高校辦公自動化問題探析

劉建芳

摘要當前社會進入了信息化時代。信息化對高校教師和管理者都提出了一些新的要求,而辦公自動化就是其中一項。辦公自動化不僅是現(xiàn)階段高校辦公管理與發(fā)展的必然趨勢,也是推動高校自身建設與發(fā)展、有效提高辦公效率的一個有效途徑。因此,在高校的教學與管理的實踐中,要正確地認識到辦公自動化的重要性,采取積極的措施,促進高校辦公管理向自動化發(fā)展,進而為全面建設信息化高校打下堅實的基礎。

關鍵詞高校 辦公自動化 措施與建議

中圖分類號:G64文獻標識碼:A

1 高校辦公自動化的現(xiàn)狀

1.1辦公自動化的定義

辦公自動化,指的是利用先進的科學技術,使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)化設備中,并由辦公室人員與設備共同構成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)。在高校的教學與管理的過程中,辦公自動化在全面建設信息化高校中起著重要的作用。

1.2高校辦公自動化現(xiàn)階段的發(fā)展的特點

第一,高校的網(wǎng)絡條件發(fā)展日趨成熟。隨著各種計算機技術的和網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)和應用,各種自動化設備逐漸充斥在高校的各個辦公室中,利用辦公軟件進行文檔和電子表格的編寫和處理,利用網(wǎng)絡收發(fā)電子郵件、信息或文檔也日益成為各高校提高辦公效率的有效、快捷的手段。

第二,高校沒有將辦公自動化進行規(guī)范和制度化。隨著辦公自動化系統(tǒng)的逐步建立,各種相關的規(guī)章制度也需要建立和加以完善,以保證系統(tǒng)的正常、正確運行。

第三,高校呈現(xiàn)出跨校區(qū)和跨區(qū)域辦公的態(tài)勢。我們都知道,現(xiàn)在許多高校往往有多個校區(qū),例如分為本科校區(qū)和研究生校區(qū),本部和東校區(qū)或者某某校區(qū)等。在這樣的情況下,如果兩個校區(qū)之間需要傳遞文件、資料以及進行信息溝通,那么辦公室自動化的設備就必不可少。另外,還需要將其他高校的信息或者上級政府部門的指令和文件傳遞到各高校,如果還用手抄的形式,將會大大地不方便。利用復印機、電子郵箱、網(wǎng)絡等工具,完全可以將這一工作簡化。

第四,高校缺乏專業(yè)的自動化辦公操作人員。工作人員的辦公技術的高低,直接影響到對各種資料的歸檔和處理,也間接影響到一個部門各種工作開展的速度和進程。工作人員對各種現(xiàn)代辦公設備的掌握使用因自身的素質和能力的不同而有差異,因此,如果能夠提高辦公人員的素質,將有利于高校各項工作的開展。

2 高校辦公自動化的作用

2.1高校辦公自動化是高校自身建設、發(fā)展的必然要求

現(xiàn)階段,我國的高校發(fā)展呈現(xiàn)出一種前所未有的趨勢,各種專業(yè)的設置越來越多,辦學的規(guī)模也日趨壯大。但是在高校發(fā)展的背后,也同時出現(xiàn)了許多的問題。在傳統(tǒng)的高校辦公中,學校的工作人員往往需要花費大量的時間和精力去處理各種繁瑣的工作,例如,對學院、學校、學生、教師的資料,以及對學校圖書館的書籍、資料進行整理時,如果單單只靠工作人員自己來完成,沒有計算機等軟件的輔助,將是一項很繁瑣的工作。反之,有了辦公自動化系統(tǒng)的幫助,將使得這一項工作簡單方便得多。因此,要實現(xiàn)高校的進一步建設和發(fā)展,辦公自動化是必然的趨勢。

2.2高校辦公自動化保證信息通道的暢通

高校在開展工作時,如果能夠及時地讓各部門領導和工作人員了解到工作的目標和實施的具體計劃,那么學校開展工作就會變得更加容易。學校各種信息和工作以一種公開化、明朗化的方式呈現(xiàn)給學生、老師以及其他高校和人員,將有利于高校間、教師間、學生間、各級社會人員將進行交流,進一步促進高校的發(fā)展。例如,發(fā)布的信息、文件的管理、會議的安排、日程的安排等一覽無余的讓相關處理人員看到工作進展情況作進度得以監(jiān)督,客觀推進了校務公開建設。

2.3高校辦公自動化將有利于提高高校的辦事效率,節(jié)省人力和物力

在高校實施辦公自動化,使各種信息交流更加方便,大大提高工作效率。通過辦公自動化,各種公文能及時、準確地被傳送到相關的部門,工作人員一方面可以了解公文的辦理情況,另外也可以監(jiān)督公文處理的進展,這大大地提高了工作效率。另外,利用辦公自動化系統(tǒng),不但保證了資料的完整性和連續(xù)性,還能為工作人員減輕工作的負擔。

3 高校辦公自動化的管理措施及建議

第一,規(guī)范高校辦公自動化制度。實施推廣確實有難度,但并不能因此降低目標、放松要求。為了實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、推動校園信息化建設的目標,認定一個基本原則:更新觀念,確保實施,以建促用,以用促建,兩相結合,注重實效。

第二,領導要起到表率作用。學校的領導和決策者要率先踐行網(wǎng)上辦公,一方面帶頭參加培訓,另一方面督促上下員工的工作,這無疑給學校的工作人員樹立了榜樣。當大家都動員起來,協(xié)同一致,從思想上認清實施辦公自動化的重要性和必要性,就能為順利推行辦公自動化營造有利的氛圍。

第三,對員工進行技能培訓,提高員工操作能力。各高校需要定期對上崗人員進行辦公技能的培訓,可以通過組織講座、讓學員外出學習,各高校間互相交流的方式來提高員工的辦公能力。

第四,加大高校辦公自動化建設的力度。(下轉第148頁)(上接第78頁)高校辦公自動化系統(tǒng)建設是一項十分巨大的工程,需要調(diào)動各方面的力量才能完成。例如,高?？梢誀幦∩暾堁芯空n題,利用做課題的資金進行研究,用于建設辦公自動化;也可以高校之間進行配合,一方出資,一方出人力,共同促進高校辦公自動化的發(fā)展。

總之,高校辦公自動化的過程中,不可避免地會遇到來自各個方面的問題和困難,我們必須要做好精神上和物質上的準備。辦公自動化系統(tǒng)建設是一項長期的工程,在辦公自動化建設中要敢于發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,從而帶動學校的信息化進程,提高學校的管理水平。

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