淺談高校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的制約因素及應(yīng)對(duì)措施

[摘 要]加快高校會(huì)計(jì)信息化的建設(shè),應(yīng)從分析制約高校會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的因素入手,從規(guī)范高校會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)、強(qiáng)化內(nèi)部控制與提升會(huì)計(jì)人員素質(zhì)等方面采取切實(shí)可行的措施。

[關(guān)鍵詞]高校 會(huì)計(jì)信息化 制約因素 措施

作者簡介:丁海萍(1974-),女,江蘇南通人,揚(yáng)州大學(xué)財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)師,經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士,主要從事財(cái)務(wù)管理研究。

一、高校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)會(huì)計(jì)處理未達(dá)到自動(dòng)化要求

目前,多數(shù)高校已較好地實(shí)現(xiàn)了日常會(huì)計(jì)核算會(huì)計(jì)電算化的要求,但會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)僅是手工會(huì)計(jì)模式的“拷貝”。電算化核算模式下,會(huì)計(jì)人員崗位的設(shè)置與原先手工記賬時(shí)基本一致,由審核人員、出納人員、復(fù)核人員共同完成日常財(cái)務(wù)的核算流程。與傳統(tǒng)手工記賬方式相比,會(huì)計(jì)電算化優(yōu)越性主要表現(xiàn)為將原先手工記入賬本的各類會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),改為在計(jì)算機(jī)上直接錄入,減少了繁瑣的手工記賬過程,但運(yùn)行流程與資金結(jié)算方式未有質(zhì)的改進(jìn),當(dāng)前高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理仍處于會(huì)計(jì)信息化的初級(jí)階段。

(二)會(huì)計(jì)信息時(shí)效性滯后

高校的會(huì)計(jì)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)的查詢更新過程中普遍存在著滯后性,有的高校數(shù)據(jù)3-4天更新一次,有的高校甚至1周或半個(gè)月才做一次數(shù)據(jù)更新,相關(guān)職能部門在使用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí),往往滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)日。隨著高校間資源的整合,合并辦學(xué)的模式的擴(kuò)展,多校區(qū)分設(shè)財(cái)務(wù)報(bào)銷網(wǎng)點(diǎn)的財(cái)務(wù)核算體系已較普遍,通常情況下,學(xué)校在歸集匯總?cè)?shù)據(jù)時(shí),需進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件中各校區(qū)分賬套中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)合并,因各報(bào)銷網(wǎng)點(diǎn)數(shù)據(jù)復(fù)核時(shí)間的滯后性,全校的財(cái)務(wù)信息的匯總往往效率低下,達(dá)不到管理層對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)性的要求。

(三)會(huì)計(jì)信息管理未達(dá)到智能化要求

目前高校財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)主要依靠制度的約束與會(huì)計(jì)人員的自身素質(zhì),未能有效地利用現(xiàn)代信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行智能化控制。如學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、人事檔案信息管理系統(tǒng)、部門預(yù)算管理系統(tǒng)等自成體系,相互獨(dú)立,部門之間數(shù)據(jù)對(duì)接需較多的外界人力干預(yù),未能實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建數(shù)據(jù)共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息的智能化調(diào)用。又如高校新校區(qū)建設(shè)中面臨的巨額債務(wù)風(fēng)險(xiǎn),多數(shù)高校未能充分利用軟件平臺(tái)建立智能化的財(cái)務(wù)預(yù)警系統(tǒng),債務(wù)資金結(jié)構(gòu)與流量的分析系統(tǒng)等,目前這些數(shù)據(jù)分析僅僅依靠定期或不定期的財(cái)務(wù)分析,很難達(dá)到提升管理、強(qiáng)化內(nèi)部控制的要求。

此外,當(dāng)前不少高校正進(jìn)行數(shù)字化校園的規(guī)劃與建設(shè),教學(xué)管理、宿舍管理、飲食服務(wù)、財(cái)務(wù)核算等數(shù)據(jù)模塊也處于集成整合的過渡階段,如何利用教育信息化的建設(shè)契機(jī),提高會(huì)計(jì)信息在學(xué)校發(fā)展過程中的管理作用,也是高校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的重要課題。

