有效會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征

牽立成　常啟軍

[摘要]作為信息系統(tǒng)的會計(jì)，其有效性取決于會計(jì)信息系統(tǒng)的信息源與信息處理器。從會計(jì)信息系統(tǒng)的最新發(fā)展來看，當(dāng)前有效的會計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該以事項(xiàng)會計(jì)理論為指導(dǎo)，融合價值鏈管理理念，通過設(shè)計(jì)多維的會計(jì)數(shù)據(jù)庫模型，為會計(jì)信息系統(tǒng)提供豐富的數(shù)據(jù)源，在實(shí)時的會計(jì)控制系統(tǒng)下，達(dá)到會計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時采集和處理目標(biāo)，最終向會計(jì)信息使用者提供“決策有用”的個性化會計(jì)信息。

[關(guān)鍵詞]會計(jì)信息系統(tǒng)；事項(xiàng)會計(jì)；價值鏈會計(jì)

一、會計(jì)本質(zhì)上是一個信息系統(tǒng)

會計(jì)信息系統(tǒng)(Accountlng Information System，AIS)是會計(jì)和信息系統(tǒng)理論相結(jié)合的產(chǎn)物。它是管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，是專門用于企事業(yè)單位處理會計(jì)業(yè)務(wù)，收集、處理、存儲和加工各種會計(jì)數(shù)據(jù)，輸出會計(jì)信息，并將其反饋給各有關(guān)部門，為企業(yè)的經(jīng)營活動和決策活動提供幫助，為投資人、債權(quán)人、政府部門提供會計(jì)信息的系統(tǒng)。會計(jì)是一個信息系統(tǒng)的提法最早出現(xiàn)于1966年美國會計(jì)學(xué)會出版的《基本會計(jì)理論》(ASOBAT)。ASOBAT提出，“就本質(zhì)而言，會計(jì)是一個信息系統(tǒng)，確切地說，它是一般信息論在(解決)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行效率方面的具體應(yīng)用”。1970年，美國會計(jì)原則委員會第四號公告也把會計(jì)當(dāng)作一項(xiàng)為進(jìn)行會計(jì)決策而提供信息的“服務(wù)活動”，從此，信息系統(tǒng)論成為認(rèn)識現(xiàn)代會計(jì)本質(zhì)的主流觀點(diǎn)。

會計(jì)作為一個信息系統(tǒng)，必須不斷適應(yīng)環(huán)境的變化。管理水平的提高和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使會計(jì)信息系統(tǒng)由簡單到復(fù)雜，由落后到先進(jìn)，由手工到機(jī)械，又由機(jī)械到計(jì)算機(jī)。AIS的發(fā)展歷程是不斷發(fā)展、不斷完善的過程。無論AIS基于何種技術(shù)發(fā)展，其主要部件都包含會計(jì)信息源、會計(jì)信息處理器、會計(jì)信息用戶、一級會計(jì)信息管理者四個層面(莊明來，2007)。其中，會計(jì)信息源是會計(jì)信息的產(chǎn)地，它負(fù)責(zé)提供會計(jì)數(shù)據(jù)加工處理的“原材料”；會計(jì)信息處理器是應(yīng)會計(jì)信息用戶的需要，對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工所設(shè)計(jì)的生成器；會計(jì)信息源與會計(jì)信息生成器擔(dān)負(fù)著會計(jì)信息收集、處理、存儲、加工和輸出的任務(wù)，它們共同決定了會計(jì)信息用戶可以得到的會計(jì)信息內(nèi)容和質(zhì)量，進(jìn)而決定了會計(jì)信息系統(tǒng)的有效性。

