試論會(huì)計(jì)電算化中的不足及解決辦法

摘要:自上世紀(jì)90年代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在會(huì)計(jì)行業(yè)的深入與發(fā)展,至今已徹底顛覆了傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)模式,但經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的實(shí)踐證明,會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中也出現(xiàn)了相當(dāng)多的問(wèn)題,文章旨在探究其不足之處,尋求解決問(wèn)題的方法。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;財(cái)會(huì)專業(yè)人員;財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

中圖分類號(hào):R735文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)21-0183-02

信息全球化的今天,會(huì)計(jì)電算化使得會(huì)計(jì)人員可以從繁重的手工核算中解脫出來(lái),而且還極大地提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率。從而會(huì)計(jì)電算化越來(lái)越受到社會(huì)各個(gè)企事業(yè)單位的關(guān)注和重視,普及率也越來(lái)越高,但它并不是天衣無(wú)縫的,用電子計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作也有自己的不足之處,如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保密性和安全性較差、網(wǎng)絡(luò)安全防范能力弱、會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化所帶來(lái)的種種風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題日益嚴(yán)重。

一、會(huì)計(jì)電算化的概念及重要性

會(huì)計(jì)電算化是“以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息處理技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)的簡(jiǎn)稱。它是一個(gè)電子計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬、報(bào)賬以及部分代替人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的全過(guò)程”。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用大大節(jié)約了會(huì)計(jì)工作所需的大量人力、物力和時(shí)間,與手工會(huì)計(jì)相比,具有運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報(bào)告容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn),這是一次歷史性的變革,也是一次跨越性的發(fā)展。

在全球范圍內(nèi)看,我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)起步相對(duì)比較晚,因此一些企業(yè)和相關(guān)人員也未曾從根本上認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性。其實(shí)會(huì)計(jì)電算化除了能夠有效從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān),提高核算效率等作用之外,更重要的是它能夠從整體上去推進(jìn)國(guó)民的生產(chǎn)發(fā)展與前進(jìn),是社會(huì)進(jìn)步的一大表現(xiàn),電算化在會(huì)計(jì)行業(yè)也逐漸從輔導(dǎo)——并用——主導(dǎo)地位發(fā)生轉(zhuǎn)變,如今的會(huì)計(jì)工作已經(jīng)超越了珠子算盤的年代,走進(jìn)了高速、多軌道、同時(shí)發(fā)展的新時(shí)期。

二、會(huì)計(jì)電算化的不足之處

(一)財(cái)會(huì)專業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的欠缺

這個(gè)問(wèn)題尤其突出的表現(xiàn)在一些企業(yè)的老會(huì)計(jì)師身上,他們從建國(guó)時(shí)就運(yùn)用算盤來(lái)開(kāi)展工作,所掌握的知識(shí)、理論也只能滿足手工會(huì)計(jì)核算。而如今卻發(fā)生了翻天覆地的變化,算盤成為了棄兒,不再得寵,同時(shí)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用和實(shí)踐又有相當(dāng)?shù)碾y度,并且隨著科技的發(fā)展前進(jìn),會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了越來(lái)越高的要求,一些會(huì)計(jì)師很難適應(yīng)這樣的轉(zhuǎn)變。

在現(xiàn)代企業(yè)中,我們既要求會(huì)計(jì)人員掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),同時(shí)還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí),財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)。一般會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富,但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很匱乏,難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作。表現(xiàn)較為突出的是對(duì)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握得不夠透徹和熟練,對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)有局限性,對(duì)軟件運(yùn)行過(guò)程中一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障,會(huì)計(jì)人員就束手無(wú)策了。這會(huì)導(dǎo)致自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流,更嚴(yán)重的就是威脅到企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這個(gè)問(wèn)題已成為企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的障礙之一。

(二)數(shù)據(jù)保密性、安全性較差

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密和生命線,需要對(duì)外絕對(duì)的保密,從這個(gè)角度看來(lái),數(shù)據(jù)保密性、安全性差在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展,但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在對(duì)完善會(huì)計(jì)功能而花了大力氣,卻沒(méi)有幾家軟件公司認(rèn)真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題,并且他們?cè)谶@個(gè)問(wèn)題上也顯得措手無(wú)策。例如,成都某公司計(jì)算機(jī)被盜,其內(nèi)存價(jià)值百萬(wàn)元的資料無(wú)任何加密防范措施,該公司的損失已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了計(jì)算機(jī)本身的價(jià)值。而有些軟件所謂的加密,也無(wú)非是對(duì)軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用,安全性上更是難如人意,系統(tǒng)一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難恢復(fù)原來(lái)的數(shù)據(jù)。

(三)重視賬務(wù)忽視管理

會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中我們往往只注重的是數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全,而忽視了電算化的管理流程及管理方式,從而在很多環(huán)節(jié)里,由于管理結(jié)構(gòu)不嚴(yán)密,導(dǎo)致了業(yè)務(wù)處理上的違法、舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。一些具備管理型功能的成本核算,如財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測(cè)等模塊根本沒(méi)有設(shè)立,或者設(shè)計(jì)和內(nèi)容都過(guò)于簡(jiǎn)單,功能不健全,并且查詢功能也不到位,所以大大地限制了其管理功能的施展,沒(méi)有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的功能及作用。

