論教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)與教學(xué)管理水平的提高

摘要教務(wù)秘書(shū)是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的一員，教務(wù)秘書(shū)的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著教學(xué)管理的實(shí)施，從而直接或是間接的影響到教學(xué)質(zhì)量。本文介紹了教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，分析了教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的綜合素質(zhì)，并結(jié)合實(shí)際闡述了如何改進(jìn)和提高教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理水平的措施，希望能起到拋磚引玉的效果。

關(guān)鍵詞教學(xué)秘書(shū) 素質(zhì) 教學(xué)管理 高校

中圖分類(lèi)號(hào):G645文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

“教學(xué)是立校之本，科研是強(qiáng)校之路”，教學(xué)工作是高校重中之重的工作。教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的好壞，進(jìn)而影響高校的根本任務(wù)——人才培養(yǎng)，而教學(xué)秘書(shū)崗位正是保證學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)管理制度順利實(shí)施和正常開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，也是聯(lián)系學(xué)生、教師和學(xué)院教學(xué)管理職能部門(mén)的橋梁和紐帶。

隨著我國(guó)高等學(xué)校合并、擴(kuò)招等改革工作的不斷深入，我國(guó)許多高校的辦學(xué)規(guī)模都不同程度地?cái)U(kuò)大，為了適應(yīng)新形勢(shì)下教學(xué)管理工作的需要，目前大多數(shù)高校普遍實(shí)行的校、院二級(jí)教學(xué)管理，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作賦予了管理性和服務(wù)性的雙重特性，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)也提出了新的要求與挑戰(zhàn)。因此，要適應(yīng)新時(shí)期高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，結(jié)合現(xiàn)狀全面培養(yǎng)教學(xué)秘書(shū)的綜合素質(zhì)，提高教學(xué)管理工作的實(shí)效，這對(duì)高校的教學(xué)質(zhì)量都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 教學(xué)秘書(shū)的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

目前，教學(xué)秘書(shū)整體素質(zhì)已有很大程度的提高，但教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)于高校教學(xué)科研隊(duì)伍建設(shè)的速度、質(zhì)量以及高校的發(fā)展要求而言，還存在著較大的差距和較多的問(wèn)題。主要有以下三個(gè)方面:

1.1 工作不受重視

教學(xué)秘書(shū)工作處于為教學(xué)服務(wù)的輔助地位，在一些人眼里，教學(xué)秘書(shū)是被動(dòng)的操作者、執(zhí)行者，從事的是簡(jiǎn)單的重復(fù)勞動(dòng)，沒(méi)有“技術(shù)”含量。這種偏見(jiàn)，直接導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)的整體地位在高校中長(zhǎng)期處于低下的狀態(tài)，進(jìn)而造成他(她)們的工作能力和價(jià)值難以得到顯現(xiàn)和發(fā)揮，自身認(rèn)可度和工作積極性的降低，不可避免地成為教學(xué)秘書(shū)職業(yè)發(fā)展的瓶頸。

1.2 管理水平不高

目前對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員選擇上要求不嚴(yán)格，條件不統(tǒng)一，造成了教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍人員良莠不齊，其總體文化層次較低、能力不強(qiáng)，缺乏科學(xué)管理意識(shí);又因?yàn)榻虒W(xué)管理工作多是日常性、事務(wù)性的工作。在長(zhǎng)期工作中，教學(xué)秘書(shū)已形成了按慣例、按領(lǐng)導(dǎo)指示做事的習(xí)慣，嚴(yán)重缺乏積極創(chuàng)新意識(shí)，結(jié)果教務(wù)工作只能停留在傳統(tǒng)型、事務(wù)型的管理水平上，不具備開(kāi)拓能力。

1.3 穩(wěn)定性差

教學(xué)秘書(shū)的培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)少、晉升機(jī)會(huì)少、大多默默無(wú)聞地工作，缺乏獲得專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)的機(jī)會(huì)，致使在晉級(jí)、評(píng)職稱(chēng)時(shí)處于劣勢(shì)，因此在教學(xué)管理工作中作出顯著成績(jī)的基層教學(xué)管理工作者待遇偏低，難以穩(wěn)定基層教學(xué)管理隊(duì)伍。

2 教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的綜合素質(zhì)

高校教學(xué)管理的規(guī)范有序、科學(xué)高效與一支精干的教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍是分不開(kāi)的。在以信息化為主題的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢(shì)，具備堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和良好的職業(yè)素質(zhì)以及過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力是對(duì)教務(wù)秘書(shū)最根本的要求。

2.1 過(guò)硬的政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)是人的綜合素質(zhì)的核心與靈魂，決定著其他素質(zhì)的價(jià)值和動(dòng)力方向。目前，各高校從事教學(xué)秘書(shū)工作的人員素質(zhì)高低不一，在一定程度上影響了高?？茖W(xué)管理水平的提高和學(xué)校上規(guī)模、上檔次的發(fā)展要求。

2.2 健康的心理素質(zhì)