二、有效會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征

對于AIS的有效性，目前尚無統(tǒng)一的定義。國內(nèi)外學(xué)者對AIS有效性的定義主要著眼于以下幾個方面：信息的范圍和數(shù)量、信息的及時性、信息報告的頻率和速度、信息的匯總程度、信息的集成、組織的協(xié)調(diào)與控制(Chenhall，1986；Nicolaous，2000)；AIS是否能夠充分發(fā)揮管理、控制和決策功能(楊周南，2006)；會計(jì)信息的質(zhì)量特征(Chenhall，1996)；用戶的滿意度(Kim，1988)等。筆者認(rèn)為，AIS的有效性取決于AIS的信息源與信息處理器的質(zhì)量。根據(jù)AIS的發(fā)展與環(huán)境共生、互動的觀點(diǎn)，不同時代AIS的信息源與信息處理器各不相同。從AIS的最新發(fā)展來看，當(dāng)前有效的AlS的構(gòu)建應(yīng)該以事項(xiàng)會計(jì)理論為指導(dǎo)，融合價值鏈管理理念，通過設(shè)計(jì)多維的會計(jì)數(shù)據(jù)庫模型，為AIS提供豐富的數(shù)據(jù)源，在實(shí)時的會計(jì)控制系統(tǒng)下，達(dá)到會計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時采集和處理目標(biāo)，最終向會計(jì)信息使用者提供“決策有用”的個性化會計(jì)信息。

(一)以事項(xiàng)會計(jì)理論為基礎(chǔ)

傳統(tǒng)AIS是基于價值理論基礎(chǔ)上的，其核心是分類系統(tǒng)，即將會計(jì)反映的對象具體化為要素，最終體現(xiàn)在用于分類的會計(jì)科目表上，人們使用會計(jì)科目和復(fù)式記賬法把會計(jì)主體的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的財務(wù)度量結(jié)果分類匯總，使用財務(wù)報表將匯總的數(shù)據(jù)提交給用戶。隨著社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境的日益復(fù)雜化，企業(yè)內(nèi)外信息用戶的信息需求呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)AlS提供的信息凸顯不足。特別是20世紀(jì)80年代以來，會計(jì)職業(yè)界受到來自各方面信息使用者的批評，批評的焦點(diǎn)集中在AlS未能給信息使用者提供有價值的信息，會計(jì)信息嚴(yán)重不完整，會計(jì)信息正在失去相關(guān)性。在這種背景下，借助現(xiàn)代信息技術(shù)來改造傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)的呼聲越發(fā)強(qiáng)烈。

針對基于價值理論基礎(chǔ)上的AIS的缺陷，Sorter(1969)提出了事項(xiàng)會計(jì)理論。事項(xiàng)會計(jì)認(rèn)為財務(wù)會計(jì)目標(biāo)在于提供與各種可能的決策模型相關(guān)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)信息。與決策相關(guān)的事件的信息應(yīng)盡量以其原始的形式保存。會計(jì)人員的任務(wù)只是提供有關(guān)事項(xiàng)的信息，而讓信息使用者自己根據(jù)其決策需要加工產(chǎn)生所需要的適用的事項(xiàng)信息，并將其運(yùn)用在決策模型中。事項(xiàng)會計(jì)采用多種計(jì)量屬性反映事項(xiàng)各方面的特征，多維地揭示經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的價值和非價值方面的信息，因而事項(xiàng)信息具有全面性、完整性及冗余量少的特點(diǎn)可以提供“原汁原味”的事項(xiàng)信息，讓信息使用者運(yùn)用決策模型進(jìn)行決策，因而滿足了信息使用者的需要。

顯然，事項(xiàng)會計(jì)理論事實(shí)上就是以滿足會計(jì)信息使用者需要為目標(biāo)，對傳統(tǒng)會計(jì)信息源與信息處理器進(jìn)行改造，從而最大限度地提升AIS的有效性。

