淺談兩種小企業(yè)會計電算化模式

武術(shù)杰

摘要：小企業(yè)開展會計電算化有2種模式，分別是在線租用財務(wù)軟件模式和代理記賬模式。文章對2種模式進(jìn)行了介紹，分析了2種模式的優(yōu)缺點，并提出了不同模式的適用范圍。小企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況選擇合適的模式。

關(guān)鍵詞：小企業(yè)；會計電算化；在線租用；代理記賬

本文所指的小企業(yè)，是指按照國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會、國家統(tǒng)計局等部門2003年制定的《中小企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)暫行規(guī)定》（國經(jīng)貿(mào)中小企[2003]143號）中界定的小企業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)，包括工業(yè)、建筑業(yè)、批發(fā)、零售等各行各業(yè)中的小企業(yè)。根據(jù)金蝶公司2002年的統(tǒng)計結(jié)果，中小企業(yè)會計電算化普及率還不到15％，大部分還采用手工核算的方式。小企業(yè)由于多方面的原因，其會計電算化普及率所占比例則更低。影響因素是多方面的，但主要原因有以下3點：缺乏專業(yè)的信息化知識和經(jīng)驗；缺乏資金；缺乏專業(yè)的IT人員。為了促進(jìn)小企業(yè)會計電算化普及，進(jìn)一步發(fā)揮信息化在企業(yè)管理中的作用，筆者探討了兩種促進(jìn)小企業(yè)實現(xiàn)會計電算化的模式，以幫助小企業(yè)盡快實現(xiàn)會計電算化。

1 在線租用財務(wù)軟件模式

在線租用財務(wù)軟件模式，也叫ASP（Application Service Provider，應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商）模式，是指用戶不購買安裝復(fù)雜的計算機軟、硬件系統(tǒng)，只需一臺能夠上網(wǎng)的計算機，通過網(wǎng)絡(luò)租用財務(wù)軟件，直接在網(wǎng)絡(luò)上運行軟件來完成會計核算以及其他財務(wù)管理工作。在這種模式下，軟件應(yīng)用服務(wù)商搭建一個網(wǎng)絡(luò)財務(wù)應(yīng)用平臺，這個平臺由服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件以及互聯(lián)網(wǎng)接入設(shè)備組成，用戶只要上網(wǎng)，調(diào)用租用的該站點上的財務(wù)軟件，就能進(jìn)行填制憑證、記賬等各項財務(wù)工作。ASP站點實際充當(dāng)了用戶的電算中心，企業(yè)相當(dāng)于該電算中心的一個用戶。ASP服務(wù)商負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全運行、維護(hù)升級等工作，用戶只負(fù)責(zé)使用。據(jù)統(tǒng)計，美國ASP模式開展得很好，約有60%的企業(yè)不同程度地采用了ASP模式，在香港地區(qū)有6萬多個商業(yè)網(wǎng)點在采用ASP模式。據(jù)國際權(quán)威公司預(yù)測，ASP模式在未來幾年將保持22%的年增長率。我國大陸ASP模式開展較晚，據(jù)不完全統(tǒng)計，采用在線租用財務(wù)軟件模式注冊的中小企業(yè)有3000多家，處于剛剛起步階段。

1.1 優(yōu)點

1.1.1 節(jié)約資金投入

在ASP模式下，企業(yè)不需構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)，只要按月支付租用軟件的租金和網(wǎng)絡(luò)使用費即可，租金視租用的模塊而定，如租用財務(wù)管理模塊，月租金一般在100元左右，進(jìn)銷存模塊的租金一般在每月300元左右。至于系統(tǒng)的維護(hù)升級等費用，則完全由軟件應(yīng)用服務(wù)商負(fù)責(zé)。該種模式相對于企業(yè)構(gòu)建電算化系統(tǒng)而言，無疑會減少大量的資金投入。

1.1.2 降低了財務(wù)軟件的選購風(fēng)險

眾所周知，開展會計電算化系統(tǒng)，非常重要的一環(huán)就是選購會計電算化軟件。就目前的財務(wù)軟件市場而言，形形色色各種模式、各種類型的財務(wù)軟件充斥著市場，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國會計電算化市場的財務(wù)軟件有300種左右。在這么多的財務(wù)軟件中，如何選擇企業(yè)適用的財務(wù)軟件著實是一個大問題。據(jù)調(diào)查，一些企業(yè)開展了會計電算化后又回復(fù)到手工記賬，一個很重要的因素就是選購的財務(wù)軟件出現(xiàn)了問題。而在ASP模式下，財務(wù)軟件的選購風(fēng)險則完全由ASP服務(wù)商承擔(dān)。

1.1.3 降低了企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)

在ASP模式下，軟、硬件系統(tǒng)的日常運行和維護(hù)升級等工作都由ASP服務(wù)商負(fù)責(zé)，這樣用戶就避免了大量的會計電算化系統(tǒng)的管理工作，從而降低了企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，降低了對財會人員的素質(zhì)要求。

