檔案案卷質(zhì)量管理的影響因素分析

張　顏

摘要:檔案工作的目的是提供利用者服務(wù),保證案卷質(zhì)量是檔案工作的基礎(chǔ)工作。檔案工作人員要根據(jù)文件形成規(guī)律,保持文件的有機(jī)聯(lián)系,劃分檔案材料的不同保管期限,規(guī)范保管和利用的原則,提高案卷質(zhì)量。

關(guān)鍵詞:案卷質(zhì)量;檔案工作;檔案材料

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)21-0015-02

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成,保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案不僅具有一般情報(bào)學(xué)的所具有的性質(zhì),可為各級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體,各行各業(yè)的科研部門、行政管理部門、生產(chǎn)部門提供有參考價(jià)值的情況、經(jīng)驗(yàn)、成果及各種有用的信息,同時(shí)還具有一般情報(bào)資料不具備的備考和憑證作用。

檔案工作的最終目的是最大限度地滿足利用者的需求,這也是檔案工作者的主要任務(wù)。提高案卷質(zhì)量、保護(hù)案卷可以充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用。反之,如果檔案室保存一些殘缺不全、雜亂無章的檔案,不僅影響檔案的整理、借閱、利用等多項(xiàng)工作,而且也達(dá)不到檔案的作用、管理工作的混亂,從而影響檔案工作的質(zhì)量和效率。因此,提高和保護(hù)檔案的案卷質(zhì)量,提高檔案管理人員本身的業(yè)務(wù)素質(zhì),規(guī)范檔案形成單位工作是提高檔案水平的重要環(huán)節(jié),提高檔案質(zhì)量是我們努力工作追求的重要目標(biāo)。本文結(jié)合工作實(shí)踐,提出存在的原因及改進(jìn)的措施。

一、影響檔案案卷質(zhì)量的因素

由于世界上的一切物質(zhì)都處在永不停息的運(yùn)動(dòng)之中,雖然從宇宙整體來說,物質(zhì)是不滅的,但對(duì)于具體的物質(zhì)材料來說,是會(huì)變化乃至消亡的,因此,檔案制成材料的老化、褪變,最終損毀,是不可避免的自然規(guī)律。如果檔案文件上有價(jià)值的歷史痕跡褪變了,那么檔案的歷史性和真實(shí)性以及它的憑證作用也就不存在了。

1.書寫材料對(duì)檔案的影響。應(yīng)歸檔的文件材料載體本身不好,如紙張、膠片、磁帶、錄像帶等質(zhì)量問題。檔案被記錄在載體上就會(huì)造成先天不足,書寫不符合要求,沒有按有關(guān)規(guī)定,禁止用圓珠筆、彩色筆書寫文件的指示,而是隨意用筆。我們?cè)谝恍n案中發(fā)現(xiàn),部分早期的文件用紙質(zhì)量較差,又脆又薄,有些紙張已經(jīng)發(fā)黃、字跡模糊不清,不利于檔案的長(zhǎng)久保存,嚴(yán)重影響檔案的壽命和利用效果。

2.歸檔文件材料內(nèi)容對(duì)檔案的影響。文件材料質(zhì)量的優(yōu)劣,決定檔案使用價(jià)值的高低。如果文件材料在歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)已形成的文件記錄不清,隨意涂改,審批手續(xù)不全,內(nèi)容不準(zhǔn)確,收集檔案材料不符合歸檔質(zhì)量要求,這樣不利于檔案內(nèi)容質(zhì)量的提高。檔案內(nèi)容的質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響科研、管理、生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,如果保存的檔案內(nèi)容不完整,不準(zhǔn)確,提供利用就會(huì)造成損失。如一些單位的文件已經(jīng)修改,有的材料已經(jīng)修改,歸檔的材料卻沒有標(biāo)注,利用中就會(huì)造成損失,這種檔案的保存不但無益反而有害,也失去了保存的意義。

3.立卷工作對(duì)檔案的影響。衡量一個(gè)單位檔案案卷質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)有兩個(gè):一個(gè)是檔案收集是否齊全和完整;另一個(gè)是檔案整理是否科學(xué),即是保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系。有的檔案員怕麻煩,該收的檔案沒有收齊;在收齊的檔案材料中,甚至有請(qǐng)示和批復(fù)不放在一起,而是請(qǐng)示放在這一卷中,批復(fù)又放在另一卷中,文件之間缺乏聯(lián)系,致使有的文件無法查到或者找起來很困難。因此,必須首先將文件收集齊全,然后遵循文件的自然形成規(guī)律,按照文件之間的歷史聯(lián)系整理立卷。其次,案卷標(biāo)題概括是否準(zhǔn)確,金屬物是否完全取掉,案卷裝訂是否牢固美觀,卷內(nèi)排列順序是否合理,是否編制頁號(hào),卷內(nèi)目錄、備考表是否填寫清楚,立卷工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響案卷質(zhì)量。