(二)采用多維數(shù)據(jù)庫模型

提升AIS有效性的關(guān)鍵在于對會計(jì)信息源進(jìn)行重構(gòu)。沒有一個設(shè)計(jì)科學(xué)的數(shù)據(jù)源，AIS的數(shù)據(jù)處理、報告輸出、系統(tǒng)控制都會是“無源之水，無本之木”。以事項(xiàng)會計(jì)為指導(dǎo)的AIS的核心就是將事項(xiàng)作為會計(jì)分類的最小單元，在日常核算中，僅僅把各項(xiàng)交易活動相關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)行存儲和傳遞，而無需經(jīng)過會計(jì)人員的定價、匯總，從而保證了事項(xiàng)信息的多維性。對多維的事項(xiàng)信息進(jìn)行存儲，需要建立多維數(shù)據(jù)庫模型，并有效消除數(shù)據(jù)間的隔閡、重復(fù)、矛盾等現(xiàn)象。

McCarthy提出的REAL信息建模法——REAL方法能夠從資源維度(Resource)、事件維度(Event)、參與者維度(Agent)、地點(diǎn)維度(Location)以及它們之間的相互關(guān)系來反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌，因此REAL信息建模法是構(gòu)建多維數(shù)據(jù)庫模型的有效方法。它把企業(yè)的一切經(jīng)營事件(財務(wù)的與非財務(wù)的)的相關(guān)內(nèi)容按原本的實(shí)際語義而非人為加工的借貸方式進(jìn)行組織，以圖示的方法表示企業(yè)業(yè)務(wù)過程的信息，以矩陣工作表補(bǔ)充說明每一事件的業(yè)務(wù)目標(biāo)、事件觸發(fā)器、業(yè)務(wù)風(fēng)險，而且能夠有效避免數(shù)據(jù)間的隔閡重復(fù)和矛盾等問題。由于所有這些相關(guān)實(shí)體的決策有用的屬性值都得到了存儲，根據(jù)用戶的不同需要設(shè)計(jì)相應(yīng)的用戶視圖就可以提供各種管理和決策所需的信息，如各種管理報表、會計(jì)報表。用戶還可以從原始數(shù)據(jù)即時匯總出自己特定決策所臨時需要的各種個性化信息。

(三)融入價值鏈管理理念

信息化環(huán)境下的Als如果還是基于幾百年前的帕喬利體系，則只能實(shí)現(xiàn)手工會計(jì)處理的簡單的自動化，“信息孤島”、“信息單一”問題仍將存在，AlS的有效性將難以得到提升。為了實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息“決策有用”的目標(biāo)，必須將流程再造的思想引入會計(jì)領(lǐng)域，再造會計(jì)流程，將價值鏈管理的理念引入AIS領(lǐng)域，擴(kuò)展AIS的功能，利用信息技術(shù)的新發(fā)展重構(gòu)AIS。價值鏈管理理論認(rèn)為，企業(yè)內(nèi)部

及其外部價值的活動并不是獨(dú)立活動的集合，而是相互依存的有機(jī)系統(tǒng)，各個部門之間的流程應(yīng)是相互協(xié)調(diào)的。從企業(yè)外部來看。要構(gòu)建以核心企業(yè)為主體的價值鏈，通過信息流協(xié)調(diào)上游企業(yè)、下游企業(yè)和核心企業(yè)的商務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)整個價值鏈的增值。從企業(yè)內(nèi)部來看，要優(yōu)化業(yè)務(wù)和財務(wù)部門之間的流程，構(gòu)建財務(wù)業(yè)務(wù)流程；通過信息流協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)與財務(wù)的協(xié)同運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部價值鏈的增值(張瑞君等，2004)。

融入價值鏈管理理念再造會計(jì)流程后的AIS，其目標(biāo)具有雙重性：一方面，提高所有各聯(lián)盟企業(yè)內(nèi)部會計(jì)管理、控制和決策的能力；另一方面，從價值鏈企業(yè)聯(lián)盟的整體價值管理活動出發(fā)。提升整個價值鏈會計(jì)工作監(jiān)管、分析、決策的能力。因此，AIS的構(gòu)建應(yīng)從價值鏈企業(yè)聯(lián)盟整體和長遠(yuǎn)戰(zhàn)略及策略發(fā)展的需求出發(fā)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)間信息和過程的集成。在聯(lián)盟企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生時，提取相應(yīng)的會計(jì)、財務(wù)、業(yè)務(wù)、市場、客戶和競爭對手等綜合信息以支持價值鏈企業(yè)聯(lián)盟綜合管理、監(jiān)控和高層決策管理的需求，從而提升價值鏈企業(yè)聯(lián)盟整體會計(jì)管理工作的水平和價值(楊周南，2005)。