在工作中，教學(xué)秘書(shū)主要處于配角和服務(wù)性的地位，取得的工作成績(jī)主要體現(xiàn)為教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不一定會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)和別人的關(guān)注，更難得到及時(shí)的表?yè)P(yáng)和肯定，但如果工作中稍有疏忽，則可能影響到諸多方面，甚至導(dǎo)致教學(xué)事故，并很快遭到來(lái)自多方面的誤解、埋怨和批評(píng)。如果教學(xué)秘書(shū)沒(méi)有高尚的思想境界、良好健康的心理素質(zhì)就難以勝任這項(xiàng)工作，如果沒(méi)有良好的敬業(yè)精神和奉獻(xiàn)精神，就不能擔(dān)當(dāng)這一重任。

2.3 較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素質(zhì)

教學(xué)管理工作也是一門(mén)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，教學(xué)管理者必須具備綜合業(yè)務(wù)知識(shí)，最好能掌握管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)體系，才能對(duì)所從事的工作性質(zhì)、內(nèi)容、范圍和要求有明確的認(rèn)識(shí)，并運(yùn)用科學(xué)的管理方法使管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。因此，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該盡可能地多學(xué)習(xí)一些管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，例如教育學(xué)、教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、管理心理學(xué)、甚至社會(huì)學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，不斷提高教學(xué)管理的理論水平。一個(gè)具有相關(guān)知識(shí)素養(yǎng)的教學(xué)秘書(shū)和一個(gè)只會(huì)機(jī)械執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示的教學(xué)秘書(shū)，其工作效率和成效，也是截然不同的。

2.4 多樣化的能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書(shū)管理工作的知識(shí)化、現(xiàn)代化和效能如何，還和他們運(yùn)用知識(shí)的能力有關(guān)，即他們不但要有較寬泛的知識(shí)素質(zhì)，而且還要有運(yùn)用知識(shí)解決問(wèn)題的能力。具體而言包括:

(1)統(tǒng)籌管理能力。教學(xué)秘書(shū)工作的輔助地位決定了它的被動(dòng)性，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門(mén)的助手，隨時(shí)隨地可能接到工作指示和任務(wù)，如果來(lái)一個(gè)電話(huà)處理一件事，接一個(gè)文件安排一項(xiàng)工作，往往會(huì)陷于窮于應(yīng)付的尷尬局面。要能夠妥善安排，對(duì)學(xué)校紛繁的工作事務(wù)要力圖能夠駕馭，從中找出各學(xué)年各學(xué)期各時(shí)段的常規(guī)性事務(wù)，事先制定工作計(jì)劃，主動(dòng)出擊且留有余地，在操控中才能游刃有余。對(duì)經(jīng)常性工作和突擊性工作以及臨時(shí)出現(xiàn)的工作能分清輕重緩急，頭緒多時(shí)在記事本上按照重急輕緩的原則，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)，力求有條不紊，只有這樣，才不會(huì)有遺漏出現(xiàn)。

(2)應(yīng)變能力。碰到任務(wù)急工作量大的突擊性工作，要求快速作出反應(yīng)，在短時(shí)間內(nèi)完成交辦的工作，這就要調(diào)動(dòng)平時(shí)工作中的各種信息資料，同時(shí)須憑工作經(jīng)驗(yàn)、對(duì)工作任務(wù)熟悉程度的積累來(lái)完成。要注意在平時(shí)的工作中不斷積累可能有用的個(gè)人信息資料并加以妥善有序的保管，對(duì)教學(xué)管理業(yè)務(wù)要盡可能熟知，這樣碰到突擊性任務(wù)才能從容應(yīng)對(duì)，遇事不慌。把平時(shí)做好日常工作作為突擊性工作的基礎(chǔ)，只有平時(shí)踏踏實(shí)實(shí)，勤勤懇懇地工作，才能辦事渠道暢通創(chuàng)造條件。

(3)溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書(shū)經(jīng)常需要與教學(xué)職能部門(mén)和院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生打交道，只有和他人保持良好的溝通，才能得到理解與支持。高校教學(xué)大量工作的順利完成都得益于方方面面人員的共同努力，因此，教學(xué)秘書(shū)要正確認(rèn)識(shí)并承擔(dān)好自己的崗位角色，學(xué)會(huì)在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，在協(xié)調(diào)中做到到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策，擺正自己的角色位置，在與人協(xié)作共事處理問(wèn)題時(shí)要從多角度考慮，和諧地處理好和上級(jí)部門(mén)、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的關(guān)系。

(4)現(xiàn)代化管理技能。 需要強(qiáng)調(diào)的是，教學(xué)秘書(shū)必須能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理。這不但能使工作效率和水準(zhǔn)得到提高，而且也能減輕管理中的部分工作量，也為師生和各級(jí)教學(xué)管理部門(mén)提供了快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(5)寫(xiě)作和語(yǔ)言表達(dá)能力。教學(xué)秘書(shū)經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)中的實(shí)際情況擬寫(xiě)一些教學(xué)文書(shū)，如教學(xué)通知、申請(qǐng)報(bào)告等，在處理工作中需與對(duì)方反復(fù)磋商，下情上達(dá)、上情下達(dá)，解釋原因等，這都需要較強(qiáng)的書(shū)面和語(yǔ)言表達(dá)能力，要求能夠行文流暢，表達(dá)得體，言簡(jiǎn)意賅。

