當(dāng)前高校收費(fèi)管理內(nèi)部控制存在的問題及對策

[摘 要]近年來,伴隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)費(fèi)收入已經(jīng)成為高等學(xué)校自籌經(jīng)費(fèi)的主要來源,實(shí)現(xiàn)高校戰(zhàn)略性發(fā)展的重要保證。本文針對當(dāng)前高校收費(fèi)管理中內(nèi)部控制存在的問題,提出一些具有針對性的解決措施,以保證高校收費(fèi)的健康、有序發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]高等學(xué)校 收費(fèi)管理 內(nèi)部控制

作者簡介:黃智杰,1978年7月出生,男,籍貫:福建莆田,現(xiàn)工作于四川南充西華師范大學(xué)計(jì)財(cái)處,管理學(xué)學(xué)士學(xué)位,在讀碩士,會計(jì)師。

近年來,伴隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)費(fèi)收入已經(jīng)成為高等學(xué)校自籌經(jīng)費(fèi)的主要來源,實(shí)現(xiàn)高校戰(zhàn)略性發(fā)展的重要保證。但長期以來,高校只重視財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制,忽略收費(fèi)管理的內(nèi)部控制。如何保證各項(xiàng)費(fèi)用及時(shí)、準(zhǔn)確、足額入庫,保證學(xué)校收入順利流入,就成為當(dāng)前高等學(xué)校財(cái)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、當(dāng)前高校收費(fèi)管理內(nèi)部控制存在的問題

當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)收費(fèi)在高校的普遍實(shí)施,收費(fèi)工作量減少,管理水平有所提高,但也給內(nèi)部控制提來了一些新的挑戰(zhàn),使其面臨了一些新問題。

(一)崗位設(shè)置不合理,未能實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)的分離

現(xiàn)在高校信息化水平的提高,加之會計(jì)人員有限,部分高校只設(shè)置一名工作人員負(fù)責(zé)全校的收費(fèi)管理工作,開票和收款崗位合二為一普遍存在,有的學(xué)校一個(gè)人既負(fù)責(zé)應(yīng)收款操作,又負(fù)責(zé)收費(fèi)業(yè)務(wù)操作,現(xiàn)金收入崗與匯總崗未分離,未設(shè)置收費(fèi)復(fù)核和稽核崗位,沒有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則。

(二)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理,未能實(shí)現(xiàn)有效控制

現(xiàn)在各個(gè)高校收費(fèi)種類繁多,標(biāo)準(zhǔn)復(fù)雜,不少培訓(xùn)費(fèi)、輔導(dǎo)費(fèi)、考試費(fèi)、聯(lián)合辦學(xué)學(xué)費(fèi)等等,由二級學(xué)院和其他部門代收。由其他部門代收費(fèi)能減輕財(cái)務(wù)部門的工作量,解決財(cái)務(wù)人手不足的問題,但是代收費(fèi)太多,容易使大量的資金滯留在各二級單位上,形成“小金庫”的溫床,不能得到有效控制。收費(fèi)管理與學(xué)籍管理等其他環(huán)節(jié)相脫離,學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等情況,業(yè)務(wù)流程上未涉及,造成了費(fèi)用少收、漏收,致使學(xué)校收入流失。

(三)資金控制不到位,管理環(huán)節(jié)薄弱

現(xiàn)在大部分高校依然采用現(xiàn)金和刷卡為主的繳費(fèi)方式,票款未分離。由于現(xiàn)在各個(gè)高校學(xué)生數(shù)量多,收費(fèi)對賬工作量大,既開票又收款,容易出現(xiàn)收費(fèi)工作人員“開了票、收了錢、不做賬”的舞弊現(xiàn)象。各項(xiàng)培訓(xùn)、考試費(fèi)用由各部門代收,未能及時(shí)上交到財(cái)務(wù)部門,部門坐收坐支,挪作他用。收費(fèi)管理的重點(diǎn)不在資金控制上,造成學(xué)校收入的流失和資金效益低下。

(四)票據(jù)管理不完善,配套措施不完善

現(xiàn)在有的高校未對票據(jù)進(jìn)行專管,沒有對所有票據(jù)進(jìn)行分類登記,未設(shè)置票據(jù)專管員,負(fù)責(zé)票據(jù)的領(lǐng)購、發(fā)放、繳銷,并對票據(jù)使用情況進(jìn)行監(jiān)督。各個(gè)高校都有聯(lián)合辦學(xué),各個(gè)辦學(xué)點(diǎn)領(lǐng)用高校的票據(jù),沒有完善的票據(jù)管理制度,就容易出現(xiàn)“未按規(guī)定用途使用票據(jù),擅自設(shè)立收費(fèi)項(xiàng)目,違規(guī)收費(fèi)”的現(xiàn)象。

(五)財(cái)務(wù)收入核算與收費(fèi)管理脫節(jié)

現(xiàn)在由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)相互獨(dú)立,兩者數(shù)據(jù)類型和核算方法不同。財(cái)務(wù)收入核算實(shí)行收付實(shí)現(xiàn)制核算方法,只核算已收學(xué)費(fèi),未反映到繳費(fèi)個(gè)人明細(xì)。而收費(fèi)系統(tǒng)不僅包含已收學(xué)費(fèi)、應(yīng)收學(xué)費(fèi)、減免學(xué)費(fèi)等信息,而且包含各個(gè)學(xué)生的費(fèi)用明細(xì)。由于兩個(gè)系統(tǒng)未實(shí)行有效連接,這種差異加大兩者的對賬工作量,增加了內(nèi)控制度的難度。

