從審計(jì)的視角論高校貴重儀器設(shè)備管理

陳 晴

摘要:根據(jù)高校貴重儀器設(shè)備管理使用及使用效益的審計(jì)調(diào)查情況,目前高校貴重儀器設(shè)備管理中還存在封閉式管理使用,重購(gòu)置、輕管理,經(jīng)費(fèi)不足、維修困難,管理人員不到位等問題。建立良好的運(yùn)行機(jī)制,構(gòu)建貴重儀器設(shè)備共享平臺(tái)已成為各高校貴重儀器設(shè)備管理的當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞:高校;設(shè)備管理;審計(jì)建議

隨著社會(huì)進(jìn)步與科技的發(fā)展,高等學(xué)校的貴重儀器設(shè)備在不斷地更新、增加,特別是近幾年國(guó)家實(shí)施“面向21世紀(jì)教育振興行動(dòng)計(jì)劃”以來,國(guó)家投入了較多的科研經(jīng)費(fèi),因?qū)W科發(fā)展、科學(xué)研究以及人才培養(yǎng)的需要,購(gòu)置了大量的貴重儀器設(shè)備,高校的設(shè)備管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。根據(jù)高校貴重儀器設(shè)備管理使用及使用效益的審計(jì)調(diào)查情況,目前高校貴重儀器設(shè)備管理中還存在著一定的管理難度與管理缺陷。如何完善貴重儀器設(shè)備管理,利用有限的教育經(jīng)費(fèi)配置最合理的設(shè)備、最大限度地發(fā)揮貴重儀器設(shè)備的使用效益已成為高校共同關(guān)注的課題。

一、高校貴重儀器設(shè)備管理使用現(xiàn)狀

(一)設(shè)備管理情況

從審計(jì)調(diào)查情況看,儀器設(shè)備由學(xué)校各院系進(jìn)行具體管理,各院系均有專兼職人員負(fù)責(zé)。新增和處置的固定資產(chǎn)能按照學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行,變價(jià)收入均納入學(xué)校財(cái)務(wù)處統(tǒng)一核算,設(shè)置臺(tái)賬統(tǒng)一管理,資產(chǎn)標(biāo)簽基本完好,能按規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行資產(chǎn)購(gòu)置、使用、保管、調(diào)撥、報(bào)廢的有關(guān)審批程序,能執(zhí)行定期核對(duì)清查制度,做到賬賬、賬物相符。絕大部分單位能及時(shí)記錄使用情況,能按照學(xué)校設(shè)備管理部門的要求進(jìn)行管理和使用,但也有個(gè)別單位因使用頻率較高等原因未及時(shí)記錄使用情況或使用情況記錄不完整,設(shè)備管理員更換未進(jìn)行工作移交和監(jiān)交,因人員編制較緊、兼職管理設(shè)備計(jì)算工作量較少等原因造成設(shè)備管理工作不到位等。

(二)設(shè)備維修情況

從貴重儀器設(shè)備的維修情況看,設(shè)備在保修期內(nèi)各院系都能及時(shí)按照規(guī)定進(jìn)行維修,對(duì)設(shè)備在保修期外的維修各院系不一致,有些院系因有經(jīng)費(fèi)來源能進(jìn)行及時(shí)修理并使用,有些院系因無經(jīng)費(fèi)來源不能進(jìn)行及時(shí)修理,設(shè)備閑置不用,由于學(xué)校沒有貴重儀器設(shè)備維修專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),絕大部分設(shè)備的維修費(fèi)用是在院系和老師的科研經(jīng)費(fèi)列支的。

