商務檔案管理與保護研究

摘要隨著中國經(jīng)濟的發(fā)展，當前商務活動已成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心問題。因此，作為企業(yè)商務活動的原始憑證和國家的珍貴經(jīng)濟史料，商務檔案的管理與保護已日益受到企業(yè)和專家的重視。本文致力于根據(jù)商務檔案的特點，研究商務檔案管理與保護應注意的問題以及必需的條件。

關鍵詞商務檔案 檔案保護 檔案管理機構

中圖分類號:G27文獻標識碼:A

1 引言

自古以來，經(jīng)濟往來都是推進中國社會進步的重要力量。到了現(xiàn)代，特別是改革開放以來，市場競爭機制催生了大批的具有市場活力的大中小型企業(yè)。同時，商務活動成為了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心問題。從而，在商務活動交流中產(chǎn)生的會計檔案、商務合同檔案等商務檔案的管理與保存已日益受到企業(yè)和專家的重視。商務檔案是企業(yè)商務活動的真實記錄，也是企業(yè)商務活動的基礎信息資源，對于企業(yè)商務活動具有原始的憑證價值和重要的參考價值。另外，從長遠看，商務檔案還從微觀的角度反映了社會經(jīng)濟的發(fā)展歷史和商務活動的演變過程，是珍貴的經(jīng)濟史料，是一個國家、一個民族社會記憶的重要組成部分。因此，對商務檔案進行整理和保護是具有非常重要的意義。

2 商務檔案的內涵

商務檔案是檔案的一個種類，我們先來了解一下檔案的定義。長期以來中外檔案界對檔案的定義有不同的見解和看法?！吨腥A人民共和國檔案法》第二條規(guī)定:本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中國人民大學檔案學院馮惠玲教授、張輯哲教授認為:檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。國際檔案理事會1984年主持編纂的《檔案術語詞典》認為:檔案是由形成者或職能的繼承者為自己利用，或由適當?shù)臋n案館因其檔案價值，而保存的經(jīng)過挑選的非現(xiàn)行文件?？傊?，雖然說法各異，但檔案界專家學者基本認可:檔案是原始的歷史記錄。

商務檔案在檔案中屬于企業(yè)檔案和專業(yè)性檔案的范疇。根據(jù)對檔案的定義，對商務檔案的定義基本認可的觀點是:微觀經(jīng)濟主體在各種商務活動過程中直接形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄。

按照內容劃分，商務檔案主要包括商務合同檔案、商標檔案、專利檔案、商務法律檔案、會計檔案、信用檔案等。隨著科技的發(fā)展，計算機的普及，電子商務檔案大量出現(xiàn)，雖然紙質檔案仍占檔案的主要地位，但電子商務檔案正在占據(jù)越來越大的比重。

3 商務檔案的歷史

商務檔案存在的歷史與我國商業(yè)活動的出現(xiàn)是分不開的。最早的商務檔案是原始社會陶罐上刻畫的斧頭和羊的物物交換，真實記錄了原始社會如何進行商務交易。我國現(xiàn)存最早的紙制商標檔案是北宋時期山東省劉家工夫針鋪的“白兔”細針商標，基本上具備了現(xiàn)代商標的外形，說明北宋時期我國商標的發(fā)展已經(jīng)日臻完善。

明清時期，徽州商幫稱雄于世。桑良至在《珍貴的徽商經(jīng)營檔案》中描述了清朝咸豐年間徽州商人的三個經(jīng)商賬簿，即盤貨賬簿、當鋪經(jīng)營賬簿與生活消費賬簿?！捌渲幸槐P貨賬簿共110頁，封面2頁，頁面有少量蟲蛀溝洞，絲線裝訂。封面為白棉紙，賬頁為精制草紙。記賬字體為行書，字跡清秀，書法嫻熟”。賬簿的紙張、裝訂、紙型，說明徽商的賬簿已十分規(guī)范。

