加強(qiáng)高?；〞?huì)計(jì)檔案管理

【摘要】 由于高?；窘ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，不能在會(huì)計(jì)年度終了后一年內(nèi)將基建會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，會(huì)計(jì)人員又缺乏相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致基建會(huì)計(jì)檔案一度處于真空狀態(tài)，造成基建會(huì)計(jì)檔案損失，甚至為某些不法分子帶來可乘之機(jī)，增加高校基建財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，所以加強(qiáng)和重視高?；〞?huì)計(jì)檔案管理乃是當(dāng)務(wù)之急。

【關(guān)鍵詞】 高校;基建會(huì)計(jì);檔案管理

高校的基建會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)檔案和基建檔案的重要組成部分，但兩者又有所區(qū)別，基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動(dòng)過程中形成的重要?dú)v史資料和證據(jù)，包括基建會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分，基建會(huì)計(jì)檔案由于具有信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁等的特點(diǎn)，利用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理手段和方法很難滿足所有高?；ㄘ?cái)務(wù)信息使用者的要求，加上電子檔案的出現(xiàn)也給基建會(huì)計(jì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。

一、高?；〞?huì)計(jì)檔案收集范圍

一是基建會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其它會(huì)計(jì)賬簿。三是財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括資金平衡表、待攤投資明細(xì)表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產(chǎn)明細(xì)表等。四是其它類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行賬單，其它應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

二、高?；ㄘ?cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題。

(一)高校專職檔案管理人員，只注重學(xué)校文書檔案管理而不重視會(huì)計(jì)檔案保管

會(huì)計(jì)檔案的使用和查閱往往只是局限于會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員，檔案管理人員以不熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為由，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案保管就是會(huì)計(jì)人員的工作，會(huì)計(jì)檔案移交后，雖然集中于高校檔案管理部門集中保管，但卻置之一旁，無人問津，時(shí)有散落現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案不同于普通文書檔案保管，高校在文書檔案管理制度上已相對(duì)完善，會(huì)計(jì)檔案在移交時(shí)，雖然有移交清單，基建財(cái)務(wù)人員也按正常要求裝訂會(huì)計(jì)憑證，但是不可能清點(diǎn)憑證張數(shù)，檔案盒沒有封條，出現(xiàn)檔案遺失問題后，會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員責(zé)任相互推諉，加大了會(huì)計(jì)檔案管理的難度，這也是專職檔案管理人員不愿接手會(huì)計(jì)檔案原因之一。

(二)高?；窘ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，難以即時(shí)移交基建會(huì)計(jì)檔案

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)年度終了后一年內(nèi)將基建會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。由于目前高?；▎为?dú)建賬，與高校事業(yè)賬實(shí)行的是不同的財(cái)務(wù)制度，事業(yè)和基建會(huì)計(jì)人員按照崗位設(shè)置分工，相互獨(dú)立，基建項(xiàng)目沒有竣工結(jié)算進(jìn)行資產(chǎn)移交前，一般不進(jìn)行合賬處理。再者，由于供應(yīng)商往來、項(xiàng)目費(fèi)用查詢、工程預(yù)決算審計(jì)、項(xiàng)目審計(jì)等原因經(jīng)常需要調(diào)閱基建會(huì)計(jì)檔案，事業(yè)檔案會(huì)計(jì)人員不愿接手基建會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)入檔，增加了中間移交環(huán)節(jié)，導(dǎo)致基建會(huì)計(jì)檔案移交不及時(shí)。

(三)基建會(huì)計(jì)檔案保管人員缺乏相應(yīng)的長(zhǎng)期檔案管理經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案保管質(zhì)量和壽命

財(cái)務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理，但是缺乏會(huì)計(jì)檔案管理常識(shí)，加上有些高校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，不重視財(cái)務(wù)人員檔案管理的培訓(xùn)。很多單位的會(huì)計(jì)檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)。由于保管環(huán)境不當(dāng)，造成基建會(huì)計(jì)檔案霉變、毀壞甚至遺失，加大高校財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案借出不履行相關(guān)手續(xù)，不經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，隨意查閱或者復(fù)印，致使基建會(huì)計(jì)檔案可能被涂畫、拆封和抽換。

(四)基建會(huì)計(jì)人員不熟悉基建業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)檔案的分類，致使基建會(huì)計(jì)檔案查找困難，甚至?xí)斐晒こ炭畛冬F(xiàn)象

《會(huì)計(jì)法》規(guī)定除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會(huì)計(jì)人員卻不清楚附哪些原始憑證，由于施工合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程變更單等原始憑證較厚，難以訂本包裝，會(huì)計(jì)人員不對(duì)這些憑證進(jìn)行單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。不便于工程付款記錄的查對(duì)和竣工結(jié)算審計(jì)等。會(huì)計(jì)檔案有不同的保管期限，一味籠統(tǒng)將基建財(cái)務(wù)管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂，后繼人員因不了解經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的來龍去脈，增加后繼工作量。

(五)會(huì)計(jì)電算化高?；ㄘ?cái)務(wù)人員安全意識(shí)淡薄

許多高?；ㄙ~務(wù)處理采用電算化形式，有些會(huì)計(jì)人員用電算化上網(wǎng)，在防火墻有漏洞的情況下，易遭黑客攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，數(shù)據(jù)泄露和丟失。日常工作中，不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬不采用訂本式賬簿，不當(dāng)日打印核對(duì)，只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時(shí)不注重電子檔案移交和保管，只將紙質(zhì)檔案移交，不利于高校信息化發(fā)展。

