小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施進(jìn)程中的若干問(wèn)題

許　偉

摘要：我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作經(jīng)歷了20多年的發(fā)展，取得了很大的進(jìn)步。商品化、通用化的財(cái)務(wù)軟件在大中型企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。但眾多的小企業(yè)電算化的實(shí)施工作還不理想。本文就當(dāng)前我國(guó)小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施進(jìn)程中必須重視和需要解決的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；網(wǎng)絡(luò)模；管理制度

1 會(huì)計(jì)電算化工作的組織與計(jì)劃

良好的組織和計(jì)劃是成功的一半，所以組織和計(jì)劃對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作很重要，而很多小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)施的不成功，往往是因?yàn)槿鄙倭己玫慕M織和計(jì)劃。電算化的工作涉及面比較廣，需要企業(yè)的人、財(cái)、物多項(xiàng)資源，所以最好是單位領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)組織這項(xiàng)工作，以便于組織和協(xié)調(diào)。

一般而言，企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)來(lái)制定自己的實(shí)施計(jì)劃。對(duì)于絕大多數(shù)小企業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)主要是想用電腦取代手工做賬，減輕財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化。因此會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)施計(jì)劃可以包括以下幾個(gè)方面：

1.1 機(jī)構(gòu)和人員的配置計(jì)劃

小企業(yè)規(guī)模較小，經(jīng)濟(jì)實(shí)力較弱，可以在原有的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，培訓(xùn)和增加相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化人員，可以對(duì)原有的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行電算化的培訓(xùn)。

1.2 硬件和軟件的購(gòu)置計(jì)劃

計(jì)算機(jī)及其他硬件設(shè)備是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要組成部分，制定其購(gòu)置計(jì)劃是非常必要的。對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和發(fā)展計(jì)劃和對(duì)會(huì)計(jì)工作要求，制定計(jì)算機(jī)及其他硬件設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃。主要包括硬件模式、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等輔助設(shè)施的數(shù)量和價(jià)格，以及總投資分配等。計(jì)算機(jī)軟件也是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要組成部分，軟件的開(kāi)發(fā)或購(gòu)置計(jì)劃的好與壞直接影響至?xí)?jì)電算化的實(shí)施。對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)，最好的選擇購(gòu)買(mǎi)通用會(huì)計(jì)軟件的方式，這樣做既經(jīng)濟(jì)又可靠。企業(yè)應(yīng)該制定出軟件購(gòu)置計(jì)劃。

1.3 費(fèi)用預(yù)算

編制好各種計(jì)劃之后，便要進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算，即測(cè)算全部投資的總額，以及各分項(xiàng)計(jì)劃的費(fèi)用預(yù)算等。

會(huì)計(jì)電算化工作的組織與計(jì)劃做好以后，下一步就是要建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)了。

2 會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的建立

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)包括計(jì)算機(jī)硬件、軟件、財(cái)會(huì)人員和會(huì)計(jì)規(guī)范四個(gè)要素的信息系統(tǒng)。對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)關(guān)鍵是硬件和軟件的配置。

2.1 硬件的配置

硬件配置是指會(huì)計(jì)電算化所需硬件系統(tǒng)的構(gòu)成模式。目前主要有單機(jī)模式、多用戶模式和網(wǎng)絡(luò)模式三種。多用戶模式因其固有缺限基本是已不太用了。單機(jī)系統(tǒng)雖然投資小，見(jiàn)效快，但是其可靠性較差，一旦機(jī)器發(fā)生故障，會(huì)使整個(gè)會(huì)計(jì)工作中斷，給企業(yè)的正常會(huì)計(jì)工作帶來(lái)較大的損失。筆者認(rèn)為對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)模式還是一個(gè)較好的選擇，它可以彌補(bǔ)單機(jī)模式的缺限。網(wǎng)絡(luò)模式主要是指由一臺(tái)服務(wù)器和多臺(tái)微機(jī)用網(wǎng)線連接起來(lái)的一個(gè)系統(tǒng)，各臺(tái)微機(jī)都具數(shù)據(jù)處理能力，而且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的硬件和軟件資源。安全穩(wěn)定性較好，容易維護(hù)，具有可擴(kuò)展性。目前計(jì)算機(jī)硬件的價(jià)格不斷下降，所以即使配置網(wǎng)絡(luò)模式，投資也不會(huì)太大，一般的小企業(yè)都可以承受。

2.2 軟件的配置

軟件的配置包括系統(tǒng)軟件和會(huì)計(jì)軟件，筆者主要談一下會(huì)計(jì)軟件。會(huì)計(jì)軟件是企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作不可缺少的必要條件。一般說(shuō)來(lái)，配備會(huì)計(jì)軟件的方式主要有三種：選擇通用的商品化會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)、選擇通用商品化會(huì)計(jì)軟件與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合。當(dāng)然對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)，最理想的方法還是選擇通用的商品化會(huì)計(jì)軟件。選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：

