ＥＲＰ在物資供應(yīng)系統(tǒng)中的應(yīng)用

張弘旻

摘要:通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施,推進(jìn)集團(tuán)型企業(yè)優(yōu)化和規(guī)范物資采購(gòu)流程,促進(jìn)物資供應(yīng)管理體制建立,實(shí)現(xiàn)公開透明、專業(yè)化、集中采購(gòu),以保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)物資供應(yīng)、降低采購(gòu)成本為中心,為企業(yè)利潤(rùn)最佳化、股東回報(bào)最大化服務(wù)。

關(guān)鍵詞:ERP;采購(gòu)管理;銷售管理;財(cái)務(wù)管理;需求計(jì)劃平衡

ERP物資供應(yīng)管理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)行歸口管理、集中采購(gòu)、統(tǒng)一儲(chǔ)備和統(tǒng)一結(jié)算的物資供應(yīng)管理體制有利平臺(tái)。通過ERP物資供應(yīng)的應(yīng)用,企業(yè)采用經(jīng)過優(yōu)化和規(guī)范化的物資供應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程,建立公開透明、專業(yè)化分工合作、協(xié)調(diào)配合、相互制約、快速反應(yīng)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的物資供應(yīng)管理運(yùn)行機(jī)制,實(shí)現(xiàn)“三流合一”。

1 ERP物資供應(yīng)管理設(shè)計(jì)思想

考慮不同類型企業(yè)的規(guī)模初步建立了以一級(jí)采購(gòu)一級(jí)儲(chǔ)備模式為主物資供應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí),可以采取在一級(jí)廠下面增加二級(jí)廠物理庫(kù)存地點(diǎn)的方法來滿足對(duì)二級(jí)庫(kù)存的要求,同時(shí)二級(jí)庫(kù)存參與總的需求計(jì)劃平衡(MRP)和調(diào)度調(diào)劑。

2 ERP物資供應(yīng)管理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

基于上述的設(shè)計(jì)思想及實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況,利用ERP系統(tǒng)架構(gòu)概念的設(shè)計(jì)理念,在ERP系統(tǒng)中對(duì)組織架構(gòu)及業(yè)務(wù)情況做如下定義或?qū)φ?下劃線所標(biāo)識(shí)部分代表ERP系統(tǒng)組織架構(gòu)中定義的名稱):

2.1 物料管理(MM)

工廠:指進(jìn)行供應(yīng)、倉(cāng)儲(chǔ)等業(yè)務(wù)的場(chǎng)所。工廠代表物資供應(yīng)部門的一級(jí)庫(kù),負(fù)責(zé)統(tǒng)一儲(chǔ)備工作。

庫(kù)存地點(diǎn):工廠級(jí)的細(xì)分單元,可能是倉(cāng)庫(kù)、庫(kù)房、或倉(cāng)庫(kù)/庫(kù)房的某一特定的位置。

采購(gòu)組織:對(duì)應(yīng)實(shí)際業(yè)務(wù)中的采購(gòu)管理部門。

采購(gòu)組:每個(gè)采購(gòu)組織可由一個(gè)或多個(gè)采購(gòu)組進(jìn)行日常具體業(yè)務(wù)操作。

2.2 財(cái)務(wù)管理(FI/CO)

公司代碼:根據(jù)ERP公司代碼的設(shè)計(jì)原理,將需要對(duì)外披露財(cái)務(wù)信息和繳納稅務(wù)的獨(dú)立法人實(shí)體都設(shè)置為單獨(dú)的公司代碼。

成本控制范圍:根據(jù)設(shè)計(jì),集團(tuán)統(tǒng)一采用一個(gè)成本控制范圍(SINO)。

業(yè)務(wù)范圍:根據(jù)設(shè)計(jì),ERP中的業(yè)務(wù)范圍與集團(tuán)的部門相對(duì)應(yīng)。

利潤(rùn)中心:需要進(jìn)行利潤(rùn)考核的核算實(shí)體都設(shè)為相應(yīng)的利潤(rùn)中心。

成本中心:需要進(jìn)行費(fèi)用考核的核算實(shí)體都設(shè)為相應(yīng)的成本中心。

3 流程總體設(shè)計(jì)

3.1 設(shè)計(jì)原則

遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律,充分發(fā)揮集團(tuán)公司整體優(yōu)勢(shì),大宗、通用、重要物資實(shí)行集團(tuán)集中采購(gòu),加強(qiáng)以物資需求計(jì)劃、采購(gòu)實(shí)施、資金支付和物資儲(chǔ)備為主要內(nèi)容的專業(yè)化管理,建立健全物資供應(yīng)全過程各環(huán)節(jié)之間、物資供應(yīng)部門與使用單位及相關(guān)部門之間相互配合、相互監(jiān)督、職責(zé)明確的運(yùn)行機(jī)制。

基于以上要求,在物資采購(gòu)模板的實(shí)施過程中,企業(yè)在ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段,應(yīng)遵循以下基本設(shè)計(jì)原則:

