對(duì)改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的思考

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。文章從分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題入手，分別從提高全員檔案意識(shí)、建立健全檔案管理制度、提升檔案管理人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案的利用與開(kāi)發(fā)、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化等方面提出了改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)舉措；檔案管理人員素質(zhì)

中圖分類號(hào)：R197文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145（2009）14-0093-02

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中所從事的管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。醫(yī)院檔案管理包括黨務(wù)、行政、醫(yī)療技術(shù)、儀器設(shè)備、聲像、財(cái)務(wù)、基建、人事檔案的管理，覆蓋醫(yī)院各部門(mén)的工作，是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被重視，但是，目前醫(yī)院檔案工作中存在不少問(wèn)題。具體表現(xiàn)如下：

第一，一些部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，“重醫(yī)療、輕檔案”的意識(shí)較為嚴(yán)重。一些科室認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，對(duì)檔案工作重視程度不夠，更有甚者，為了圖方便，將不少應(yīng)該向醫(yī)院綜合檔案室移交并進(jìn)行集中統(tǒng)一保管的檔案資料，隨便存放在自己科室的柜子里，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞。

第二，檔案管理制度不健全，管理效率不高。在醫(yī)院管理中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)以及檢查考核制度仍不夠健全。由于管理制度不嚴(yán)、不健全，各科室保管的材料不能及時(shí)移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現(xiàn)遺失或損毀。

第三，檔案管理人員文化素質(zhì)低，業(yè)務(wù)水平不高。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)卻沒(méi)有納入計(jì)劃，檔案管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，服務(wù)方式和管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展的要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

第四，檔案工作硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高。由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，手工收集、檢

索居多，所以信息量小，不利于檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的措施建議

由于醫(yī)院檔案工作具有廣泛性的特點(diǎn)，它涉及醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)，融入了醫(yī)院全方位的信息，因此，良好的檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院要著力從以下幾方面入手，采取有效措施以更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作。

1．提升全員檔案意識(shí)。各級(jí)醫(yī)院要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時(shí)，要通過(guò)會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作的重要性，從而使醫(yī)院的全體人員都充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。檔案管理的工作人員要轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念，克服“無(wú)所作為”的消極落后思想意識(shí)，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開(kāi)放型管理，為上門(mén)查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，主動(dòng)為醫(yī)學(xué)、科研活動(dòng)提供各種咨詢服務(wù)。

2．建立健全檔案管理制度。健全醫(yī)院檔案工作規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法、檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限、綜合檔案室工作制度等一系列規(guī)定和辦法，主要有文書(shū)檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、聲像實(shí)物檔案的管理制度，以及查（借）閱、保密、統(tǒng)計(jì)利用、銷毀鑒定、庫(kù)房管理等制度。對(duì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、各類人員的崗位職責(zé)等方面做出明確規(guī)定，使醫(yī)院檔案管理工作納入了制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

3．提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案人員的職業(yè)素質(zhì)是檔案工作者應(yīng)具備的基本知識(shí)和能力。檔案人員應(yīng)具備熱愛(ài)檔案事業(yè)。政治素質(zhì)好，業(yè)務(wù)精，責(zé)任心強(qiáng)，具有實(shí)干奉獻(xiàn)精神的人員，重視檔案人員素質(zhì)的提高，醫(yī)院應(yīng)將檔案人員的培養(yǎng)納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)的計(jì)劃。通過(guò)多種形式給予智力投資，提供外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，有效地提高他們的思想素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。檔案人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，除了掌握檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，還必須掌握其他各類相關(guān)學(xué)科知識(shí)。同時(shí)鼓勵(lì)工作人員積極參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，注重知識(shí)的更新。結(jié)合醫(yī)院管理與臨床實(shí)際發(fā)展的需要，有目的、有針對(duì)性地開(kāi)展應(yīng)用為主的檔案方面的研究和技術(shù)創(chuàng)新，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)和管理水平。

4．加強(qiáng)檔案的利用與開(kāi)發(fā)。醫(yī)院檔案作為歷史的真實(shí)記錄，其最終目的是作為信息資源在醫(yī)院的建設(shè)中發(fā)揮作用。檔案工作人員要確立以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，提供全面、準(zhǔn)確、關(guān)鍵性的檔案信息給利用者，積極開(kāi)展多種檔案編研工作，科學(xué)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和加工，為利用者提供多層次、多方面的信息。要主動(dòng)從室藏檔案中挖掘有價(jià)值的信息，加強(qiáng)二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的編研工作，努力開(kāi)拓檔案利用的新途徑。

5．實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第一，檔案設(shè)備要現(xiàn)代化。如檔案庫(kù)房的除濕設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、滅火設(shè)備等，都是檔案現(xiàn)代化管理不可缺少的組成部分；第二，檔案管理要計(jì)算機(jī)化。利用計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的整理、立卷、編號(hào)、制作檢索工具、存儲(chǔ)、查找調(diào)閱，其中最基本的就是要利用檔案管理軟件，將檔案內(nèi)容分門(mén)別類地輸入計(jì)算機(jī)，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；第三，檔案載體要現(xiàn)代化。推廣使用感光材料、膠片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等新型檔案載體，它們具有存儲(chǔ)容量大、攜帶方便、便于查找和存儲(chǔ)等優(yōu)點(diǎn)；第四，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，與其他檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案資源，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案工作的宣傳等。當(dāng)然，這里要注意檔案信息安全，樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，特別是不能將醫(yī)院的重要機(jī)密檔案信息存入網(wǎng)絡(luò)，否則會(huì)造成機(jī)密檔案被竊取或毀壞。

參考文獻(xiàn)

[1]楊海立，劉正芳．淺談如何做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作[J]．中醫(yī)藥管理雜志，2007，15(9)．

[2]陳忠海．檔案管理學(xué)[M]．鄭州：河南人民出版社，2006．

作者簡(jiǎn)介：黃靜虹（1975- ），女（壯族），廣西欽州人，廣東省茂名市人民醫(yī)院助理館員，研究方向：檔案管理。