如何做好企業(yè)檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作

劉　梅

摘 要：企業(yè)檔案工作只有緊跟形勢(shì)，不斷創(chuàng)新，達(dá)到與企業(yè)管理相適應(yīng)的管理水平，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的不斷積累和有效的流動(dòng)。通過檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)，不僅可以實(shí)行檔案的綜合管理，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，改善檔案工作條件，提高檔案開發(fā)利用的水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；達(dá)標(biāo)升級(jí)

企業(yè)檔案是各企業(yè)單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理性、專業(yè)性、服務(wù)性、機(jī)要性是企業(yè)檔案工作的性質(zhì)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展，企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中占據(jù)主導(dǎo)地位，對(duì)信息的需求變得尤為迫切。開展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，是深入貫徹落實(shí)《檔案法》，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案綜合管理水平，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的一項(xiàng)有力措施。通過檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)，不僅可以實(shí)行檔案的綜合管理，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，改善檔案工作條件，提高檔案開發(fā)利用的水平。還可以使企業(yè)的檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，更好地為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

為了高質(zhì)量、高效率地做好檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，首先要對(duì)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，抓住實(shí)際工作中存在的問題以及長期未解決的難點(diǎn)問題，分析問題存在的原因，找出解決問題的辦法及需采取的具體措施，將檔案工作中的“疑難雜癥”逐個(gè)治愈。本文僅對(duì)在檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)進(jìn)行淺析，既總結(jié)自身的工作又為同行提供經(jīng)驗(yàn)共享。

1 達(dá)標(biāo)前我公司檔案管理工作狀況

檔案管理工作處于落后狀態(tài)。我公司成立于1994年，屬廣東省交通集團(tuán)有限公司二級(jí)單位，是廣東省公路建設(shè)的骨干企業(yè)，十幾年來我司為廣東的高速公路建設(shè)做出了較大的貢獻(xiàn)，但是，我司的檔案管理工作卻一直處于較為落后的狀態(tài)。自2001年省交通集團(tuán)在直屬二級(jí)單位開展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作以來，先后有十幾家單位已經(jīng)達(dá)“國家二極”標(biāo)準(zhǔn)，截至2006年底，僅有幾家單位尚未達(dá)標(biāo)，我司便是其中之一，檔案管理工作處于落后狀態(tài)。

檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作不重視。公司成立十幾年來，公司領(lǐng)導(dǎo)未能把檔案管理工作納入年度工作計(jì)劃，沒有公司級(jí)的分管領(lǐng)導(dǎo)，致使檔案工作無人抓無人管。公司從上到下在不同程度上存在著檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)搞好檔案管理工作不夠重視，沒有意識(shí)到搞好檔案管理工作是各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，片面地認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)只有投入、沒有回報(bào)的工作，所以未能把檔案管理納入本單位管理的議事日程中。

檔案人員數(shù)量少，兼職檔案員業(yè)務(wù)水平低，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量。由于受單位機(jī)構(gòu)的撤并、人員精簡的影響，檔案管理人員的配置逐漸減少，由原來的2人，減少到目前的1人，且還是一職多責(zé)，除承擔(dān)公司綜合檔案管理工作外，還要負(fù)責(zé)公司印信證管理、資質(zhì)申報(bào)等其他工作，在客觀上造成了從事檔案管理的人員工作任務(wù)重，使得檔案人員分身無術(shù)，很難專心做好檔案工作；各職能部門設(shè)置的兼職檔案管理人員，沒有足夠的時(shí)間去學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，檔案管理業(yè)務(wù)水平低，不適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要。所有這些問題，嚴(yán)重制約了公司檔案管理工作的水平。

檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)缺乏約束力。對(duì)檔案升級(jí)，若有上級(jí)單位的約束，如將檔案工作是否達(dá)標(biāo)列入對(duì)公司年度經(jīng)營績效考核范圍，單位就積極主動(dòng)地配合，否則，檔案工作人員就是再努力，磨破嘴，也難引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)的重視。

2 開展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，推動(dòng)檔案工作再上新水平

針對(duì)以上問題，對(duì)照《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)》，本人認(rèn)為搞好檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)從以下幾方面做好工作：

認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》，從提高全員檔案意識(shí)入手奠定“升級(jí)”的思想基礎(chǔ)。檔案升級(jí)涉及到公司各部門，要搞好此項(xiàng)工作，不僅需要檔案部門認(rèn)真細(xì)致地工作，還需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)真正認(rèn)識(shí)到“升級(jí)”的重要意義。我司通過舉辦檔案專題培訓(xùn)班和以公司內(nèi)部報(bào)刊為平臺(tái)，宣傳《檔案法》及檔案在日常管理工作中的作用，提高全員檔案意識(shí)，用實(shí)例證明檔案工作在公司整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的重要作用，增強(qiáng)了全體員工對(duì)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)的緊迫感和責(zé)任感，調(diào)動(dòng)了參與檔案升級(jí)的積極性，有力地促進(jìn)了此項(xiàng)工作的開展。

