干部人事檔案的特點、價值與開發(fā)和利用

何潘毅　楊凌云

摘要:本文針對干部人事檔案的特點、價值及它在組織人事部門知人善任方面、落實干部待遇和了解人物歷史方面發(fā)揮的作用,圍繞鄧小平同志提出的“開發(fā)信息資源,服務(wù)四化建設(shè)”,就干部人事檔案資源的開發(fā)和利用進(jìn)行了有益的探索。

關(guān)鍵詞:干部人事檔案;特點;開發(fā)利用

干部檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部份,它直接服務(wù)于干部工作,為落實干部政策、調(diào)整干部職級、解決干部待遇、研究歷史人物、歷史事件、總結(jié)歷史經(jīng)驗教訓(xùn)等方面提供重要參考和憑證作用。根據(jù)干部人事檔案的特點和價值,積極有效地開發(fā)和利用干部人事檔案信息資源,是新時期干部人事檔案工作的出發(fā)點和落腳點。

1干部人事檔案的特點

立檔單位的統(tǒng)一性。干部人事檔案材料是干部本人成長、發(fā)展的歷史縮影,它真實客觀地反映了干部的本來面貌,雖然每個干部的成長不盡相同,但是干部人事檔案材料圍繞干部成長經(jīng)歷所收集的內(nèi)容基本相似,有許多共性的東西,因此,干部人事檔案的立卷、分類是統(tǒng)一的、一致的,每卷干部人事檔案實體都分成十大類:履歷類;自傳類;鑒定、考核、考察類;學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、職稱類;政審類;參加黨團(tuán)類;獎勵類;黨內(nèi)外處分類;工資、任免、錄用、出國類;其他(可供組織上參考的)類。

形成材料的分散性。第一,干部人事檔案材料收集規(guī)定決定了干部人事檔案材料的分散性。干部人事檔案的材料內(nèi)容,大部分是由組織人事部門形成的,也有其它各級部門形成的材料,比如獎勵材料,既有本單位的先進(jìn)獎勵材料,也有省級國家的先進(jìn)獎勵材料。干部人事檔案材料產(chǎn)生面廣而雜,材料形成單位不統(tǒng)一,材料分散在各地、各部門,有干部主管業(yè)務(wù)部門形成的材料,也有無隸屬關(guān)系、不相干的地區(qū)、部門形成的材料,如學(xué)歷、服兵役等材料的形成。第二,干部人事檔案管理體制造成了干部人事檔案材料形成的分散性。干部人事檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。

檔案實體的流動性。干部人事檔案會隨著干部的流動而流動,干部人事檔案的管理會隨著干部管理權(quán)限的變化而變化。由于干部的交流、調(diào)動,會經(jīng)常性地帶來干部人事檔案的接收、移交,干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作頗為頻繁。隨著干部人事制度改革的不斷深入,干部身份終生制的打破,經(jīng)濟(jì)全球化的到來,干部人事檔案的流動會更加豐富,這種流動不僅在機(jī)關(guān)之間,而且會在全社會內(nèi)廣泛開展。

檔案內(nèi)容的動態(tài)性。干部人事檔案內(nèi)容起始于干部身份的確立,終止于干部身份的結(jié)束。干部人事檔案會隨著干部身份的確立而確立,會隨著干部職務(wù)的變化、干部經(jīng)歷的豐富而不斷增加新的內(nèi)容,即使干部退休了,還會有工資、獎勵、處分、死亡等材料的形成。因此,干部人事檔案內(nèi)容經(jīng)常處于一個動態(tài)的過程,檔案材料不斷地在變化、發(fā)展著。

2干部人事檔案的價值

干部人事檔案是組織人事部門知人善任的重要依據(jù)。知人是善任的基礎(chǔ),而耍真正地做到知人,就得歷史地、全面地了解人,不僅要了解人的過去,而且要了解人的現(xiàn)在;不僅要了解其才,而且還要了解其德;不僅要了解其長處及特點,而且還要了解其短處及弱點。要做到這一點,必須在直接觀察了解干部的現(xiàn)時表現(xiàn)的同時,查閱干部人事檔案,系統(tǒng)了解一個人的過去經(jīng)歷和工作情況。只有全面地歷史地了解干部,才能科學(xué)地用人,才能有效地防止不講德條件,而憑主觀臆斷和一時情感任用提拔干部的問題,同時還可以防止出現(xiàn)擅長科學(xué)研究的卻要他做管理,擅長管理的卻要他做學(xué)問的任非所學(xué)的問題。

干部人事檔案是組織人事部門落實待遇、澄清問題的重要憑證。如在解決干部的工資待遇、參加工作時間等方面都需要依據(jù)干部人事檔案。針對目前普遍存在的干部的年齡越填越小,參加工作時間越填越早,文化程度越填越高等問題,也需要通過干部人事檔案來查證核實。

