現(xiàn)金流的回款管理改進(jìn)

車振輝

在現(xiàn)在的市場環(huán)境下，企業(yè)的回款任務(wù)能否順利完成，并不完全取決于企業(yè)自身，關(guān)鍵

在于客戶能否進(jìn)行積極、有效的合作。

營銷管控不能僅僅關(guān)注銷售收入和利潤，更要重點關(guān)注企業(yè)的現(xiàn)金流。DELL企業(yè)董事長戴爾曾經(jīng)面對企業(yè)虧損時舉了一個很恰當(dāng)?shù)睦樱篋ELL一直把注意力放在利潤上，卻很少重視現(xiàn)金周轉(zhuǎn)的問題；這正如開著一輛車，卻只盯著儀表盤上的速度表，而沒注意到油表顯示已呈紅字；戴爾新的營運順序不再是“增長、增長、再增長”，取而代之的是“現(xiàn)金流、獲利性、增長，依次發(fā)展”。

現(xiàn)金流管控中，合理規(guī)劃、管好企業(yè)的應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款是重中之重。其中，企業(yè)進(jìn)行回款工作在銷售管理中的重要性越來越突出。對于企業(yè)而言，能否順利回收賬款，決定著企業(yè)的利益能否真正地實現(xiàn)，因此，在盡量短的時間內(nèi)回收賬款，成為企業(yè)銷售管理的一個基本原則。

然而，在現(xiàn)在的市場環(huán)境下，企業(yè)的回款任務(wù)能否順利完成，并不完全取決于企業(yè)自身，關(guān)鍵在于客戶能否進(jìn)行積極、有效的合作。顯然，對于大多數(shù)客戶而言，資金并不總是處于充裕的狀態(tài)，更為重要的是，社會、企業(yè)的信用體系尚未建立起來，一些企業(yè)甚至以欠款、賴帳為榮。在這種情況下，企業(yè)為了避免由于回款不力而陷入被動經(jīng)營的怪圈，就必須引入信用管理、加強(qiáng)回款管控。

在原先的回款管理中，主要問題有：部門職責(zé)不清晰；缺乏賒銷額度控制；忽視過程控制；全員信用觀念淡薄；賒銷而非信用銷售。在回款管控改進(jìn)中，應(yīng)抓住重點環(huán)節(jié)：引入信用管理、建立客戶信用評估、授信制度、完善應(yīng)收賬款管理制度，在制定管控辦法時，和實際相結(jié)合，使之易執(zhí)行、好操作，既要明確責(zé)任、又要建立接口；重點放在事前預(yù)防與事中監(jiān)控上，有效地控制賒銷風(fēng)險。

1、應(yīng)用賬齡管理法

實際上，應(yīng)收賬款的管理就是基于應(yīng)收賬款賬齡的管理，沒有了賬齡記錄，許多信用風(fēng)險管理辦法都得不到很好實施。

賬齡管理的意義如下：便于運營管理部、營銷部門了解每筆應(yīng)收賬款的逾期情況，及時催收；便于運營管理部、營銷部門了解每個客戶的拖欠情況，作為審批信用額度的參考；具體分析企業(yè)的應(yīng)收賬款回收狀況，提高應(yīng)收賬款的管理水平；根據(jù)賬齡的長短，制定不同比率，計提壞賬準(zhǔn)備金，加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。

2、款項管理策略

應(yīng)收賬款管理牽涉到企業(yè)的決策、管理、執(zhí)行和監(jiān)督等方方面面，其情況復(fù)雜多變又對企業(yè)影響舉足輕重，因此必須實行事前控制、事中控制、事后控制的全過程管理，有效地減少呆賬和壞賬產(chǎn)生。

事前控制主要措施有：建立客戶資信管理系統(tǒng)；完善授信程序與額度控制；簽訂合同風(fēng)險防范；企業(yè)的信用管理部門要定期審核、修訂合同模版；收集客戶合同模版，進(jìn)行回款條款分析，并加以建議。

