新經(jīng)濟條件下企業(yè)內(nèi)部控制的研究與探討

張莉莉　朱　虹

摘 要:文章闡述了內(nèi)部控制的基本理論和新經(jīng)濟時代的特點,分析了企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題,同時提出了相關(guān)的對策與建議。

關(guān)鍵詞:新經(jīng)濟時代 企業(yè)內(nèi)部控制 特點 對策

中圖分類號:F275.2 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)09-227-02

企業(yè)的內(nèi)部控制有著悠久的歷史,其內(nèi)容的豐富和發(fā)展,是基于規(guī)模日益龐大的企業(yè)對內(nèi)加強管理,對外滿足社會需要以及理論研究的不斷深入。至今,內(nèi)部控制理論的發(fā)展經(jīng)過了四個歷程,即20世紀40年代前的內(nèi)部牽制,40年代末至70年代的內(nèi)部控制制度,70年代至90年代初的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu),及90年代開始的內(nèi)部控制綜合框架。

一、內(nèi)部控制的基本理論

內(nèi)部控制作為一項復(fù)雜的企業(yè)運作保障機制,其有效性則直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟效益的提高、會計信息質(zhì)量的增加和企業(yè)資產(chǎn)的安全完整性等大問題。因此,美國COSO委員會在其《內(nèi)部控制——整體框架》的報告中指出:“內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理當(dāng)局以及其他員工為達到財務(wù)報告的可靠性、經(jīng)營活動的效率和效果、相關(guān)法律法規(guī)的遵循等三個目標而提供合理保證的過程。”可見內(nèi)部控制是企業(yè)的一種系統(tǒng)管理工程,它是通過一整套詳細、具體的操作規(guī)范來約束企業(yè)各個環(huán)節(jié)、部門人員的經(jīng)濟行為,是一種制度規(guī)范的規(guī)程操作系統(tǒng)。

內(nèi)部控制按其控制的目的不同,可分為會計控制和管理控制。會計控制是指與保護財產(chǎn)物資的安全性、會計信息的真實性和完整性以及財務(wù)活動合法性有關(guān)的控制;管理控制是指與保證經(jīng)營方針、決策的貫徹執(zhí)行,促進經(jīng)營活動經(jīng)濟性、效率性、效果性以及經(jīng)營目標的實現(xiàn)有關(guān)的控制。

我國《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》中所規(guī)定的內(nèi)部會計控制是指:“單位為了提高會計信息質(zhì)量,保護資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法措施和程序。”雖然,我國的內(nèi)部控制還是建立在會計控制的基礎(chǔ)上的,與COSO委員會提出的內(nèi)部控制框架體系還存在差距,但已是異曲同工。

二、新經(jīng)濟時代的特點

在每個經(jīng)濟時代都有當(dāng)時的新經(jīng)濟?，F(xiàn)代的新經(jīng)濟是對信息經(jīng)濟、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟、數(shù)字化經(jīng)濟的概括,是由電腦和互聯(lián)網(wǎng)驅(qū)動的。這種現(xiàn)象就如美國經(jīng)濟事務(wù)商業(yè)部副部長ROBERT SHAPIRO所描述的:以數(shù)字為基礎(chǔ)的新型的經(jīng)濟正在以我們意想不到的方式改變著我們周圍的一切,改變著我們合作、單獨工作、交流和聯(lián)系、娛樂和消費的各個方面。

當(dāng)今,隨著信息技術(shù)、因特網(wǎng)在全球的快速發(fā)展,以數(shù)字為基礎(chǔ)的新型經(jīng)濟正改變著企業(yè)的管理環(huán)境與管理理念,拓寬了企業(yè)管理的范圍和內(nèi)容,而這一切又必定影響并改變著企業(yè)內(nèi)部控制要素的具體內(nèi)容與表現(xiàn)特征,并給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的問題與挑戰(zhàn)。