2.2.1 選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)要注意與硬件系統(tǒng)的匹配。一般來(lái)講，目前市場(chǎng)上銷(xiāo)售的會(huì)計(jì)軟件有兩種版本，單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版。所以作為企業(yè)來(lái)講，要了解自己企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的硬件模式，是單機(jī)模式還是網(wǎng)絡(luò)模式，然后再去選用相應(yīng)的單機(jī)版會(huì)計(jì)軟件或網(wǎng)絡(luò)版會(huì)計(jì)軟件。如果軟件與硬件模式不匹配，軟件無(wú)法正常工作。

2．2.2 會(huì)計(jì)軟件的易用性。目前在市場(chǎng)上銷(xiāo)售的會(huì)計(jì)軟件，凡是經(jīng)過(guò)財(cái)政部門(mén)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的，在功能上應(yīng)該是符合要求的。各個(gè)軟件廠商開(kāi)發(fā)出的會(huì)計(jì)軟件功能上大同小異，所以對(duì)于小企業(yè)來(lái)講，在選擇會(huì)計(jì)軟件的時(shí)候不要一味求全求大，認(rèn)為會(huì)計(jì)軟件模塊越多越好，功能越齊全越好。所以筆者認(rèn)為在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況，與會(huì)計(jì)軟件廠商充分溝通，讓會(huì)計(jì)軟件廠商了解自己真正的需求，從而真正找到適合本企業(yè)需要的會(huì)計(jì)軟件。

2.2.3 會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)工作的可靠性。會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)工作的可靠性對(duì)用戶來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，對(duì)小企業(yè)來(lái)說(shuō)尤其如此。因?yàn)樾∑髽I(yè)對(duì)軟件和硬件的自身維護(hù)能力較差，一旦軟件或硬件出了問(wèn)題自身沒(méi)法解決，而會(huì)計(jì)軟件廠商的售后服務(wù)工作到不了位，會(huì)給日常會(huì)計(jì)工作帶來(lái)很大的不便。所以筆者認(rèn)為對(duì)于小企業(yè)來(lái)講，一定要選擇質(zhì)量過(guò)硬，售后服務(wù)工作做的好的會(huì)計(jì)軟件廠商。這樣才不會(huì)給日常的會(huì)計(jì)工作帶來(lái)不必要的麻煩。

3 會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的建立

會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制主要是崗位分工。

會(huì)計(jì)電算化的崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)硬件和會(huì)計(jì)軟件的崗位。主要有以下幾個(gè)方面：

3.1 系統(tǒng)管理員。負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行協(xié)調(diào)工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，可由會(huì)計(jì)主管兼任。

3.2 系統(tǒng)操作員。負(fù)責(zé)輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和輸出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。要求具備會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)。

3.3 憑證審核員。負(fù)責(zé)對(duì)原始作證和記賬作證進(jìn)行審核。

3.4 系統(tǒng)維護(hù)員。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，要求具備計(jì)算機(jī)知識(shí)。采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)模式的企業(yè)需設(shè)立此崗位。

3.5 會(huì)計(jì)檔案資料保管員。負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)盤(pán)、程序盤(pán)、憑證和賬表等各種會(huì)計(jì)檔案的保管工作。

對(duì)于小企業(yè)來(lái)講，可能不需要那么多的會(huì)計(jì)人員，這幾個(gè)崗位可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)合并。例如可以由系統(tǒng)管理員來(lái)承擔(dān)憑證審核員的工作，由系統(tǒng)操作員來(lái)承擔(dān)會(huì)計(jì)檔案資料保管員的工作等等。

4 會(huì)計(jì)電算化管理制度的建立

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理，是指對(duì)已建立的系統(tǒng)進(jìn)行全面管理，保證安全、正常運(yùn)行。它一般包括宏觀管理和微觀管理。

4.1 宏觀管理

這里的宏觀管理主要指對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的管理。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行階段，一方面要注意檢測(cè)電算化會(huì)計(jì)信息的可靠性、安全性和穩(wěn)定性，評(píng)價(jià)系統(tǒng)是否符合要求，檢驗(yàn)使用人員對(duì)軟件操作的掌握程度，不斷完善會(huì)計(jì)電算化的管理制度。另一方面，在企業(yè)剛剛建立電算化信息系統(tǒng)后，不能馬上扔掉手工賬，因?yàn)椴⒉磺宄降讜?huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)運(yùn)行的效果怎么樣，所以應(yīng)該用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與手工會(huì)計(jì)核算同時(shí)運(yùn)行3個(gè)月以上，如果取得相一致的結(jié)果，才可能證明會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性，這時(shí)才可以甩掉手工賬，完全用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作。

4.2 微觀管理

微觀管理主要指日常使用管理，主要是加強(qiáng)對(duì)電算化機(jī)房的管理。由于計(jì)算機(jī)設(shè)備的運(yùn)行正常與否和周?chē)h(huán)境關(guān)系很大，所以企業(yè)要為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，保證計(jì)算機(jī)設(shè)備正常運(yùn)行。再一個(gè)就是要防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)房?jī)?nèi)的設(shè)備、機(jī)內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定，制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應(yīng)急對(duì)策等。

以上這些問(wèn)題是小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問(wèn)題。這些問(wèn)題如若不重視或不及時(shí)解決，它將嚴(yán)重阻礙小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化向更深層次的發(fā)展；如若重視并及時(shí)解決這些問(wèn)題，它必然會(huì)促進(jìn)小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，更好地為提高小企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

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