電子檔案管理對策分析

盧　冬

摘要：隨著科技進步，電子文件與電子檔案越來越廣泛的應用于日常辦公與管理。電子檔案具有優(yōu)于紙質檔案的很多特征，但也同時伴有自身的缺陷。在對這些進行分析的基礎上，提出了如何克服電子檔案管理中缺陷的措施，以使電子檔案得到更廣泛地應用。

關鍵詞：電子檔案；電子文件；現(xiàn)狀；問題；對策

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1672-3198(2009)14-0038-02

1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1對電子檔案的認識存在一定局限性

以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾，給想要使用檔案的人員帶來極大的不便，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發(fā)展，人們的價值觀念發(fā)生變化，意識到檔案在經濟發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。然而，社會中也確實存在少數(shù)人的極端看法，認為單位檔案是單位的私有財產，使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開放與上網了。

1.2檔案管理的標準化進展緩慢制約電子文件的整理與歸檔

檔案管理的標準化是對全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎。例如，國家檔案局頒發(fā)的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》為機關檔案工作標準化管理指明了方向，然而，這項政策真正落實到各級機關實施過程中，就不容樂觀了。許多單位因實施現(xiàn)行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實施奉單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規(guī)范化難以實現(xiàn)。

1.3計算機技術尚未大規(guī)模應用于檔案管理

由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

2電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1電子檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1對電子文件原稿保存的忽視

目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。

2.1.2信息安全與保密問題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險?；ヂ?lián)網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。

2.1.3電子檔案的接收格式問題

由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現(xiàn)困難。

2.2電子檔案自身的缺陷

2.2.1電子檔案的原始性、真實性、完整性問題

對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真?zhèn)我子谂袆e。人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的真實性。紙質文件的原始性體現(xiàn)為內容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

在真實性問題上，電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案。

電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失。電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。

2.2.2電子檔案存儲栽體的特質與缺陷

(1)溫度。高溫可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1—2倍。

(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

(3)光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線對電子檔案載體的影響很大，紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。

(4)空氣污染?？諝庵械挠泻怏w(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環(huán)境下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。

(5)灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機械損傷。在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。

(7)磁場和機械震動的影響。磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。

2.2.3電子檔案的長期可讀性問題

當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。隨著電子技術日新月異，計算機更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對

于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設備。這是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。

3解決電子檔案管理中問題的對策

3.1電子檔案管理的原則

3.1.1規(guī)范性原則

規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

3.1.2可靠性原則

人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

3.1.3高效率原則

檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統(tǒng)設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)。是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2解決電子檔案管理過程中問題的對策

3.2.1加強電子文件全過程管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

3.2.2采取切實可行的信息保護措施

信息安全技術對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

3.2.3重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進專業(yè)技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。

3.2.4加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理

軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。