二、高校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的制約因素分析

(一)會(huì)計(jì)軟件版本繁多,數(shù)據(jù)共享性差

會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)信息化的基礎(chǔ),對(duì)推動(dòng)高校會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)程具有舉足輕重的作用。目前各高校使用的會(huì)計(jì)軟件沒有硬性統(tǒng)一要求,有的使用的是復(fù)旦天翼的會(huì)計(jì)軟件,有的使用的是用友軟件,甚至有的規(guī)模較小的學(xué)校用的是自行開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件等。因各高校采用的會(huì)計(jì)軟件版本繁多,數(shù)據(jù)的輸出格式各異,在進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集、互享時(shí),形成了一定的困阻。此外,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)信息的重視程度也將影響到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的軟硬件投入力度,在高校資金普遍較緊的前提下,會(huì)計(jì)信息化建設(shè)面臨著投入與產(chǎn)出的決策博弈。

(二)信息數(shù)據(jù)專業(yè)性強(qiáng),外部信息使用者難理解

會(huì)計(jì)信息化的目標(biāo)是達(dá)到會(huì)計(jì)信息資源的外部共享。高校是個(gè)小而全的復(fù)雜的綜合系統(tǒng),會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)范圍廣、要求高,所使用的會(huì)計(jì)軟件較為復(fù)雜。目前使用較多的會(huì)計(jì)軟件是復(fù)旦天翼、用友等針對(duì)高校特別開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件,其功能主要是滿足日常會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入,會(huì)計(jì)人員對(duì)信息的查詢,預(yù)設(shè)會(huì)計(jì)報(bào)表的生成等,但上述所有的功能是從滿足會(huì)計(jì)人員要求的專業(yè)角度出發(fā)設(shè)計(jì)的,所提供的數(shù)據(jù)查詢信息對(duì)財(cái)務(wù)人員而言分類詳盡,可外部信息需求者在使用該類軟件時(shí),卻往往會(huì)因不了解生硬難懂會(huì)計(jì)專業(yè)術(shù)語或核算項(xiàng)目而使操作顯得分外困難。

此外,高校仍在執(zhí)行財(cái)政部1998年頒布《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度(試行)》,會(huì)計(jì)核算仍采用收付實(shí)現(xiàn)制,會(huì)計(jì)科目也是自成體系,使得高校的數(shù)據(jù)信息存在失真問題,如高校的固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊,固定資產(chǎn)的賬面價(jià)值直到報(bào)廢基本保持不變,巨額的賬面數(shù)字背后可能就是一堆分文不值的破銅爛鐵。高校在對(duì)外提供數(shù)據(jù)時(shí),收入類、支出類特別是凈資產(chǎn)的會(huì)計(jì)科目均有別于企業(yè)會(huì)計(jì)科目的含義,外部信息使用者一般較難從會(huì)計(jì)報(bào)表中獲取自己所需的較直觀易懂的會(huì)計(jì)信息。

(三)人員因素對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量影響較大

會(huì)計(jì)信息化的特點(diǎn),就是利用網(wǎng)絡(luò)能便捷的查詢到所需信息。當(dāng)信息使用者過度依賴與相信電子數(shù)據(jù),減少對(duì)紙質(zhì)檔案的調(diào)查與驗(yàn)證時(shí),可能產(chǎn)生錯(cuò)誤的結(jié)論。會(huì)計(jì)信息錄入人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證等信息初始時(shí),由于操作人員語言表達(dá)能力或報(bào)銷者含混表述等多種原因,錄入的信息與原始單據(jù)反映的客觀情況會(huì)有出入。當(dāng)會(huì)計(jì)使用者僅以會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)為依據(jù)做決策時(shí),結(jié)論可能有偏差。

三、構(gòu)建高校會(huì)計(jì)信息化體系的措施

(一)高校會(huì)計(jì)信息化軟件升級(jí),增強(qiáng)數(shù)據(jù)通用性

一是會(huì)計(jì)軟件的通用接口標(biāo)準(zhǔn)化。構(gòu)建高校會(huì)計(jì)信息化體系,首先要求構(gòu)建開放的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),具體可通過統(tǒng)一高校的會(huì)計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)接口來實(shí)現(xiàn)。如2005年頒布的國標(biāo)《信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》,對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)接口以標(biāo)準(zhǔn)化條款進(jìn)行了規(guī)范,實(shí)現(xiàn)了不同的財(cái)務(wù)軟件以及相同財(cái)務(wù)軟件的不同版本之間數(shù)據(jù)信息的銜接,推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的普及和提高。雖然各高校使用的電算化軟件各不相同,但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步,軟件間的兼容性增強(qiáng),不同核算軟件的數(shù)據(jù)接口技術(shù)已不再困難,再通過高校的主管部門實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化,高校間的會(huì)計(jì)信息互享將在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)突破。

