談ＥＲＰ在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

[摘 要] 在面臨入世后新的經(jīng)濟(jì)，貿(mào)易，競爭環(huán)境下，中國各大企業(yè)也開始關(guān)注起ERP來，ERP作為信息時(shí)代的企業(yè)管理的一部分已經(jīng)在中國悄然興起。本文通過對秦皇島港務(wù)集團(tuán)公司物資、資金管理系統(tǒng)整合引入ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，形成企業(yè)數(shù)據(jù)庫，使信息流可以直接在各部門之間流動(dòng)，讓生產(chǎn)更加的透明化為例，談ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞] ERP 企業(yè) 財(cái)務(wù)管理 應(yīng)用

ERP是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化、全部在線處理。從技術(shù)層面看，它是利用信息技術(shù)成果，對企業(yè)內(nèi)部的各類資源包括人、物、財(cái)、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合，從而減少環(huán)節(jié)，提高生產(chǎn)率，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。從管理層面看，它又是一個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、會(huì)計(jì)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸?shù)裙芾硐到y(tǒng)。從電子商務(wù)運(yùn)作系統(tǒng)看，ERP是基礎(chǔ)工程，沒有ERP，供應(yīng)鏈管理就失去了支持，整個(gè)電子商務(wù)的品質(zhì)就要打折扣。因此，ERP作為嶄新的現(xiàn)代管理手段，它的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對整個(gè)供應(yīng)鏈進(jìn)行有效的管理。

財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)，再加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測，管理和控制活動(dòng)。它側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測，強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然而，ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會(huì)信息的反映，到財(cái)務(wù)管理信息處理，再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在，它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐，改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的全球化經(jīng)營上，為分布在世界各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺，同時(shí)也能支持各國當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)法規(guī)和報(bào)表要求。如：提供多幣種會(huì)計(jì)處理能力，支持各幣種間的轉(zhuǎn)換；支持多國會(huì)計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)報(bào)表合并等；支持基于Web的財(cái)務(wù)信息處理。為支持企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Internet的應(yīng)用系統(tǒng)（如銷售訂單處理等），部分財(cái)務(wù)信息還可以通過Web方式收集和發(fā)布?？傊@一切，倘若在非ERP的環(huán)境下，即使靠“人海戰(zhàn)術(shù)”來完成，其效益也是有限的。

一、ERP及ERP在我國企業(yè)中的應(yīng)用前景

進(jìn)入20世紀(jì)90年代后，特別是90年代中期以來，企業(yè)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)、實(shí)施ERP系統(tǒng)管理的趨勢呈現(xiàn)出新的發(fā)展。從市場面看，一方面，外國的軟件公司，包括SSA、FrothShift、QAD、EMS、CA等公司先后設(shè)立銷售網(wǎng)點(diǎn)，直接銷售ERP軟件。另一方面，我國自己的軟件中心或公司，包括金蝶、用友等軟件公司專門開發(fā)并推出商品化的ERP軟件。

我國企業(yè)應(yīng)用ERP的態(tài)勢，主要向兩個(gè)方向發(fā)展，一是量的擴(kuò)張，二是質(zhì)的提升。從前者來看，企業(yè)應(yīng)用ERP的領(lǐng)域，不僅只是制造業(yè)，還包括服務(wù)業(yè)和其它領(lǐng)域。其中，近年來特別是流通領(lǐng)域的企業(yè)應(yīng)用ERP的比例明顯上升。這與我國加入WTO的大趨勢息息相關(guān)。也就是說，為了適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化，并能在激烈的國際競爭中求得生存與發(fā)展，我國企業(yè)正開始重視企業(yè)管理，并應(yīng)用了許多企業(yè)管理軟件。從后者來看，由于我國企業(yè)數(shù)目龐大，各個(gè)企業(yè)的發(fā)展階段、技術(shù)水平、市場結(jié)構(gòu)存在著很大的差異，因此，在ERP應(yīng)用上，多數(shù)是走“量身定制”這一模式。

二、ERP在我國財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

為了適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化，并能在激烈的國際競爭中求得生存與發(fā)展，我國企業(yè)開始重視企業(yè)管理，并應(yīng)用了許多企業(yè)管理軟件，特別是財(cái)務(wù)管理軟件，在具體應(yīng)用ERP上呈現(xiàn)出不平衡的發(fā)展態(tài)勢，由于各個(gè)企業(yè)差距較大，能夠真正成功地全面實(shí)施ERP管理系統(tǒng)的企業(yè)并不是很多。而且，ERP實(shí)施成功的模塊主要集中在財(cái)務(wù)和供應(yīng)鏈上。究其原因，主要是：

1.對ERP的認(rèn)識不夠，片面認(rèn)為ERP是單純的技術(shù)問題，只重視信息流，忽視物流，對物流的控制作用認(rèn)識不足；

2.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視與參與程度不夠，特別是一些小型企業(yè)，許多主管對此既沒有充分認(rèn)識，也支持不力；

3.對咨詢服務(wù)的價(jià)值認(rèn)識不夠，這使企業(yè)在軟件選型和實(shí)施過程中遇到的問題不能得到及時(shí)解決；

ERP在我國企業(yè)的應(yīng)用中出現(xiàn)的問題并不奇怪。因?yàn)椋@些都屬于發(fā)展中的問題，它既有技術(shù)面的問題，但更多的是觀念更新問題。