在信用管理初始階段，企業(yè)系統(tǒng)了解每一位客戶的信用狀況尚有一定難度，但可以采取逐步推進(jìn)的方式去實施。首先選擇規(guī)模大、信譽(yù)好的大型機(jī)構(gòu)客戶作為試點對象，通過操作過程中不斷地總結(jié)和歸納，從而形成一套適合企業(yè)自身特點的客戶資信評價系統(tǒng)，然后再推廣到中型或小型企業(yè)；對散客和流動客戶目前宜嚴(yán)格執(zhí)行先款后貨或現(xiàn)款現(xiàn)貨方式。

事中控制具體包括：

1)制定合理的信用政策。信用政策包括信用標(biāo)準(zhǔn)、信用期限和現(xiàn)金折扣政策三個方面。信用標(biāo)準(zhǔn)高，會使企業(yè)遭受壞賬損失的可能性減少，卻不利于銷售；信用標(biāo)準(zhǔn)低，有利于刺激銷售增長，卻有可能使壞賬損失增加，只有當(dāng)應(yīng)收賬款所增加的盈利超過所增加的成本時，才能實施和使用這種信用標(biāo)準(zhǔn)。同樣，延長信用期限會使銷售額增加，但也會帶來應(yīng)收賬款機(jī)會成本、壞賬成本等額外的負(fù)擔(dān)，當(dāng)前者大于后者時，可延長信用期，否則不宜延長。采用現(xiàn)金折扣，要與信用期限結(jié)合起來考慮，并考慮折扣所帶來的收益與成本孰高孰低。

2)在銷售合同中明確回款條款：1、交易條件，如品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標(biāo)準(zhǔn)等；2、雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任；3、合同期限；4、簽訂時間、經(jīng)辦人簽名；5、經(jīng)企業(yè)審核后，加蓋合同專用章或企業(yè)印章；6、可使用一定的債權(quán)保障手段，如提供擔(dān)保、保險等。

3)進(jìn)行應(yīng)收賬款的跟蹤管理。應(yīng)收賬款一旦形成，企業(yè)要在貨款形成的前期或早期進(jìn)行適度催收，并對該應(yīng)收賬款進(jìn)行追蹤分析和監(jiān)督。企業(yè)要對客戶的經(jīng)營情況、償付能力進(jìn)行追蹤分析，并將那些欠款金額大、欠款時間長、經(jīng)營狀況差的客戶作為跟蹤的重點。通過應(yīng)收賬款跟蹤管理，還可以保持與客戶經(jīng)常聯(lián)系，提醒付款到期日，催促付款，了解和發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量、時效和服務(wù)等方面存在的問題，以便做出相應(yīng)的改正，維護(hù)與客戶的良好關(guān)系。同時，也會使客戶感覺到企業(yè)施加的壓力，使客戶一般不會輕易推遲付款，極大地提高應(yīng)收賬款的回收率。

事后控制是指對逾期應(yīng)收賬款的處理及對違約拖欠貨款客戶的處理，具體包括對應(yīng)收賬款回收情況的監(jiān)督、制定適當(dāng)?shù)氖湛钫吆推睋?jù)的代理以及應(yīng)收賬款的抵押。

3、建立有效的激勵制度

激勵制度是企業(yè)管理制度中一項非常重要的制度，對激勵制度的運用難點是度的把握、時機(jī)的把握，要做到恰到好處。針對回款工作的考核以賬齡分析法為依據(jù)，根據(jù)企業(yè)以往回款管理工作經(jīng)驗，對回款主體制定了獎懲辦法。在獎懲辦法中將款項按性質(zhì)和賬齡兩個標(biāo)準(zhǔn)分類，針對不同類別款項制定不同的獎懲措施，對按計劃回款、超計劃回款行為進(jìn)行獎勵，對拖期回款行為進(jìn)行懲罰。獎懲辦法以過程控制及結(jié)果考核相結(jié)合為原則，并結(jié)合新制定的月度獎懲辦法與企業(yè)現(xiàn)行的季度、年度獎懲辦法。