(三)設(shè)備對(duì)外開放使用和收費(fèi)情況

貴重儀器設(shè)備對(duì)外開放使用各院系管理要求不一致,有些單位由于是專業(yè)設(shè)備等原因基本上不對(duì)外使用,有些院系對(duì)外開放使用并制訂了對(duì)外使用的有關(guān)規(guī)定;對(duì)外開放使用收費(fèi)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)各院系亦不一致,有的院系對(duì)外使用不收費(fèi),有的院系收費(fèi),收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一般依據(jù)同行業(yè)和物價(jià)部門的規(guī)定,所有收費(fèi)收入均能納入學(xué)校財(cái)務(wù)處統(tǒng)一核算和使用。

(四)儀器設(shè)備使用效益情況

對(duì)貴重儀器設(shè)備使用效益的評(píng)價(jià)指標(biāo)主要包括使用機(jī)時(shí)、測(cè)樣數(shù)、培訓(xùn)人員數(shù)、教學(xué)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目數(shù)、科研項(xiàng)目數(shù)、社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目數(shù)、獲獎(jiǎng)情況等指標(biāo)考核。根據(jù)有關(guān)文件要求,儀器設(shè)備中通用儀器設(shè)備的定額機(jī)時(shí)是1400小時(shí)/年,專用儀器設(shè)備的定額機(jī)時(shí)是800小時(shí)/年。從調(diào)查情況看通用性較強(qiáng)的設(shè)備一般使用頻率較高,獲得的使用效益也較好,專用性較強(qiáng)的設(shè)備使用頻率不等?？傮w來講,貴重儀器設(shè)備的使用效益不高,與教育部所要求的定額機(jī)時(shí)還有較大差距,但考慮到貴重儀器設(shè)備的特點(diǎn),絕大部分為科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)所購(gòu)置的,單純用于教學(xué)的服務(wù)機(jī)時(shí)很少,因此,其使用機(jī)時(shí)要達(dá)到定額機(jī)時(shí)比較困難。

二、高校貴重儀器設(shè)備管理使用存在的問題

(一)封閉式管理使用,影響使用效益

目前,大多數(shù)貴重儀器設(shè)備都只限本院(系)或?qū)嶒?yàn)室使用,形成了“單位或個(gè)人所有制”的封閉形式,普遍存在校內(nèi)外開放不夠。儀器設(shè)備的使用范圍被限定在特定的小圈子里,阻礙了設(shè)備利用率和效益的提高。還有些儀器設(shè)備是專門為某些特定業(yè)務(wù)或科研課題購(gòu)置的,專業(yè)化程度高,應(yīng)用范圍窄,通用性差?？傮w來說,貴重儀器設(shè)備對(duì)外開放、資源共享程度差、協(xié)作共用少,相應(yīng)影響其使用效益。

(二)重購(gòu)置,輕管理

貴重儀器設(shè)備購(gòu)置經(jīng)費(fèi)的來源主要是國(guó)家撥款,學(xué)校通過加強(qiáng)設(shè)備購(gòu)置審批權(quán)限制度和招標(biāo)、采購(gòu)過程管理,對(duì)設(shè)備的購(gòu)置環(huán)節(jié)重視程度很高。但由于各使用部門可以無償占有和使用,不涉及到本單位和個(gè)人的切身利益,在管理上亦沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制,管理人員、教師、實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員對(duì)儀器設(shè)備的使用、功能開發(fā)和維護(hù)等工作缺乏主動(dòng)性,使儀器設(shè)備在教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)中難以發(fā)揮更大的作用。

(三)維修困難,經(jīng)費(fèi)不足

審計(jì)調(diào)查中反映較多的問題之一就是缺乏維修經(jīng)費(fèi),一部分儀器設(shè)備因無維修經(jīng)費(fèi)而暫停使用,絕大部分設(shè)備的維修費(fèi)用是在院系和老師的科研經(jīng)費(fèi)列支的。因儀器設(shè)備購(gòu)置論證過程中未考慮以后設(shè)備運(yùn)行時(shí)正常的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)和昂貴的維修費(fèi)用,學(xué)校所撥維修經(jīng)費(fèi)極少,沒有正常的資金來源作保證,使得設(shè)備得不到充分利用。出現(xiàn)故障時(shí)無資金保障,造成設(shè)備不能正常運(yùn)行而閑置。

