中小服裝企業(yè)內(nèi)部控制分析與對策

陳維青

【摘要】 建立健全內(nèi)部控制體系是企業(yè)強(qiáng)化經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。本文著重對中小服裝企業(yè)的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)——采購和付款的內(nèi)部控制設(shè)計做粗淺的探討。

【關(guān)鍵詞】 中小服裝企業(yè)； 內(nèi)部控制；設(shè)計

服裝行業(yè)是我國的傳統(tǒng)行業(yè)，在國民經(jīng)濟(jì)中具有舉足輕重的地位。根據(jù)中國服裝協(xié)會調(diào)查，我國有服裝生產(chǎn)企業(yè) 4.5 萬家左右，從業(yè)人員400萬人，年服裝生產(chǎn)能力 150 億件。其中，中小服裝企業(yè)占據(jù)了相當(dāng)?shù)谋戎亍Ｖ行》b企業(yè)在緩解就業(yè)壓力、推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展、積累資金等方面發(fā)揮了重要作用。加入WTO給中小服裝企業(yè)帶來了前所未有的機(jī)遇，但由于各類經(jīng)濟(jì)制度和法規(guī)正逐步完善，缺乏長期的發(fā)展戰(zhàn)略，自身發(fā)展?jié)摿Ρ容^薄弱，因此，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。而這其中企業(yè)的內(nèi)部控制問題在不同程度上影響著中小服裝企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和長遠(yuǎn)發(fā)展。

本文以一家服裝公司為例，僅就內(nèi)部控制設(shè)計的采購與付款循環(huán)進(jìn)行分析與設(shè)計，選擇這個循環(huán)主要是由于在內(nèi)部控制循環(huán)中它是最富有代表性的循環(huán)之一，涉及的范圍廣泛，也是最為重要的方面之一。

公司采購與付款循環(huán)流程為：（1）請購——（2）采購——（3）檢驗——（4）倉儲——（5）復(fù)核與記錄——（6）付款，文章將按這個步驟逐一分析。

一、請購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析與對策

（一）公司內(nèi)部控制設(shè)計

該環(huán)節(jié)涉及的部門主要是倉儲部，涉及的原始憑證為請購單，其控制目標(biāo)是保證采購業(yè)務(wù)在授權(quán)下進(jìn)行。首先，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)確定是否提出申請。在請購這一環(huán)節(jié)，倉儲部對于每種材料都有各自的一個標(biāo)準(zhǔn)量（表1），當(dāng)材料的存儲低于標(biāo)準(zhǔn)量時方可進(jìn)行申請。其次，提出請購申請。請購單（表2）由日常負(fù)責(zé)倉儲管理的管理員填寫，由倉儲部部長審核簽字。

（二）設(shè)計優(yōu)劣勢分析

首先，該公司采用了授權(quán)批準(zhǔn)控制方法。材料申請購買標(biāo)準(zhǔn)、請購單都經(jīng)過被授權(quán)人的簽字和審核。其次，采用了不相容職務(wù)相互分離控制方法。記錄、審核由不同授權(quán)的人員擔(dān)任，避免了由于人員舞弊造成的失誤。再次，一般預(yù)算控制較好。這一方面主要體現(xiàn)在材料申請購買標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，其中數(shù)量一欄表示在近期內(nèi)需要購進(jìn)，一般多指訂單已下，需要該種材料，但是不會馬上投產(chǎn)即不需要近期內(nèi)交貨的定單所需材料的最低標(biāo)準(zhǔn)線，這樣使公司既不會因為存貨多而浪費大量的占地面積和租金，也不會影響生產(chǎn)和銷售。同時，為了保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，倉儲部會把所有庫存登記入存貨明細(xì)簿。

但該公司在設(shè)計上有效性原則考慮不夠全面。關(guān)于材料申請購買標(biāo)準(zhǔn)中該公司只是單獨設(shè)立一個標(biāo)準(zhǔn)線，根據(jù)訂單購進(jìn)原材料，可以減少因存貨發(fā)生的費用，但是應(yīng)以謹(jǐn)慎性原則為前提，不應(yīng)將全部材料都采用這種方式，以免由于該種材料的市場缺貨而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)、銷售。其次，對于特殊授權(quán)沒有規(guī)定。固定資產(chǎn)等資本支出和其他超常購買沒有在公司內(nèi)部控制中設(shè)定。超常購買指的是要經(jīng)過特別授權(quán)的資本性支出和租賃合同等。