三、ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用

秦皇島港務(wù)集團(tuán)公司（以下簡稱“集團(tuán)公司”）是中國以能源輸出為主的、對外貿(mào)易綜合性口岸和世界最大的煤炭輸出港。集團(tuán)公司已成為貨物運(yùn)輸、儲存以及機(jī)械加工、建筑安裝、房地產(chǎn)、酒店等完整配套的國有大型企業(yè)。集團(tuán)公司由于歷史原因，存在著工作效率低下、負(fù)擔(dān)重、人員富余、信息情報(bào)工作滯后等弊病，主要體現(xiàn)在：

(1)企業(yè)決策時(shí)，缺乏準(zhǔn)確及時(shí)的企業(yè)數(shù)據(jù)和狀況分析。

(2)數(shù)據(jù)不能共享，各部門需要重復(fù)輸入和處理數(shù)據(jù)，造成工作效率低下。

(3)由于集團(tuán)存在多個(gè)采購公司、多個(gè)生產(chǎn)單位的復(fù)雜組織體制，并且各公司模擬市場獨(dú)立考核，所以雖然各個(gè)公司內(nèi)部暢通，但集團(tuán)沒有一套完整的物流系統(tǒng)將整個(gè)集團(tuán)的各個(gè)公司連接起來，不能實(shí)現(xiàn)互動(dòng)管理。

(4)存在多家財(cái)務(wù)系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的合并管理。

(5)物料編碼集團(tuán)難以統(tǒng)一，庫存管理不清，高庫存和物料短缺同時(shí)并存。

為了解決管理中存在的問題，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，提高各種資源的利用率，減少庫存積壓，降低生產(chǎn)成本，提高企業(yè)對市場的應(yīng)變能力，集團(tuán)公司引入ERP系統(tǒng)解決方案。對集團(tuán)公司的物資采購、運(yùn)輸、資金管理等運(yùn)用ERP的理論結(jié)合ERP軟件的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了一套物資、運(yùn)輸、資金管理系統(tǒng)的ERP實(shí)施方案。

1.設(shè)計(jì)的具體思路

集團(tuán)公司物資、資金管理ERP系統(tǒng)采用事件驅(qū)動(dòng)的設(shè)計(jì)思想。（見圖）物料每種類型的流動(dòng)或變化都可以看作一項(xiàng)事務(wù)處理，只有事務(wù)處理同帳務(wù)處理同步，才能做到信息“實(shí)時(shí)”。ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)核算程序根據(jù)每一項(xiàng)事務(wù)處理自動(dòng)生成憑證，留下“腳印”，因此業(yè)務(wù)流程是“可視的”，這有利于追溯和審計(jì)，也有利于業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)和重組。事件驅(qū)動(dòng)的設(shè)計(jì)思想保證了會(huì)計(jì)信息與物資信息的集成同步，它使得會(huì)計(jì)信息能夠動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)反映物資得變化，向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)提供物資與資金的信息，它也是ERP系統(tǒng)集成管理思想得以實(shí)現(xiàn)的技術(shù)保證。

2.實(shí)施中的技術(shù)問題

（1)業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞過程的規(guī)范化問題業(yè)務(wù)單證傳遞過程的規(guī)范化包括：業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、業(yè)務(wù)單據(jù)的規(guī)范化以及傳遞手續(xù)的規(guī)范化等。物資部門的業(yè)務(wù)人員從物資的計(jì)劃采購到物資采購驗(yàn)收入庫、出庫都必須使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的單據(jù)并按照標(biāo)準(zhǔn)的傳遞程序交財(cái)務(wù)人員記帳，只有雙方的信息一致后ERP系統(tǒng)才最終進(jìn)行確認(rèn)。

(2)編碼問題 物資、資金管理在ERP的運(yùn)作，從數(shù)據(jù)的角度出發(fā)，首先是數(shù)據(jù)的編碼問題，這也是良好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的關(guān)鍵，也是影響企業(yè)ERP應(yīng)用效果的關(guān)鍵要素之一。集團(tuán)公司ERP實(shí)施的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中，要求編碼工作要形成文檔性的標(biāo)準(zhǔn)文件，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及企業(yè)未來新增的數(shù)據(jù)要嚴(yán)格按編碼規(guī)則執(zhí)行，同時(shí)，也要嚴(yán)格按編碼申請的流程進(jìn)行審批。

(3)管理權(quán)限問題：物資、資金管理ERP系統(tǒng)的管理權(quán)限應(yīng)分為多層次單向透明的管理模式，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、各分公司領(lǐng)導(dǎo)、物資部門、財(cái)務(wù)部門根據(jù)職責(zé)和管理崗位劃分不同的管理權(quán)限， 物資部門與財(cái)務(wù)部門實(shí)行單向透明管理。

秦皇島港務(wù)集團(tuán)公司在物資、資金管理中ERP系統(tǒng)的實(shí)施實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，形成企業(yè)數(shù)據(jù)庫，使信息流可以直接在各部門之間流動(dòng)，讓生產(chǎn)更加的透明化，使決策控制不再是霧里看花，而這些都是ERP管理系統(tǒng)給企業(yè)的管理打開了一扇新的大門。

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