二是提升會(huì)計(jì)軟件的智能化。隨著會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的普及運(yùn)用,會(huì)計(jì)軟件將不再局限于會(huì)計(jì)人員使用?？赏ㄟ^授權(quán)控制,將預(yù)算執(zhí)行控制職能分解于高校內(nèi)各職能部門,部門負(fù)責(zé)人審批用款時(shí),直接進(jìn)入會(huì)計(jì)信息查詢系統(tǒng),了解部門預(yù)算的下?lián)?、使用與結(jié)余情況,網(wǎng)上直接點(diǎn)擊該項(xiàng)業(yè)務(wù)的批報(bào)項(xiàng)目、報(bào)銷金額等,生成業(yè)務(wù)授權(quán)號(hào),通過數(shù)據(jù)加密直接傳送至財(cái)務(wù)報(bào)銷終端。當(dāng)經(jīng)辦人員到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷時(shí),會(huì)計(jì)人員可通過部門負(fù)責(zé)人的授權(quán)號(hào)與書面審簽實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的雙重驗(yàn)證,審核無誤后,通過網(wǎng)上銀行直接將報(bào)銷金額轉(zhuǎn)入當(dāng)事人或往來單位的賬號(hào),并及時(shí)以手機(jī)短信通知當(dāng)事人進(jìn)行核對(duì);若有差誤,也可通過網(wǎng)絡(luò)直接反饋部門負(fù)責(zé)人。會(huì)計(jì)信息化軟件的智能化,將提升職能部門參與財(cái)務(wù)管理的能動(dòng)性,提高財(cái)務(wù)人員會(huì)計(jì)信息錄入的正確性,加強(qiáng)內(nèi)部控制的嚴(yán)密性。

(二)細(xì)化內(nèi)部控制,確保數(shù)據(jù)安全

為了確保會(huì)計(jì)信息的處理質(zhì)量,減少關(guān)生差錯(cuò)或異外事故的概率,高校應(yīng)制定詳盡的內(nèi)部控制制度,防范風(fēng)險(xiǎn)。包括對(duì)程序安全的控制、人員工作職能的控制、數(shù)據(jù)維護(hù)的控制等。

一是程序安全的控制。首先要加強(qiáng)機(jī)房安全管理,無關(guān)人員不得進(jìn)入機(jī)房,操作系統(tǒng)在無人時(shí)要進(jìn)入密碼保護(hù)界面,密碼要定期或不定期地進(jìn)行更換。其次,要加強(qiáng)程序的病毒防范措施,嚴(yán)控外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能,防范外部病毒入侵撰改數(shù)據(jù)。最后,要加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份工作,對(duì)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)要定期進(jìn)行磁盤與硬盤的雙備份。

二是人員職能的控制。在對(duì)人員職能進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí),要充分考慮職務(wù)的不相容原則,要將數(shù)據(jù)的維護(hù)人員與數(shù)據(jù)錄入人員的職能相分離,對(duì)不同數(shù)據(jù)使用者按需求進(jìn)行功能限定,通過人員職能的控制,使各個(gè)部門權(quán)利相互牽制、相互制衡。

三是數(shù)據(jù)維護(hù)的控制。會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)生成,包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)記賬、數(shù)據(jù)調(diào)用等過程。數(shù)據(jù)錄入要進(jìn)行授權(quán)控制,并對(duì)輸入數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行驗(yàn)證,如借貸平衡驗(yàn)證、數(shù)據(jù)類型合法性驗(yàn)證等。數(shù)據(jù)審核,是對(duì)輸入數(shù)據(jù)的合法性與準(zhǔn)確性的審查過程,要核對(duì)原始紙質(zhì)憑證與機(jī)制憑證的一致性,表述的準(zhǔn)確性等。數(shù)據(jù)記賬,是將審核無誤的會(huì)計(jì)信息記入本年賬簿,進(jìn)行數(shù)據(jù)的歸集。數(shù)據(jù)調(diào)用,則是會(huì)計(jì)信息的輸出,輸出的信息應(yīng)滿足信息需求,并建立標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告編號(hào)、收發(fā)、保管工作等信息檔案。現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理要求,紙質(zhì)檔案與電子檔案并行存檔保管,應(yīng)對(duì)電子會(huì)計(jì)信息建立便于檢索與調(diào)閱的索引編號(hào),文件的修改、更新等都應(yīng)附有修改的書面授權(quán)證明,同時(shí),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)記錄工作日志的功能,利于管理者或?qū)徲?jì)人員的查詢與跟綜檢查。