為了激發(fā)回款工作積極性，企業(yè)設(shè)置了月度、季度、年度回款專項獎，比如：月度回款冠軍獎、月度回款管理獎、季度回款次數(shù)獎等，將日?？冃Э己撕蛯ｍ棯剟罱Y(jié)合起來，并通過抽獎、聯(lián)誼等豐富多彩的形式，將回款人員的工作熱情調(diào)動起來，起到了良好的效果。

4、回款考核辦法

在回款管控中要針對不同賬齡的款項，制定不同的考核辦法，獎勵按計劃回款、超計劃回款，懲罰拖后回款。懲罰可采用利息罰金及責(zé)任罰金兩種；為了使獎勵方法引導(dǎo)過程管理，做到及時激勵，獎勵主要依照對月度回款計劃的完成程度進(jìn)行。

企業(yè)每年因應(yīng)收賬款未回收而造成的貸款利息，在以往的回款管理中，以財務(wù)成本預(yù)估方式加在營銷成本中。經(jīng)過管控改進(jìn)，在回款考核辦法中，通過責(zé)任認(rèn)定，如在合理回款日期內(nèi)不能完成回款，針對未回收款進(jìn)行相應(yīng)的利息罰金懲罰，該利息罰金由未回收款責(zé)任主體承擔(dān)。由于責(zé)任人承擔(dān)利息罰金，財務(wù)成本將不再分?jǐn)偨o業(yè)務(wù)部門。

責(zé)任罰金主要針對業(yè)務(wù)部門管理者的管理責(zé)任疏忽而進(jìn)行的懲罰。

5、回款管理信息化改進(jìn)

回款管理的大量工作是處理和傳遞信息。此部分工作量繁重，企業(yè)需要應(yīng)用信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)，以便于更好地進(jìn)行分析與決策。

在回款管理系統(tǒng)中需完善三大類信息數(shù)據(jù)庫：一是客戶類信息，即客戶的基礎(chǔ)信息與信用信息；二是業(yè)務(wù)類信息，即進(jìn)銷存類的信息和數(shù)據(jù)；三是財務(wù)類信息，主要指基于應(yīng)收賬款明細(xì)的各類信息和數(shù)據(jù)。

回款管理系統(tǒng)功能上要逐步完善客戶信用自動評估系統(tǒng)、信用申請審批系統(tǒng)、訂單自動處理系統(tǒng)、額度控制功能、發(fā)貨控制系統(tǒng)、應(yīng)收賬款預(yù)警跟蹤系統(tǒng)、輔助追賬功能、客戶信用記錄查詢系統(tǒng)、客戶協(xié)調(diào)功能、靈活的管理、考核、分析報告功能等。

在使用過程中，為了真正地成為收款人員的利器，還要注意以下幾點以提高系統(tǒng)的適時監(jiān)控性和信息集成度：

1)隨時對客戶信息進(jìn)行維護(hù)。

當(dāng)客戶的信用等級變化后，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行修改。將對客戶設(shè)定的信用等級、信用額度和付款期限錄入系統(tǒng)中，在接收客戶訂貨時，可以查詢客戶應(yīng)收款信息。錄入訂單時，系統(tǒng)自動判斷客戶信用限額，如果超出限額則需進(jìn)行評審，情報部門將評審結(jié)果錄入系統(tǒng)，銷售部此時可以錄入訂單，并記錄評審信息，否則系統(tǒng)不予接收訂單。規(guī)定在某個額度范圍內(nèi)的任何賒欠，由具體經(jīng)辦人按規(guī)定辦理；超出某個額度，一定要有規(guī)定級別的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批；對信用等級較差的客戶，更要從嚴(yán)掌握，這樣就做到了事前防范。

2)對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析。加強(qiáng)對客戶的應(yīng)收賬款管理。