4.材料形成者檔案意識(shí)的高低對(duì)檔案的影響。由于檔案工作和各方面的關(guān)系,有些人對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)還不夠,沒有意識(shí)到通過我們自己的勞動(dòng)正在為企業(yè)創(chuàng)造寶貴的檔案財(cái)富,造福后代。今天的文件,將會(huì)是明天的檔案。文件材料的形成者的檔案意識(shí)不強(qiáng),影響了檔案收集齊全完整,當(dāng)然也就直接影響了檔案的案卷質(zhì)量。

5.檔案人員的素質(zhì)對(duì)檔案的影響。檔案人員的工作質(zhì)量,與其素質(zhì)的高低密切相關(guān)。檔案工作人員素質(zhì)不高,事業(yè)心不強(qiáng),不了解文件材料的歸檔范圍,不了解文件起草、傳閱等過程產(chǎn)生的效果,是很難提高檔案案卷質(zhì)量的,也不可能做好主動(dòng)服務(wù)工作。

二、提高檔案案卷質(zhì)量應(yīng)采取的措施

提高檔案案卷質(zhì)量,要對(duì)檔案進(jìn)行全面管理,即從過去的事后把關(guān)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑鞍殃P(guān),把對(duì)檔案質(zhì)量的要求貫

穿到檔案形成的全過程中去,把影響案卷質(zhì)量的諸多因素找出來,依靠科學(xué)管理的理論、程序和方法,把影響檔案質(zhì)量的因素,對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行全面管理、全過程管理、全員參加管理。

1.要超前控制管理。提高檔案案卷質(zhì)量必須要實(shí)行超前控制管理,即把檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、協(xié)助工作,在文件材料形成、積累、整理、和立卷進(jìn)行控制管理,做到超前部署,提前指導(dǎo),保證檔案材料的齊全、完整。

2.抓好歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)的管理。一是召開專題工作會(huì)議。召集檔案管理人員和形成部門、專、兼職檔案員學(xué)習(xí)有關(guān)條款,學(xué)習(xí)應(yīng)歸檔和不歸檔的范圍、保管期限,布置歸檔的時(shí)間和內(nèi)容,提出應(yīng)歸檔文件的要求,使大家對(duì)檔案工作引起高度重視。

二是做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)。保證案卷質(zhì)量,要從源頭即文件質(zhì)量抓起,一個(gè)案卷由若干個(gè)文件組成,文件質(zhì)量直接影響案卷質(zhì)量。文件內(nèi)容是否真實(shí)全面,數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確一致,是關(guān)系到檔案歷史真實(shí)的問題。因此必須文件形成過程的作用,根據(jù)單位的實(shí)際情況,制定相應(yīng)的檔案歸檔范圍、分類立卷、編號(hào)等,做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

三是做好檔案材料移交檔案部門的質(zhì)量把關(guān)工作。各單位移交檔案材料時(shí),首先檢查文件材料是否齊全完整、有無破損、殘缺,如發(fā)現(xiàn)破損、殘缺應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救。及時(shí)糾正不符合要求或錯(cuò)漏之處,填寫移交目錄、辦理移交手續(xù)。

四是各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行同步管理。文件材料形成部門與檔案工作即同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作,從而保證文件的內(nèi)容齊全、完整、和系統(tǒng)。

3.增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。強(qiáng)化全員檔案意識(shí),包括文件制作者的檔案意識(shí),機(jī)關(guān)人員、科技人員的檔案意識(shí),各層次領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)及檔案管理人員的檔案意識(shí)。檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富,做好檔案工作不僅是檔案部門的事,也是每個(gè)管理人員及科技工作者不可推卸的職責(zé)。有關(guān)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和有關(guān)政策、規(guī)定,增強(qiáng)檔案意識(shí),在收集過程中根據(jù)不同情況,著重進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),把有的部門不愿移交的文件材料收齊,從而形成人人關(guān)心檔案內(nèi)在質(zhì)量,個(gè)個(gè)保證文件材料制作質(zhì)量的優(yōu)良作風(fēng)。

4.提高檔案工作人員自身的素質(zhì)。檔案工作人員的素質(zhì)包括知識(shí)面和專業(yè)面問題,也包括工作能力和思想水平。素質(zhì)的提高,可以強(qiáng)化檔案人員的歷史責(zé)任感和工作責(zé)任心。同時(shí),掌握各部門文件的形成規(guī)律,有計(jì)劃地幫助指導(dǎo)各部門檔案工作,使檔案工作更加條理化、科學(xué)化,方便檔案的保管和利用。

總之,檔案的壽命是有限的。不管多么重要、珍貴的檔案,它的內(nèi)容都是通過一定的物質(zhì)材料書寫、記錄而體現(xiàn)出來的。檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),應(yīng)具備熱情服務(wù)的態(tài)度以及一絲不茍的工作精神,這對(duì)做好檔案工作,提高檔案質(zhì)量會(huì)起到積極的推進(jìn)作用,進(jìn)而促進(jìn)檔案質(zhì)量的全面提高。

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