè)備拋擲土方的水平距離、反復(fù)拋擲次數(shù)對(duì)報(bào)價(jià)有用的數(shù)據(jù)寫(xiě)入施工方案等等。致使談判過(guò)程中很容易因依據(jù)不充分被剔除造成被動(dòng)。也失去挖掘那些暫時(shí)沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)的合理因素——搶險(xiǎn)工作中以“搶”為特性,要求資源重復(fù)配置形成的窩工費(fèi),或者以超出定額水平非常態(tài)施工,而大量超定額用工應(yīng)以計(jì)日計(jì)價(jià)。也就是所謂的“該要的沒(méi)要,該拿的沒(méi)拿到;不該要的要了,要了也白要”。如果將“反復(fù)拋擲寫(xiě)入施工方案,對(duì)最終的變更價(jià)格具有重要作用,當(dāng)業(yè)主對(duì)其方案審定過(guò)程中,雙方必然會(huì)對(duì)上述數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證,從而使據(jù)此計(jì)算的報(bào)價(jià)獲得充分的證據(jù)。

確立了有利有理,將促使承包人在開(kāi)展任何一項(xiàng)變更索賠工作時(shí),從方案到報(bào)價(jià)到證據(jù)材料,時(shí)時(shí)事事圍繞有利性充分挖掘合理因素,使有利與有理緊密結(jié)合。

1.2 預(yù)判與整體原則

通常在選擇工作重點(diǎn)時(shí)往往“抓大放小”,選擇期望利潤(rùn)大的項(xiàng)目為重點(diǎn)。然而,期望利潤(rùn)大的項(xiàng)目,它往往是為合同雙方關(guān)注的重點(diǎn),利益矛盾突出,導(dǎo)致談判難度較大。如果,在利益矛盾尚未顯現(xiàn),或者在規(guī)模較小的項(xiàng)目上花更多的精力和時(shí)間去促成的較高的單位利潤(rùn)率,當(dāng)出現(xiàn)大規(guī)模的、工作內(nèi)容相同或相似的項(xiàng)目時(shí),可能事半功倍地得到較高利潤(rùn)。反之可能帶來(lái)了很大損失。

筆者認(rèn)為,實(shí)際工作中所謂“報(bào)價(jià)的均衡性”始終是一個(gè)相對(duì)的概念?？陀^(guān)存在的分部分項(xiàng)工程特性的差異、具體施工環(huán)境的差異、承包人對(duì)不同專(zhuān)業(yè)工程成本管理能力的差異等等因素,必將使不同的單元工程或分部分項(xiàng)工程存在著單位利潤(rùn)率上的差異。另一方面,合同雙方對(duì)相關(guān)差異以及單位利潤(rùn)率差異的認(rèn)識(shí)也是不同的。承包人在選取工作重點(diǎn)時(shí),可能有意識(shí)的選取那些單位利潤(rùn)率相對(duì)較高、當(dāng)前工程規(guī)模較小、后期存在規(guī)模發(fā)展?jié)摿Φ捻?xiàng)目。同時(shí),也使承包人可以選擇那些規(guī)模已固定、總體利潤(rùn)水平相當(dāng)?shù)捻?xiàng)目作為交換和妥協(xié)的籌碼。這樣,通過(guò)承包人立足于全局的預(yù)判及取舍,在維持當(dāng)前利潤(rùn)水平不變甚至略微降低的同時(shí),在整體上獲得一個(gè)相對(duì)較高的利潤(rùn)水平。

通過(guò)確立預(yù)判與整體原則,合同人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到:合同中“類(lèi)似項(xiàng)目引用類(lèi)似單價(jià)”的約定,使任何變更索賠項(xiàng)目在該項(xiàng)目完成后仍對(duì)利潤(rùn)水平具有影響力。因此應(yīng)盡可能的對(duì)當(dāng)前變更索賠項(xiàng)目的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)判,從而在利益矛盾未顯現(xiàn)的時(shí)候,以相對(duì)較小的代價(jià)獲取未來(lái)的預(yù)期收益。