但真正存在完整保護商務檔案意識的應屬著名的“大生檔案”——中國最早的民營紡織股份企業(yè)大生紗廠的檔案?，F(xiàn)在的民營企業(yè)的這些檔案不是保存幾年后就被銷毀，就是不在歸檔范圍不保存。而大生檔案的內容豐富且完整的保存了。大生紗廠老板張睿親自或委托他人記述他經(jīng)歷的各種活動和所創(chuàng)辦的“許多實在的事業(yè)”經(jīng)營、發(fā)展狀況的原始檔案，要求歷年、歷屆的大小賬目都要分門別類加以整理?！皬默F(xiàn)存的大生會計檔案可以看出，大生集團的主要企業(yè)從平日收支的流水賬，到貨物進出的物料帳、機料帳，到與用戶之間的往來賬，再到各種門類帳和一年一度的總賬等，十分齊全、完整。”“甚至連購買一只燈泡、一副鉸鏈，都可在‘草流’中找到記載”。大生紗廠是根據(jù)自己的需求來保存檔案的，他們?yōu)樯鐣Ａ袅艘粋€企業(yè)完整的歷史及細節(jié)。

4 商務檔案保管技術

做好商務檔案的管理和保護，企業(yè)必須具備兩方面的要素:一是配備一支高素質的商務檔案管理人員隊伍;二是建立有效運行的商務檔案管理機構。

4.1 高素質的檔案管理人員

商務檔案管理人員的素質是做好商務檔案工作的前提和保障。商務檔案管理人員應著重加強的素質包括政治素質、業(yè)務素質、技能素質、心理素質等?，F(xiàn)在國外許多商業(yè)情報機構，利用巨額金錢引誘商務檔案人員出賣有價值的商業(yè)機密，所以過硬的政治素養(yǎng)是檔案管理人員應具備的。業(yè)務素質、技能素質以及心理素質都是指商務檔案管理人員在檔案管理工作中必須具備系統(tǒng)的有關商務檔案管理的理論知識、擁有較強的寫作能力和語言表達能力、良好的公關協(xié)調能力和決策判斷力等等。在不同的企業(yè)中檔案管理人員的規(guī)模和層次會有差別，因此，對招聘的檔案管理人員進行崗前培訓是非常必要的。

4.2 有效運行的商務檔案管理機構

有效運行的商務檔案機構管理主要包括以下環(huán)節(jié):

4.2.1 商務文書的收集

由于商務文書是伴隨企業(yè)商務活動在商務職能、業(yè)務部門中形成的，因此，必須通過一定的渠道和方式，將它們從形成部門或個人手中收集起來，集中歸檔，轉化為商務檔案。收集零散商務文件，及時將具有保存價值的商務文書進行系統(tǒng)整理、移交歸檔是企業(yè)管理的長遠需要。

4.2.2 歸檔商務文書的整理和分類

歸檔商務文書的整理是指將收集起來、需要歸檔的商務文書以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化，條理化，建立商務檔案的實體秩序的過程。商務檔案內容豐富、形式多樣，形成過程各有特點。按照其規(guī)律進行科學的分類是商務檔案管理的要求。

4.2.3 商務檔案的保護

商務檔案保管是指利用必要的庫房和設備，對已經(jīng)入庫的商務檔案進行妥善的維護，減少對商務檔案造成損毀等各種不利因素的影響，最大限度的維護商務檔案的完整與安全，延長商務檔案的壽命。商務檔案保管工作的基本內容包括兩個方面:一是商務檔案的庫房管理;二是商務檔案的保管環(huán)境。

第一，商務檔案的庫房管理。商務檔案管理機構主要包括企業(yè)檔案室(館)、企業(yè)信息中心、商業(yè)性檔案服務機構。不論何種管理機構，庫房管理方法都是相似的。

(1)庫房地址選擇。因為商務檔案需要長久保管與利用，其存放場所必須防火、防水、防潮、防光照、防灰塵等，檔案庫房應該選擇滿足以上基本要求的最佳地理位置進行建造或改擴建。檔案庫房應在企業(yè)內處于比較適中的位置，以便借閱。(2)庫房面積與布局。一般要比較準確地計算現(xiàn)有庫(館)藏檔案的數(shù)量，預計今后每年平均進館的檔案數(shù)量和銷毀檔案的數(shù)量，再根據(jù)排架情況，計算出商務檔案庫房的總面積。在庫房布局上，要留出檔案業(yè)務室和閱覽室的面積，條件好的企業(yè)還可以開設縮微閱覽室、計算機檢索室等。(3)庫房保護措施。為達到庫房建筑的防火、隔熱、防水、防潮等設計要求，在建筑材料選擇、庫房門窗結構設計等方面要綜合考慮、合理安排。如果沒有條件建庫房的話，應注意從以下幾方面考慮并選擇庫房:最好是樓房，不宜在平房或地下室，以便防潮;附近不要有強磁場或污染源，并具備防火、防蟲等條件;封閉性能好，具備防塵、防光照條件;有安置防護設備的條件，如電源、水源等。