3.1.1 實(shí)施的ERP系統(tǒng)模塊包括:物料管理(MM)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及成本控制(FI/CO)。

3.1.2 計(jì)劃和采購(gòu)崗位要分設(shè)。

3.1.3 關(guān)鍵控制點(diǎn)

企業(yè)要設(shè)置專職合同管理崗位,按照合同法和企業(yè)有關(guān)規(guī)定對(duì)合同價(jià)格以及合同條款進(jìn)行審核。

設(shè)置專職供應(yīng)商管理崗位,加強(qiáng)采購(gòu)渠道管理,從源頭上保證選擇供應(yīng)商行為的公開、公平、公正,通過對(duì)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化考評(píng)實(shí)現(xiàn)資源市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)管理。

3.2 流程功能

3.2.1 計(jì)劃管理

根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存情況和實(shí)際需求,自動(dòng)進(jìn)行物料需求計(jì)劃平衡(MRP)。編制物資采購(gòu)計(jì)劃、提出供應(yīng)商選擇范圍、控制物資庫(kù)存儲(chǔ)備、限制交叉采購(gòu)、辦理物資出(退)庫(kù)手續(xù)、物資計(jì)劃核銷。業(yè)務(wù)流程和要求:項(xiàng)目信息維護(hù)流程要求。接收到年度綜合計(jì)劃和追加計(jì)劃后,由物資供應(yīng)部門綜合計(jì)劃科或管理科項(xiàng)目管理崗位按規(guī)定的格式及時(shí)輸入。貨源清單維護(hù)流程和要求。需維護(hù)貨源清單的,由采購(gòu)員負(fù)責(zé)維護(hù)到系統(tǒng)中,要求按物料逐個(gè)錄入明細(xì)資料。貨源清單在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)有效,過有效期需重新維護(hù)貨源清單。需求計(jì)劃核銷流程和要求。對(duì)于需要進(jìn)行核銷的工程項(xiàng)目,計(jì)劃員依據(jù)工程項(xiàng)目資料按物資類別錄入概算數(shù)量、金額,依據(jù)料表及聯(lián)系單建立轉(zhuǎn)儲(chǔ)單、物資需求、物資采購(gòu)訂單,在物資發(fā)出后,運(yùn)行項(xiàng)目核銷程序進(jìn)行核銷。

3.2.2 采購(gòu)管理

開展詢比價(jià)和招標(biāo)工作,擬定供應(yīng)商,組織商務(wù)談判、簽訂物資采購(gòu)合同或?qū)嵤┦袌?chǎng)采購(gòu)。

業(yè)務(wù)流程和要求:采購(gòu)信息記錄維護(hù)流程和要求。根據(jù)每年頒布的價(jià)格體系,由采購(gòu)員負(fù)責(zé)在價(jià)格生效之前將其維護(hù)到系統(tǒng)中,更新舊的采購(gòu)信息記錄,以保證適時(shí)采用有效的采購(gòu)價(jià)格。需求到請(qǐng)購(gòu)流程和要求。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)審批(線上和線下)后,下達(dá)采購(gòu)員執(zhí)行。請(qǐng)購(gòu)到付款流程和要求。采購(gòu)員根據(jù)訂單(合同或市場(chǎng)采購(gòu)單)辦理入庫(kù)后,打印入庫(kù)單,并隨附供應(yīng)商發(fā)票、其它費(fèi)用單據(jù)及經(jīng)科長(zhǎng)審批的匯款申請(qǐng)單,由合同管理員審核后,交財(cái)務(wù)科辦理付款手續(xù)?？蚣軈f(xié)議采購(gòu)流程和要求。組織集中采購(gòu)合同、對(duì)價(jià)格隨行就市的長(zhǎng)期合同及按時(shí)間進(jìn)度交貨的分批交貨合同,可維護(hù)框架采購(gòu)合同。代儲(chǔ)代銷采購(gòu)流程和要求。根據(jù)計(jì)劃員下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃,屬代儲(chǔ)代銷范圍內(nèi)的物資,采購(gòu)員生成無(wú)金額的代儲(chǔ)代銷采購(gòu)訂單,由合同管理員審批后作為代儲(chǔ)代銷收貨的依據(jù)。詢比價(jià)、招投標(biāo)采購(gòu)流程和要求。根據(jù)計(jì)劃員下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)員可以在線上生成詢價(jià)單,收到詢價(jià)單位的報(bào)價(jià)后,維護(hù)報(bào)價(jià),并生成物資采購(gòu)合同。委外加工采購(gòu)流程和要求。發(fā)生委外加工業(yè)務(wù)時(shí),計(jì)劃員可以根據(jù)需求創(chuàng)建類別為L(zhǎng)(分包)的委外加工采購(gòu)計(jì)劃,并須維護(hù)組件:待加工的原物料、所需的總需求數(shù)量、工廠、發(fā)貨倉(cāng)儲(chǔ)地點(diǎn)等。采購(gòu)員可以參照委外加工采購(gòu)計(jì)劃創(chuàng)建委外加工采購(gòu)訂單。

