辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

吳立鑫

【摘要】隨著科技技術的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也采用了自動化的辦公模式，有效地提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。本文對我國現(xiàn)階段醫(yī)院檔案辦公自動化管理現(xiàn)狀進行了分析，并提出相應解決方案。

【關鍵詞】辦公自動化環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；分析

隨著我國信息技術的快速發(fā)展，醫(yī)院也將全面實行改革制度，大力發(fā)展辦公自動化技術，以便于更好地完成醫(yī)院檔案的管理工作。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，辦公自動化環(huán)境所帶來的沖擊性十分之高，也全面填補了傳統(tǒng)檔案管理的空白，使醫(yī)院檔案管理工作提升到一個新的臺階，從而為醫(yī)院長期穩(wěn)定地發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

一、辦公自動化概述

（一）基本概念。所謂辦公自動化就是采用計算機信息技術來進行的。其包括數(shù)據(jù)傳輸接收以及數(shù)據(jù)存儲等工作，從根本上提高了醫(yī)院辦公的效率和質(zhì)量，使其更具準確性和可靠性。同時辦公自動化還可以極大完善傳統(tǒng)手工歸檔，使醫(yī)院檔案管理工作邁上一個新的臺階，從而減輕相關管理人員的工作負擔，有效地提升工作效率。

（二）基本特點。1.實現(xiàn)資源共享。醫(yī)院檔案管理工作涉及很多管理部門，其檔案資料也極其分散。通過在自動化辦公環(huán)境中采用計算機管理可最大化發(fā)揮優(yōu)勢，使檔案管理工作更具科學化和合理化，有效提升檔案的利用價值，避免了以往檔案信息受限的弊端。同時辦公自動化系統(tǒng)還將文件歸檔和審批權限進行了統(tǒng)一、規(guī)范的管理，為信息資料的儲存提供了更安全的保障。2.對檔案管理人員的相關工作提出很大的要求。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作，主要是依靠網(wǎng)絡計算機技術來實現(xiàn)的，因此對相關管理人員的工作水平也提出了很高的要求，規(guī)定其必須具備掌握現(xiàn)代化辦公設備及檔案存儲方式的能力，還要在不斷的工作中完善自我素質(zhì)，以積極飽滿的心態(tài)投入到醫(yī)院檔案管理工作中，從而使其符合新時期的檔案管理需求。3.醫(yī)院檔案存儲方式呈現(xiàn)多樣化。隨著醫(yī)院檔案管理工作的不斷改進，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的存儲方式也逐漸向圖像或影像等實物載體上靠攏。不僅節(jié)省了檔案存儲的空間，而且還能在一定程度上保證紙質(zhì)檔案的完整。另外影像類的存儲載體還具有方便、快捷的讀取功能，可有效提高檔案存儲的穩(wěn)定性。

二、我國現(xiàn)階段醫(yī)院檔案辦公自動化管理現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的信息化管理制度。目前，我國醫(yī)院檔案的信息化管理制度仍然處于發(fā)展階段，很多醫(yī)院的管理系統(tǒng)和管理設備比較滯后，根本不能滿足當下檔案管理的需求。另外電子檔案的存儲方式存在很多安全隱患，很容易將患者的病歷資料泄露出去，從而給患者正常生活造成很大影響。同時很多醫(yī)院單位在檔案管理工作方面投入了較大的成本，但受傳統(tǒng)思想的約束，導致其檔案管理自動化系統(tǒng)并不完善，因此給醫(yī)院檔案管理平臺建設增加了很大的難度，資源浪費情況也是時有發(fā)生。

（二）缺乏完善的辦公自動化系統(tǒng)。由于各地醫(yī)院經(jīng)濟水平的不同，其在軟件方面所投入的成本也是各有千秋。一些醫(yī)院缺乏嚴格的管理制度，再加上相關人員的水平有限，所以經(jīng)常導致辦公自動化系統(tǒng)無法滿足檔案管理實際需求，甚至還會給電子檔案管理系統(tǒng)的后期運作帶來嚴重影響。

（三）醫(yī)院缺乏專業(yè)檔案管理人才。由于辦公自動化技術的實現(xiàn)是以計算機技術為基礎，所以對于檔案存儲方式也提出了很高的要求，需要具備多元化的存儲模式，才能保證檔案資料的完整度和精確度?，F(xiàn)階段我國從事醫(yī)院文檔管理工作的人員，大多是以老員工為主，受傳統(tǒng)思想的影響，其工作方式十分單一，再加上缺乏專業(yè)的管理知識和操作技能，導致其很難完成現(xiàn)代化的檔案資料管理任務。

三、辦公自動化醫(yī)院檔案管理的解決方案

（一）建立規(guī)范化、標準化的檔案管理制度。要想充分發(fā)揮辦公自動化檔案管理工作的優(yōu)勢，首先就要建立規(guī)范化、標準化的檔案管理制度，對文件管理與檔案管理做到統(tǒng)一、規(guī)范，使其更具方便性和準確性。其次建立完整的管理計劃，將文件歸檔以及文件處理工作集中起來，對其采取精細化的管理，從而保證不同接口類型檔案能夠順利歸檔。最后還要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，以文件為單位建立自動化管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件演變成方便、快捷的圖像或音像等裁體，并聯(lián)合檔案部門和信息技術部門共同制定多元化的存儲模式，從而為醫(yī)院檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務平臺。

（二）加強醫(yī)院檔案管理信息化建設。自動化辦公系統(tǒng)主要包括基礎設施及軟硬件數(shù)據(jù)材料等組成因素，具有較高的安全性和可靠性。因此為了保障醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就要加大投入成本，引進現(xiàn)代化的管理設備，大力發(fā)展自動化辦公技術，使醫(yī)院患者的檔案信息得到更好的保障，從而為提高醫(yī)院檔案管理工作效率奠定扎實的基礎。

（三）建立專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊伍。盡管辦公自動化系統(tǒng)給醫(yī)院檔案管理提供了很大的方便，但仍然離不開人為操作技術的有力支撐。因此各醫(yī)院管理部門就要提高培養(yǎng)專業(yè)管理人才的重視程度，以提升在職管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)為基礎，定期開展各種培訓學習活動，使管理人員的工作方式得到極大的改善和調(diào)整，為增強管理人員的工作水平提供有效的途徑。

四、結(jié)語

綜上所述，積極應用辦公自動化技術，對于醫(yī)院檔案管理工作有很實際的意義。不僅促進了辦公室自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理水平，而且也極大地提高了檔案的利用效率。在未來醫(yī)院檔案管理工作中，還需相關部門進一步重視辦公室自動化工作，為提高醫(yī)院檔案管理工作的整體水平提供良好的發(fā)展空間。

【參考文獻】

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