淺談企業(yè)檔案信息化管理

摘要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)越來(lái)越受到人們的普遍關(guān)注。企業(yè)檔案信息化是企業(yè)發(fā)展的必然要求，也是企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)志之一。文章從信息化時(shí)代企業(yè)檔案工作出現(xiàn)的新變化分析入手，探討了企業(yè)檔案信息化管理的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；管理

隨著信息社會(huì)的到來(lái)，信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開(kāi)始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移。2002 年，中央發(fā)出大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出具體工作目標(biāo)，旨在推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的重要組成部分，是當(dāng)今檔案資源開(kāi)發(fā)利用和檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，對(duì)于推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化具有非常重要的戰(zhàn)略意義和歷史意義。

一、信息化時(shí)代企業(yè)檔案工作的新變化

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)信息，是企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證和依據(jù)。企業(yè)檔案信息化是運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和通訊技術(shù)，將檔案轉(zhuǎn)化為一種信息資源，在企業(yè)內(nèi)部充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為企業(yè)生產(chǎn)提供更好、快速、高效、便捷的服務(wù)。信息時(shí)代的企業(yè)檔案工作與傳統(tǒng)的檔案管理相比，內(nèi)涵和外延、方式和方法都在發(fā)生新的變化。

(一)企業(yè)檔案載體豐富多彩

過(guò)去傳統(tǒng)意義上檔案主要是文書(shū)檔案，隨著新技術(shù)、新材料在辦公領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，特別是辦公自動(dòng)化的逐步推廣，電子文件、聲像檔案、電子圖紙作為新型的檔案載體，以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度表現(xiàn)出紙質(zhì)檔案無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。人們不再以單一的文字形式而是以文字、圖片、聲像等多種形式記錄人類(lèi)活動(dòng)的情況與信息，并將它們轉(zhuǎn)變?yōu)殪o止的記錄符號(hào)。計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)在工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)中，形成以反映二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的文字、圖形、聲音、圖像等多媒體信息，常見(jiàn)的紙質(zhì)、照相膠片、磁帶、光盤(pán)、軟磁盤(pán)等都成為作為檔案信息載體。人們不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制進(jìn)行工作，并且利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)的有機(jī)結(jié)合，使檔案資源的形成方式出現(xiàn)了載體多樣化的變化。

(二)檔案工作手段發(fā)生改變

現(xiàn)在的檔案工作平臺(tái)在變寬，不再是過(guò)去那種穿針引線的方法，檔案工作的手段發(fā)生了質(zhì)的飛躍。在今天信息化的背景下，檔案信息開(kāi)發(fā)與利用，以前所未有的手段，在前所未有的范圍，充分利用現(xiàn)代工具，發(fā)生或正在發(fā)生著深刻變化。檔案部門(mén)建立了自己的網(wǎng)站，檔案館配備了現(xiàn)代設(shè)備，采用計(jì)算機(jī)管理，鼠標(biāo)一點(diǎn)，一覽無(wú)余，為我們提供了極有利的工作條件。

(三)檔案管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化

信息化時(shí)代，檔案部門(mén)的潛在功能不斷得到發(fā)揮，不論是宏觀上的檔案事業(yè)管理，還是微觀上的具體業(yè)務(wù)，其社會(huì)職能都大大拓展。以往的企業(yè)檔案工作者往往以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開(kāi)箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收的身份做為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收，但今天企業(yè)檔案人員如果不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分，甚至接收不到檔案。因此，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者不能坐等檔案的最后形成與歸檔，他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能，參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。此外，企業(yè)檔案工作者要對(duì)檔案信息產(chǎn)生的來(lái)源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，緊密結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展的實(shí)際及社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供信息化服務(wù)。

(四)檔案信息需求利用廣泛

以往，信息資源由于受量少、零散、形式單一、內(nèi)容專(zhuān)門(mén)化的制約，不能適應(yīng)人們對(duì)各類(lèi)信息和歷史依據(jù)日益迫切的需求。而今，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資源已呈現(xiàn)出量大、系統(tǒng)、形式多樣、內(nèi)容真實(shí)豐富的現(xiàn)狀。企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研和建設(shè)以及其他行政管理，從內(nèi)容到形式已變得多種多樣，對(duì)信息資源的依賴(lài)性也越來(lái)越大。同樣，也由過(guò)去對(duì)檔案信息的單一需求，轉(zhuǎn)化為對(duì)檔案、現(xiàn)行文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，注重信息的時(shí)效性，通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)獲得各種可利用的信息資源，并及時(shí)、準(zhǔn)確地應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，已成為企業(yè)信息化建設(shè)的主旋律。因此，被動(dòng)的、手工式的提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式所代替。