為了達(dá)到上述目標(biāo)，首先應(yīng)實(shí)施所有業(yè)務(wù)流程包括會計(jì)和財務(wù)管理流程的優(yōu)化或重組。其原則是以流程為導(dǎo)向，將會計(jì)管理流程與其他業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行整合，通過基于業(yè)務(wù)活動的“業(yè)務(wù)過程”、“業(yè)務(wù)事件”來建立新的會計(jì)業(yè)務(wù)流程。新會計(jì)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)是由封閉到開放、由滯后到實(shí)時。同時，為了支持價值鏈會計(jì)管理。則應(yīng)根據(jù)價值鏈會計(jì)的管理需求，定義相關(guān)的會計(jì)控制規(guī)則和相關(guān)的信息規(guī)則，再將這些控制規(guī)則和信息規(guī)則集成到業(yè)務(wù)流程中去，實(shí)現(xiàn)價值鏈業(yè)務(wù)流程、價值鏈會計(jì)管理控制和信息流程的集成，以支持價值鏈會計(jì)管理信息化。

(四)數(shù)據(jù)的實(shí)時采集和處理

電子商務(wù)的應(yīng)用與發(fā)展改變了企業(yè)AlS的環(huán)境和結(jié)構(gòu)，大量的經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)在基于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的平臺上進(jìn)行，記錄經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)的原始憑證實(shí)現(xiàn)了電子化，會計(jì)數(shù)據(jù)輸入的時間、地點(diǎn)都已經(jīng)不受限制，通過標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口(如XBRL.GB/T19581－2004)，利用自動采集網(wǎng)絡(luò)通訊、情報檢索、遠(yuǎn)程查詢交換等方法，可以實(shí)時地采集到企業(yè)內(nèi)、外部(客戶、供應(yīng)商、政府部門、企業(yè)員工、企業(yè)內(nèi)部其它部門、企業(yè)下屬分支機(jī)構(gòu)等)的大量數(shù)據(jù)，這既節(jié)省了原始數(shù)據(jù)收集的時間和成本，還提高了原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

基于事項(xiàng)會計(jì)理論并融入價值鏈管理理念的AIS，應(yīng)采用業(yè)務(wù)與信息集成處理的實(shí)時信息處理模式。業(yè)務(wù)與信息的集成處理是指系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)的時候，同時進(jìn)行信息的采集、處理和存儲。其關(guān)鍵就是根據(jù)不同的業(yè)務(wù)事件設(shè)置業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以實(shí)現(xiàn)記賬憑證的實(shí)時、自動生成。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的AIS還可以將實(shí)時處理得出的賬簿、報表發(fā)布到企業(yè)的主頁或送迭相關(guān)管理決策部門，這就保證了財務(wù)信息動態(tài)反映企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，日清月結(jié)也就變成了“隨清月結(jié)”，會計(jì)信息的及時性和相關(guān)性得到保證，也使會計(jì)人員能夠直接關(guān)注實(shí)際業(yè)務(wù)過程，有助于通過事前預(yù)防來控制業(yè)務(wù)處理風(fēng)險。此外，對于長期困擾集團(tuán)企業(yè)的財務(wù)管理問題，通過網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)，AIS可以使每個分支機(jī)構(gòu)變成一個報賬單位，而所有從原始憑證到記賬憑證、從記賬憑證到賬簿報表的生成工作完全可以集中在集團(tuán)總部進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的集中化，也降低了數(shù)據(jù)處理成本。