合同變更和索賠在其觸發(fā)事件上并無(wú)顯著區(qū)別,變更是按照所發(fā)生的事件、協(xié)商變更其價(jià)格的過(guò)程,而索賠則是事件發(fā)生后、對(duì)其實(shí)施中所產(chǎn)生的損失及結(jié)果進(jìn)行記錄并協(xié)商補(bǔ)償額的過(guò)程。除了市場(chǎng)物價(jià)調(diào)整國(guó)家頒布新的有關(guān)法律等因素外,其他觸發(fā)施工索賠的事件都可以在事件發(fā)生時(shí)就應(yīng)采用變更的形式處理。如不可預(yù)見(jiàn)的外界條件、提高技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、擴(kuò)大規(guī)模,加速施工、施工降效、暫停施工等等。

一般來(lái)說(shuō)索賠費(fèi)用發(fā)生在事件結(jié)束之后,對(duì)業(yè)主制約較小,而變更發(fā)生在事件初期,對(duì)業(yè)主制約相對(duì)較大。從合同約束條件上來(lái)看,往往對(duì)索賠程序有諸多限制,而變更程序則較松,其關(guān)鍵證據(jù)設(shè)計(jì)變更、改變技術(shù)方案等相對(duì)容易獲得。索賠處理中業(yè)主或監(jiān)理往往在對(duì)觸發(fā)事件是否成立、觸發(fā)事件與損失的聯(lián)系、損失計(jì)算的合宜性等方面設(shè)置障礙。而變更按其處理程序和變更權(quán)的歸屬,是業(yè)主或監(jiān)理的主動(dòng)行為,在工程變更的處理及往來(lái)函件中一般不會(huì)明示導(dǎo)致變更的事件的責(zé)任。如果變更最終未成立,在變更討論過(guò)程中往來(lái)函件、紀(jì)要等將為索賠手段提供充足的證據(jù)。通過(guò)確立變更先行原則,要求在變更索賠工作策劃過(guò)程中,不論其結(jié)果如何都應(yīng)盡可能采用變更手段,從被動(dòng)變更、改為主動(dòng)變更,達(dá)到有利于費(fèi)用計(jì)算、有利于實(shí)現(xiàn)索賠,也有利與建設(shè)各方合作的目的。

1.3 自下而上原則

隨著企業(yè)管理制度的不斷完善,特別是公司內(nèi)部制衡機(jī)制和責(zé)任追究制度的不斷完善,那種在變更索賠中直接通過(guò)高層會(huì)談獲得成功的案例已越來(lái)越罕見(jiàn)了。

在變更索賠工作中應(yīng)將與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)各方的各職能部門(mén)進(jìn)行有效溝通作為工作重點(diǎn),爭(zhēng)取在執(zhí)行層上解決問(wèn)題。如果在執(zhí)行層上無(wú)法徹底解決,應(yīng)通過(guò)有效溝通在業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)各方的層中形成廣泛的、有利的輿論氛圍,以詳實(shí)的資料和有效的分析獲得廣泛的同情和支持,再通過(guò)高層談判求得解決。

1.4 善用“合作共贏”的原則

從合同管理實(shí)踐來(lái)看,使用“合作共贏”原則目前成功的案例不多。但筆者認(rèn)為,隨著建筑市場(chǎng)的不斷成熟、“雙贏”理念的不斷深入人心,其成功幾率將逐步增加。

2. 報(bào)價(jià)、談判原則

上述原則是指導(dǎo)變更索賠按照明確的方向進(jìn)行,而報(bào)價(jià)、談判原則將?變更索賠工作,做得更好、更快、更經(jīng)濟(jì)更有成效。

2.1 技術(shù)與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的原則

技術(shù)與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合,是解決合同變更索賠問(wèn)題的重要途徑。?單純的價(jià)格爭(zhēng)議變?yōu)閷?duì)有關(guān)技術(shù)方案的可行性及合理性評(píng)價(jià),通過(guò)對(duì)技術(shù)方案的經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)來(lái)解決價(jià)格爭(zhēng)議。同時(shí)通過(guò)技術(shù)方案的詳實(shí)地分析,評(píng)價(jià)變更索賠項(xiàng)目與合同項(xiàng)目實(shí)施中的差異性,并將這種差異性做出量化反映,為報(bào)價(jià)提供依據(jù)。