三、加強(qiáng)高?；〞?huì)計(jì)檔案管理的措施

(一)在財(cái)務(wù)部門配置臨時(shí)檔案庫(kù)房，指定非出納人員管理基建會(huì)計(jì)檔案

財(cái)務(wù)部門檔案庫(kù)房門窗要堅(jiān)固，配備相應(yīng)的設(shè)施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財(cái)務(wù)部門每年形成的基建會(huì)計(jì)檔案，統(tǒng)一由會(huì)計(jì)檔案管理員按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的基建會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)年度終了后，在財(cái)務(wù)部門保管不超過一年。期滿之后，統(tǒng)一由會(huì)計(jì)檔案管理員編制移交清冊(cè)，移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。移交學(xué)校檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，如需要拆封重新整理的，學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)會(huì)同基建會(huì)計(jì)檔案經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。見表1:會(huì)計(jì)檔案資料移交清冊(cè)。

(二)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高基建會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量

高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員應(yīng)提高對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)和組織基建會(huì)計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《高校檔案工作規(guī)范》，制定會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入基建會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)中，要求從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠的依據(jù)。同時(shí)要求會(huì)計(jì)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案在工程的不同階段進(jìn)行整理分類，與會(huì)計(jì)核算同步，可以方便會(huì)計(jì)人員和審計(jì)監(jiān)督部門人員的頻繁利用，達(dá)到了基建財(cái)務(wù)檔案立卷整理科學(xué)和有效利用的目的。另外基建財(cái)會(huì)人員不僅要熟悉財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還要掌握基本建設(shè)知識(shí)， 通過多渠道多層次提高素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使基建會(huì)計(jì)工作逐步轉(zhuǎn)向?qū)窘ㄔO(shè)投資全過程的決策、控制、核算、反映和監(jiān)督。基建會(huì)計(jì)人員熟悉基本建設(shè)過程和建設(shè)工程方面的知識(shí)，便于搜集基建原始憑證和完善基建會(huì)計(jì)檔案建設(shè)。

(三)完善基建會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確?；〞?huì)計(jì)檔案的安全與完整

按照相關(guān)法律、法規(guī)的要求，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)制定適合本單位的基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，制定基建會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整?；〞?huì)計(jì)檔案原則上不得外借，如有特殊需要，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查詢和復(fù)制，并履行登記手續(xù)，基建會(huì)計(jì)人員和借閱人員對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容除單位負(fù)責(zé)人同意和司法需要不得對(duì)外泄露，否則追究相關(guān)人員責(zé)任。對(duì)高校電算化的電腦杜絕上外網(wǎng)，防止檔案泄密和被篡改。對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案的銷毀嚴(yán)格履行程序，向單位負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，同意后方可由檔案管理部門和會(huì)計(jì)人員共同參與，銷毀檔案期滿、不存在未了事項(xiàng)和正在建設(shè)的項(xiàng)目的基建會(huì)計(jì)檔案，并認(rèn)真填寫基建會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。見表2:檔案借閱(復(fù)印)登記表和表3:會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表。

(四)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的考核和監(jiān)管力度，促進(jìn)高?；〞?huì)計(jì)檔案優(yōu)化科學(xué)發(fā)展

學(xué)校財(cái)務(wù)部門和檔案部門應(yīng)建立檢查、考核和評(píng)估制度，明確崗位職責(zé)。不定期組織會(huì)計(jì)人員到其他高校財(cái)務(wù)部門和檔案部門參觀學(xué)習(xí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的疑難問題和得力措施進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。將基建會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)常規(guī)業(yè)務(wù)檢查中，對(duì)基建會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案人員，成績(jī)突出的應(yīng)給予表獎(jiǎng);對(duì)不合格的人員應(yīng)給予批評(píng)，限期改進(jìn)或進(jìn)行撤換。并對(duì)考核的結(jié)果記入個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，與會(huì)計(jì)人員的職位和職稱晉升掛鉤，提高基建會(huì)計(jì)檔案人員的主觀能動(dòng)性和責(zé)任感，以保證高?；n案建設(shè)的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

(五)建立高校內(nèi)部職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化

在基建會(huì)計(jì)檔案歸檔和移交時(shí)，利用現(xiàn)代化手段將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔和移交，這也要求檔案管理人員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識(shí)。在高校各職能部門之間按照權(quán)限建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將電子基建會(huì)計(jì)檔案上網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)交流，滿足各職能部門日常查詢、數(shù)據(jù)分析和編制報(bào)表的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策層及時(shí)做出科學(xué)合理的判斷提供信息支持。

(六)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的宣傳力度，獲取各方支持

基建會(huì)計(jì)檔案的管理不僅是會(huì)計(jì)檔案管理人員和基建會(huì)計(jì)人員的常規(guī)工作，還涉及其他各職能部門和施工承建單位，是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨的復(fù)雜工作，平時(shí)財(cái)務(wù)和檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)外部門的基建會(huì)計(jì)檔案管理宣傳力度，爭(zhēng)取各方面的支持，以便及時(shí)、系統(tǒng)地收集到所需的基建會(huì)計(jì)原始資料。

總之，高?；〞?huì)計(jì)檔案是記錄高?；窘ㄔO(shè)和發(fā)展過程中的詳細(xì)歷史資料，是具有參考價(jià)值和法律效力的書面證明，必須重視和加強(qiáng)對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案工作的管理，建立基建會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸納、保管、查閱和銷毀等管理制度，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的信息化，保證基建會(huì)計(jì)檔案安全、完整、方便查閱，更好地為高?？沙掷m(xù)健康發(fā)展服務(wù)?！?/p>

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