（三）設(shè)計對策

針對預(yù)算控制方面，應(yīng)該設(shè)為兩個標(biāo)準(zhǔn)線，分別為數(shù)量1和數(shù)量2，數(shù)量1為根據(jù)訂單需要而采購的最低標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量2為根據(jù)企業(yè)的歷史情況而做好備用的材料數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，并且要根據(jù)實際情況的變化及時調(diào)整這一標(biāo)準(zhǔn)（表3）。調(diào)整該標(biāo)準(zhǔn)時，要由倉儲部門的全體職員根據(jù)實際情況和相關(guān)數(shù)據(jù)制定出新的標(biāo)準(zhǔn)表，由倉儲部部長交由總經(jīng)理審批。備注中應(yīng)根據(jù)該種材料以往的使用情況（產(chǎn)品質(zhì)量，是否還到這一家進(jìn)貨等內(nèi)容）填寫相關(guān)內(nèi)容。

針對特殊授權(quán)方面，應(yīng)由經(jīng)理負(fù)責(zé)大額支出與固定資產(chǎn)采購這一方面的授權(quán)。當(dāng)存在這一方面的申請時，要由請購的部門向經(jīng)理申請，經(jīng)過經(jīng)理的批準(zhǔn)后才能進(jìn)行購買。

二、采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析與對策

（一）公司內(nèi)部控制設(shè)計

該環(huán)節(jié)涉及的部門主要是采購部，主要原始憑證是訂購單，其控制目標(biāo)是保證采購合理合法。采購部的任務(wù)是審核請購單、下訂購單、采購。該公司首先根據(jù)采購部門所持有的材料申請購買標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核對，如果符合標(biāo)準(zhǔn)就審批合格，下達(dá)訂購單（表4）。其次，采購部門根據(jù)購貨發(fā)票的實際內(nèi)容記錄每次采購材料的各項指標(biāo)，包括規(guī)格、廠商名稱和地址等詳細(xì)內(nèi)容，登記如采購資料表（表5）。

（二）設(shè)計優(yōu)劣勢分析

首先，公司采用了授權(quán)批準(zhǔn)控制方法。材料申請購買標(biāo)準(zhǔn)、請購單都經(jīng)過被授權(quán)人的簽字和審核，審核由采購部長進(jìn)行。其次，不相容職務(wù)相互分離控制設(shè)計良好。記錄、審核由不同授權(quán)的人員擔(dān)任。訂購單一式四份分別送給以下部門：倉儲部、采購部、檢驗部、財務(wù)部。如此，采購部可以根據(jù)訂購單進(jìn)行采購，檢驗部和財務(wù)部則可以做好檢驗和付款的準(zhǔn)備，提高工作效率且各部門之間相互牽制，防止因控制不當(dāng)造成的失誤。

但在風(fēng)險防范控制設(shè)計上還有欠缺，表現(xiàn)在采購資料表中項目不夠豐富。采購部門是控制成本的關(guān)鍵，因此采購資料表中應(yīng)盡量豐富，把可能影響生產(chǎn)成本、產(chǎn)品質(zhì)量的因素增加進(jìn)來。其次，缺少對采購部的監(jiān)控，可能發(fā)生舞弊行為的風(fēng)險增大，不利于成本的降低和最佳貨源的選擇。