把檔案工作列入議事日程。檔案工作作為公司的基礎(chǔ)管理工作之一，無時(shí)無刻不與生產(chǎn)經(jīng)營、市場(chǎng)開發(fā)、合同洽談等工作聯(lián)系在一起。檔案工作在日常的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中充分發(fā)揮著它的現(xiàn)實(shí)作用。因此，在公司的年度計(jì)劃里加入檔案工作的內(nèi)容，年終總結(jié)里體現(xiàn)檔案工作開展的情況；目標(biāo)考核里有檔案工作的項(xiàng)目。

組織機(jī)構(gòu)要落實(shí)。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，需要靠各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。為切實(shí)做好檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，公司成立了檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司董事長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，公司分管檔案工作的副總經(jīng)理任副組長，各部門分管檔案工作的經(jīng)理為組員，具體工作由綜合事務(wù)部經(jīng)理主抓，檔案室檔案員和若干名兼職檔案員分工合作，把具體工作做扎實(shí)，真正使得檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)抓，工作有人干，形成一套自上而下的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系。

提高檔案人員的自身素質(zhì)，適應(yīng)發(fā)展的需要。檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案達(dá)標(biāo)、升級(jí)工作的質(zhì)量。提高檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)，是搞好檔案達(dá)標(biāo)、升級(jí)工作的根本。為此，一是組織檔案人員參加省檔案局舉辦的檔案人員崗位培訓(xùn)班及各類檔案專題培訓(xùn)班，提高理論水平和分析解決問題的能力，掌握各門類檔案工作程序和文件材料相互間的聯(lián)系情況；二是召開檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，互相學(xué)習(xí)，相互促進(jìn)，把檔案工作做得更細(xì)致、扎實(shí)；三是在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，要利用檔案管理升級(jí)這個(gè)階梯，在實(shí)踐中提高自己的工作能力和檔案管理水平，適應(yīng)發(fā)展的需要。檔案事業(yè)的發(fā)展是全方位、多渠道的，檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程。近年來，通過組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)及工作經(jīng)驗(yàn)的交流，提高了檔案管理人員的管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，保證了公司檔案達(dá)標(biāo)、升級(jí)工作的順利完成。

人、財(cái)、物要到位。若要高質(zhì)量、高效率地完成檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，離不開人、財(cái)、物的投入。在得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持后，檔案人員根據(jù)檔案室?guī)齑姘妇頂?shù)量大、專業(yè)技術(shù)人員少等實(shí)際情況，一是聘請(qǐng)了兩位曾多次參加過檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作的專業(yè)人員協(xié)助工作，提高了工作效率，加快了工作進(jìn)度；二是購買綜合檔案管理系統(tǒng)軟件，采用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高了查檔、調(diào)檔的速度；三是對(duì)檔案裝具、庫房的設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，同類別檔案的裝具規(guī)格、標(biāo)識(shí)統(tǒng)一，使檔案室面貌煥然一新。

密切配合檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，完善檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作的依據(jù)，公司自成立檔案室以來，制定了十三項(xiàng)檔案管理制度，使得檔案管理有章可循，有據(jù)可依。隨著時(shí)代的變革，有些規(guī)章制度已不適應(yīng)現(xiàn)代化檔案工作的需要，特別是《工程項(xiàng)目檔案管理制度》，歸檔范圍較大，一個(gè)國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，其中施工文件就有近兩千卷，占據(jù)檔案庫房大量空間。在檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作中，檔案人員積極與省檔案局和上級(jí)單位溝通，在省檔案局的指導(dǎo)下，修訂了各項(xiàng)檔案管理制度，重新規(guī)定工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍，規(guī)范了檔案工作行為，減小庫房壓力。

3 集中精力，一鼓作氣，檔案管理工作上等級(jí)

萬事具備，只欠東風(fēng)。在經(jīng)過前期的宣傳、培訓(xùn)、制度修編等大量工作后，檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作順利展開。在制定了完整的工作方案，編制詳細(xì)的工作計(jì)劃表后，立即組織人員，集中精力有計(jì)劃、有步驟地開展工作，從檔案整理、分類到立卷、編號(hào)、上架流水作業(yè)。在此期間，我們還多次請(qǐng)省檔案局的專家上門指導(dǎo)工作，收到了事半功倍的效果，僅用半年時(shí)間就完成了計(jì)劃要十個(gè)月才能完成的工作。經(jīng)省檔案局組成的評(píng)審組考評(píng)，以93分的優(yōu)異成績通過達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，檔案工作目標(biāo)管理達(dá)“國家二級(jí)”等級(jí)。

展望二十一世紀(jì)，任重而道遠(yuǎn)。檔案目標(biāo)管理工作面臨著更多的新任務(wù)新問題，我們只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)解放思想，樹立科學(xué)發(fā)展觀，勇于探索，大膽實(shí)踐，去迎接檔案事業(yè)光輝燦爛的明天。