(四)管理人員不到位

因?yàn)槿藛T編制的限制,新增貴重儀器設(shè)備的院(系)或?qū)嶒?yàn)室不可能設(shè)專門的管理人員。儀器設(shè)備一般都是由原有的實(shí)驗(yàn)管理人員或?qū)嶒?yàn)教師兼管。在儀器設(shè)備管理工作量方面,由于對(duì)貴重儀器設(shè)備缺乏針對(duì)性的管理機(jī)制,使得管理人員為科研、功能開發(fā)服務(wù)的貴重儀器設(shè)備的管理工作不計(jì)入或很少計(jì)入其工作量,管理人員變動(dòng)不進(jìn)行相關(guān)資料和工作的移交,使儀器設(shè)備的日常保養(yǎng)、維護(hù)得不到完善,儀器的基本功能得不到充分的利用,更談不上對(duì)儀器新功能的開發(fā)和利用。

三、高校貴重儀器設(shè)備管理使用的對(duì)策

(一)建立良好的運(yùn)行機(jī)制

只有建立完善的管理制度,才能保證貴重儀器設(shè)備良好的運(yùn)行環(huán)境。

1、進(jìn)一步健全管理制度。貴重儀器設(shè)備管理制度主要包括以下方面:第一,專人管理制度。貴重儀器設(shè)備價(jià)值高、技術(shù)性強(qiáng),必須選派實(shí)驗(yàn)技術(shù)能力強(qiáng)、責(zé)任感強(qiáng)的高、中級(jí)技術(shù)人員跟機(jī)管理。第二,日常管理制度。貴重儀器設(shè)備必須逐臺(tái)制訂《安全操作規(guī)程》、《管理及使用人員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度,要求操作人員逐臺(tái)記錄設(shè)備運(yùn)行、維修、保養(yǎng)、使用時(shí)間、承擔(dān)任務(wù)等情況,并將這些資料隨機(jī)保存管理,作為評(píng)估使用效益的重要依據(jù)。第三,檔案管理。檔案管理是指對(duì)購(gòu)置儀器設(shè)備的可行性報(bào)告、購(gòu)置合同、安裝調(diào)試、驗(yàn)收記錄、運(yùn)行情況、科研成果等資料進(jìn)行收集、整理、裝訂成冊(cè),建立規(guī)范的技術(shù)資料檔案等。

2、建立貴重儀器設(shè)備考核制度和激勵(lì)機(jī)制。為了保證貴重儀器設(shè)備穩(wěn)定良好運(yùn)行,應(yīng)進(jìn)一步完善貴重儀器設(shè)備考核制度,并建立激勵(lì)機(jī)制。進(jìn)一步完善貴重儀器設(shè)備使用效益評(píng)估體系、貴重儀器設(shè)備崗位責(zé)任制并建立合理的獎(jiǎng)懲制度,對(duì)貴重儀器設(shè)備進(jìn)行綜合效益考核,評(píng)出考核等級(jí),公布考核結(jié)果,同時(shí)應(yīng)給予精神和物資的獎(jiǎng)勵(lì),起到督促、激勵(lì)的作用。

3、設(shè)立貴重儀器設(shè)備開放基金。由于貴重儀器設(shè)備耗材昂貴,損壞的部件維修難度大,需要的經(jīng)費(fèi)多。一些單位由于貴重儀器設(shè)備的運(yùn)行或維修經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重缺額,導(dǎo)致貴重儀器設(shè)備的“停擺”現(xiàn)象。因此,為了確保貴重儀器設(shè)備買得起、用得活、有效益,有必要設(shè)立貴重儀器設(shè)備開放基金。開放基金的來源,可采用貴重儀器設(shè)備對(duì)外開放使用適當(dāng)收費(fèi)和學(xué)校安排部分專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)相結(jié)合的方式,并實(shí)施相應(yīng)的收費(fèi)辦法和基金管理使用辦法,該款項(xiàng)實(shí)行?？顚Ｓ谩ｉ_放基金一方面可以支持教師科研工作,另一方面可以解決一部分儀器設(shè)備運(yùn)行和維修經(jīng)費(fèi)問題。