（三）設(shè)計對策

首先，豐富采購資料（表6）。在采購資料方面還應(yīng)該加入以下幾個要素： 1.重量，因為大多數(shù)的材料都和重量有關(guān)，因此應(yīng)該對每種材料的重量進(jìn)行登記。2.采購日期，這樣方便日后對下一級供應(yīng)商所提供的商品進(jìn)行調(diào)查和確定供應(yīng)商的級別。3.具體的聯(lián)系方式，如電話、傳真等，以便聯(lián)絡(luò)。4.品牌名稱，可以更好地區(qū)分材料的品質(zhì)來確定最佳供貨商。其次，針對風(fēng)險防范問題，應(yīng)該設(shè)立一個監(jiān)控部門，主要負(fù)責(zé)：1.確定最佳貨源，將不同貨源的相同種類商品進(jìn)行性能、品質(zhì)、價格的比較。2.對于大額的購貨合同，要考慮到不同供貨方的付款條件、可否享受折扣、交貨時間以及供貨方的信譽(yù)等有關(guān)資料。3.對于一些大額的，像資本性支出、固定資產(chǎn)的購建以及在建工程的投產(chǎn)，監(jiān)控部門可以根據(jù)情況采用公開競價方式確定供應(yīng)商。4.采購人員要定期輪換，避免不必要的舞弊發(fā)生。5.監(jiān)控部門由檢驗部負(fù)責(zé)。因為檢驗部對購買的原材料產(chǎn)品等有比較詳細(xì)的了解，可以擇優(yōu)選擇貨源、產(chǎn)品。

三、驗收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析與對策

（一）公司內(nèi)部控制設(shè)計

這一環(huán)節(jié)涉及的部門主要是檢驗部。其工作主要是事前監(jiān)控和事后檢驗，涉及的主要原始憑證是驗收單。該環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制目標(biāo)是保證材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格符合要求。首先，檢驗部把貨物同訂購單核對，以查是否有疏漏。然后根據(jù)實際收到的材料數(shù)量、質(zhì)量填寫驗收單（表7）。其次，檢驗時如果發(fā)現(xiàn)短缺或質(zhì)量缺陷，要查清原因，填寫在備注中。最后，將付款憑證即購貨發(fā)票交給財務(wù)部。檢驗部檢驗完畢后需要把貨物交還給倉儲部，然后將驗收單送至倉儲部、檢驗部、財務(wù)部。

（二）設(shè)計優(yōu)劣勢分析

該環(huán)節(jié)的設(shè)計遵循了預(yù)防為主、查處為輔的設(shè)計原則。備注內(nèi)容詳盡，防止舞弊的發(fā)生，保證業(yè)務(wù)活動有條不紊地進(jìn)行。設(shè)立了完善的內(nèi)部報告控制。各項單據(jù)設(shè)計完善，有利于事后的追查。但預(yù)算控制設(shè)計不足。檢驗部對每批貨物的檢驗中應(yīng)涉及多少人，如何檢驗沒有具體的規(guī)定。其次，不相容職務(wù)相互分離控制設(shè)計不夠完善。抽取樣本的檢驗人員和化驗的人員沒有區(qū)分，存在潛在的舞弊風(fēng)險。

（三）設(shè)計對策

針對預(yù)算控制方面，檢驗部每次根據(jù)貨物的多少而派出相應(yīng)的檢驗員，對于一些需要進(jìn)行檢驗的材料，如染料等則抽取樣本進(jìn)行測試，要等到測試結(jié)果出來才可投產(chǎn)。其次，應(yīng)該將抽取樣本的檢驗人員和化驗人員區(qū)分開來，降低潛在的賄賂風(fēng)險，保證材料的質(zhì)量和安全。最后，如果是新的供應(yīng)商，應(yīng)該調(diào)查該公司的信譽(yù)狀況，同時記錄在案。

四、倉儲環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析與對策

（一）公司內(nèi)部控制設(shè)計

這一環(huán)節(jié)涉及的部門主要是倉儲部，涉及的原始憑證主要是入庫單，其內(nèi)部控制目標(biāo)是保證材料安全。倉儲部把貨物收回清點后簽收并按照貨物的屬性區(qū)分倉儲房間，如液體倉儲房、布匹倉儲房等，確保存貨的安全完整。同時登記入存貨明細(xì)簿（表8）并開具入庫單（表9）。入庫單由負(fù)責(zé)管理該種材料的管理員簽收并開具入庫單，入庫單一式三份，自留一份，其它兩份交由運輸負(fù)責(zé)人和檢驗負(fù)責(zé)人。存貨明細(xì)簿的登記要由同一人填寫。

