論會(huì)計(jì)電算化的質(zhì)量控制

姬廣貴　魯文韜　張維戰(zhàn)

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的運(yùn)用越來越廣泛，會(huì)計(jì)電算化的質(zhì)量控制問題也越來越引起人們的關(guān)注。為保證會(huì)計(jì)電算化的質(zhì)量，應(yīng)著重從初始化設(shè)置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監(jiān)督、安全控制等方面采取有效措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；質(zhì)量控制；會(huì)計(jì)核算

1 會(huì)計(jì)電算化的質(zhì)量控制要素

影響會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量的因素很多。筆者認(rèn)為，要保證會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量，應(yīng)著重從初始化設(shè)置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監(jiān)督、安全控制等五個(gè)方面入手，制定相應(yīng)的對(duì)策、措施。

1．1 初始化與維護(hù)控制

初始化工作主要指為保證系統(tǒng)正常運(yùn)行而進(jìn)行的準(zhǔn)備工作。如設(shè)置系統(tǒng)初始時(shí)間、明細(xì)科目、口令、余額初始化及各種參數(shù)和文件的設(shè)置等。初始化工作是后續(xù)工作的基礎(chǔ)，因此會(huì)計(jì)軟件必須重視初始化工作的控制。維護(hù)工作主要指對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)，它是保證系統(tǒng)安全正確運(yùn)行的重要措施。

1．2 工作分工控制

1．2．1 崗位劃分

會(huì)計(jì)電算化已由單機(jī)操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)電算化工作分為系統(tǒng)管理維護(hù)、操作錄入、出納、審核、檔案保管等。各項(xiàng)工作之間相互聯(lián)系、相互制約。

1．2．2 崗位權(quán)限與責(zé)任

各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)。系統(tǒng)管理維護(hù)人員擁有較高權(quán)限，負(fù)責(zé)日常軟、硬件的管理維護(hù)，并為其他人員授權(quán)。各操作人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管等工作。審核人員對(duì)其他操作人員錄入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性、合理性進(jìn)行審核，但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)應(yīng)及時(shí)通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。

1．2．3 崗位勝任

為確保工作質(zhì)量，在工作分工時(shí)應(yīng)考慮將工作分派給那些接受過培訓(xùn)并有能力完成該項(xiàng)工作的人員，否則會(huì)對(duì)工作質(zhì)量帶來較大的負(fù)面影響。

1．3 輸入控制與檢查

輸入控制是應(yīng)用控制與質(zhì)量控制的重點(diǎn)。輸入控制就是在保證原始數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確的前提下，采取措施保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在編碼、填制記賬憑證及輸入過程中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的差錯(cuò)并糾正。在電算化會(huì)計(jì)中，由于工具、載體、賬務(wù)處理、會(huì)計(jì)組織等發(fā)生了根本的變化，會(huì)計(jì)控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀?jì)算機(jī)共同控制，使會(huì)計(jì)控制更為復(fù)雜，要求更加嚴(yán)密。但是操作簡(jiǎn)單，控制功能也更加有效。電算化會(huì)計(jì)信息控制除計(jì)算機(jī)本身的一般控制外，主要是指會(huì)計(jì)信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對(duì)數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制，由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與，而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果，因而對(duì)電算化會(huì)計(jì)的輸入控制顯得尤為重要。為此，應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式，建立科目參照文件，設(shè)立科目代碼校驗(yàn)位，有條件的可進(jìn)行二次輸入；每一位參與電算化會(huì)計(jì)的人員都應(yīng)執(zhí)行合理授權(quán)控制，通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段，防止差錯(cuò)和舞弊行為；還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應(yīng)無法進(jìn)入下一步會(huì)計(jì)處理。會(huì)計(jì)信息處理和輸出的控制，基本上是通過計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)進(jìn)行的，主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具有識(shí)別信息失誤的能力。同時(shí)，要防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)程序操作。輸入控制要不斷加強(qiáng)操作人員的責(zé)任心和提高技術(shù)水平，因?yàn)橛?jì)算機(jī)是由人來操作，目前的財(cái)務(wù)軟件能判別憑證輸入的借貸是否平衡，但不能檢查運(yùn)用的會(huì)計(jì)科目正確與否，比如某項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)借記管理費(fèi)用，貸記壞賬準(zhǔn)備，操作人員誤輸入借記管理費(fèi)用，貸記管理費(fèi)用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化軟件就不能識(shí)別你輸入錯(cuò)誤，所以為了保證數(shù)據(jù)輸入與會(huì)計(jì)科目運(yùn)用的正確性，還要采取如下控制方法：1）建立科目對(duì)照檢查；2）借、貸平衡檢查；3）邏輯性檢查；4）人工復(fù)核檢查。

