試論高校檔案管理存在的問題及對策

劉小莉

[摘要] 在對檔案管理工作的認識上,很多人存在一個誤區(qū),那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個高校的管理水平,做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

[關鍵詞] 高校檔案管理 問題 對策

檔案管理工作對我國高校的健康發(fā)展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作,就必須立足于我國高校管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,逐步完善檔案管理工作,培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感,進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路。

一、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作,是一個單位健康發(fā)展的需要,檔案管理工作,是高校管理工作的一部分,是提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案,是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。高校檔案記載著這個校發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究本校的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料,是進行科學分析,揚長避短,制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映高校檔案整體發(fā)展狀況。因此,做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升高校在社會中的競爭力具有重要意義。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

1.高校檔案管理工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

高校檔案管理工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動,一次考試在進行,整個過程加班加點,在短時間內(nèi)取得了一定的效果,但達標以后,就出現(xiàn)后力不足,沒有長期性和連續(xù)性,再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足,甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

2.檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前,校檔案管理工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設,想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進入,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時間上,有時會累積起來一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在,在行政上無法對各大部進行管理,在進行這項工作時,須向主管領導匯報,但主管領導一般都是兼任,本身的各項工作時間都較緊張,檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難,各項工作開展起來也較為困難,現(xiàn)在某些部門自設資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。

3.缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前,一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來消極后果,主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點:一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導致先進設備沒有起到先進作用。三是領導重視不夠,雖有微機和檔案網(wǎng)絡,但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進行工作。

三、檔案工作存在問題的解決對策

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史,而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針,深化學校內(nèi)部體制改革,優(yōu)化教師隊伍,提高辦學水平都具有重要的參考價值。高校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄,它全面反映了學校最基本的職能活動,是評價學校綜合辦學水平的“窗口”,是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此,檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色,常?？梢詮臋n案中反映出來。下面,就如何加強高校檔案的管理工進行闡述。

1.立足于法,搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,為社會主義現(xiàn)代化建設服務,《中華人民共和國檔案法》應運而生,經(jīng)過20多年的發(fā)展,為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎。然而,新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求,這就要求各地方要充分利用地方的立法權限,建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī),是檔案管理工作與時俱進,有法可依。在此基礎上,各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度,項制度要管理,項制度要效益,只有這樣,檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

2.增強服務意識,提高服務水平,爭取領導重視

一個單位的任何一項工作,都必須有領導的重視,才能使這項工作順利開展;領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此,把檔案工作列入議事日程,是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說,則應該充分發(fā)揮其主觀能動性,以自己的實際行動去影響,去爭取領導的重視。要使一個單位的檔案工作有起色,領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言,檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因,領導的重視是外因,外因必須通過內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性,爭取領導重視,檔案管理人員應當做到如下幾點:

(1)愛崗敬業(yè),使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作,很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作,忠于職守,在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

(2)積極宣傳,使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠,很多都是因為缺乏檔案意識,認為檔案工作在一個單位可有可無,因此,對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的,要經(jīng)常把有關文件、材料給領導看,在領導的腦海里留下印象,尤其是一些與本單位密切相關的材料,很可能會使領導看后受到啟發(fā),并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對單位的益處,使領導更加重視檔案工作。

3.綜合利用各種資源,實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著改革的深入發(fā)展,檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如檔案數(shù)量越來越多,數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量,只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

(1)增強責任感,提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作,管理人員既要有高度的工作責任感,良好的職業(yè)道德,辦事細心的工作態(tài)度,樂于奉獻的工作精神,又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此,檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識,開拓視野,優(yōu)化知識結構,提高綜合素質(zhì),才能做好新時期的檔案管理工作。

(2)掌握管理技能,提高綜合素質(zhì)。以前,檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用,可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作,這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術,都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結合自己的崗位工作,邊學習邊操作,在提高業(yè)務素質(zhì)的同時,特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握,努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。

(3)利用現(xiàn)有資源,整理檔案。檔案匯集著大量的指示,也記載著豐富的信息,成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣,重復勞動多,勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時,立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類,盡管都依照統(tǒng)一的標準,但因每個人的理解能力不同,對同一個文件有不同的分類,因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象,影響案卷的質(zhì)量,給利用工作帶來不便。因此,要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢,減少手工操作,提高工作效率。

4.加強教育培訓,提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要,首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷改革,因此,對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法,已不能適應新的形勢,所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育,盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術,又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才,才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。

(1)提高認識水平,強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多,首先,要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義,認識檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案服務質(zhì)量的提高,其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次,21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存,必須真正啟動檔案人才工程,培養(yǎng)世紀人才,將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

(2)加強制度建設,建立運行機制。加強制度建設,建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先,要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度,如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次,要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感,主動地參加定期的繼續(xù)教育,更新知識,提高業(yè)務能力和水平。比如,檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓,檔案專業(yè)技術人員獲得的專業(yè)技術職務可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣,便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。

(3)開展綜合培訓,提高業(yè)務水平。應從實際出發(fā),按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行教育培訓。要堅持“學用結合,按需施教,重視實效”的方針,切實遵守學以致用的原則。第一,要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會,盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會,彌補一次性教育的不足。第二,要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識,如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等,檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關科學知識的補充和更新。第三,要強化現(xiàn)代科技知識的學習?，F(xiàn)代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一,也是檔案現(xiàn)代化的標志之一,檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習,并靈活運用到實際工作之中。

(4)建立獎懲機制,細化考核監(jiān)管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識,要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規(guī)定的宣傳教育,使檔案管理人員充分認識到,搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務,增強自覺性,為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制,加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核,做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系,加強對檔案工作的領導、檢查和考核,不斷提高檔案管理工作水平。

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