技術(shù)與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的原則,要求承包人在制訂有關(guān)施工技術(shù)方案時(shí),合同管理人員應(yīng)參與其中,以便明確報(bào)價(jià)的重點(diǎn)、難點(diǎn),在技術(shù)上作出嚴(yán)謹(jǐn)、詳實(shí)的分析并量化。對(duì)施工技術(shù)方案進(jìn)行經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià),使技術(shù)方案與報(bào)價(jià)獲得相對(duì)完美的統(tǒng)一。

2.2 多個(gè)方案對(duì)比、以?xún)?yōu)取勝原則

作為業(yè)主與承包人,往往有一種慣性思維:對(duì)方想要的一定不能給,對(duì)方不要的一定硬塞給他。因此,在談判過(guò)程中,應(yīng)制定多個(gè)方案,對(duì)方不可接受的方案與對(duì)方磋商,在磋商過(guò)程中使對(duì)方認(rèn)識(shí)到目前的方案有比較打的缺陷,此時(shí)再提示較優(yōu)的方案能收到好的效果。本原則的有效運(yùn)用必須是對(duì)履約雙方都公平有利。

2.3 善用籌碼原則

堅(jiān)持和妥協(xié)是合同談判永遠(yuǎn)的主題,合同談判過(guò)程就是一次次堅(jiān)持和妥協(xié)的過(guò)程。因此,在變更和索賠談判之前,應(yīng)該認(rèn)真分析哪些因素有利有理,應(yīng)該堅(jiān)持。哪些因素雖有利、有理、但證據(jù)有一定缺陷,或者存在重大阻力?？梢宰鳛榛I碼在適當(dāng)時(shí)機(jī)拋出去。但必須明確,所有的妥協(xié)和放棄應(yīng)當(dāng)要有恰當(dāng)?shù)幕貓?bào)。這種回報(bào)可以是對(duì)其他項(xiàng)目的認(rèn)可,也可以是對(duì)項(xiàng)目中一個(gè)有爭(zhēng)議問(wèn)題的認(rèn)可,甚至可以是對(duì)我方境遇在道義上的理解和同情(這種同情經(jīng)過(guò)有意識(shí)的不斷強(qiáng)化后將成為一個(gè)新的籌碼)。善用籌碼原則是對(duì)合同公平原則的變通運(yùn)用。一個(gè)缺乏基本公平的合同必將在履約過(guò)程中遇到種種困境,并最終為履約雙方帶來(lái)?yè)p失。但是,如果承包人事事、時(shí)時(shí)爭(zhēng)取公平,則必然給承包人帶來(lái)不利影響最終為合作履約埋下隱患。

2.4 預(yù)設(shè)條件原則

由于業(yè)主在合同上的主導(dǎo)地位,承包人的合同管理人員往往處于既無(wú)法接受業(yè)主的價(jià)格條件,又不愿繼續(xù)爭(zhēng)執(zhí)導(dǎo)致矛盾激化的局面。在此情況下可以就有關(guān)項(xiàng)目的工作內(nèi)容、環(huán)境、質(zhì)量要求等與業(yè)主協(xié)商,在不改變相關(guān)價(jià)格的前提下參照投標(biāo)報(bào)價(jià)水平對(duì)該工作的有關(guān)特性做出限定,從而保障自身利益。

2.5 張弛有度原則

張弛有度,要求主動(dòng)調(diào)節(jié)談判氣氛、把握談判節(jié)奏,避免在激烈的爭(zhēng)論過(guò)程中雙方情緒緊張、對(duì)立;在對(duì)方提出不合理的觀(guān)點(diǎn)時(shí),應(yīng)以平和的態(tài)度和準(zhǔn)確的說(shuō)理指出對(duì)方的疏漏。具體做法上,要求承包人在談判時(shí)注意控制情緒,主動(dòng)選擇繼續(xù)深入討論或者轉(zhuǎn)換話(huà)題,談?wù)撘恍?duì)方有興趣的話(huà)題調(diào)整談判節(jié)奏。

3. 結(jié)語(yǔ)

筆者在本文中根據(jù)自身有限的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)提出了一些承包人變更索賠的工作原則。這些原則只有在符合誠(chéng)實(shí)信用、公平履約、合作共贏的基本精神的前提下,才有可能起到一定作用。作為承包商的合同管理人員,在工作實(shí)踐中應(yīng)在經(jīng)驗(yàn)積累的基礎(chǔ)上,不斷研究,總結(jié),拓展合同管理中變更索賠工作的適用有效的方法和途徑。