（二）設(shè)計優(yōu)劣勢分析

該環(huán)節(jié)嚴(yán)格遵循了財產(chǎn)保全控制原則，設(shè)計了存貨/固定資產(chǎn)明細(xì)簿和入庫單，以確保資產(chǎn)安全完整。但在存貨/固定資產(chǎn)明細(xì)簿中，沒有遵循會計系統(tǒng)控制原則。沒有將存貨按類別分開，不利于會計核算、對賬。在請購環(huán)節(jié)已將倉儲部介紹完畢，在此不贅述。

（三）設(shè)計對策

存貨明細(xì)簿應(yīng)區(qū)分低值易耗品、輔助生產(chǎn)材料、庫存商品等各類存貨，以便對企業(yè)的資產(chǎn)有較為詳細(xì)的了解，保證資產(chǎn)的安全完整。

五、復(fù)核與記錄環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析與對策

（一）公司內(nèi)部控制設(shè)計

這一環(huán)節(jié)涉及的部門主要是財務(wù)部，該環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制目標(biāo)是保證證證相符，及時入賬。首先，將已由采購部交上來的訂購單和驗收部交來的購貨發(fā)票、驗收單進(jìn)行核對。其次，記錄購貨業(yè)務(wù)，成本會計將驗收單、供貨單位的發(fā)票及訂購單核對后登賬。

（二）設(shè)計優(yōu)劣勢分析

風(fēng)險防范控制設(shè)計良好，將訂購單、購貨發(fā)票、驗收單核對后付款，保證復(fù)核與記錄的準(zhǔn)確與完整，防止由于疏忽引起的潛在風(fēng)險。但是沒有注重選擇關(guān)鍵控制點。關(guān)鍵點的正確選擇可以以最低的成本達(dá)到最大的控制效果，驗證購貨發(fā)票金額的正確性就是很重要的一點。其次，不相容職務(wù)相互分離控制不夠完善。在財務(wù)部中的付款與登記的人員雖然有所安排但是并沒有具體的分工，若付款與登記人員為同一人，存在舞弊行為的風(fēng)險加大。

（三）設(shè)計對策

首先，正確選擇關(guān)鍵控制點。除了正常的核對相關(guān)信息之外，還應(yīng)該對具體的金額等關(guān)鍵要素進(jìn)行重點審核。其次，對不相容職務(wù)進(jìn)行分離，以免不必要的舞弊發(fā)生。應(yīng)該將財務(wù)部內(nèi)部劃分為貨幣資金部與成本費用部，由于長時間在同一崗位容易引發(fā)如賄賂這一類的風(fēng)險，因此人員需要定期輪換或監(jiān)管。

六、付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析與對策

（一）公司內(nèi)部控制設(shè)計

這一環(huán)節(jié)涉及的部門主要是財務(wù)部，該環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制目標(biāo)是保證貨款金額正確。公司出納要核對驗收單、供貨單位的發(fā)票及訂購單的金額、數(shù)目以及付款單位的名稱（名頭）書寫是否正確。符合條件的，出納付款。在付款時，一般用銀行轉(zhuǎn)賬，除此之外就是支票和現(xiàn)金付款。

（二）設(shè)計優(yōu)劣勢分析

首先，非常注重選擇關(guān)鍵控制點，對于現(xiàn)金的管理周密且嚴(yán)格。其次，不相容職務(wù)相互分離控制。記賬、付款、審核都由不同的人來處理，有效地避免了由于設(shè)計不足而發(fā)生的舞弊。但對現(xiàn)金匯款這一結(jié)算方式?jīng)]有進(jìn)行規(guī)定?，F(xiàn)金匯款一般由出納人員進(jìn)行，雖然此類業(yè)務(wù)較少，但是由于現(xiàn)金管理是公司重要的方面，因此應(yīng)該對匯款的授權(quán)方進(jìn)行規(guī)定。

（三）設(shè)計對策

在財務(wù)部長授權(quán)后，現(xiàn)金匯款由出納人員辦理，關(guān)于人員的安排等具體情況視匯款金額由財務(wù)部長確定，以保證現(xiàn)金的安全完整?！?/p>

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