工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制研究

李志文

摘要：工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理職能需要通過各種管理活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)，而協(xié)調(diào)管理職能的實(shí)現(xiàn)是由各項(xiàng)管理活動(dòng)中所蘊(yùn)含的協(xié)調(diào)管理機(jī)制決定的。本文在闡明工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，提出了五種重要的工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制：決策機(jī)制、合作機(jī)制、溝通機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制，并由此構(gòu)建了整合這五種協(xié)調(diào)管理機(jī)制的運(yùn)行模式，以期為工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理實(shí)踐提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；協(xié)調(diào)管理機(jī)制；決策機(jī)制；溝通機(jī)制；合作機(jī)制；激勵(lì)與約束機(jī)制

1引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化建設(shè)以及專業(yè)化分工的深入發(fā)展，現(xiàn)代工程項(xiàng)目越來越趨向大型化、復(fù)雜化，項(xiàng)目的參與方也由原來的少數(shù)幾家上升到成百上千家。由于涉及到的項(xiàng)目利益相關(guān)者數(shù)目眾多，致使項(xiàng)目的管理工作非常繁雜，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方法和理念已逐漸不能滿足工程項(xiàng)目管理的需要，迫切需求一種新的方法和思想來實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，因此，工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理應(yīng)運(yùn)而生，而工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的實(shí)現(xiàn)依賴于協(xié)調(diào)管理機(jī)制的建立。

目前，有關(guān)協(xié)調(diào)管理機(jī)制的研究主要集中在多代理（Multi-Agent）協(xié)調(diào)機(jī)制和調(diào)模型設(shè)計(jì)等方面[1,2]。張青山和游明忠[3]在基于信息平臺(tái)的協(xié)調(diào)管理構(gòu)架的基礎(chǔ)上提出了目標(biāo)機(jī)制、信任機(jī)制、群體協(xié)商機(jī)制構(gòu)成了虛擬企業(yè)的協(xié)調(diào)機(jī)制內(nèi)容體系；盧少華[4]從協(xié)商層、協(xié)作層和信息層3個(gè)層次討論虛擬企業(yè)的協(xié)調(diào)機(jī)制，同時(shí)對(duì)信息協(xié)調(diào)與策略、盟員選擇與激勵(lì)機(jī)制及供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)和效益優(yōu)化進(jìn)行詳細(xì)研究；李剛，程國平[5]從界面設(shè)計(jì)、信息技術(shù)、知識(shí)管理、跨文化管理的角度提出虛擬企業(yè)界面協(xié)調(diào)機(jī)制。但這些研究都是以供應(yīng)鏈和虛擬企業(yè)為對(duì)象開展的，而對(duì)工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制的研究卻鮮有涉及。本文擬從分析工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制的內(nèi)涵著手，提出工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的幾大機(jī)制，并給出協(xié)調(diào)管理機(jī)制的運(yùn)行模式，以期對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)踐活動(dòng)提供指導(dǎo)。

2工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制的內(nèi)涵

由于工程項(xiàng)目不同于一般的科層結(jié)構(gòu)，具有眾多獨(dú)特性，項(xiàng)目的一次性、參與方的多樣性、信息的不對(duì)稱、利益的不一致性、溝通的障礙以及機(jī)會(huì)主義的存在等因素使得工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中很容易產(chǎn)生各種沖突和摩擦。因此，為了保證各參與方能夠有效完成各自的工作以實(shí)現(xiàn)共同的項(xiàng)目目標(biāo)，協(xié)調(diào)管理是一項(xiàng)非常重要的活動(dòng)，而協(xié)調(diào)管理活動(dòng)的順暢開展則是通過一系列科學(xué)的協(xié)調(diào)管理機(jī)制予以實(shí)現(xiàn)。在管理學(xué)中,管理機(jī)制是指系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)、各要素之間相互作用、相互聯(lián)系、相互制約的形式及其運(yùn)動(dòng)原則和內(nèi)在的、本質(zhì)的工作方式(張青山、游明忠,2003)。從這個(gè)意義上說，工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制是指為了組織與控制項(xiàng)目各參與方達(dá)成協(xié)調(diào)一致，確保項(xiàng)目目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)而設(shè)計(jì)或安排的且必須遵循的一定的程序與規(guī)則，用以解決項(xiàng)目建設(shè)過程中各利益相關(guān)方之間相互作用、相互聯(lián)系、相互制約關(guān)系的所有手段、方式和方法。