4、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍的建設(shè)。儀器管理人員的水平及素質(zhì)決定了貴重儀器的使用水平和效益。要?jiǎng)?chuàng)新政策,積極引進(jìn)學(xué)有專長(zhǎng)的高級(jí)技術(shù)人員從事實(shí)驗(yàn)技術(shù)工作。制定管理人員的崗位責(zé)任制及獎(jiǎng)懲制度,定量管理與目標(biāo)管理相結(jié)合,定期對(duì)管理人員的工作成績(jī)、儀器使用率、儀器維護(hù)情況等進(jìn)行考核,并根據(jù)考核情況進(jìn)行獎(jiǎng)懲。建立實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員培訓(xùn)制度,提高其業(yè)務(wù)技能和管理水平,建立一支思想品德高、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍。

(二)構(gòu)建貴重儀器設(shè)備共享平臺(tái)

從高校貴重儀器設(shè)備的管理和使用的效益看,構(gòu)建貴重儀器設(shè)備共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)資源共享,有利于提高設(shè)備的利用率和投資效益,避免重復(fù)購(gòu)置和造成資源浪費(fèi)。

1、完善論證和招標(biāo),構(gòu)建貴重儀器設(shè)備購(gòu)置平臺(tái),嚴(yán)把購(gòu)置關(guān)。在購(gòu)置貴重儀器設(shè)備前,設(shè)備主管部門和使用單位應(yīng)組織相關(guān)專家成立貴重儀器設(shè)備購(gòu)置論證小組,結(jié)合學(xué)校發(fā)展的定位、學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)的實(shí)際需要,確定投資購(gòu)買貴重儀器設(shè)備。在充分了解該類設(shè)備在學(xué)校及本地區(qū)、本省份的分布情況、使用率和使用效益的前提下,購(gòu)置論證小組成員按照“優(yōu)化配置,資源共享”的原則,對(duì)擬購(gòu)設(shè)備的先進(jìn)性、適用性、實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的配備、安裝使用環(huán)境、效益預(yù)測(cè)、經(jīng)費(fèi)落實(shí)情況等方面進(jìn)行科學(xué)的可行性論證。在購(gòu)置貴重儀器設(shè)備時(shí),采購(gòu)單位要進(jìn)行公開的招標(biāo)采購(gòu),做到貨比三家,力求達(dá)到較高的性價(jià)比。

2、推進(jìn)儀器設(shè)備信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的全面使用。實(shí)施貴重儀器設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)信息化,是適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,建設(shè)儀器設(shè)備共享平臺(tái)的必要技術(shù)手段。在網(wǎng)上建立可供開放使用的貴重儀器設(shè)備平臺(tái),公布儀器設(shè)備的主要指標(biāo),如名稱、型號(hào)、規(guī)格、廠家、技術(shù)指標(biāo)、安裝地點(diǎn)、技術(shù)人員、可用機(jī)時(shí)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)信息,開放網(wǎng)絡(luò)查詢功能,使全校教職工都能在網(wǎng)上瀏覽全校設(shè)備相關(guān)信息,查詢儀器設(shè)備詳細(xì)情況及各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),讓各用戶之間充分交流信息,促進(jìn)儀器設(shè)備的資源整合,加強(qiáng)與校內(nèi)、校外單位的橫向合作,使貴重儀器設(shè)備管理更加科學(xué)、規(guī)范和高效。

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(作者單位:東南大學(xué)審計(jì)處。作者為會(huì)計(jì)師)