檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是新時期檔案工作快速適應(yīng)社會發(fā)展的一項重要使命和緊迫任務(wù)。因而，必須從檔案管理人員的整體素質(zhì)、資金投入、技術(shù)設(shè)備及拓展服務(wù)功能等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理，把檔案工作提高到一個新水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；對策

一、檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

1.檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢

我們要在本世紀(jì)初實(shí)現(xiàn)黨和政府提出的基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要全面提高檔案干部隊伍的整體素質(zhì)，實(shí)施科教興檔，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案管理與我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。檔案管理只有早日實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，跟上信息社會發(fā)展潮流，與時俱進(jìn)，才能從根本上使檔案事業(yè)和整個有中國特色的社會主義事業(yè)一起實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。從這個意義上講，沒有檔案管理現(xiàn)代化，就沒有檔案工作的未來。檔案管理現(xiàn)代化是事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要關(guān)鍵性問題，它使檔案工作面臨著挑戰(zhàn)卻又充滿了希望。

2.檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的需要

檔案工作自身要發(fā)展，僅靠傳統(tǒng)的手工管理方式，已不能適應(yīng)信息社會對檔案信息資源的需求。因此，檔案工作必須走現(xiàn)代化管理的道路。檔案管理現(xiàn)代化，離不開電子計算機(jī)為主的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如自動標(biāo)引、光盤存儲、多媒體技術(shù)、人工智能、超文本等高新技術(shù)在檔案管理中將得到普遍應(yīng)用。只有以現(xiàn)代化的管理方式和手段來提高檔案管理的效率與質(zhì)量，檔案工作才能獲得應(yīng)有的地位，檔案事業(yè)本身才能有發(fā)展的前途。因此，檔案管理現(xiàn)代化是適應(yīng)檔案工作自身發(fā)展需要的重要舉措。

3.檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件?？梢詫n案信息資源合理配置，科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會各方面對檔案信息的需要，并能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生與發(fā)展，使檔案信息能超越時間、空間、機(jī)構(gòu)等因素提供資訊。建立檔案信息網(wǎng)站，將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案部門間的信息交流和資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍：從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)；從為單純?yōu)楸绢I(lǐng)域服務(wù)擴(kuò)展到為全社會服務(wù)。

4.檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲量

檔案現(xiàn)代化管理可以極大地增加信息的存儲量，其中包括兩個方面：一是在存儲的范圍上，二是存儲的數(shù)量上。在傳統(tǒng)檔案中，紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，大大增加了檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍，電子文件可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識不強(qiáng)

當(dāng)前，由于社會上對檔案管理現(xiàn)代化的重要性認(rèn)識不足，檔案管理意識相當(dāng)薄弱。不少領(lǐng)導(dǎo)和檔案專業(yè)人員觀念還停留在原來的基礎(chǔ)上，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具、信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識。有些領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作的認(rèn)識上存在著一些誤區(qū)。一是思想上不重視，認(rèn)為一個單位的工作業(yè)績重在形象工程、德政工程和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案工作可有可無，抓和不抓是一回事；二是行動上不關(guān)注，認(rèn)為檔案工作就是簡單的收存材料，是檔案部門的事情，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管；三是應(yīng)付差事，雖然口頭上講檔案工作的重要性，但在實(shí)際工作中支持力度不夠，對檔案工作中出現(xiàn)的問題不研究、不解決。

2.檔案管理經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足

由于檔案管理意識普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，有些檔案部門無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后。突出表現(xiàn)在一些地方或企、事業(yè)單位檔案部門硬件設(shè)施、服務(wù)場所和館庫設(shè)備等條件較差，有限的資金只能用于維持最低水平的檔案工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，社會服務(wù)功能還不夠完善，服務(wù)方式、服務(wù)能力受到限制。有的檔案管理部門由于檔案管理場所面積狹窄、設(shè)施簡陋、庫容飽和，多項業(yè)務(wù)工作無法開展；二是檔案庫房人員的健康保護(hù)費(fèi)未落實(shí)。正是由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，檔案部門不能在現(xiàn)代化建設(shè)方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差，這是制約檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的一大客觀因素。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案工作也隨之正處于由傳統(tǒng)化向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型時期，這就需要不斷提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化。使檔案管理人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。但在實(shí)際工作中，檔案管理隊伍建設(shè)有一些需要加強(qiáng)和改進(jìn)的地方：一是從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能；二是檔案管理人員配備比例不夠。有的甚至沒有明確的檔案管理人員，或者兼職人員主要精力不在檔案管理上。