1．4 審核與監(jiān)督

會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量要得到很好的控制，審核工作尤為重要。由于審核工作點(diǎn)多面廣，一切輸入、輸出的會(huì)計(jì)資料包括憑證、賬簿、報(bào)表、工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)資料等都需經(jīng)過審核，審核可在事前、事中、事后進(jìn)行。為減少人為差錯(cuò)，也可建立二級(jí)審核制度，審核人員完成日常審核，會(huì)計(jì)主管進(jìn)行再審核。

1．5 安全控制

為使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全有序地運(yùn)行，應(yīng)做好以下安全控制：未經(jīng)授權(quán)不得上機(jī)操作；各臺(tái)計(jì)算機(jī)應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼和登錄密碼；各操作人員應(yīng)設(shè)置操作密碼，對(duì)他人保密，并經(jīng)常更換；離崗時(shí)應(yīng)退出系統(tǒng)；禁止使用外來盤和安裝無關(guān)軟件；不得用處理數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的環(huán)境，很難避免非法侵?jǐn)_，在這個(gè)環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們?cè)谖锢砩蠑嚅_連接。因此，網(wǎng)絡(luò)下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。定期用正版軟件查毒、殺毒；每天關(guān)機(jī)前在兩臺(tái)計(jì)算機(jī)上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，有條件的單位可購置光盤刻錄機(jī)進(jìn)行光盤備份，以備系統(tǒng)遭受破壞時(shí)得到恢復(fù)；加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、UPS等硬件的定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)修復(fù)，為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個(gè)安全的運(yùn)行環(huán)境。

2 會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制的對(duì)策與措施

2．1 任何登記入帳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須填制記賬憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機(jī)上填制的記賬憑證編號(hào)應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號(hào)出現(xiàn)間斷時(shí)，應(yīng)在斷號(hào)的第一張憑證上注明間斷的編號(hào)，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號(hào)的原因并簽字蓋章。

2．2 記賬憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記賬簿，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對(duì)機(jī)器存儲(chǔ)的記賬進(jìn)行復(fù)核簽字，同時(shí)要對(duì)打印輸出的記賬憑證或代用憑單進(jìn)行簽字蓋章。同一張記賬憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。

2．3 總賬及現(xiàn)金賬和銀行賬均可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準(zhǔn)許報(bào)銷的憑證，收入或付出款項(xiàng)，出納人員可以不登記訂本式日記賬，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助賬。每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)并據(jù)以計(jì)算出庫存日?qǐng)?bào)表，并在表上簽字蓋章。

2．4 單位根據(jù)機(jī)器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記賬期限，每月至少記賬一次，每月月末以前應(yīng)將當(dāng)月所有收支及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)全部登記入賬。至少每月核對(duì)一次總賬，每季度核對(duì)一次明細(xì)賬。

2．5 必須將儲(chǔ)存在機(jī)器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面賬簿，會(huì)計(jì)賬簿打印間隔時(shí)間不得超過一個(gè)月，平時(shí)可以只打印已滿頁的賬簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部賬簿數(shù)據(jù)打印。

3 會(huì)計(jì)電算化應(yīng)向更高層次發(fā)展

促使會(huì)計(jì)電算化向更高層次發(fā)展是建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)的前提。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展方向的引導(dǎo)，促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化從核算型向管理型過渡；重視會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)和二次開發(fā)；引導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化由單機(jī)向網(wǎng)絡(luò)化和客戶/服務(wù)器方向發(fā)展。目前，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化還處于會(huì)計(jì)核算電算化的水平，或者說，現(xiàn)在僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的電算化。而完整意義的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)該是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的全面電算化，而且會(huì)計(jì)電算化不是簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化加管理會(huì)計(jì)電算化，而應(yīng)該是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)結(jié)合后的電算化。我們不能因?yàn)槟壳肮芾頃?huì)計(jì)在企業(yè)應(yīng)用還不普及或者有困難而停滯不前。管理會(huì)計(jì)在企業(yè)推廣困難的原因盡管很多，但重要原因之一是其規(guī)范性和可操作性不如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，因此，管理會(huì)計(jì)軟件商品化、通用化比較困難，只能有針對(duì)性地開發(fā)研究。但是，管理會(huì)計(jì)電算化是以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化為基礎(chǔ)的，因?yàn)樗鼈兊臄?shù)據(jù)同源，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化能為管理會(huì)計(jì)電算化提供所需的財(cái)會(huì)信息。因此，企業(yè)應(yīng)在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上不失時(shí)機(jī)地推進(jìn)管理會(huì)計(jì)電算化，促進(jìn)管理會(huì)計(jì)在企業(yè)中的推廣應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)的核算職能、管理職能和控制職能。

參考文獻(xiàn)

[1]何日勝.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)用操作[M].北京：清華大學(xué)出版社，2002.

[2]潘上永.會(huì)計(jì)電算化[M].北京：高等教育出版社，2003.

[3]高太平.會(huì)計(jì)電算化工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施[J].經(jīng)濟(jì)師，2003，（1）：195-196.