3工程項(xiàng)目的協(xié)調(diào)管理機(jī)制

工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制應(yīng)該包括兩部分：一是項(xiàng)目建設(shè)全過程中的協(xié)調(diào)管理機(jī)制，它是事先的主動(dòng)型的制度設(shè)計(jì)與安排。另一部分是工程項(xiàng)目實(shí)施過程中各種協(xié)調(diào)管理機(jī)制的具體運(yùn)行，可以用于指導(dǎo)工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理活動(dòng)，也可以為解決工程項(xiàng)目運(yùn)行過程中各參與方之間矛盾與沖突而做出規(guī)則的安排，并使之程序化與規(guī)則化以不斷地補(bǔ)充和完善工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制。完善的協(xié)調(diào)管理機(jī)制,不僅可以確保工程項(xiàng)目建設(shè)的協(xié)調(diào)管理活動(dòng)更加規(guī)范化、制度化,而且還能提高工程項(xiàng)目組織的工作效率和敏捷度,降低了由于協(xié)調(diào)管理困難而導(dǎo)致的諸多風(fēng)險(xiǎn)。工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制主要包括決策機(jī)制、合作與信任機(jī)制、激勵(lì)與約束機(jī)制和溝通機(jī)制等。

3.1 決策機(jī)制

決策是人們對(duì)可行方案進(jìn)行分析判斷的過程,工程項(xiàng)目各參與方都擁有決策權(quán)，只是決策的空間不同。合作各方通過分工與協(xié)作共同完成項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目合作中的分工與協(xié)作表現(xiàn)為項(xiàng)目參與方?jīng)Q策的分工與協(xié)作過程,這一過程必然伴隨著決策權(quán)在成員之間的分配。在工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理中，決策與決策權(quán)可達(dá)到有效的統(tǒng)一。一方面，項(xiàng)目參與各方在項(xiàng)目建設(shè)合作過程中將自己的核心資源提供出來實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)。另一方面，各參與方擁有相對(duì)充分的知識(shí)與信息，尤其是與自身所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的知識(shí)與信息，這就使得決策環(huán)境和決策條件各不相同。因此，工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理中的決策權(quán)是分散的，但又是在合作中行使的。這種合作基礎(chǔ)上的分散決策是一種決策的均衡,也是提升工程項(xiàng)目組織運(yùn)行效率的基礎(chǔ)。

而從工程項(xiàng)目本身的角度看，盡管工程項(xiàng)目的合作各方來自不同的組織，但由于各合作方的相對(duì)獨(dú)立性，導(dǎo)致了在利益和行動(dòng)上都不會(huì)自動(dòng)地趨向一致，當(dāng)涉及到需要協(xié)調(diào)管理的事務(wù)時(shí)，合作者需要聯(lián)合決策。工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制中的分散決策機(jī)制是不同于一般企業(yè)的決策機(jī)制，是對(duì)傳統(tǒng)決策模式的超越，是專業(yè)化分工所導(dǎo)致知識(shí)的分裂以及相應(yīng)的分散決策重新在工程項(xiàng)目體系內(nèi)整合到一起，是分散與集中（確切地說是獨(dú)立與協(xié)作）的辯證統(tǒng)一。在信息時(shí)代，隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)的迅速發(fā)展,工程項(xiàng)目所面臨的環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜、瞬息萬變，決策個(gè)體受有限理性的限制，正確決策必須依靠參與者群體的智慧，基于知識(shí)分裂的分工業(yè)務(wù)的分散獨(dú)立決策以及借助發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能保證工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制中決策機(jī)制的科學(xué)性。

3.2 合作機(jī)制

工程項(xiàng)目是由眾多不屬于同一個(gè)企業(yè)的參與方共同完成，當(dāng)這些參與方為了某個(gè)工程項(xiàng)目走到一起時(shí)，即展開了合作對(duì)策過程，各個(gè)參與方之間通過合作機(jī)制，達(dá)到多贏的目標(biāo)。由于工程項(xiàng)目的復(fù)雜性，不是某一個(gè)企業(yè)能夠完成的，必須通過合作來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。但是在合作過程中，由于合作各方的能力不均衡可能導(dǎo)致合作各方間產(chǎn)生沖突和矛盾，這種能力的不均衡主要是因?yàn)楦骱献鞣剿鶕碛械馁Y源不均衡。合作機(jī)制是一種調(diào)整參與方間行為和資源配置的一種結(jié)構(gòu)性裝置，這種機(jī)制不僅對(duì)參與方的行為產(chǎn)生約束，同時(shí)也對(duì)能力不均衡提供一種補(bǔ)償。因此，參與方間的合作機(jī)制對(duì)于工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理活動(dòng)具有非常重要的意義。

