新時期電子文件原始性的維護策略

王立玲

摘要：新時期隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件的出現(xiàn)，為檔案工作帶來了革新，同時也提出了新的挑戰(zhàn)。本文在分析電子文件的特點的基礎(chǔ)上，提出了電子文件原始性維護的策略。

關(guān)鍵詞：檔案 電子文件 原始性 維護策略

一、電子文件原始性

原始性(aboriginality)：一般是指文件的內(nèi)容和格式等皆未做過任何改動，無論是文件的內(nèi)在涵義，還是文件的外在風格，都嚴格地保持了原貌，包括實體形態(tài)的原始性和信息內(nèi)容的原始性。就紙質(zhì)檔案而言，其原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一。內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，借助于形式的原始性可以證實和確認內(nèi)容的原始性。在文件的各個基本要素(如載體、內(nèi)容、格式、字跡、材料以及法定效力的簽署、印章等等)中，只要有任何一項發(fā)生了變化，其原始性和真實性也就跟著發(fā)生了變化。

電子文件的原始性目前在學術(shù)界尚無統(tǒng)一的界定。信息時代電子文件原始性的內(nèi)涵在電子文件最初的物理載體歸檔后已失去了傳統(tǒng)文件歸檔的保真意義，它的精確復(fù)制件在公證措施的保障下可以完全代替原件。即電子文件應(yīng)以文件所含信息內(nèi)容的真實、準確為唯一標準，只要它的內(nèi)容確定是原作者撰寫或制作，證明文件所有信息內(nèi)容沒有被篡改，就可以說它是原件而且具有原始性和法律憑證作用。

二、電子文件的特點

1、數(shù)字化和非直讀性

電子文件從生成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^電子計算機實現(xiàn)的。無論是用鍵盤輸入的代碼還是直接掃描錄人的信息，都是把可識別的文字、聲音、圖形、圖像等輸入到計算機中，再轉(zhuǎn)換成數(shù)字編碼記錄到相關(guān)載體上。因此，電子文件都以“數(shù)字編碼”的形式存在。這種“數(shù)字編碼”是一種客觀存在的虛擬物質(zhì)，肉眼無法直接讀取其內(nèi)容。只有借助計算機軟硬件，通過特定的程序解碼，將數(shù)字編碼轉(zhuǎn)換成文字、聲音、圖形、圖像等能為人類感覺器官識別的信息編碼形式，并借助相應(yīng)的硬件設(shè)施(如電腦顯示屏幕、打印機輸出、多媒體輸出等)，才能為人識讀。離開了電子計算機的軟硬件平臺，電子文件就既看不見也摸不著。

2、對軟硬件的依賴性

電子文件對系統(tǒng)具有與生俱來的依賴性。不同格式的電子文件對運行環(huán)境的標準化要求也不同，無論是信息的加工、存儲、傳遞、檢索，還是軟件的運行、載體的更換等都受到軟硬件和各種標準的制約。如果軟硬件不兼容，不遵守標準或者標準不規(guī)范、不統(tǒng)一，就會出現(xiàn)電子文件在其他設(shè)備環(huán)境下，或在原設(shè)備更新后因不兼容而無法讀取，以及不同載體之間難以互換等情況。如果出現(xiàn)了軟硬件的故障，影響則更為嚴重。

3、易改動性

對電子文件進行改動非常方便，并且可以做到不留任何痕跡。無論是在計算機本身形成的預(yù)歸檔的文件還是在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件，都很難保證原貌。甚至，就是經(jīng)過掃描制作的電子檔案，也會在還原的過程中失去原始性。更不用說由于病毒等原因?qū)е碌淖兓恕?/p>

4、字跡的不特定性

由于辦公軟件和電子政務(wù)軟件的普及，無論是誰，只要需要，都可以通過這些軟件，用不同的字體、字形、字號，非常方便地將電子文件輸出，從而使他人無法從字跡上分辨出原始性。

5、簽署技術(shù)的不普及性

目前，還不能做到為每一份電子文件蓋章或親自簽名。因此，也就很難借助印章或簽署的字跡來判斷每一份電子文件是否為原件。

三、電子文件原始性的維護策略

1、電子文件原始性維護技術(shù)策略

（1）加密技術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)通信中，每一個通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自己知道的解密密鑰解密，由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。

（2）光筆簽署技術(shù)。光筆簽署技術(shù)是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來的“筆跡”如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權(quán)力和責任，這種技術(shù)在電子文件、電子檔案管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。

（3）身份驗證技術(shù)。就是給每個合法用戶一個用戶名和口令，用戶訪問時，系統(tǒng)會自動對其用戶名和口令進行驗證。該技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制，把電子文件的制作、更改、閱覽、使用權(quán)限控制在適當范圍內(nèi)，可以有效地防止不相關(guān)人員隨意接觸電子檔案，提高電子檔案的安全性。

2、電子文件原始性管理策略

（1）加強對電子文件制作和管理人員的管理。

電子文件是人工作的產(chǎn)物，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關(guān)鍵措施。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外，還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

（2）建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄?！?/p>

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