干部人事檔案是研究和撰寫各類史志、人物傳記的重要材料。干部人事檔案數(shù)量大、范圍廣、內(nèi)容豐富,涉及黨史、軍史、革命史等各個方面,有的材料是在戰(zhàn)爭年代中形成的,有的是在極其艱苦的歷史條件下保存下來的,是難得的史料。

3干部人事檔案的開發(fā)和利用

鄧小平同志曾經(jīng)指出:“開展信息資源,服務(wù)四化建設(shè)”。如何開發(fā)利用干部人事檔案信息,更好地為干部人事工作服務(wù),筆者認(rèn)為可從以下幾個方面入手:

第一,變被動性服務(wù)為主動性服務(wù)。及時、全面地收集反映干部的政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等方面的檔案材料,為黨的干部工作服務(wù),是干部人事檔案工作的根本目的。檔案信息利用工作開展的好壞,直接影響干部工作的效率和質(zhì)量。要做好干部人事檔案信息的利用工作,一是要樹立服務(wù)觀點,增強(qiáng)服務(wù)意識,檔案工作者要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,時刻牢記黨的宗旨,樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,默默無聞地為黨工作,做好干部人事檔案材料的收集、鑒別、整理和干部人事檔案的管理工作;二是行動上要主動。不僅要注意收集已產(chǎn)生的材料,還要根據(jù)每個階段的需要,適時補(bǔ)充一些新的材料。如果檔案材料不齊全,就會影響或制約信息資源的開發(fā)和利用;三是方法上要改進(jìn)。要改進(jìn)傳統(tǒng)的材料收集、檔案管理、檔案利用方式,將干部人事檔案信息庫變?yōu)辄h組織發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用干部的人才信息庫;四是措施要切實可行。要經(jīng)常了解和掌握形成干部人事檔案的信息來源,注意溝通信息渠道,建立健全干部人事檔案信息交換聯(lián)系制度,形成干部人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),以提高干部人事檔案信息資源的利用率。

第二,變“死”檔案為“活”檔案。干部人事檔案部門要認(rèn)真履行開發(fā)檔案信息資源的職責(zé),轉(zhuǎn)變有礙于開發(fā)利用檔案信息資源的傳統(tǒng)觀念。一要破除傳統(tǒng)觀念的束縛,全面理解干部人事檔案的價值。在嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》和《干部檔案工作條例》的前提下,為開發(fā)利用干部人事檔案創(chuàng)造良好的社會環(huán)境;二要用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點看干部,不能因一時一事的某些枝節(jié)問題而“一葉障目,不見泰山”。要有組織有計劃地收集、整理、宣傳介紹干部隊伍中堅持四項基本原則,勇于改革,在社會主義革命和建設(shè)事業(yè)中做出重大貢獻(xiàn)的中青年干部和科技工作者;三要在科學(xué)、審慎、求實的原則下,多渠道、多形式地向組織人事部門提供在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中具有典型意義的各類干部代表的檔案信息,為使用好干部提供依據(jù)。

第三,變傳統(tǒng)的管理方式為科學(xué)的管理方式。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,人類社會的不斷進(jìn)步,近幾年干部人事檔案工作也得到了很大發(fā)展.因此,干部人事檔案管理部門的工作人員,應(yīng)該積極探索,不斷進(jìn)取,采用科學(xué)的管理方式,做好干部人事檔案的管理工作,以適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。一是干部人事檔案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí),拓寬視野,加快知識更新速度,擴(kuò)大知識面,提高自己的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì);二是要積極創(chuàng)造條件,逐步改善干部人事檔案工作環(huán)境,利用計算機(jī)管理干部人事檔案信息;三是要做好干部人事檔案的編研工作,為干部人事決策工作當(dāng)好參謀,還要做好干部人事檔案方面的咨詢工作。

第四,變分散管理體制為集中統(tǒng)一管理體制。為有利于干部人事檔案的開發(fā)利用,應(yīng)逐步理順和完善干部人事檔案管理工作體制,縣(市)一級應(yīng)相對集中管理或集中管理,可集中在縣委組織部一家或由組織部、人事局、教委、衛(wèi)生局四家管理,并按《條例》要求配齊檔案管理工作人員。有條件的縣(市)可以建立干部人事檔案管理中心,有利于配足干部人事檔案管理人員,有利于加強(qiáng)對干部人事檔案的管理和對干部人事檔案工作的研究,有利于根據(jù)不向行業(yè)、不同地域、不同職級固定干部人事檔案管理人員,實行專人統(tǒng)一管理,有利于提高干部人事檔案管理質(zhì)量和使用效率,更好地為黨的干部人事工作和人事決策工作服務(wù),為“四化”建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

由此可見,在新的歷史條件下,如何利用開發(fā)干部人事檔案信息資源,發(fā)揮干部人事檔案的積極作用,是值得大家探討的。

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