在發(fā)貨給客戶后，需對應(yīng)收款進(jìn)行事中管理，即發(fā)貨之后直到貨款到期日之前，對客戶及應(yīng)收賬款監(jiān)督、管理。在系統(tǒng)中可以對客戶的應(yīng)收賬款明細(xì)及匯總資料進(jìn)行查詢、打印，企業(yè)可以隨時了解客戶的應(yīng)收賬款，并且進(jìn)行賬齡分析。對于逾期的應(yīng)收款，系統(tǒng)可以打印催款單，企業(yè)可以據(jù)此進(jìn)行跟蹤管理：電話溝通、信函提示等。

3)加強(qiáng)對客戶的追款力度。

當(dāng)客戶發(fā)生拖欠應(yīng)收賬款時，企業(yè)應(yīng)該積極做好催收工作。根據(jù)ERP系統(tǒng)的應(yīng)收賬款信息，對于賬齡較短且客戶信用較好的應(yīng)收賬款，企業(yè)應(yīng)做好正常的催收工作；對于賬齡較長或信用不太好的應(yīng)收賬款，企業(yè)應(yīng)考慮貨幣的時間價值，給予銷售折扣或允許購貨方以貨抵款；對于逾期未收回的應(yīng)收賬款可以通過債務(wù)重組或訴訟等辦法，用法律手段強(qiáng)制收回等。

6、建立債權(quán)保障制度

建立債權(quán)保障制度，轉(zhuǎn)嫁賒銷信用風(fēng)險。所謂保障債權(quán)就是要把有風(fēng)險的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)嫁出去，或者增加保障的措施。比如，一筆收益豐厚但風(fēng)險很大的業(yè)務(wù)，放棄意味著潛在利潤的損失，簽約則意味著信用風(fēng)險巨大，而且通過信用調(diào)查和評估也無法確定。這時企業(yè)應(yīng)該怎么做呢?必須運用各種債權(quán)保障手段，如客戶股東和管理人員的個人擔(dān)保、企業(yè)法人擔(dān)保、抵押、保理、信用保險、專業(yè)機(jī)構(gòu)擔(dān)保等。其中，前三項是企業(yè)內(nèi)部債權(quán)保障措施，是企業(yè)要求客戶自身提供的保障；后三項是企業(yè)外部債權(quán)保障措施，是信用服務(wù)機(jī)構(gòu)、銀行、保險企業(yè)、擔(dān)保企業(yè)提供的信用保障服務(wù)。一個優(yōu)秀的企業(yè)，必須學(xué)會靈活選擇和運用這些債權(quán)保障手段，即能夠賺取利潤，又可以降低信用風(fēng)險。

7、加強(qiáng)結(jié)算方式管理

企業(yè)合理選擇結(jié)算方式對加速資金周轉(zhuǎn)，抑制貨款拖欠，加強(qiáng)財務(wù)管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。目前企業(yè)比較常用的結(jié)算方式是電子匯兌、銀行承兌匯票、支票、銀行匯票與現(xiàn)金結(jié)算方式。各種結(jié)算方式各具特點，各有其適用范圍。

如果銷售企業(yè)對客戶單位的信用情況不掌握，對及時、足額收回款項缺乏信心，可以選擇電子匯兌、支票款到賬后發(fā)貨、銀行匯票、銀行承兌匯票結(jié)算方式；如果對客戶單位的信用情況有所了解，在以往的交易中無不良付款記錄，除了選取上述結(jié)算方式外，可以考慮采取支票結(jié)算方式；如果客戶單位信用度比較高，在選取上述結(jié)算方式的同時，還可以考慮采用銀行承兌匯票結(jié)算方式。

如果欲即期收款，可以選取電子匯兌、支票、銀行匯票、現(xiàn)金結(jié)算方式；如果打算約期收款，可以選取銀行承兌匯票結(jié)算方式。

責(zé)編／謝海峰