當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作者應(yīng)具備的能力素質(zhì)

陳 丹

摘要:學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分,因此,學(xué)生檔案管理需要一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。本文從幾個(gè)方面探討了檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)。

關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案;檔案工作者;自身素質(zhì)

學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分,詳實(shí)記錄了學(xué)生在校期間課程學(xué)習(xí)、成績考核、行為表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況和身心發(fā)展等各方面內(nèi)容。通過這些記錄,我們可以了解掌握學(xué)生在"德、智、體、美、勞"等方面的綜合表現(xiàn)。在新時(shí)期,加強(qiáng)學(xué)生檔案管理,充分開發(fā)其中的信息資源,對治校興學(xué)、提高學(xué)校管理水平有舉足輕重的作用。因此,高校學(xué)生檔案管理需要一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。要適應(yīng)新形勢的需要,學(xué)生檔案工作者必須具備以下素質(zhì)。

1 政治素質(zhì)要合格

學(xué)生檔案工作是檔案工作的一部分,檔案工作是一項(xiàng)政治機(jī)要性很強(qiáng)的工作,沒有較高的政治素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任感是無法擔(dān)任此項(xiàng)工作的。因此學(xué)生檔案工作者和其他檔案工作者一樣,應(yīng)該做到:

1.1樹立堅(jiān)定的政治信念,用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策,堅(jiān)持正確的政治方向;要有高度的政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律性,樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀;在工作中不徇私情、廉潔自律,真正維護(hù)社會(huì)、集體和個(gè)人的利益。

1.2要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是,尊重歷史,在工作中要本著對歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實(shí)服務(wù),替未來著想的原則,愛崗敬業(yè),認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。

1.3要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心。學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)政治性、管理性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作,這就要求檔案工作者要時(shí)刻嚴(yán)守機(jī)密,守口如瓶;要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,不斷強(qiáng)化工作能力,不斷提升工作質(zhì)量。

1.4要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻(xiàn),管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶⒆愿誓瑹o聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。

1.5具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策,又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。

1.6具有依法治檔的法制意識(shí)。用法律和紀(jì)律約束自己,牢固樹立以法治檔的思想觀念,與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭。

1.7全心全意為人民服務(wù)是我們黨的一貫宗旨,學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作,它的出發(fā)點(diǎn)和最終目的,在于為學(xué)生的管理工作服務(wù),新時(shí)期學(xué)生檔案工作只有甘為人梯,熱心服務(wù),才能順應(yīng)歷史發(fā)展,才能站穩(wěn)腳跟。

2 知識(shí)素質(zhì)要全面

科學(xué)文化知識(shí)是人類改造自然和改造社會(huì)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),要成為本職工作的行家里手,就要優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),拓寬知識(shí)面。既要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識(shí),又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí),具備多種新知識(shí)、新技能,成為復(fù)合型檔案專業(yè)人才。

掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案工作是專門業(yè)務(wù),從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用,有一整套的理論和工作方法,學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法,才能保證工作質(zhì)量,提高工作效能,逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。

掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。由于多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的廣泛應(yīng)用,計(jì)算機(jī)已經(jīng)從輔助性工具逐漸成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術(shù),要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化,就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。

掌握一定的外語知識(shí)。在當(dāng)今社會(huì),沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作,尤其是英語。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的各種軟件以及網(wǎng)絡(luò)信息資源中,占有很大比例,為適應(yīng)工作的需要,學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力,這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢對學(xué)生檔案工作者的要求。

3 業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

樹立以人為本的服務(wù)意識(shí)。以提供服務(wù)為己任,各項(xiàng)工作都應(yīng)首先從利用者的角度來思考,一切服務(wù)都應(yīng)以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)。

樹立遠(yuǎn)大理想,熱愛學(xué)生檔案事業(yè)。明確自己肩負(fù)的責(zé)任,以主人翁的工作態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng),把高度責(zé)任心、事業(yè)心貫穿在學(xué)生檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長期、艱苦、細(xì)致的工作,從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用,每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實(shí),每一個(gè)過程都要求謹(jǐn)小慎微,任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會(huì)給后面的工作帶來麻煩。

培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。江澤民同志在十六大報(bào)告中指出:"創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力"。學(xué)生檔案工作者要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,不斷改進(jìn),大膽創(chuàng)新;要不斷轉(zhuǎn)換思維方式,克服慣于從眾的心理弱勢和墨守陳規(guī)的保守思想;要有創(chuàng)新的觀念和意識(shí),為檔案事業(yè)出謀劃策,結(jié)合工作實(shí)際,提出新思路、新觀點(diǎn),改革原有的服務(wù)模式,利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案資源,促進(jìn)高校學(xué)生檔案工作的發(fā)展。

4 管理素質(zhì)科學(xué)

靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合。管理現(xiàn)存的學(xué)生檔案是靜態(tài)的,而積極主動(dòng)地廣泛收集、分項(xiàng)、整理檔案資料,則是動(dòng)態(tài)的。靜,是相對的,動(dòng)則是絕對的。邊收集,收集要齊全;邊整理,整理要細(xì)致;邊歸檔,歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)。這又是屬于"動(dòng)"的過程。歸檔以后入庫,精心保管,這是屬"靜"的境界。

手工操作與微機(jī)操作相結(jié)合。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用,逐步實(shí)行學(xué)生檔案的自動(dòng)化管理是大勢所趨。因此,學(xué)生檔案管理者必須學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,加快檔案管理現(xiàn)代化過程,盡早研制和開發(fā)具有高校特點(diǎn)和時(shí)代特征的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件,當(dāng)是責(zé)無旁貸。

規(guī)章制度與實(shí)際情況相結(jié)合。只有制定并嚴(yán)格履行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,才能切實(shí)加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的管理工作,進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)生檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,有效地發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)校教育、管理工作中的作用。

4 心理素質(zhì)要優(yōu)良

心理素質(zhì)是整體素質(zhì)的基礎(chǔ),培養(yǎng)高校學(xué)生檔案管理人員的心理素質(zhì)是十分重要的。具體表現(xiàn)在:

對本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對工作要有主動(dòng)性和創(chuàng)造性,積極主動(dòng)地克服和解決所遇到的各種困難,克服畏難情緒,急流勇進(jìn)。

具有保持良好的心理狀態(tài)、從容面對環(huán)境變化的能力。學(xué)生檔案工作者時(shí)時(shí)刻刻都面對著新材料、新檔案,工作內(nèi)容也總是在重復(fù),時(shí)間久了容易產(chǎn)生厭煩情緒,所以,面對這些變化,管理人員要保持心境寬廣、意志堅(jiān)定,對檔案事業(yè)應(yīng)保持執(zhí)著的毅力,從容面對各種困難,激流勇進(jìn),不斷調(diào)整自己的心理狀態(tài),來適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新情況。

5身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因,導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此,要想做好檔案工作,就必須加強(qiáng)體育鍛煉,增強(qiáng)身體素質(zhì)。

作為新時(shí)期的學(xué)生檔案工作者,只有樹立遠(yuǎn)大理想,熱愛檔案事業(yè),強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí),終生學(xué)習(xí),豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu),始終立足于與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新,不斷提高自身整體素質(zhì),才能成為新世紀(jì)檔案工作的復(fù)合型管理人才,才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展,適應(yīng)全面建設(shè)小康社會(huì)的新形勢,為社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的繁榮做出自己的貢獻(xiàn)。

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