(五)檔案人員素質(zhì)要求提高

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，對(duì)發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，新載體形態(tài)方式的公文的大幅增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽(tīng)型檔案資源大量涌現(xiàn)，深刻影響著企業(yè)檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。概括來(lái)說(shuō)就是：政治過(guò)硬，道德高尚；知識(shí)廣博，業(yè)務(wù)精良；嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)，開(kāi)拓創(chuàng)新；肯定自我，善于公關(guān)。

二、強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化管理的思路

目前我國(guó)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)還處在探索和發(fā)展階段，信息化管理的優(yōu)勢(shì)未能充分發(fā)揮，因此，在很多方面還存在著這樣或那樣的問(wèn)題，已不能完全適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案工作的新要求。因此，檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)，迎接新挑戰(zhàn)，開(kāi)創(chuàng)新局面，全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（一）加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案信息意識(shí)

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理的信息化意識(shí)水平直接決定了企業(yè)檔案信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。為此，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)切實(shí)把企業(yè)檔案信息化建設(shè)擺上議事日程，從建設(shè)一流企業(yè)和科學(xué)化管理的高度認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)工作的極端重要性，并關(guān)心和支持這一事業(yè)。要積極倡導(dǎo)和鼓勵(lì)、支持有所作為的理念和行動(dòng)，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計(jì)劃和考核范圍。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要了解檔案工作現(xiàn)狀，精心策劃，制定方案，提供人才、技術(shù)、設(shè)備及資金保障，指導(dǎo)檔案部門(mén)依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，真正使這項(xiàng)工作成為一把手工作。

（二）實(shí)施科技興檔，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

企業(yè)檔案、圖書(shū)、情報(bào)、資料，共同構(gòu)成企業(yè)的信息服務(wù)體系。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的檔案文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、資料、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的信息利用系統(tǒng)，依托企業(yè)信息化建設(shè)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)?；诖?，應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：一是實(shí)行數(shù)字化信息管理。將檔案信息以圖、文、聲一體化方式存儲(chǔ)與傳輸，縮小檔案的存儲(chǔ)空間，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類(lèi)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使檔案信息資源共享成為可能；二是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)依托企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)取得設(shè)備、資金上的支持，通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為信息的有效利用創(chuàng)造良好的條件。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的多種形式的多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)在網(wǎng)上發(fā)布，實(shí)現(xiàn)異地隨時(shí)查詢和利用檔案信息，從而使檔案信息用更快捷、更生動(dòng)、更形象的方式為企業(yè)各部門(mén)提供最優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理

檔案部門(mén)要利用現(xiàn)代化的管理理念、管理手段、管理方法，加強(qiáng)對(duì)信息文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，提高檔案服務(wù)水平，使檔案工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，以更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。要掌握先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，選擇好建庫(kù)軟件，做好檔案的著錄和標(biāo)引工作，按照檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一著錄項(xiàng)目，統(tǒng)一著錄格式，統(tǒng)一檢索語(yǔ)言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標(biāo)識(shí)，提高檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性和完整性，使利用者可以迅速準(zhǔn)確、多途徑、多角度地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行檢索。要做好電子文件歸檔和管理工作，為信息資源開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。在收集歸檔中，要注意電子檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性和有效性。要和歸檔人員密切配合，做到多渠道、全方位地收集各種電子文件材料，防止電子文件分散在各個(gè)部門(mén)，杜絕“各自為政”的現(xiàn)象。這就要把電子文件歸檔工作列入企業(yè)各部門(mén)、單位的工作計(jì)劃中，列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，理順關(guān)系、分清各環(huán)節(jié)的職責(zé)范圍，并采取考核、檢查、監(jiān)控等措施，從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。

（四）建設(shè)檔案管理隊(duì)伍，提高檔案人員素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。在當(dāng)今時(shí)代，為了保證人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須能夠掌握前沿科技信息，洞察各個(gè)領(lǐng)域動(dòng)向，預(yù)測(cè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)。這樣，才能從宏觀上把握了解整個(gè)社會(huì)發(fā)展的狀況，為收集和提供信息作出準(zhǔn)確判斷，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值、含金量高的信息和資料，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。檔案管理人員必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段，掌握檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類(lèi)現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，企業(yè)應(yīng)大力加強(qiáng)對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和再教育，重點(diǎn)學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行管理等。此外，企業(yè)要注意引進(jìn)招聘各層次、多類(lèi)型有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才來(lái)充實(shí)檔案隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

總之，檔案信息化建設(shè)是在檔案工作領(lǐng)域開(kāi)展的一場(chǎng)技術(shù)革命，其結(jié)果，必然給檔案工作帶來(lái)巨大的變革，產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。面對(duì)這一變革，我們每一個(gè)檔案工作者，都應(yīng)在思想上、行動(dòng)上做好充分的準(zhǔn)備，積極創(chuàng)造條件，充分利用先進(jìn)技術(shù)與手段探索企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的新途徑、新方法，推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

[責(zé)任編輯：王建武]