對水利工程檔案管理工作的一些認(rèn)識

孫　薇　楊明剛

摘要：水利工程檔案是水利工程建設(shè)的重要組成部分，隨著水利工質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談了自己的一些認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：檔案管理規(guī)范化對策

0引言

水利是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，而且居于電力、交通、通信等基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的首位。水利工程檔案是是在水利工程建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證作用，其質(zhì)量對工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。

近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題?！端窘ㄔO(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》明確規(guī)定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔?！笨茖W(xué)地進行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供利用，是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認(rèn)識。

1水利工程檔案管理存在的問題

1.1工作人員缺乏驗收資料的實踐經(jīng)驗，致使驗收資料整理不夠全面水利工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經(jīng)驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負(fù)責(zé)人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒有把工程項目同工程技術(shù)資料的歸檔有機的結(jié)合起來，直接影響了檔案的齊全完整。

1.2檔案管理工作的前期投入和管理不足檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設(shè)的后期，才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。這是因為：①負(fù)責(zé)工程項目的領(lǐng)導(dǎo)及工程管理人員，檔案意識淡薄，認(rèn)識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，平時只注意抓工程質(zhì)量、進度、安全等工作。②施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，往往是工程施工快結(jié)束了，才突擊搞竣工資料。

1.3缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，檔案管理水平普遍較差工程項目資料管理人員大都是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，文化層次低，業(yè)務(wù)能力較差且大多數(shù)身兼數(shù)職，精力有限。在工程建設(shè)項目中，檔案管理人員一般是新參加工作的同志多，這些人員缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。

1.4檔案管理體制和制度不健全①目前，部分重點工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂有，但也不健全。②檔案行政管理部門忙于各項業(yè)務(wù)工作，對工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，對工程檔案專項執(zhí)法檢查工作也沒有沒抓起來。③檔案資料流向制度不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒人管的現(xiàn)象。

1.5工程建設(shè)項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究近年來，隨著我國市場經(jīng)濟體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能的轉(zhuǎn)變、行政審批制度的改革，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地作出相應(yīng)的調(diào)整與修改，工程建設(shè)項目檔案工作還沒有納入到新的管理機制中去。如何盡快建立完善工程項目檔案法規(guī)制度，目前還缺乏系統(tǒng)的研究。

2加強工程檔案管理的對策

2.1健全制度，強化管理。落實崗位責(zé)任制企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計等部門的實施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門可以進行有效地監(jiān)督和制約。同時，建立內(nèi)部管理激勵機制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實到有關(guān)人員的職責(zé)中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。

2.2提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力針對工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗：對外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。

2.3加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化檔案管理手段的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志，它包括以下幾方面：保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢業(yè)務(wù)智能化等方面。要實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報送、傳遞，滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供了方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。

2.4資料分類科學(xué)化，實行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案，工作進行科學(xué)管理的一種手段，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。所以我們要遵循水利工程文件材料自然形式的規(guī)律和相互間的有機聯(lián)系，按照《檔案法》、《水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》、《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)范》等水利工程檔案法律和規(guī)章，結(jié)合單位的實際情況，制定一個統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，完善標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)章制度，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)檔案編制、收集、整理、編目、保管及提拱利用的系統(tǒng)性、完整性、實用性。

3結(jié)束語

總之，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中一項邊緣性、基礎(chǔ)性工作，是衡量一個企業(yè)管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。檔案工作者都應(yīng)該以高度的敬業(yè)精神，良好的政治素質(zhì)和廣博的學(xué)識做好自己的本職工作，通過努力，使檔案工作徹底走出“講起來重要，做起來次要，憶起來不要”的誤區(qū)，讓檔案工作為建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展等各項工作服務(wù)。