第二，商務檔案的保管環(huán)境。商務檔案的保管環(huán)境應具備延長檔案保管壽命的最佳溫濕度、無蟲害、無污染、少光照、無灰塵等基本條件。

(1)溫、濕度控制。庫房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測，使其保持在一定范圍內。據(jù)有關標準推薦，商務檔案庫房比較理想的溫度是14€癈—24€癈，相對濕度是45€癈—60€癈。溫度如過高、過低或濕度過大、過小，均會造成對檔案的直接損壞。為維持庫房的最佳溫、濕度條件，可采用人工控制或自動控制兩種方法。人工控制主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風的辦法降溫、降濕。自動控制是采用自動監(jiān)控設備，控制庫房溫濕度，在條件不適宜時，自動打開降溫除濕設備，使其恢復到最佳溫濕度環(huán)境。

(2)潔凈、避免光照?；覊m、光照對商務檔案有著直接的破壞作用。如果檔案上粘附了灰塵，聲像檔案會受到污染物的腐蝕，從而改變原有的音質和影像。光線，包括太陽光和燈光，由于光化學作用，會使得紙張變黃、發(fā)脆，膠片軟化或粘連，磁記錄檔案失真等。因此防塵、防光是檔案庫房的必要防護措施。減少光照應選用合適的照明光源。雖然自然光源具有無償和取用不盡的的巨大優(yōu)勢，但由于照度難以控制，光強變化頻繁等使得我們應選用人工光源。人工光源啟閉適時，波長與強度易于調節(jié)，輻射溫度能予以控制，而且人工光源的白熾燈紫外線含量較低，對檔案危害較輕。同時要注意庫房的密封性，例如采用掛窗簾、安裝百葉窗、裝置密封性好的門窗及加裝燈罩和毛玻璃等辦法，減少或避免灰塵與光照，延長檔案的保管壽命。

(3)減少火災和蟲患隱患?；馂暮拖x害是破壞商務檔案的直接因素，“預防為主”應是庫房管理的主導思想。例如加強對電源和火爐的管理，實行嚴禁吸煙等防護措施;為防止蟲害，定期打掃庫房，保持庫房清潔，并配備必要的殺蟲劑。

第三，電子商務檔案的保護。以上主要是針對紙制檔案的保管，隨著新型載體材料商務檔案如電子商務檔案的大量涌現(xiàn)，保管電子商務檔案有一些特別的要求。電子商務檔案主要包括電子文本文件、電子數(shù)據(jù)文件、電子圖形、圖像文件、電子影像文件、電子聲音文件等。對其保護也包括兩個方面:

(1)庫房條件。除了保管庫房內要清潔、通風良好、地面干凈(不打蠟、不鋪地毯)、裝備潔凈無塵、保管庫房的溫濕度要相對穩(wěn)定外，還要求保管庫房能夠防止磁場干擾。(2)保管方法。歸檔的電子商務檔案應有兩套，分別存放，一套封存，一套提供利用。磁帶和光盤應放入盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置，不能平放，不能在上面放置重物。磁帶盒要嚴密、防塵、不能帶磁性。需要使用電子檔案時，應戴非棉質手套操作。檔案保管單位的計算機或其它可讀寫的機器禁止讀寫外來(或外用)軟件以免感染病毒。

5 結束語

2008年經(jīng)濟全球危機席卷中國的過程中，很多中國企業(yè)參照歐美企業(yè)在過去的經(jīng)濟危機中的處理方法挺過了“冬天”。這為我們提供了很好的例證。商業(yè)檔案的管理和保護是何等的重要。隨著經(jīng)濟大環(huán)境的復蘇，中國的企業(yè)將再次較快向前發(fā)展。商務檔案作為企業(yè)活動的記錄，它的管理與保護將更加的重要。

參考文獻

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