淺議高校人事檔案的信息化建設(shè)

張　勇

摘要：文章闡述了普通高校人事檔案管理信息化的重要意義，分析了現(xiàn)階段普通高校人事檔案管理中存在的問題，加強(qiáng)普通高校人事檔案管理的信息化，以期人事檔案信息化與學(xué)校其他信息化建設(shè)工作同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，最大化地為學(xué)校科學(xué)決策、選人用人提供優(yōu)良、快捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；信息化建設(shè)；科學(xué)決策

中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）14-0088-02

一、人事檔案信息化建設(shè)的緊迫性

（一）檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要，是檔案工作的主流

黨的十六大報(bào)告中提出：“大力推進(jìn)信息化，加快建設(shè)現(xiàn)代化”，“推進(jìn)電子政務(wù)”。檔案是一個立檔單位為適應(yīng)職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄，是國家重要的信息資源。為適應(yīng)國家信息化建設(shè)的需求，國家檔案局近日頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是“十五”期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的一個專項(xiàng)規(guī)劃，是第一個全國檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，是為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，實(shí)施信息化帶動策略，以檔案信息化帶動檔案事業(yè)各項(xiàng)工作開展的一項(xiàng)具體舉措。

（二）信息化管理是人事檔案管理改革的方向

人事檔案雖然是職工個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄，但檔案法明確規(guī)定：人事檔案屬于國家，是國家信息資源的一部分。國家檔案局局長、中央檔案館館長毛福民介紹說，檔案信息化建設(shè)主要包括3方面的內(nèi)容，其中之一是：要對容易受損的、利用頻率較高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化。職工人事檔案記載的信息是與職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性，在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)性作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。

二、信息技術(shù)在人事檔案治理中的作用

（一）提高管理人員的工作效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。檔案管理如果實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。建立了人事檔案信息數(shù)據(jù)庫以后，檢索查詢起來就變得非常方便。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時的查詢，學(xué)校其他部門如果需要某些人員的信息，可以不通過檔案管理員，無論在何時都可以進(jìn)入校園網(wǎng)，根據(jù)一定的權(quán)限進(jìn)行查詢，大大提高了管理員的工作效率。另一方面，人事檔案的信息可以更好地得到利用，更快捷更準(zhǔn)確地為高校決策機(jī)構(gòu)提供依據(jù)。

（二）有利于高校人事制度的改革

隨著國家人事制度改革的深入，高校用人制度也在發(fā)生著變化，“聘用制”逐漸代替“終生制”，這勢必導(dǎo)致人才流動頻繁?！叭耸麓怼敝贫冉鉀Q了“人檔不分，檔隨人走”的被動局面，人事檔案交與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。聘用與解聘都不涉及他們的人事檔案轉(zhuǎn)遞，高校通過網(wǎng)絡(luò)，將所需人才的基本信息從人才服務(wù)機(jī)構(gòu)信息網(wǎng)上下載并保存起來就可以了。變檔案實(shí)體管理為人員信息管理，這樣就減少了聘用人員因無人事檔案可查詢而帶來的工作不便。隨著全社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化的深入，高校直接可以從網(wǎng)上查詢個人基本信息，有利于“聘用制”用人模式下高校對各類所需人才的選拔與管理。同時，在聘用期間，員工的表現(xiàn)也可以以數(shù)據(jù)的形式傳輸?shù)狡赣萌?/p>

員信息管理中心，不斷健全聘用人員人事信息，加強(qiáng)對聘用人員的監(jiān)督。

三、如何搞好人事檔案的信息化治理

（一）增強(qiáng)檔案信息化治理的安全意識

信息技術(shù)為檔案的治理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案治理帶來了安全隱患。在治理中，一定要對人事檔案治理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，治理人員要注重防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真搞好電子檔案的及時備份與維護(hù)工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