三、新經(jīng)濟條件下企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題

1.在新經(jīng)濟條件下,實施企業(yè)資源計劃(EPR)的企業(yè)應(yīng)關(guān)注ERP系統(tǒng)的應(yīng)用以及它和內(nèi)部控制的匹配問題。EPR是一種根據(jù)市場需求建立的企業(yè)內(nèi)外部資源計劃系統(tǒng),其核心是在制造資源計劃基礎(chǔ)上進一步發(fā)展而成的面向供應(yīng)鏈的管理思想。其主旨是將人力、資金、信息、物資、設(shè)備等各方面資源進行科學(xué)計劃、管理和控制,是為企業(yè)在提高資金運營水平,建立高效供應(yīng)鏈等方面提供的一種管理手段。如能成功應(yīng)用,可對企業(yè)各個營運環(huán)節(jié)及區(qū)域的運行狀況實施有效的管理和監(jiān)控,對全面提升企業(yè)市場決策能力和競爭力具有極其重要的作用,企業(yè)決策者可通過利用EPR系統(tǒng),進行有效的判斷、決策和控制,做到運籌帷幄,決勝千里。2005年11月11日11時,河南油田分公司ERP系統(tǒng)成功上線,標志著河南油田運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)了物流、資金流、信息流三流合一,在提升企業(yè)管理水平上,又邁上了一個新臺階。目前,EPR系統(tǒng)在河南油田已經(jīng)實現(xiàn)單軌運行,但是正如分公司經(jīng)理李聯(lián)五所說,ERP系統(tǒng)上線雖然取得了實實在在的成果,但是系統(tǒng)與流程結(jié)合還不緊密,還有大量的工作要做,只有當(dāng)我們的系統(tǒng)運行集成化、業(yè)務(wù)流程合理化、管理改善持續(xù)化、績效監(jiān)控動態(tài)化了,我們才是真正應(yīng)用成功了。

同時ERP作為一個高度集成的信息系統(tǒng),必然區(qū)別于以往我們使用的其他財務(wù)、管理軟件。我們要認識到實施ERP是企業(yè)管理全方位的變革,它有其先進性,同時也不可避免有其風(fēng)險性,如何有效地管理和控制風(fēng)險是保證ERP系統(tǒng)實施成功的重要環(huán)節(jié)之一。這就要求我們一方面要使內(nèi)部控制制度適應(yīng)ERP的特點,把內(nèi)控目標融于ERP的系統(tǒng)之中,而不是游離于ERP系統(tǒng)之外,另搞一套。同時還要求我們根據(jù)實際情況,吸取以往內(nèi)部控制的經(jīng)驗與精華,進一步拓展ERP的使用空間,使ERP和企業(yè)的管理實現(xiàn)相互推進,走向成功。

2.在新經(jīng)濟條件下,企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)關(guān)注并適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展的需要。新經(jīng)濟的一個顯著標志就是電子商務(wù)的發(fā)展。據(jù)河南油田信息港批露:油田近年來在物資采購和銷售方面也大力推行電子商務(wù)。如物資供銷處為加大網(wǎng)上采購力度,投資300萬元,進行了電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)的硬件建設(shè),建成了擁有350個信息點、340臺終端的電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò),努力做到凡是具備網(wǎng)上采購條件的物資,均實行網(wǎng)上采購。實施網(wǎng)上采購近三年來,該處節(jié)約采購資金6800萬元;同時中國潤滑油電子商務(wù)網(wǎng)上也頻現(xiàn)了河南油田精蠟廠的身影。但是由于電子商務(wù)的產(chǎn)生與迅猛發(fā)展,以及作為一種無紙化、無場所化的新興產(chǎn)業(yè),將會給企業(yè)體制及管理模式和內(nèi)控機制帶來了極大的影響,并由此而滋生出一系列內(nèi)部控制問題。

傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部控制制度規(guī)定,企業(yè)內(nèi)部無論哪個單位和個人,無論從事生產(chǎn)、供銷、還是對外提供勞務(wù),都要辦理必要的手續(xù),并經(jīng)過批準。而電子商務(wù)完全是建立在一個虛擬的市場上:企業(yè)的貿(mào)易活動不再需要原有的固定營業(yè)場所、代理商等有形結(jié)構(gòu)來完成,大多數(shù)產(chǎn)品或勞務(wù)的交易并不需要企業(yè)實際出現(xiàn),而僅需一個網(wǎng)站和能夠從事相關(guān)交易的軟件,而且互聯(lián)網(wǎng)上的網(wǎng)址、E-mail且地址、身份(ID)等,與產(chǎn)品或勞務(wù)的提供者并沒有必然的聯(lián)系。這給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了一系列問題,特別是網(wǎng)上交易的安全性問題。