二、完善收費(fèi)管理內(nèi)部控制的一些具體措施

(一)合理設(shè)置崗位,使不相容職務(wù)相分離

建立合理、嚴(yán)密的收費(fèi)系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu),完善崗位責(zé)任控制,合理分工,明確職責(zé),確保不相容崗位相分離,各崗位之間相互監(jiān)督、相互制約,權(quán)責(zé)分明,將風(fēng)險(xiǎn)降到最小程度。具體來說,實(shí)行開票和收款崗位相分離,應(yīng)收款、減免處理與收費(fèi)業(yè)務(wù)崗位相分離,票據(jù)管理與收費(fèi)業(yè)務(wù)崗位相分離,收費(fèi)業(yè)務(wù)與收費(fèi)記賬業(yè)務(wù)相分離,使收費(fèi)工作相互牽制、相互制約,真正達(dá)到不相容職務(wù)相分離。在此基礎(chǔ)上,應(yīng)設(shè)置收費(fèi)復(fù)核和稽核崗位,對收費(fèi)全過程進(jìn)行有效監(jiān)控。

(二)完善收費(fèi)業(yè)務(wù)的流程設(shè)計(jì),特別是資金控制

各個(gè)高校應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn),合理設(shè)計(jì)收費(fèi)管理的級次,在條件允許的情況下,應(yīng)盡可能減少管理的級次,使各種收費(fèi)在學(xué)校財(cái)務(wù)的控制下。重點(diǎn)應(yīng)落實(shí)到資金的控制上,在具體業(yè)務(wù)流程上,對涉及到收費(fèi)的學(xué)生降級、轉(zhuǎn)學(xué)、開除、休學(xué)、復(fù)學(xué)等特殊異動情況,應(yīng)積極協(xié)調(diào)各相關(guān)部門,增加“結(jié)算費(fèi)用”的環(huán)節(jié),使收費(fèi)管理流程能夠真正涉及。另外,各個(gè)高校應(yīng)加強(qiáng)對催繳欠費(fèi)的流程設(shè)計(jì),形成一條人性化的、行之有效的欠費(fèi)管理模式。

(三)完善收費(fèi)管理相關(guān)配套制度,特別是票據(jù)管理制度

收費(fèi)管理的配套制度,包括學(xué)籍管理、學(xué)費(fèi)減免、收費(fèi)獎(jiǎng)罰、票據(jù)管理等制度。不斷完善這些配套制度,特別是票據(jù)管理制度,涉及具體收費(fèi)業(yè)務(wù),應(yīng)該首要完善。高校收取行政事業(yè)性收費(fèi)時(shí)應(yīng)使用財(cái)政部門印(監(jiān))制的財(cái)政票據(jù),在收取服務(wù)性收費(fèi)時(shí)則使用相應(yīng)的稅務(wù)發(fā)票。設(shè)置票據(jù)專管員崗位,加強(qiáng)收費(fèi)票據(jù)的管理與檢查,嚴(yán)格收費(fèi)票據(jù)的領(lǐng)用和核銷制度,核銷時(shí)應(yīng)審核票款是否相符、是否按規(guī)定項(xiàng)目收費(fèi)等等。

(四)建立收費(fèi)管理資料的歸檔制度

由于現(xiàn)在高校普遍采用計(jì)算機(jī)收費(fèi),應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)檔案管理制度,數(shù)據(jù)檔案包括紙制和電子檔案,每年定期打印收費(fèi)系統(tǒng)中的資料,裝訂并歸檔管理。收費(fèi)系統(tǒng)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)定期備份數(shù)據(jù),定期檢查、復(fù)制數(shù)據(jù),雙硬盤雙重備份,分開存放,注意防火防潮,以免同時(shí)毀壞、無法恢復(fù)。

(五)開展收費(fèi)管理的賬務(wù)核對和事后稽核工作

學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)通常是單人操作,一般不具備賬務(wù)系統(tǒng)的崗位牽制制度。學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)是相對獨(dú)立的兩個(gè)系統(tǒng),收費(fèi)系統(tǒng)的學(xué)費(fèi)應(yīng)收數(shù)、欠交數(shù)、減免數(shù)無法在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中體現(xiàn)出來,因此有必要進(jìn)行定期復(fù)核和不定期稽核工作。將收費(fèi)系統(tǒng)的收費(fèi)數(shù)據(jù)與賬務(wù)系統(tǒng)相應(yīng)的收費(fèi)科目金額進(jìn)行核對,收費(fèi)票據(jù)存根與賬務(wù)系統(tǒng)中收費(fèi)金額和收費(fèi)系統(tǒng)中收費(fèi)金額進(jìn)行核對。

總之,高校收費(fèi)內(nèi)部控制是一項(xiàng)長期艱巨的任務(wù),需要有關(guān)部門相互協(xié)調(diào)、互相配合共同完成,定期對收費(fèi)管理的內(nèi)部控制問題進(jìn)行監(jiān)督檢查,以及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,提出改進(jìn)措施和建議,從而完善高校收費(fèi)的內(nèi)部控制,保證收費(fèi)的健康、有序運(yùn)行。

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