（二）完善治理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊(duì)伍。隨著信息時代的到來，對每位檔案工在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，治理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識及人事檔案治理軟件知識的學(xué)習(xí)，把握現(xiàn)代信息治理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案治理業(yè)務(wù)知識，又懂得計(jì)算機(jī)治理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。另外，由于人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和治理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此還要不斷加強(qiáng)檔案治理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，以及堅(jiān)定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

（三）強(qiáng)化檔案治理的法規(guī)建設(shè)

檔案治理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。高校黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)，要增強(qiáng)檔案意識，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強(qiáng)化人事檔案治理意識，要根據(jù)社會和學(xué)校的改革發(fā)展對人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案治理工作所需的軟、硬件，建立健

全人事檔案治理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

四、高校人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

（一）絕大部分高校都建立了區(qū)域網(wǎng)

全國絕大多數(shù)高校都建立了校園網(wǎng)，并且設(shè)有專人管理，校園網(wǎng)的建立為人事檔案信息化建設(shè)提供了最關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ)，為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共享平臺。有了這個優(yōu)勢，只要解決主觀方面的一些因素，就可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。

（二）高校擁有建庫，傳輸信息，處理信息的人力資源

高校人力資源非常豐富，有雄厚的技術(shù)實(shí)力，能處理建庫、信息傳輸、信息安全管理等等方面的技術(shù)障礙。能很快地掌握和發(fā)展先進(jìn)的安全保障技術(shù)（包括防火墻、殺毒軟件、數(shù)字簽名、CA認(rèn)證等）來防止檔案信息的破壞、失密和盜竊。

五、亟需解決的幾個問題

（一）改變管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案小區(qū)域管理統(tǒng)一

人事檔案的指導(dǎo)原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。規(guī)模較大的院校建立了綜合性的檔案館，在信息化建設(shè)道路上一定順暢得多。筆者了解：中等規(guī)模以下的高校基本上是“小而全”的管理模式。即工人檔案、干部檔案分開管理，有的學(xué)校干部檔案又分成兩大塊：組織部管理學(xué)校中層以上干部的人事檔案，人事處管理一般干部的檔案。三大塊信息來自不同的渠道，在建庫、人員信息管理等方面都有財(cái)力與人力的浪費(fèi)。筆者認(rèn)為：全校職工的人事檔案應(yīng)該歸口統(tǒng)一到學(xué)校人事部門管理，使用一套管理軟件，高校人事處是唯一擁有職工人事檔案信息管理權(quán)限的部門。

（二）重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，人是生產(chǎn)力中第一要素。只有管理人員的業(yè)務(wù)水平提高了，才能適應(yīng)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。擁有高科技，卻缺乏能運(yùn)用它的人才，那么，也只能望洋興嘆。在我國，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)水平明顯滯后于時代的發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們對信息的需求，具體表現(xiàn)在檔案工作人員的信息意識淡漠，觀念陳舊，抱殘守缺，缺乏開拓與創(chuàng)新精神，以至于出現(xiàn)硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與人員觀念落后相互并存不協(xié)調(diào)的局面。因此，要加強(qiáng)檔案員自身素質(zhì)的提高，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要?？傊S著時代的發(fā)展，社會的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化將在未來的社會中占主導(dǎo)地位，只要我們勇于開拓，不斷進(jìn)取，與時俱進(jìn)，做好檔案信息資源開發(fā)與利用，才能在社會主義建設(shè)中增強(qiáng)自己的吸引力和競爭力，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，才能在信息社會的發(fā)展中不斷進(jìn)步。

綜上所述，信息化的人事信息治理模式及人事檔案治理現(xiàn)代化建設(shè)對實(shí)現(xiàn)高校的人事人才信息治理工作的社會化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。高校檔案治理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案治理的信息化，實(shí)現(xiàn)高校的檔案治理的根本變革。

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作者簡介：張勇（1966- ），男，山東人，供職于昆明冶金高等專科學(xué)校，研究方向：人事勞資及人事檔案管理。