(三)提升會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)信息化,對(duì)會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

一是提高會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)。高等學(xué)校的財(cái)務(wù)管理相對(duì)封閉,多年來高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度基本變化不大,高校會(huì)計(jì)人員接觸企業(yè)會(huì)計(jì)制度的機(jī)會(huì)也不多,因此,高校會(huì)計(jì)人員主動(dòng)了解財(cái)政部、教育部新出臺(tái)會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等的能動(dòng)性相對(duì)不高。隨著網(wǎng)絡(luò)、通訊的技術(shù)的發(fā)展,高校間人才的流動(dòng),國外人才與經(jīng)費(fèi)的交流,高校與業(yè)務(wù)往來部門的聯(lián)系打破了時(shí)間與空間的限制。開放社會(huì)的環(huán)境對(duì)高校會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)提高了更高的要求,既要熟悉高校的會(huì)計(jì)制度,也要了解業(yè)務(wù)往來企業(yè)的會(huì)計(jì)核算模式,還要了解國外高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn),現(xiàn)在的高校會(huì)計(jì)不是會(huì)寫字會(huì)打算盤就可勝任,需要更高的專業(yè)技能。

二是增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的信息技術(shù)培訓(xùn)。傳統(tǒng)手工方式下,會(huì)計(jì)人員只要掌握專業(yè)知識(shí)就可勝任會(huì)計(jì)崗位的要求。而會(huì)計(jì)信息化是建立在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的會(huì)計(jì)信息的管理,會(huì)計(jì)人員不僅要掌握會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),還要掌握網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代通訊技術(shù),了解銀行新型的結(jié)算方式等。我國高校會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較弱,部分會(huì)計(jì)人員是通過短期培訓(xùn)上崗,多數(shù)年齡偏大的會(huì)計(jì)人員對(duì)于英語與計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握較少。會(huì)計(jì)信息化的數(shù)據(jù)均是建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的平臺(tái)上,當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障時(shí),電腦往往出現(xiàn)的是英語提示,這對(duì)于不懂英語的人而言,可能很簡單的處理也難摸到頭緒,甚至當(dāng)事人誤按鍵時(shí),可能對(duì)系統(tǒng)造成無法修復(fù)的損壞。會(huì)計(jì)信息化要求會(huì)計(jì)人員掌握一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),直接通過互聯(lián)網(wǎng)信息了解財(cái)政部的最新政策、了解教育部高等事業(yè)的發(fā)展動(dòng)向,了解高校會(huì)計(jì)同行的研究前沿等,開放的互聯(lián)網(wǎng)信息可減化會(huì)計(jì)人員探討工作難題的工作量,加強(qiáng)行業(yè)間的互相取長補(bǔ)短。

三是會(huì)計(jì)人員開拓創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。因多年的計(jì)劃生育國策,我國適齡入學(xué)人口將進(jìn)入下降通道,而隨著教育國際化的發(fā)展,外國高校進(jìn)入中國教育市場爭奪生源,使得高校間的競爭日趨激烈。教育資源的合理與優(yōu)化配置成為高校提升自身實(shí)力的發(fā)展策略,其中會(huì)計(jì)信息是高校發(fā)展決策的重要參考,會(huì)計(jì)信息的數(shù)據(jù)質(zhì)量將直接關(guān)系到?jīng)Q策的準(zhǔn)確性與科學(xué)性,這勢(shì)必要求會(huì)計(jì)人員要有一定的創(chuàng)新能力。會(huì)計(jì)人員要?jiǎng)?chuàng)新財(cái)務(wù)管理,提高會(huì)計(jì)信息的使用空間,擴(kuò)充會(huì)計(jì)信息的內(nèi)涵,加入更多的輔助決策信息等。

參考文獻(xiàn)

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