高校記賬憑證摘要欄填制淺析

尹靜薇

【摘要】 本文對高校記賬憑證中摘要欄的重要性進行了探討,對會計核算實踐中經(jīng)常出現(xiàn)的若干問題進行了分析,并提出了相應(yīng)的處理辦法,最后對如何提高摘要欄的填寫質(zhì)量提出了自己的看法。

【關(guān)鍵詞】 記賬憑證;摘要;高等學(xué)校

一、正確填制憑證摘要欄的重要性

記賬憑證是重要的會計核算資料。它是本單位財會人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制的,載有反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄及簡要內(nèi)容,直接作為記賬依據(jù)的書面文件。記賬憑證的主要作用在于對原始憑證進行歸類整理,運用賬戶和借貸記賬法編制會計分錄,為登記賬簿提供依據(jù)。因此,所有記賬憑證都應(yīng)滿足記賬的要求,都必須具備下列基本內(nèi)容:1.記賬憑證的名稱。2.填制憑證的日期和憑證的編號。3.經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。4.記賬符號、賬戶(包括一級、二級或明細賬戶)名稱和金額。5.所附原始憑證的張數(shù)。6.填制單位的名稱及有關(guān)人員簽章。

在記賬憑證的編寫過程中,記賬憑證摘要作為一項會計基礎(chǔ)工作,它的填寫直接影響到財務(wù)管理部門會計賬簿的質(zhì)量。摘要填寫的質(zhì)量可以反映一個單位財務(wù)管理的水平、會計基礎(chǔ)工作的質(zhì)量和會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要填制的簡明準確,可以對財務(wù)分析、查詢起到事半功倍的效果。

二、會計實踐中如何填制高校記賬憑證摘要欄

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的變化,新生事物不斷產(chǎn)生,高校新的會計業(yè)務(wù)層出不窮,需要核算的經(jīng)濟業(yè)務(wù)也在不斷擴大和發(fā)展?，F(xiàn)結(jié)合高校會計實踐,針對會計核算中遇到的一些常見事項,分別探討一下記賬憑證摘要欄的填寫。

(一)一般業(yè)務(wù)

1.收入核算的處理。高校收入來源渠道很多,有財政撥款、科研劃撥、捐贈收入、學(xué)費收入、罰沒收入、代管性質(zhì)的收入、銀行或金融機構(gòu)貸款等。這類業(yè)務(wù)在日常的管理活動中經(jīng)常需要核對、查詢、分析。因此,這類摘要一般要注明收入的性質(zhì),內(nèi)容盡量完整、詳細。比如:“某月收教育廳撥款”、“收5月—8月招商銀行利息”、“收會計學(xué)院05級03班學(xué)生學(xué)費”等。

2.發(fā)放性質(zhì)的業(yè)務(wù)處理。高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的勞務(wù)費用、獎勵費用、安家費、喪葬補助及遺屬費等。這類性質(zhì)的業(yè)務(wù)往往需要核對和經(jīng)常查詢。因此,這類業(yè)務(wù)的摘要在填制時要注明發(fā)放對象、發(fā)放性質(zhì)。例如:“統(tǒng)計學(xué)院王某領(lǐng)引進人才安家費”、“國資處李某報喪葬補助費”、“發(fā)放2007—2008年度本科生獎學(xué)金”等。摘要中注明發(fā)放對象,方便以后的賬務(wù)核對及查詢。

3.日常采購業(yè)務(wù)的處理。在日常工作中,經(jīng)常會發(fā)生購置辦公用品、試驗材料、圖書、固定資產(chǎn)、紀念品等業(yè)務(wù)。針對這類業(yè)務(wù),摘要欄應(yīng)填寫為“某單位某人報某物”。例如:“管理學(xué)院張三購買打印紙花費現(xiàn)金180元”,摘要為“管理學(xué)院張三報打印紙”、“宣傳部李某報U盤”、“院辦張某報專家禮品”等等。如果經(jīng)辦人將多種用途的原始單據(jù)一并報銷,會計人員應(yīng)將不同用途的原始單據(jù)分別歸類,分別制作記賬憑證。對金額較小的物品可以不再單獨制單而在摘要欄中用“等”表示。

4.差旅費的處理。在日常的會計核算中,差旅費的核算業(yè)務(wù)量比較大。差旅費的核算范圍主要包括會議、實習(xí)、調(diào)研、進修培訓(xùn)、出國考察、購物等。針對這類業(yè)務(wù),摘要欄應(yīng)填寫為“某單位某人報某地某事”。例如:“工程學(xué)院李四去濟南采購材料”,摘要為“工程學(xué)院李四報濟南差費”;“審計處趙二去北京參加培訓(xùn)”,摘要為“審計處趙二報北京培訓(xùn)費”; “教材科張某去杭州采購圖書”,摘要為“教材科張某報杭州圖書采購”……這樣填制摘要欄可以使閱讀者清楚地了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容。

(二)特殊業(yè)務(wù)