3.在新經(jīng)濟條件下,企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)關(guān)注兩大體系的建設(shè)。企業(yè)為了實現(xiàn)對資源的有效控制,主要依賴于自身的兩種體系:制度體系和能力體系。制度體系主要是指以企業(yè)財產(chǎn)權(quán)利或產(chǎn)權(quán)關(guān)系為基礎(chǔ)的一系列法律、制度、條例等的制度安排。能力體系則主要是以企業(yè)智力資本(包括技術(shù)、人員和組織等)為基礎(chǔ)而擁有的變換、創(chuàng)新、整合等的系統(tǒng)能力。

企業(yè)基于一定的制度體系,通過權(quán)利的享有和使用,可以保證對企業(yè)活動所必需相關(guān)資源進行支配和應(yīng)用;而基于一定的能力體系,則可以產(chǎn)生對已有資源進行配置的附加或放大效應(yīng),也就是能夠促使企業(yè)的資源實現(xiàn)高效率或最佳配置。因此,如何構(gòu)建這兩種體系亦將成為新經(jīng)濟下的一大課題。如果企業(yè)沒有相應(yīng)的配套制度,不具備上述基本能力,要想在新經(jīng)濟條件下生存是很困難的。

四、新經(jīng)濟條件下內(nèi)部控制的對策與建議

針對以上存在的問題,我們認為可以采取以下對策對企業(yè)的內(nèi)部控制加以改進:

1.適應(yīng)ERP系統(tǒng)的要求,變革企業(yè)管理模式。這是因為:傳統(tǒng)管理模式難于適應(yīng)新經(jīng)濟時代的要求,實施ERP系統(tǒng),需要與之相適應(yīng)的企業(yè)管理模式。傳統(tǒng)的管理模式是按職能展開的,其組織結(jié)構(gòu)的特征是縱向分層次、橫向分部門,每個層次是一個權(quán)力等級,每個職能部門是一個封閉的獨立王國。這種組織結(jié)構(gòu)使企業(yè)內(nèi)部信息采集、處理和傳遞成為分散的、重復(fù)的,有時甚至是矛盾的,柔性差,顯得很僵化。ERP的實施不可避免地對企業(yè)的勞動分工、生產(chǎn)組織方式、人員等產(chǎn)生沖擊。ERP對企業(yè)組織的要求是:企業(yè)組織應(yīng)以作業(yè)過程為中心,而不是以職能部門為中心;企業(yè)各部門活動應(yīng)平行化,而非順序方式運作;擴大與供應(yīng)商和顧客的接觸,以顧客的需求來引導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營方向;所需信息完整地一次性獲得,企業(yè)管理是建立在集約信息系統(tǒng)之上。

通過企業(yè)管理模式的變革,使內(nèi)部控制的層次明顯減少,但責(zé)任更加明確,效率更加提高。內(nèi)部控制通過每個人與組織建立起合適的“視窗”進行,內(nèi)部控制的透明度也大大增強。

同時在新經(jīng)濟時代,由于網(wǎng)絡(luò)可以及時傳遞各種信息,而許多知識和重要信息主要分散在企業(yè)的基層,存在于專家的頭腦中。因此,企業(yè)內(nèi)部由最基層建立起的各種類型的控制小組,將是實行內(nèi)部控制的最佳方式。

2.對電子商務(wù)形成網(wǎng)上公證的第三方監(jiān)控。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下原始資料用數(shù)字方式進行存儲,所以也不能像手工系統(tǒng)那樣對每一份資料作痕跡檢驗。可是利用網(wǎng)絡(luò)所特有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)項目,我們可以實現(xiàn)原始交易的第三方監(jiān)控,即網(wǎng)上公證。比如每一家企業(yè)都在互聯(lián)網(wǎng)認證機構(gòu)領(lǐng)取數(shù)字簽名認證和私有密鑰。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時,一方將單據(jù)傳到認證機構(gòu),由認證機構(gòu)確認并將經(jīng)過數(shù)字簽名的加密憑證與未加密憑證同時轉(zhuǎn)發(fā)給另一方。這樣就得到了一筆確實經(jīng)過雙方認可的交易。而單獨某一方因無法獲得另一方的數(shù)字簽名和私有密鑰,不可能偽造交易憑證。同時,該單據(jù)以加密和未加密兩種形式存儲于企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中,其他人員只有可能修改其未加密的那一份。這樣一旦審計人員或主管人員對某筆業(yè)務(wù)產(chǎn)生懷疑,只需將加密憑證提交客戶和認證機構(gòu)將其解密并加以對照即可。