在建立合作機(jī)制的過程中，應(yīng)該以工程項(xiàng)目的整體目標(biāo)為目的，通過協(xié)調(diào)矛盾，資源共享，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和各參與方利益的多贏局面。工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制中的合作機(jī)制主要包括信任機(jī)制、信息共享機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)和利益分配機(jī)制三部分內(nèi)容。項(xiàng)目的各個(gè)參與方首先都是在相互信任的基礎(chǔ)上進(jìn)行合作的，而進(jìn)行合作的最終目的是為了獲取一定的利益，但同時(shí)也需要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)。只有合作各方目標(biāo)一致，信息共享，不因信息的不對(duì)稱而產(chǎn)生機(jī)會(huì)主義行為，才能實(shí)現(xiàn)完善的合作。

3.3溝通機(jī)制

溝通是一個(gè)過程，在溝通過程中，參與溝通的諸多要素之間在建設(shè)項(xiàng)目的環(huán)境下相互作用，相互影響，最后產(chǎn)生出溝通的結(jié)果。溝通結(jié)果如何直接受到溝通過程中各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)要素之間的作用影響。有效的溝通是使不協(xié)調(diào)關(guān)系得以協(xié)調(diào)的關(guān)鍵。

溝通機(jī)制的構(gòu)成要素包括：溝通理念、溝通內(nèi)容、溝通渠道和溝通反饋等。這些構(gòu)成要素受到工程項(xiàng)目內(nèi)外環(huán)境中的諸多因素影響。該機(jī)制運(yùn)作是否有效取決于溝通過程中的技術(shù)層面要素，它包括各參與者的參與程度，整個(gè)工程項(xiàng)目體系內(nèi)溝通氛圍的營造，溝通制度的制定，各溝通主客體溝通策略與技能的應(yīng)用及工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理信息溝通平臺(tái)的建設(shè)。溝通機(jī)制的運(yùn)作是動(dòng)態(tài)的，其運(yùn)作過程和方式需要不斷的完善與改進(jìn)，溝通機(jī)制各要素的內(nèi)涵也需要不斷提升和深化。首先，溝通機(jī)制必須與工程項(xiàng)目組織相匹配，通過溝通協(xié)調(diào)管理工程項(xiàng)目內(nèi)部的運(yùn)作，從而達(dá)成為項(xiàng)目目標(biāo)服務(wù)的目的。第二，溝通機(jī)制內(nèi)部各個(gè)部分需要協(xié)調(diào)一致，使其運(yùn)作順暢有效。第三，外部環(huán)境的多變性和不可預(yù)測性，必須根據(jù)工程項(xiàng)目外部環(huán)境變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。

3.4激勵(lì)與約束機(jī)制

激勵(lì)與約束是工程項(xiàng)目實(shí)施協(xié)調(diào)管理活動(dòng)的手段，而手段發(fā)揮作用的載體是機(jī)制。在信息不對(duì)稱的情況下，為了降低項(xiàng)目各參與方道德風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，就需要有效的激勵(lì)約束機(jī)制來保證項(xiàng)目各參與方利益的最大化與項(xiàng)目目標(biāo)一致。由于項(xiàng)目各參與方承擔(dān)的任務(wù)不一樣，因而各專業(yè)參與方在自己所承攬的任務(wù)內(nèi)所獲得的信息與知識(shí)比他方要多，而利用這些富余的信息與知識(shí)量就有可能獲得更多額外利益，從而就會(huì)增加項(xiàng)目的建設(shè)成本或?qū)е马?xiàng)目失敗。如何在工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理活動(dòng)中，合理利用各種激勵(lì)與約束措施去減少信息不對(duì)稱帶來的非效率損失，最小化協(xié)調(diào)管理費(fèi)用，需要積極發(fā)揮激勵(lì)約束機(jī)制的功能。因此，在工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理活動(dòng)中，只有建立、形成了一套有效的激勵(lì)約束機(jī)制，激勵(lì)與約束手段才具有了賴以運(yùn)用的載體，才可能將其作用持續(xù)地、良好地發(fā)揮出來。根據(jù)工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制的內(nèi)涵，激勵(lì)約束機(jī)制就是為了實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目目標(biāo)，以項(xiàng)目參與方的需求和動(dòng)機(jī)為基礎(chǔ)，通過對(duì)資源的合理配置以及協(xié)調(diào)管理方式方法的優(yōu)化組合，制定必要的監(jiān)控手段及可實(shí)施、執(zhí)行的制度，在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成相對(duì)固定化、規(guī)范化的能促使各參與方行為趨向一致、目標(biāo)一致的激勵(lì)與約束手段、方式、方法、程序、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)。