(五)實(shí)時的會計(jì)控制系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)對會計(jì)控制的需求越來越高，要求AIS中的會計(jì)控制系統(tǒng)應(yīng)能從事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂疲瑥倪m時控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時控制，將財務(wù)控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷ζ髽I(yè)經(jīng)營活動過程的控制(包括資金運(yùn)動和業(yè)務(wù)流程控制)，由單項(xiàng)要素控制發(fā)展為供應(yīng)鏈、價值鏈的控制。

從橫向來看，實(shí)時的會計(jì)控制系統(tǒng)應(yīng)能對企業(yè)經(jīng)營活動的全過程(包括采購、倉儲、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等過程)進(jìn)行實(shí)時控制。在企業(yè)內(nèi)部，能有效對經(jīng)營活動全過程形成的物流、資金流進(jìn)行實(shí)時控制，協(xié)同各部門有序運(yùn)作。對于企業(yè)外部，能通過信息流辦調(diào)價值鏈上下游企業(yè)與核心企業(yè)之間的商務(wù)關(guān)系。從縱向來看，實(shí)時的會計(jì)控制系統(tǒng)應(yīng)能在跨越時空的條件下對企業(yè)集團(tuán)之間的資金運(yùn)動進(jìn)行實(shí)時控制。它能將分布在不同地區(qū)、城市乃至不同國家的企業(yè)集團(tuán)成員通過信息流連接在一起，實(shí)時獲取整個企業(yè)集團(tuán)資金的動態(tài)信息，了解和掌握整體資金情況；對成員之間的資金結(jié)算、外部銀行的資金結(jié)算等業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時控制，把握資金流向；調(diào)控企業(yè)集團(tuán)資金流量與流速，盤活集團(tuán)沉淀資金將其集中用于企業(yè)優(yōu)勢領(lǐng)域，防止資金流失和體外循環(huán)，提高資金的使用效率(閻達(dá)五等，2003)。

在實(shí)時的會計(jì)控制系統(tǒng)內(nèi)，組織機(jī)構(gòu)的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都會得到實(shí)時的反映，每一項(xiàng)控制都會實(shí)時地產(chǎn)生結(jié)果，每一份報告都會實(shí)時地生成。一個實(shí)時的會計(jì)控制系統(tǒng)，首先要求該組織機(jī)構(gòu)運(yùn)作的所有環(huán)節(jié)都與會計(jì)控制系統(tǒng)緊密聯(lián)系；其次，要求該組織機(jī)構(gòu)運(yùn)作的所有過程變化都必須實(shí)時、迅速地反映到會計(jì)控制系統(tǒng)內(nèi)；最后，要求財務(wù)會計(jì)處理結(jié)構(gòu)必須盡快反饋給會計(jì)信息的各種需求者。

(六)個性化的會計(jì)信息生產(chǎn)

AlS作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，它要為會計(jì)信息使用者提供可靠與相關(guān)的財務(wù)信息。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的快速發(fā)展，隨著信息使用者需求的多元化，AlS不僅要提供貨幣的、財務(wù)的和定量的信息，而且也要提供非財務(wù)、非貨幣和非定量的信息。AIS需要面對各種類型的信息使用者，不同使用者的個人期望值、偏好、決策模型和心理特征等都有所不同，其信息需求具有很強(qiáng)的個性化特征。

如上所述，有效的AlS采用的是多維數(shù)據(jù)庫模型，其中存儲了會計(jì)事項(xiàng)的詳細(xì)信息，這就為會計(jì)信息使用者的決策模型提供了必需的輸入值。有效的AlS可以在此基礎(chǔ)上為信息使用者開辟多個信息頻道，分別提供不同事項(xiàng)、不同維度的信息(如人們?nèi)找骊P(guān)注的非貨幣信息、前瞻性信息、人力資源信息、企業(yè)的背景信息以及企業(yè)面對的機(jī)會和風(fēng)險等等)。同時，信息使用者也可以選擇自己感興趣的原始數(shù)據(jù)，按照自己的偏好自行加工處理，從而降低使用者的信息使用成本。實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息的個性化生產(chǎn)。