電算化總賬系統(tǒng)操作員的權(quán)限控制

[摘 要] 在會計信息系統(tǒng)中，除了要熟練進(jìn)行會計軟件的各項操作以外，還應(yīng)重視企業(yè)的內(nèi)部會計控制，尤其是各個操作員的權(quán)限控制，這在電算化的具體操作中越來越重要。本文主要探討在會計電算化總賬系統(tǒng)的操作過程中操作員的權(quán)限控制問題。

[關(guān)鍵詞] 會計電算化 操作員 權(quán)限

在競爭激烈和信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，作為現(xiàn)代企業(yè)的會計人員，應(yīng)熟練運(yùn)用會計電算化信息系統(tǒng)，對企業(yè)的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行有效管理，從而達(dá)到優(yōu)化資源，提升企業(yè)整體競爭力的目的。那么，作為會計電算化軟件的使用者，在操作過程中會面臨操作員的管理問題。

在傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中，各個企業(yè)內(nèi)部都有人員崗位分工制度，會計人員的責(zé)權(quán)明確，對會計核算的處理工作不會發(fā)生混亂。但是，在會計信息系統(tǒng)中，由于目前許多企業(yè)單位的電算化操作人員欠缺，往往疏忽了操作員的管理、操作員的權(quán)限控制等問題，從而不能達(dá)到內(nèi)部控制的目的。因此，在電算化軟件的操作過程中，應(yīng)時刻注意操作員的權(quán)限控制問題。以下以總賬系統(tǒng)的重點操作內(nèi)容為背景，分析各個環(huán)節(jié)的操作員的權(quán)限控制。

一、系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理員admin負(fù)責(zé)整個應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊登陸系統(tǒng)，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置用戶、角色和權(quán)限，設(shè)置備份計劃，監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行過程，清除異常任務(wù)等。可以這樣理解：系統(tǒng)管理員admin是個虛擬操作員，也就是單位的一個看門人，初次使用系統(tǒng)時只有他拿著鑰匙，只有以他的身份登陸到系統(tǒng)管理，才能完成后續(xù)的工作。

那么，在建立本單位的賬套前，第一次只能由系統(tǒng)管理員admin身份注冊登陸系統(tǒng)管理，完成角色及用戶（即操作員）管理、建立單位賬套、設(shè)置用戶的功能權(quán)限等管理。在用戶的管理中，完全可以設(shè)置五類操作人員：賬套主管、制單人員、出納人員、審核人員、記賬人員，分別授予他們相應(yīng)的操作權(quán)限，以后便可分別以這幾類人員登陸進(jìn)入系統(tǒng)來完成操作任務(wù)。

二、賬套主管完成系統(tǒng)初始設(shè)置

賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所管理的賬套進(jìn)行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出，以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。

系統(tǒng)管理員和賬套主管是有聯(lián)系和區(qū)別的：對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)，只能由系統(tǒng)管理員admin和該賬套主管進(jìn)行；admin可以指定賬套主管，還可以對各個賬套操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，賬套主管則只可以對其所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

賬套主管及其權(quán)限確定后，以其身份注冊登陸到系統(tǒng)，進(jìn)行初始化設(shè)置，包括基本信息、基礎(chǔ)檔案、數(shù)據(jù)權(quán)限、單據(jù)設(shè)置、總賬系統(tǒng)初始化（包括系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置和期初余額的錄入等）。

三、制單人員進(jìn)行制單

當(dāng)制單人員被賦予了總賬等權(quán)限后，以其身份注冊登陸到系統(tǒng)中，來完成記賬憑證的填制、修改、作廢與刪除等操作任務(wù)。這里需要注意的是，如果在系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置中允許修改、作廢他人填制的憑證，則各個制單人員均可以自己的身份進(jìn)入系統(tǒng)后進(jìn)行對他人填制憑證的修改與刪除；如果系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置為不允許修改、作廢他人填制的憑證，則要想對某張憑證進(jìn)行修改或刪除，必須由填制該憑證的操作員來登錄完成。

四、各審核人員審核

審核憑證包括出納審核簽字、主管審核簽字和審核員審核簽字。首先由出納人員注冊登陸，進(jìn)行出納憑證的審核并簽字，然后由主管會計人員注冊登陸進(jìn)行所有憑證的審核簽字，最后由審核人員注冊登錄完成審核憑證并簽字。其中審核員的審核簽字是必須完成的操作，只有經(jīng)過審核員審核并簽字的憑證才允許記賬。而出納和主管會計的審核簽字不是必須進(jìn)行的，這要考慮單位的實際情況，結(jié)合核算單位的內(nèi)部控制制度。那么，如果在系統(tǒng)參數(shù)中設(shè)置為出納憑證必須經(jīng)由出納簽字和憑證必須經(jīng)由主管會計簽字，則必須由出納人員和會計主管完成審核簽字，才能進(jìn)行記賬處理。

另外，審核人員和制單人員不能是同一個人，否則不能完成審核簽字操作；憑證一經(jīng)簽字就不能被修改、刪除，只有取消簽字才可以修改或刪除，取消簽字必須由簽字人員本人來進(jìn)行。那么需要修改的憑證在取消所有的審核簽字后，還應(yīng)以制單人員的身份注冊登錄系統(tǒng)，進(jìn)行正確憑證的填制。

五、記賬人員記賬

在各審核人員對憑證進(jìn)行了審核簽字后，便由記賬人員登錄完成月份的記賬工作。這里，雖然會計軟件設(shè)置了取消記賬的功能，但會計人員不可隨意進(jìn)行取消記賬操作，以防止會計舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

六、出納進(jìn)行出納管理

在日常業(yè)務(wù)的操作過程中，出納可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)來登錄完成出納管理。包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理和銀行對賬，并可對長期未達(dá)賬提供審計報告。

七、以各種人員的身份注冊處理期末業(yè)務(wù)

期末業(yè)務(wù)處理包括計提、分?jǐn)偂⒔Y(jié)轉(zhuǎn)、對賬和結(jié)賬。在進(jìn)行各種轉(zhuǎn)賬憑證的定義時，可以由制單人員來完成。之后，再由制單人員完成轉(zhuǎn)賬生成操作。注意在每一張轉(zhuǎn)賬生成憑證保存之后，都要以相應(yīng)人員的身份注冊登陸，來完成對該張憑證的審核和記賬操作。最后可以由賬套主管來登錄完成對賬和結(jié)賬工作。

以上各操作人員在注冊登陸系統(tǒng)進(jìn)行他們的授權(quán)操作以前，必須合法取得他們的登陸口令，即登入系統(tǒng)的密碼，并嚴(yán)格保護(hù)密碼的安全性，減少錯誤的發(fā)生和舞弊的可能性。

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