財(cái)會(huì)憑證檔案的利用與鑒定銷毀探析

財(cái)會(huì)憑證檔案是財(cái)會(huì)檔案的重要組成部分，真實(shí)地記錄了一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中經(jīng)費(fèi)使用的審批程序、使用方向、使用金額、使用日期等信息。憑證檔案是保障經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序最基礎(chǔ)的原始信息。根據(jù)國(guó)家財(cái)政部、檔案局一九九八第三十二號(hào)文件規(guī)定：按會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類分別劃定保期限為永久、定期，即：25～30年不等，其中會(huì)計(jì)憑證檔案保管期限15年。

一、利用基礎(chǔ)

國(guó)家機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位隨著經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，使單位經(jīng)費(fèi)總額不斷增加（除了一些單位經(jīng)濟(jì)方面的特殊情況外），經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的范圍也隨之?dāng)U大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)更加頻繁。財(cái)會(huì)憑證檔案形成的數(shù)量較十五年前增長(zhǎng)了3～4倍。有形成就必然有利用，財(cái)會(huì)憑證檔案的利用與其保管期限已不相適應(yīng)，必須實(shí)施滯后銷毀才能滿足利用的需求。

二、現(xiàn)時(shí)利用

財(cái)會(huì)憑證檔案由其自身性質(zhì)所決定，凡與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)又需查證的利用均需要依賴于財(cái)會(huì)憑證檔案。雖然機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的職能有所不同、利用的目的也有所不同，但是，財(cái)會(huì)憑證檔案在經(jīng)費(fèi)支出、收入、發(fā)放、轉(zhuǎn)帳、結(jié)算方面的原始憑證作用是相同的、不變的。在處理經(jīng)濟(jì)事物的同時(shí)，可以借助其調(diào)節(jié)、控制的輔助性功能對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，使經(jīng)費(fèi)的使用更加合理有效。

三、過(guò)時(shí)利用

對(duì)財(cái)會(huì)憑證檔案的過(guò)時(shí)利用，除了現(xiàn)時(shí)利用能達(dá)到的目的外，最突出的利用就是處理因經(jīng)濟(jì)制度發(fā)生變化后出現(xiàn)的遺留問(wèn)題，還有經(jīng)濟(jì)審計(jì)的利用。在社轉(zhuǎn)型期，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了重大變革，由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，與人民群眾關(guān)系最為密切的是醫(yī)療制度改革及以住房貨幣化取代了福利分房等等，在這方面對(duì)財(cái)會(huì)憑證檔案的利用顯得十分重要。

利用實(shí)例一：上世紀(jì)八十年代末，按國(guó)家政策規(guī)定離休干部可在易地安家，并享受適當(dāng)?shù)囊椎匕布屹M(fèi)。有一單位為某干部在易地購(gòu)買了一套小戶型房屋，明確其只享有使用權(quán)不享有產(chǎn)權(quán)。十幾年過(guò)去了，其子女對(duì)房產(chǎn)提出了異議，認(rèn)為其父親應(yīng)享有該房屋產(chǎn)權(quán)，稱其父親向單位繳納過(guò)房款。事情顯得十分棘手，其子女經(jīng)常來(lái)到單位要求解決，最終通過(guò)查找利用財(cái)會(huì)憑證檔案，證明其父親繳納的是房屋租金不是購(gòu)房款。與此同時(shí)，根據(jù)當(dāng)時(shí)購(gòu)房的實(shí)際價(jià)格提出了一個(gè)雙方都能接受，且又不違反政策規(guī)定的解決方案。

利用實(shí)例二：上世紀(jì)中期，退休職工按國(guó)家規(guī)定退休后回鄉(xiāng)下老家安家的，可享受一定標(biāo)準(zhǔn)的建房費(fèi)。現(xiàn)住房制度改革并實(shí)行新的住房補(bǔ)貼制度。對(duì)過(guò)去已享受過(guò)適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)建房費(fèi)的，是否能再享受住房補(bǔ)貼。遇到這類問(wèn)題只有查證利用財(cái)會(huì)賬簿及財(cái)會(huì)憑證檔案，根據(jù)他們已享受的建房費(fèi)基礎(chǔ)，再制定新的解決方案及措施。

利用實(shí)例三：在調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)或享受福利待遇時(shí)，通常按行政職務(wù)、專業(yè)技術(shù)人員崗位、工勤人員崗位來(lái)靠掛其相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。某單位有幾位工作人員曾經(jīng)被單位人事部門確定為副主任科員，后來(lái)由于各種原因沒(méi)有得到明確。當(dāng)這個(gè)問(wèn)題再次被提出，要為既不在行政人員崗位、又非專業(yè)技術(shù)人員崗位及公勤人員崗位的人員解決待遇問(wèn)題，通過(guò)查閱相應(yīng)的文書檔案后又查證利用了財(cái)會(huì)憑證檔案，證明他們?cè)?jīng)已享受過(guò)副主任科員待遇，這一印證為解決問(wèn)題提供了原始證據(jù)。

除了以上利用，還有經(jīng)濟(jì)審計(jì)的利用。為查證有牽涉的某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事件，查證利用財(cái)會(huì)賬簿后，又對(duì)已過(guò)了保管期限的財(cái)會(huì)憑證檔案進(jìn)行系統(tǒng)的查證利用，仔細(xì)查證一組組有內(nèi)在聯(lián)系的憑證單據(jù)，審計(jì)的結(jié)論是以事實(shí)為準(zhǔn)，讓證據(jù)“說(shuō)話”。