4工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制運(yùn)行模式

根據(jù)上面論述的五種工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制，本文認(rèn)為可以從三個(gè)層次上探討它們的運(yùn)行模式，即決策層、執(zhí)行層、信息層，外加一個(gè)無處不在的技術(shù)支持平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)各協(xié)調(diào)管理機(jī)制的功能，如圖1所示。

（1）決策層。決策層只要包括決策機(jī)制，著重于制定項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)分解，處理工程項(xiàng)目內(nèi)外部之間的有關(guān)事務(wù)。由工程項(xiàng)目的協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的整體協(xié)調(diào)管理，如有關(guān)規(guī)則的制定、參與方的選擇與淘汰、重大沖突與矛盾的消解等活動(dòng)，其形式是定期或特定的協(xié)調(diào)管理會(huì)議，一般以合同、規(guī)章制度、參與方的責(zé)權(quán)利等方式明確下來，對(duì)所有成員具有強(qiáng)制性。

圖1 工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制運(yùn)行模式

（2）執(zhí)行層。執(zhí)行層主要包括合作機(jī)制、溝通機(jī)制、激勵(lì)與約束機(jī)制，是工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理最為關(guān)鍵的部分，也是最為復(fù)雜的部分，由項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理委員會(huì)通過這些機(jī)制去執(zhí)行具體的協(xié)調(diào)管理活動(dòng)，如各參與方的實(shí)施進(jìn)度協(xié)調(diào)、材料設(shè)備供應(yīng)協(xié)調(diào)、合同的具體實(shí)施協(xié)調(diào)等。采用的形式可以多種多樣，即可進(jìn)行現(xiàn)場協(xié)調(diào)也可采用會(huì)議協(xié)調(diào)；即可由事務(wù)雙方協(xié)調(diào)也可通過第三方進(jìn)行協(xié)調(diào)。

（3）信息層。信息層是前面兩個(gè)層次予以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，為協(xié)調(diào)管理活動(dòng)提供各種數(shù)據(jù)和信息支持，完成相關(guān)信息和資源的集成與優(yōu)化調(diào)度，以更利于各種協(xié)調(diào)管理機(jī)制的貫徹實(shí)施，同時(shí)也可將協(xié)調(diào)管理機(jī)制產(chǎn)生的效用進(jìn)行反饋，便于協(xié)調(diào)管理者判斷機(jī)制是否適宜以及有無改進(jìn)完善的之處。

（4）技術(shù)支持層。技術(shù)支持層在協(xié)調(diào)管理的任何層次和任何協(xié)調(diào)管理機(jī)制中都發(fā)揮重大作用。因?yàn)楣こ添?xiàng)目協(xié)調(diào)管理決策是基于并行工程環(huán)境的分布式群體決策模式，由各參與方按某種方式組成決策群體，通過計(jì)算機(jī)協(xié)同工作環(huán)境、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供支協(xié)調(diào)管理功能。由于這些技術(shù)支持的保障，工程項(xiàng)目可以實(shí)現(xiàn)各參與方之間、人員之間的一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)一、多對(duì)多等多形態(tài)的協(xié)調(diào)管理方式。電話、傳真、遠(yuǎn)程文件傳輸、網(wǎng)頁瀏覽公告版、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議可分別實(shí)現(xiàn)這幾種不同的功能，而且網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)也為各參與方之間的協(xié)調(diào)管理提供了安全保障。

5結(jié)論

工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制是工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理活動(dòng)得以有效開展的根本保障，而協(xié)調(diào)管理活動(dòng)的有效開展是實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)管理職能的基礎(chǔ)。本文從工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理機(jī)制內(nèi)涵出發(fā)，探討了工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的五大主要機(jī)制：決策機(jī)制、合作機(jī)制、溝通機(jī)制和激勵(lì)約束機(jī)制，并由此構(gòu)建了整合這五種協(xié)調(diào)管理機(jī)制的運(yùn)行模式。這無疑將有助于工程項(xiàng)目各參與方之間以及項(xiàng)目與外部環(huán)境之間的協(xié)調(diào)合作，優(yōu)化資源配置，提高項(xiàng)目建設(shè)效率，成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體目標(biāo)。

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