代儲(chǔ)代銷結(jié)算流程及要求。每月財(cái)務(wù)關(guān)帳后,由財(cái)務(wù)科根據(jù)代儲(chǔ)代銷消耗情況,按供應(yīng)商開列結(jié)算清單,交采購(gòu)員,由采購(gòu)員通知供應(yīng)商按照結(jié)算清單開具發(fā)票。

3.2.3 倉(cāng)儲(chǔ)管理

負(fù)責(zé)物資接運(yùn)、盤點(diǎn)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管保養(yǎng)、發(fā)放、送料工作。對(duì)生產(chǎn)物資、項(xiàng)目物資、代儲(chǔ)代銷物資、委托加工物資進(jìn)行分類管理。

業(yè)務(wù)流程和要求:收貨流程和要求。供應(yīng)商送貨到倉(cāng)庫(kù)后,保管員根據(jù)供應(yīng)商所附訂單原件或復(fù)印件,及時(shí)辦理入庫(kù)凍結(jié)。供應(yīng)商送貨到現(xiàn)場(chǎng)的,由采購(gòu)員將現(xiàn)場(chǎng)收貨證明及訂單原件或復(fù)印件,交保管員據(jù)實(shí)辦理入庫(kù)。保管員將入庫(kù)凍結(jié)生成的憑證號(hào)告知采購(gòu)員,采購(gòu)員進(jìn)行入庫(kù)過帳,并打印出入庫(kù)單。內(nèi)部領(lǐng)用發(fā)料流程和要求。內(nèi)部領(lǐng)用發(fā)料按照財(cái)務(wù)制訂的內(nèi)部領(lǐng)用程序執(zhí)行。

移庫(kù)流程-庫(kù)位移轉(zhuǎn)流程和要求。倉(cāng)儲(chǔ)管理部門提出移庫(kù)需求,經(jīng)物資管理部門同意后,進(jìn)行庫(kù)位移轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理:在系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)物資庫(kù)位之間的移轉(zhuǎn),并實(shí)際進(jìn)行物資搬運(yùn)。

3.2.4 報(bào)表管理

統(tǒng)一客制了為滿足集團(tuán)績(jī)效考核要求的月末庫(kù)存信息歸檔程序、物資收支存報(bào)表和物資庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)狀況一覽表。

4 系統(tǒng)功能模塊配置要求

根據(jù)物資業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的原則,在系統(tǒng)功能模塊具體配置的過程中需要遵循下列要求:

按集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化小組的規(guī)定,使用系統(tǒng)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)代碼原則:統(tǒng)一物資及產(chǎn)品代碼,實(shí)現(xiàn)一物一碼。內(nèi)部供應(yīng)商及客戶完全采用集團(tuán)制定的統(tǒng)一代碼;在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中集團(tuán)一級(jí)資源市場(chǎng)供應(yīng)商由集團(tuán)一年一次統(tǒng)一維護(hù)。外部供應(yīng)商及客戶代碼與集團(tuán)代碼建立對(duì)照;在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中集團(tuán)一級(jí)資源市場(chǎng)供應(yīng)商由集團(tuán)一年一次統(tǒng)一維護(hù)。采用統(tǒng)一規(guī)定的會(huì)計(jì)科目表。成本中心及利潤(rùn)中心按集團(tuán)的編碼規(guī)則自行編碼。建議主數(shù)據(jù)的維護(hù)采取集中管理的方式,由專門的崗位負(fù)責(zé)。原則上不允許庫(kù)存帳面值為負(fù)數(shù)的情況存在。核算價(jià)格統(tǒng)一使用移動(dòng)平均價(jià),以利于及時(shí)準(zhǔn)確核算和控制采購(gòu)成本,降低采購(gòu)費(fèi)用。

會(huì)計(jì)科目的維護(hù)。所有集團(tuán)實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)均使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目表SCOA,科目編碼10位。在ERP中科目的設(shè)計(jì)分為兩個(gè)層次,一是會(huì)計(jì)科目表層次的科目,二是公司代碼層次的科目。

會(huì)計(jì)科目的申請(qǐng)及審批都在會(huì)計(jì)科目表層次實(shí)現(xiàn),且由集團(tuán)及集中支持人員操作。而對(duì)于總賬科目在公司代碼層次的主數(shù)據(jù)參數(shù),各公司可根據(jù)其具體的核算需要進(jìn)行設(shè)置。對(duì)于不需用和不允許使用的科目,在主數(shù)據(jù)中設(shè)置禁止創(chuàng)建或禁止過賬標(biāo)識(shí)。

據(jù)集團(tuán)核算需求,設(shè)置相應(yīng)業(yè)務(wù)范圍,并在系統(tǒng)中啟用業(yè)務(wù)范圍核算,在公司內(nèi)部或跨公司間生成基于業(yè)務(wù)范圍的資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表。

ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)憑證按公司代碼和會(huì)計(jì)年度對(duì)不同憑證類別(如總賬憑證、往來憑證、收付款憑證、資產(chǎn)憑證、收發(fā)貨憑證等)分段分配憑證號(hào)碼。