1.內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算的處理。高校中的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算包括下屬印刷廠、餐廳、賓館、等向?qū)W校財務(wù)處結(jié)算各部門的印刷費、招待費、住宿費等以及下屬單位需要返還學(xué)校的工資、水電費、上繳利潤等。通常情況這類結(jié)算業(yè)務(wù)比較集中,每月發(fā)生次數(shù)比較少。各種用途的同類性質(zhì)費用比較多,結(jié)算的時間跨度比較長,各相關(guān)院系職能部門對費用后面所附清單基本上已進行過詳細核對,這類憑證的摘要應(yīng)填寫為“某單位結(jié)算某單位什么費用”。例如:“印刷廠結(jié)算會計學(xué)院印刷費”,摘要為“印刷廠潘某結(jié)算會計學(xué)院印刷費”;“第三餐廳結(jié)算院辦的對外招待費”,摘要為“三餐王某結(jié)算院辦招待費”,能讓經(jīng)費使用部門一目了然。對于返還學(xué)校的費用,可以使用“某單位返還2008年3月工資”,“某單位上繳2007年度利潤”等。

2.工資核算的處理。工資結(jié)算憑證附件內(nèi)容比較多,每月發(fā)生的次數(shù)少,業(yè)務(wù)性質(zhì)比較單一。這類業(yè)務(wù)按照工資核算的項目填制比較好,對整張工資憑證來說反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容比較清楚,對各費用賬簿來說也能清楚地反映哪個月份的何種工資費用。摘要欄填寫為“發(fā)放某月在職人員基本工資”、“發(fā)放5月離退休人員工資”等等,這種摘要更容易使讀者理解業(yè)務(wù)內(nèi)容。

3.其他核算的業(yè)務(wù)處理。一些不能劃歸到上述類別的核算業(yè)務(wù),比如分配指標、特殊費用、年終結(jié)賬等。這類核算業(yè)務(wù)的摘要需要載明分配什么指標、什么性質(zhì)的業(yè)務(wù)等。例如:“分配管理學(xué)院6月份上機費”、“劃撥教務(wù)處2008年經(jīng)費指標”、“結(jié)轉(zhuǎn)2007年經(jīng)費結(jié)余”等。

(三)錯賬更正

此項主要是關(guān)于如何更正錯賬。根據(jù)《財政部關(guān)于會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求,已經(jīng)登記入賬的記賬憑證,在當年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時,可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證,在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣,同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額,另編一張調(diào)整的記賬憑證,調(diào)增金額用藍字,調(diào)減金額用紅字,摘要欄填制為“調(diào)整某月某日某號憑證”。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的,應(yīng)當用藍字填制一張更正的記賬憑證,摘要欄填寫為“更正某年某月某日某號憑證”。

三、提高摘要欄填制質(zhì)量的要求和途徑

高校新的會計業(yè)務(wù)層出不窮,這對會計從業(yè)人員意味著巨大的挑戰(zhàn)。要改善高校記賬憑證摘要欄的填制,提高會計信息質(zhì)量,會計人員應(yīng)從以下幾方面著手努力:

(一)端正思想認識,增強工作責任心

會計摘要是財務(wù)信息的重要內(nèi)容,無論對方便日常會計工作,還是加強財務(wù)監(jiān)督,或者是作為檔案資料留存利用都有舉足輕重的作用。因此,會計及其主管人員必須要做到:1.端正思想認識,克服普遍存在的“重數(shù)字金額,輕會計摘要”的心理,重視會計摘要的編寫。2.要增強工作責任心,以認真、負責、細致的態(tài)度和要求編寫會計摘要,堅決反對粗枝大葉、馬虎的做法。

(二)熟悉業(yè)務(wù),掌握經(jīng)濟活動的來龍去脈

會計摘要是用文字等形式反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的一種方法。經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生、發(fā)展是編寫會計摘要的基礎(chǔ)。對經(jīng)濟業(yè)務(wù)了解得越清楚、越透徹,會計摘要就能編寫得越準確、越精練。因此,會計人員必須熟悉本單位業(yè)務(wù),掌握資金運動狀況。要勤于學(xué)習(xí),善于積累,虛心接受新事物,認真研究新問題,在實踐中不斷熟悉業(yè)務(wù),提高技能。

(三)認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)則、準則,充分發(fā)揮憑證、賬簿及科目的不同用途

現(xiàn)行的借貸記賬法和會計基礎(chǔ)工作規(guī)范一般要求編制記賬憑證是“一事一單”,也允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。

(四)提高自身遣詞造句的能力

1.詳略得當。會計摘要的要求是簡單、扼要,要善于掌握適當?shù)姆执?做到既簡明扼要,又能說明問題。不僅能確切地反映出當時經(jīng)濟活動的情況,還要為日后的檢查、分析提供可靠的依據(jù)。2.用字精練。會計摘要就是摘錄要點,因此用字必須確切、精練,使用恰當?shù)奈淖趾啙嵍髁说乇磉_要點。3.含義清楚。會計摘要不但文字使用要精練,更要考慮語句含義明確、清楚地說明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的基本情況,注意避免模棱兩可的詞句出現(xiàn)。4.書寫要整潔。會計電算化的推廣使會計人員的手工操作大大減少,微機打印的賬簿、憑證一般都很整齊、干凈。但在輸入文字時,一定注意不要出現(xiàn)錯別字,數(shù)字也應(yīng)注意規(guī)范化?！?/p>

【主要參考文獻】

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