1.2 缺點

1.2.1 財務(wù)信息的安全性可能較差

在ASP模式下，企業(yè)財務(wù)信息是以電子數(shù)據(jù)的形式保存在ASP服務(wù)平臺上，由ASP服務(wù)商統(tǒng)一負(fù)責(zé)安全保管。雖然每個用戶都有自己的登錄密碼，但密碼和其他財務(wù)信息一樣也是保存在ASP服務(wù)平臺上，對計算機高手或ASP服務(wù)商而言，這種保密就顯得太脆弱了。人們說得最多的就是：“把數(shù)據(jù)放在別人的計算機里，你們老板睡得著覺嗎？”這樣就要求用戶在選擇ASP服務(wù)商時，一定要慎重，做好前期調(diào)查工作，最大限度地了解該服務(wù)商的信譽、規(guī)模、能力等相關(guān)指標(biāo)，把潛在風(fēng)險降低到最低限度。

1.2.2 網(wǎng)絡(luò)響應(yīng)速度可能較慢

在ASP模式下，很多用戶通過撥號方式訪問ASP服務(wù)平臺，過多的用戶同時登錄系統(tǒng)可能會使服務(wù)器響應(yīng)速度較慢而造成網(wǎng)絡(luò)阻塞，導(dǎo)致信息處理速度較慢，影響企業(yè)的業(yè)務(wù)處理進(jìn)度。不過隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和寬帶接入成本的降低，這個缺點可能會很快克服。

1.3 適用范圍

總的來講，任何類型、規(guī)模的企業(yè)都可以采用ASP模式，但通過幾種模式的比較，筆者更傾向于規(guī)模較小，資金實力較差，業(yè)務(wù)類型比較單一，會計電算化知識儲備較少的小企業(yè)采用。

2 代理記賬模式

代理記賬模式，是指小企業(yè)自己不進(jìn)行會計電算化業(yè)務(wù)處理，而將相關(guān)工作交給有代理記賬權(quán)限的代理機構(gòu)完成，小企業(yè)按期支付代理費用。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機構(gòu)，由代理機構(gòu)在會計電算化系統(tǒng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)。代理機構(gòu)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全運行和維護(hù)升級等工作，由代理機構(gòu)負(fù)責(zé)財務(wù)信息的備份、檔案管理等工作。小企業(yè)可以根據(jù)自己的需要在代理機構(gòu)的系統(tǒng)上查詢財務(wù)信息，甚至由代理機構(gòu)負(fù)責(zé)進(jìn)行財務(wù)分析等。

2.1 優(yōu)點

2.1.1 節(jié)約資金投入

在代理記賬模式下，小企業(yè)和代理機構(gòu)簽訂代理合同，小企業(yè)只需根據(jù)合同規(guī)定支付代理費用，一般每月300～1000元，會計電算化系統(tǒng)的構(gòu)建費用、維護(hù)升級費用，以及系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)費用等一概不需支付，因此資金投入很少。

2.1.2 降低企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)

在代理記賬模式下，會計電算化系統(tǒng)的運行、維護(hù)等工作由代理商負(fù)責(zé)，企業(yè)在此方面不需制定任何管理制度。另外，企業(yè)的納稅申報等工作均由代理機構(gòu)負(fù)責(zé)，如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機構(gòu)承擔(dān)，小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務(wù)經(jīng)營管理上。

2.1.3 業(yè)務(wù)處理規(guī)范

代理機構(gòu)經(jīng)過財政部門審批，業(yè)務(wù)處理能夠按照會計制度規(guī)定規(guī)范進(jìn)行，能夠最大限度地避免小企業(yè)由于財會人員素質(zhì)較低而產(chǎn)生的會計信息失真現(xiàn)象，有利于企業(yè)利用財務(wù)信息加強企業(yè)管理，進(jìn)行預(yù)測、決策。

2.2 缺點

2.2.1 財務(wù)信息的安全性可能較差

和采用ASP模式相似，企業(yè)的財務(wù)信息存放在代理機構(gòu)的會計電算化系統(tǒng)上，信息的安全性可能較差。另外，小企業(yè)對電算化業(yè)務(wù)的處理知識知之甚少，也不便于監(jiān)督代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)處理。

2.2.2 信息使用不太靈活

小企業(yè)的會計業(yè)務(wù)處理交由代理機構(gòu)完成，代理機構(gòu)在規(guī)定的時間內(nèi)完成記賬工作，相對于企業(yè)自己記賬而言，記賬周期是比較長的；另外代理機構(gòu)有規(guī)定的工作時間，工作時間之內(nèi)查詢業(yè)務(wù)比較方便，但工作時間之外則有些不太方便。

2.3 適用范圍

代理記賬模式適用于規(guī)模很小的商業(yè)、服務(wù)業(yè)企業(yè)，抑或規(guī)模較小的各種類型初創(chuàng)公司，這類企業(yè)業(yè)務(wù)比較簡單，經(jīng)濟(jì)技術(shù)實力較弱，人員素質(zhì)不能滿足會計電算化需要，短時間內(nèi)不能改變會計電算化工作現(xiàn)狀。

3 結(jié)論

通過上述分析可知，小型企業(yè)要實行會計電算化，可以采取的途徑是多種多樣的，每個小企業(yè)可以在充分分析自身特點的基礎(chǔ)上，考慮不同模式的優(yōu)缺點，實現(xiàn)企業(yè)的信息化。

參考文獻(xiàn)

[1]宋釗.金蝶欲“大小通吃”.計算機世界，2002，（4）： C12.

[2]ASP模式是中小企業(yè)信息化建設(shè)的有效途徑[EB/OL].