4.檔案資源開發(fā)利用不夠

由于我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制建立時間不長，使我們對檔案信息這一潛在的資源認(rèn)識不足，觀念陳舊，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。目前的傳統(tǒng)檔案信息的開發(fā)利用工作仍不能滿足飛速發(fā)展的社會需要，表現(xiàn)出了明顯的滯后和欠缺，主要是：一思想觀念上。由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉和半封閉的環(huán)境的影響，許多檔案部門和檔案工作者的思想觀念，仍然停留在“重管輕用”的觀念上，對于如何開發(fā)檔案信息，提高檔案利用率很少去思考；二是在利用方式上。許多檔案館，都在以提供原始檔案、利用效果匯編、文件匯編、目錄匯集等方式進(jìn)行檔案信息的開發(fā)和利用，千人一面，千篇一律，方式陳舊。從總體上看，這種對檔案信息的利用開發(fā)方式缺乏對信息的再加工，缺乏專題編研，這種形式是機(jī)械的提供利用，只是提供某種證據(jù)罷了。而大量分布在檔案資料中的信息未能得到良好的認(rèn)識，必然導(dǎo)致了檔案信息利用效率低。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)。要提高檔案工作的現(xiàn)代科學(xué)化管理水平，必須從檔案管理人員的整體素質(zhì)、資金投入、技術(shù)設(shè)備及拓展服務(wù)功能等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理。把檔案工作提高到一個新水平。

1.更新思想觀念，適應(yīng)社會的發(fā)展

在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案管理人員必須充分認(rèn)識檔案的價值、地位、作用和意義。同時，要充分認(rèn)識檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，要切實(shí)轉(zhuǎn)變與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實(shí)轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟(jì)時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。各級領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常聽取關(guān)于檔案工作的匯報，落實(shí)相關(guān)工作經(jīng)費(fèi)，及時解決檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，時刻關(guān)心和支持檔案工作者，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

2.加快硬件設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展

檔案部門要按照檔案事業(yè)發(fā)展的要求，加大對檔案經(jīng)費(fèi)的投入，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理。及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。同時我們也必須認(rèn)識到，要為檔案工作現(xiàn)代化提供雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)，完全依靠國家是不現(xiàn)實(shí)的，在充分利用國家及社會對檔案部門的經(jīng)費(fèi)支持的基礎(chǔ)上，還應(yīng)開拓出新的經(jīng)費(fèi)來源渠道。

3.優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理者的素質(zhì)

加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化是管理現(xiàn)代化發(fā)展的要求。檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣。要求檔案管理人員應(yīng)該有較廣博的知識，不僅要成為精通檔案學(xué)的專才，同時還要不斷引進(jìn)、消化、吸收其他學(xué)科的成果，進(jìn)而成為擁有多方面知識的通才。因此，必須加快檔案隊伍人員知識結(jié)構(gòu)的改革．抓好檔案干部的知識更新．提高檔案工作人員計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。為此，檔案部門要為檔案工作者的知識更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件，提供機(jī)會，加強(qiáng)在職培訓(xùn)，適當(dāng)安排脫產(chǎn)進(jìn)修。建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機(jī)制。在配備檔案人員時，要注重性別、年齡、文化、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例。要采取多種形式加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并與工作實(shí)績一起進(jìn)行考核。作為檔案管理者，還必須努力研究檔案管理業(yè)務(wù)，深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識，提高檔案工作者的文化水平。要有一定的超前意識，學(xué)習(xí)有關(guān)電子計算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，用多方面的現(xiàn)代化科學(xué)知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。同時，檔案管理者要牢固樹立服務(wù)的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮檔案管理在各項工作中的重要作用，不斷提高檔案的服務(wù)水平。

4.強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理工作要適應(yīng)社會需求的變化，從“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。變“封閉型”為“開放型”，把“死”檔案變成“活”檔案，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作應(yīng)做到經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，既要做好常規(guī)基礎(chǔ)工作，又要緊跟新形勢，拓展服務(wù)領(lǐng)域和范圍，找準(zhǔn)切入點(diǎn)和突破點(diǎn)，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的同時，實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

[責(zé)任編輯：李繼鋒]