同時隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地發(fā)展,企業(yè)也應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制,設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標,包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等,并且針對企業(yè)的特定狀況,開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護系統(tǒng)。

3.強調(diào)內(nèi)部控制框架中的“軟控制”與人的重要性。內(nèi)部控制是由人來進行并受人的因素影響,保證組織內(nèi)所有成員具有一定水準的誠信、道德觀和能力的人力資源方針與實踐是內(nèi)部控制有效的關(guān)鍵因素之一。實踐表明,基于環(huán)境現(xiàn)狀構(gòu)建內(nèi)部控制機制是一種被動性的做法,故此,我們應(yīng)越來越重視將道德規(guī)范、行為準則、能力素質(zhì)的建設(shè)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容,更加強調(diào)“軟控制”的作用。

企業(yè)在實施ERP的過程中,要使計劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實現(xiàn),也要求在每個流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責(zé)任心,流程與流程之間則更強調(diào)人與人之間的合作精神,以便在有機組織中充分發(fā)揮每個人的主觀能動性與潛能,實現(xiàn)企業(yè)管理從“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向“扁平式”組織機構(gòu)的轉(zhuǎn)變,提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應(yīng)速度。

同時新經(jīng)濟要求企業(yè)不斷創(chuàng)新,這需要個人、部門之間進行高效率的合作,需要有強烈的團隊意識和團隊精神。因為企業(yè)內(nèi)部控制不是更多地基于權(quán)力的需要,而是基于信息的科學(xué)性和企業(yè)健康發(fā)展的需要,所以企業(yè)要重視“人為為人”的集體主義精神建設(shè)?！叭藶椤笔侵该總€人要注意自身的行為修養(yǎng),提升自己的人格境界,然后從“為人”的角度出發(fā),控制好自己的行為,創(chuàng)造一個良好的人際關(guān)系環(huán)境空間,大家相互支持,相互激勵,充分發(fā)揮好自己的主觀能動性。在新經(jīng)濟時代,企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)可以很方便地使內(nèi)部人員之間及與外部人員之間平等、動態(tài)地進行協(xié)作和溝通。企業(yè)中每一個人都是網(wǎng)絡(luò)中的知識貢獻者,都可以成為企業(yè)控制網(wǎng)絡(luò)上的決策點或節(jié)點,都可以盡可能地作出自己最大的貢獻。只有形成了“人為為人”的良性互動機制,企業(yè)內(nèi)部控制才能在新經(jīng)濟條件下實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

4.依托ERP系統(tǒng)建立績效監(jiān)控系統(tǒng),對內(nèi)部控制制度實施情況進行檢查、考核,并建立有效的激勵機制。為了保證企業(yè)內(nèi)部控制制度能有效地發(fā)揮作用,并使之不斷地得到完善,企業(yè)必須定期對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查與考核,看企業(yè)內(nèi)部控制制度是否得到有效遵循,執(zhí)行中有何成績,出現(xiàn)了什么問題,為什么某項內(nèi)部控制制度不能執(zhí)行或不完全執(zhí)行,估計可能產(chǎn)生或已經(jīng)造成什么后果。對于嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的,給予精神鼓勵和物質(zhì)獎勵;對于違規(guī)違章的,堅決給予行政處分和經(jīng)濟處罰,并與職務(wù)升降掛鉤。只有做到壓力與動力相結(jié)合,才能最終達到內(nèi)部控制的目的。

ERP的應(yīng)用為企業(yè)提供了豐富的管理信息。如何用好這些信息并使其在企業(yè)管理和決策過程中真正起到作用,是衡量ERP應(yīng)用成功的一個標志。企業(yè)在ERP系統(tǒng)完全投入實際運行后,應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制的需要,利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源設(shè)計出一套動態(tài)監(jiān)控管理績效變化的報表體系,以期即時反饋和糾正管理中存在的問題。

新經(jīng)濟使企業(yè)的運行環(huán)境發(fā)生了根本性的變化,它給企業(yè)帶來風(fēng)險的同時也帶來了控制風(fēng)險的機會與工具。企業(yè)應(yīng)在傳統(tǒng)的控制觀念基礎(chǔ)上,充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源,開展內(nèi)部控制的創(chuàng)新工作,建立與時代相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度,滿足企業(yè)管理的需要,為企業(yè)帶來更大的價值。

(作者單位:河南油田雙河社區(qū) 河南油田分公司第一采油廠 河南南陽 473000)

(責(zé)編:若佳)