2.5 創(chuàng)新素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)工作同其他工作一樣，也有創(chuàng)新問(wèn)題，教學(xué)秘書(shū)人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極開(kāi)動(dòng)腦筋，對(duì)工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法有自己獨(dú)立的思想和語(yǔ)言。教學(xué)管理活動(dòng)過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)向教學(xué)秘書(shū)征詢(xún)教學(xué)工作安排的意見(jiàn)和建議，此時(shí)，教學(xué)秘書(shū)提出的建議既要能明確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的想法、意圖，又要有新觀點(diǎn)、新建議，敢于突破領(lǐng)導(dǎo)思維的方框，使建議有新意、有創(chuàng)新，進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策。

3 提高教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理水平的措施

3.1 提高對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的重視度

學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分肯定教學(xué)秘書(shū)工作在高校教學(xué)管理中的地位和作用，提高教學(xué)秘書(shū)的待遇，包括經(jīng)濟(jì)待遇和行政待遇:一方面，提高教學(xué)秘書(shū)的工資、津貼水平;學(xué)校應(yīng)意識(shí)到教學(xué)秘書(shū)需要面對(duì)師生、領(lǐng)導(dǎo)等多方面壓力，工作辛苦而繁瑣。另一方面，建立合理的干部聘任、選拔制度，給予教學(xué)秘書(shū)一定的提升機(jī)會(huì)。將教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)等同于師資隊(duì)伍建設(shè)來(lái)對(duì)待，鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)深入教學(xué)第一線，積極開(kāi)展教學(xué)研究。

3.2 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)

搞好教學(xué)管理是提高高校教育教學(xué)質(zhì)量的保證，也是做好服務(wù)育人的重要一環(huán)。在教學(xué)秘書(shū)的教育、培養(yǎng)、穩(wěn)定等方面下功夫，在教學(xué)秘書(shū)的配備、使用、培訓(xùn)、晉升、待遇等方面制定相應(yīng)的政策和措施，為教學(xué)管理工作創(chuàng)造良好的氛圍，使教學(xué)秘書(shū)努力有方向，工作有奔頭。重視建設(shè)教學(xué)管理隊(duì)伍，制定統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)劃和計(jì)劃，把學(xué)歷高、思想素質(zhì)好、敬業(yè)奉獻(xiàn)、年富力強(qiáng)，對(duì)自己要求嚴(yán)格的人員充實(shí)到教學(xué)管理崗位上，努力建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)較高、富有活力、勇于創(chuàng)新的高水平教學(xué)管理隊(duì)伍。

3.3 提供培訓(xùn)和與同仁交流的機(jī)會(huì)

在不影響正常工作的情況下，可以組織教務(wù)秘書(shū)集中學(xué)習(xí)，比如教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的學(xué)習(xí)、教學(xué)系統(tǒng)軟件的使用、學(xué)籍管理規(guī)定的實(shí)施等。也可以組織教務(wù)秘書(shū)到其他兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。若有條件亦可邀請(qǐng)知名的教育專(zhuān)家來(lái)學(xué)校講學(xué)，這樣可以使教務(wù)秘書(shū)開(kāi)拓眼界，活躍思想，有利于他們改變舊的管理理念，總結(jié)出新穎的符合學(xué)校實(shí)際的管理方法。

3.4 積極開(kāi)展自主學(xué)習(xí)，注重自身能力素質(zhì)的培養(yǎng)

教學(xué)管理工作的管理性和服務(wù)性都要求教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備綜合素質(zhì)與能力。作為教學(xué)活動(dòng)的組織者和管理者之一，教學(xué)秘書(shū)須自覺(jué)學(xué)習(xí)政治理論知識(shí)，提高政治素養(yǎng)，樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀。在實(shí)踐中，逐漸探索教學(xué)管理的新思路，提高管理的效率和水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)管理工作是學(xué)校教育教學(xué)工作的有機(jī)組成部分，是教育教學(xué)順利進(jìn)行的保證。教學(xué)管理崗位是奉獻(xiàn)的崗位，也是大有作為的崗位。教學(xué)秘書(shū)是專(zhuān)業(yè)人員，是服務(wù)者，也是指導(dǎo)者，執(zhí)行者。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)管理工作，認(rèn)真選拔、積極支持和培養(yǎng)他們;高等教育事業(yè)的發(fā)展和深入，教學(xué)管理工作的復(fù)雜和特殊，對(duì)教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)要求也越來(lái)越高，教學(xué)秘書(shū)必須認(rèn)識(shí)到自身的不足，正確處理好工作與學(xué)習(xí)的關(guān)系，加強(qiáng)文化積累、自我努力、自我升華，使自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力得到進(jìn)一步提高。只有這樣，才能建立起一支優(yōu)秀的高校教學(xué)管理隊(duì)伍，為深化教學(xué)管理改革、提高教學(xué)及其管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為國(guó)家培養(yǎng)更多更好的人才。

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