(四)會(huì)計(jì)信息容易失真

當(dāng)今社會(huì)金錢至上的觀點(diǎn)嚴(yán)重侵蝕著人們的頭腦,而恰恰會(huì)計(jì)行業(yè)是掌握企業(yè)資金流動(dòng)的部門,再加上會(huì)計(jì)電算化的演變,便為做假賬、提供虛假會(huì)計(jì)信息及經(jīng)濟(jì)違法犯罪打開(kāi)了方便之門。傳統(tǒng)的手工記賬條件下,做假賬的速度慢、隱蔽性差,且要具有高超的技術(shù),若要弄假成真不是一般人所能為。而在電算化的條件下,在一定程度解除了作假者的后顧之憂,為作假者提供了快捷的外在條件。因?yàn)槔糜?jì)算機(jī)作假最簡(jiǎn)單、最安全、最常見(jiàn)的方法是篡改輸入數(shù)據(jù)與刪除數(shù)據(jù)。同時(shí)任何人員如果能夠接觸到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修改與刪除的,都不會(huì)像手工記賬那樣留下明顯的痕跡,這讓許多心術(shù)不正的人員有機(jī)可乘。

三、針對(duì)會(huì)計(jì)電算化的解決方案

(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化人才培訓(xùn)

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化是一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流,所謂適者生存,要在當(dāng)今激烈競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)里面生存和發(fā)展,企業(yè)必須要求會(huì)計(jì)人員既要把握精準(zhǔn)的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要把握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息治理知識(shí)等。會(huì)計(jì)電算化人才缺乏,是制約我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的要害環(huán)節(jié)。因此,企業(yè)要促進(jìn)會(huì)計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展,大力培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化人才,把握會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)操作技術(shù),改革財(cái)會(huì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作職能,從而提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)和技能。

(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化法制制度建設(shè)

建立健全的會(huì)計(jì)電算化法制制度,是會(huì)計(jì)電算化健康發(fā)展的重要保證。而目前目前國(guó)家還沒(méi)有明確有效的法律法規(guī),使得電算化犯罪得到控制。因此為了給企業(yè)營(yíng)造良好的社會(huì)環(huán)境,防止電算化犯罪的法制建設(shè),可從兩個(gè)方面入手:(1)建立懲治利用會(huì)計(jì)電算化犯罪活動(dòng)的法律,明確規(guī)定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法;(2)建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的保護(hù)法律,明確電算化系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護(hù)(硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù))及受何種保護(hù)。

(三)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全控制

企業(yè)機(jī)密的保密工作是關(guān)乎一個(gè)企業(yè)的發(fā)展的,如果沒(méi)有良好的安全系統(tǒng)的保護(hù),過(guò)分依賴于計(jì)算機(jī),萬(wàn)一惡意病毒入侵或者黑客侵入盜取資料,就會(huì)使得企業(yè)滿盤皆輸,所以加強(qiáng)安全系統(tǒng)的控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。主要的控制措施包括:

1.明確規(guī)定操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件,防止會(huì)計(jì)人員越權(quán)使用軟件;操作人員身份的密碼控制。

2.預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算機(jī)等。

3.保證機(jī)房安全。盡量減少外界因素所致的計(jì)算機(jī)故障,例如計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨(dú)專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機(jī)房環(huán)境安全。

4.建立必要的上機(jī)操作記錄制度。操作人員離開(kāi)機(jī)器時(shí),應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會(huì)計(jì)軟件,或規(guī)定用操作日志的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。此外,在會(huì)計(jì)軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

(四)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)

內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中,由于會(huì)計(jì)師與計(jì)算機(jī)密切交流的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:

1.對(duì)會(huì)計(jì)資料要進(jìn)行定期的審計(jì),檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整。

2.審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊(cè)內(nèi)容,做到賬表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

3.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

4.需要細(xì)致地對(duì)各個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,在管理上加強(qiáng)系統(tǒng)部門的監(jiān)控,防止漏洞的出現(xiàn)。

(五)管理上要明確職責(zé)分工

職權(quán)明確是企業(yè)管理合法化和有效化的必要條件之一,電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。例如,賬、錢、物三分管的原則不變,處理每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須有明確職責(zé)分工的原則不變,但平行登記的原則會(huì)有所轉(zhuǎn)變,記賬、結(jié)賬則轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)程序控制。督促工作人員及時(shí)保證工作的完成并做好相應(yīng)的記錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位必須分別由幾人或幾個(gè)部門承擔(dān)。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的,是盡可能在電算化部門內(nèi)部保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,補(bǔ)救會(huì)計(jì)電算化不相容職能集中化的不足,減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。

(六)要避免會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都是記錄于紙張之上的,增加或者刪減、修改都會(huì)留下各自的筆跡和印章,但會(huì)計(jì)電算化以后,會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在磁盤、電腦等高科技介質(zhì)上,使會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化,修改數(shù)據(jù)不留痕跡。一旦計(jì)算機(jī)受損壞,就會(huì)有丟失或毀損數(shù)據(jù)文件的危險(xiǎn)。所以會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件,還要保存、保管好已存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序,如計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治,以及計(jì)算機(jī)操作管理等。俗話說(shuō)小心使得萬(wàn)年船,會(huì)計(jì)工作要做好兩手的準(zhǔn)備才能有備無(wú)患,在面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候勝券在握,應(yīng)對(duì)自如。

綜合以上分析我們可以看到,會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì),我們只能順應(yīng)其發(fā)展,盡管會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不是十全十美的,其中有許多的漏洞和不足,但是我們可以通過(guò)提高會(huì)計(jì)師自身計(jì)算機(jī)能力水平、改善使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系、加強(qiáng)法制意識(shí)建設(shè)等方法和措施去不斷地完善這個(gè)系統(tǒng),趨利避害,讓計(jì)算機(jī)更好地為社會(huì)大眾和企業(yè)會(huì)計(jì)行業(yè)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介:韋昌勝(1978- ),男(壯族),廣西東蘭人,廣西海河水利建設(shè)有限責(zé)任公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理,在職研究生。