淺談高校教學(xué)秘書在二級學(xué)院管理中的作用與地位

王 群 羅明華

【摘要】高校二級學(xué)院教學(xué)管理作為高校教學(xué)管理的基礎(chǔ),非常重要,同時也具有自身的特點。本論文就高校教學(xué)秘書工作性質(zhì)、工作特點以及作用與地位進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】高校;教學(xué)秘書;二級學(xué)院教學(xué)管理

教學(xué)管理,是高校管理工作的重要組成部分,是保障高校教學(xué)質(zhì)量的核心工作,而教學(xué)秘書又是高校二級學(xué)院教學(xué)管理工作的重要組成人員,是保證各教學(xué)部門教學(xué)工作正常運轉(zhuǎn)和教務(wù)管理得以完善的一支重要力量,是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和參謀,是聯(lián)系和協(xié)調(diào)各部門關(guān)系的紐帶、橋梁,對維持正常的教學(xué)秩序,保證教學(xué)質(zhì)量具有不可替代的重要作用。

1.高校教學(xué)秘書的職責(zé)

1.1 協(xié)助教學(xué)院長處理日常工作,使教學(xué)管理合理運作

我院的教學(xué)秘書協(xié)助性主要體現(xiàn)在:協(xié)助教學(xué)院長參與學(xué)校相關(guān)專業(yè)教學(xué)計劃的實施;協(xié)助教學(xué)院長開展本院的課程建設(shè)和教材建設(shè);協(xié)助教學(xué)院長開展學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的管理和評價工作;協(xié)助教學(xué)院長開展教師工作的考核評定工作等等。

1.2 為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供參謀性建議

教學(xué)秘書除了是各教學(xué)職能部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者,還應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。教學(xué)秘書一方面要及時收集、整理有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教研室對我院工作的建議和意見,做好記錄后及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,另一方面還應(yīng)積極調(diào)查新情況,研究新的好的工作方法,給領(lǐng)導(dǎo)多提供合理化建議,達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量、改善教學(xué)環(huán)境、增進(jìn)師生關(guān)系的目的。

1.3 上傳下達(dá)

具有對老師、學(xué)生高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心,是教學(xué)秘書崗位突出的一個方面,比如:我校是一所新升本科學(xué)院,許多規(guī)章制度都不太完善,接納的學(xué)生素質(zhì)層次也不是特別高,這就要求教學(xué)秘書要有更加負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,有問題及時和領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生溝通,及時上傳下達(dá)教務(wù)處的工作部署,傳達(dá)教學(xué)任務(wù),組織落實教學(xué)籌備工作,使得教學(xué)工作能正常運行。

1.4 處理各種常規(guī)管理工作和各種教學(xué)檔案的歸檔

教學(xué)秘書必須處理各種各樣繁雜的常規(guī)管理工作,比如:負(fù)責(zé)填寫、核定教學(xué)任務(wù)書、組織本院的各類課程考核的安排、組織教師教材的增訂、組織學(xué)生各種考試的報名、收取各種各樣的教學(xué)資料并加以歸檔等等。

2.高校教學(xué)秘書的工作特點

2.1 服務(wù)性

2.2 繁瑣性

2.3 時效性、例行性

2.4 靈活性

3.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中作用

3.1 助手、參謀作用

教學(xué)事務(wù)大都要由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)實施和完成,可以協(xié)助教學(xué)院長處理教學(xué)管理中的具體事務(wù),起到助手的作用。

3.2 控制作用

教學(xué)秘書可以參與課程安排、教學(xué)質(zhì)量管理、考試管理、教學(xué)檔案的建立等教學(xué)管理環(huán)節(jié),并運用環(huán)節(jié)控制理論進(jìn)行有序管理,達(dá)到優(yōu)化管理的目的,從而可以規(guī)范和協(xié)調(diào)各部門的日常管理工作,節(jié)約人力、財力和時間,對提高管理的整體水平起到很好的促進(jìn)作用。

4.應(yīng)如何重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)

4.1 提高認(rèn)識,充分肯定教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中的地位和作用

4.2 給予教學(xué)秘書精神上的關(guān)心和工作上的幫助

4.3 激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情

4.4 設(shè)立教學(xué)秘書崗位最長年限制度

4.5 加強(qiáng)培訓(xùn),不斷提高業(yè)務(wù)水平

有計劃地安排教學(xué)秘書的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)學(xué)習(xí),掌握教學(xué)管理科學(xué)的基本理論和專門知識,是提高教學(xué)管理隊伍思想政治素質(zhì)、管理水平的有效途徑。培訓(xùn)教學(xué)秘書計算機(jī)的運用與操作技能,尤其是對教務(wù)管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。要創(chuàng)造條件,開展與國內(nèi)外高等學(xué)校教學(xué)管理人員的相互考察、交流,以便適應(yīng)管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求。學(xué)校人事部門及教學(xué)管理部門應(yīng)定期或不定期的舉行教學(xué)管理人員的培訓(xùn),此外教學(xué)秘書之間也要經(jīng)常的開展座談,介紹工作經(jīng)驗和工作方法,以便不斷提高業(yè)務(wù)能力。

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