四、鑒定銷毀

國(guó)家財(cái)政部、檔案局一九九八年三十二號(hào)文件明確規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證檔案的保管期限為十五年。其中有債權(quán)債務(wù)的憑證檔案、有項(xiàng)目建設(shè)的憑證檔案、有未了事件的憑證檔案不得銷毀。針對(duì)以上幾條是可以準(zhǔn)確把握，其余的財(cái)會(huì)憑證檔案基本是以滯后銷毀來(lái)應(yīng)對(duì)利用。據(jù)在一個(gè)地域的調(diào)查及不完全統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位對(duì)已滿保管期限的財(cái)會(huì)憑證檔案基本沒(méi)有實(shí)施銷毀。

第一，是為了應(yīng)對(duì)利用。只是利用的目的根據(jù)具體情況有所不同。有一個(gè)大型煤炭企業(yè)，單位遷至兩百公里以外的新址時(shí)，不惜大箱大箱地把六十年代以來(lái)形成的財(cái)會(huì)憑證檔案實(shí)施搬遷，其目的不言而喻，就是為了應(yīng)對(duì)利用。據(jù)說(shuō)，常有關(guān)于用工合同制與否的問(wèn)題要查證利用。

第二，銷毀財(cái)會(huì)憑證檔案存在風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理部門一般不會(huì)輕易提出對(duì)已到期的財(cái)會(huì)憑證檔案實(shí)施鑒定銷毀，即使提請(qǐng)鑒定銷毀，審批領(lǐng)導(dǎo)也不敢輕易批準(zhǔn)銷毀。按規(guī)定對(duì)已滿保管期限的財(cái)會(huì)憑證檔案鑒定銷毀，不用承擔(dān)責(zé)任。但是，由于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)制度改革以來(lái)，經(jīng)濟(jì)事物呈現(xiàn)出多樣性、復(fù)雜性，加之改革需要不斷探索、實(shí)踐、完善，一些事物存在著不確定性。對(duì)于財(cái)會(huì)憑證檔案查證利用也存在未知的因素，倘若能夠預(yù)期已滿保管期限財(cái)會(huì)憑證檔案的后續(xù)利用，盡管工作、手續(xù)繁瑣，還是可以對(duì)已滿保管期限的財(cái)會(huì)憑證檔案進(jìn)行篩選、重組、保存利用。只因財(cái)會(huì)憑證檔案的后續(xù)利用特征及指向模糊、難以把握界定。一旦保管期滿就銷毀，所有的單據(jù)化為烏有，整個(gè)經(jīng)濟(jì)的信息鏈條受損，再也無(wú)法應(yīng)對(duì)利用。因此，財(cái)會(huì)憑證檔案十五年保管期限是不能滿足利用的需求，延長(zhǎng)財(cái)會(huì)憑證檔案的保管期限至二十五年以基本滿足利用需求。

五、利弊分析

按期銷毀或保管期滿后繼續(xù)利用與否，是由經(jīng)濟(jì)事物來(lái)決定的。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也是法制經(jīng)濟(jì)，當(dāng)與經(jīng)濟(jì)有關(guān)連的問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，需要通過(guò)規(guī)范的程序或法律的途徑來(lái)解決。法律是以證據(jù)為準(zhǔn)。證據(jù)能使蒙冤事件得以洗清，反之，又使國(guó)家或集體的利益不受侵害和損失；證據(jù)能使一個(gè)隱蔽的事件通向彰顯。與此同時(shí)，發(fā)展經(jīng)濟(jì)、構(gòu)建和諧社會(huì)不僅僅需要知識(shí)、科技、勤奮，還需要誠(chéng)實(shí)、秩序、公正、守法。當(dāng)一個(gè)集體或個(gè)人不能自覺(jué)遵守秩序、維護(hù)公正、法律時(shí)，就得借助于有效地監(jiān)督、管理手段來(lái)達(dá)到目的，財(cái)會(huì)憑證檔案是客觀的證據(jù)，能滿足監(jiān)督、管理、維護(hù)公正、法律的利用需求。目前，根據(jù)國(guó)家對(duì)財(cái)會(huì)憑證檔案已滿保管期限的銷毀規(guī)定，并非強(qiáng)制性的。如不實(shí)施銷毀，已滿保管期限又未銷毀的財(cái)會(huì)憑證檔案畢竟屬于“編外”檔案，一方面還存在利用，另一方面卻不被正視、被打抱成捆棄置一邊，甚至出現(xiàn)混亂及損毀；如果實(shí)施銷毀，當(dāng)出現(xiàn)棘手問(wèn)題時(shí)，正常的工作秩序不斷受到干擾，輿論受到是非的蒙蔽，整日被糾纏的事件所困擾。相比之下，放寬并延長(zhǎng)財(cái)會(huì)憑證檔案的保管期限，需要的只是適當(dāng)?shù)谋４婵臻g，這樣會(huì)更有利于財(cái)會(huì)憑證檔案的有效利用、更有利于經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展、更有利于社會(huì)的和諧及穩(wěn)定。